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摘要：民事檔案記錄了人民群眾生活、工作中方方面面的信息，它涉及群眾切身利益，關(guān)系民計(jì)民生，是發(fā)揮政府職能，服務(wù)百姓生活，抓好民生工作的信息基礎(chǔ)和資料依據(jù)。長(zhǎng)期以來，我國(guó)政府一直將關(guān)注民生、保障民生、改善民生作為政府工作中的重點(diǎn)，對(duì)于民事檔案的收集、保護(hù)、管理和利用也一直是政府檔案部門重要的工作內(nèi)容。在不斷變化的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，人民群眾對(duì)于民事檔案工作的要求越來越高，然而在目前民事檔案工作的某些環(huán)節(jié)和方面還有很多不足的地方，難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和人民群眾對(duì)檔案信息的需求，亟待改進(jìn)和解決。本文主要對(duì)當(dāng)前民事檔案收集與管理中存在的問題以及改善解決措施進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：民事檔案；收集與管理；問題對(duì)策研究

群眾利益無小事，民生問題大于天。民生問題是關(guān)系國(guó)家社會(huì)和諧穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)繁榮昌盛、人民安居樂業(yè)的頭等大事，而民事檔案作為重要的民生信息資料則在民生工作中發(fā)揮著信息參考、服務(wù)指導(dǎo)、決策依據(jù)等方面的作用，服務(wù)民生已成為政府檔案工作的重要職能。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，民事檔案的內(nèi)容范圍越來越廣，檔案資料使用人數(shù)越來越多，民事檔案管理的任務(wù)重了；同時(shí)，民事檔案的工作的特點(diǎn)也發(fā)生了變化，涉及房產(chǎn)、土地、婚姻方面的檔案使用量大幅增加，這些都對(duì)當(dāng)前民事檔案工作提出了更新、更高的要求。在新的形勢(shì)要求面前，民事檔案工作則稍顯滯后，在基礎(chǔ)設(shè)施、人才建設(shè)等方面還存在一些問題，影響了其服務(wù)民生、改善民生作用的發(fā)揮。解決當(dāng)前民事檔案管理中存在的問題，提高民事檔案管理水平，對(duì)于維護(hù)廣大人民群眾切身利益，緩和社會(huì)矛盾，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定和諧具有重要的作用。

一、民事檔案的概念和特征

民事檔案是指機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的各類與人民群眾切身利益、生活生計(jì)有著密切聯(lián)系的各種形式的信息檔案，包括醫(yī)療衛(wèi)生、社會(huì)保障、勞動(dòng)就業(yè)、婚姻生育等各類檔案，是政府開展各項(xiàng)民生工作的得力助手。民事檔案是政府檔案工作中的重要組成部分，從概念、內(nèi)容以及服務(wù)對(duì)象方面來講，它是區(qū)別于物價(jià)管理、質(zhì)量監(jiān)督、環(huán)境監(jiān)測(cè)這類政府工作檔案的，雖然這類檔案也與民生有一定的關(guān)系，但從檔案服務(wù)的直接性來看，還是稍有差異的。民事檔案除了具有一般檔案所具有的原始性、準(zhǔn)確性、社會(huì)性和憑證性等特征外，還有著其自身的特征：1.大眾性。從服務(wù)對(duì)象來看，民事檔案的服務(wù)和利用對(duì)象主要是各個(gè)階層的廣大人民群眾，并且都與他們的日常生活工作緊密聯(lián)系，直接與他們的切身利益密切相關(guān)，從這方面來看其具有明顯的大眾性。2.廣泛性。從檔案內(nèi)容來看，民事檔案幾乎涉及涵蓋了群眾百姓生活工作的方方面面，從婚姻生育到工作就業(yè)，從醫(yī)療衛(wèi)生再到社會(huì)保障等等，都屬于民事檔案的范疇，其廣泛性特征要明顯強(qiáng)于其他類型檔案。3.實(shí)用性。民事檔案在各項(xiàng)民生活動(dòng)中可以作為重要的憑證材料來使用，并且民事檔案較強(qiáng)的準(zhǔn)確性和與各項(xiàng)民生活動(dòng)的密切相關(guān)性，使其能夠?yàn)榘傩盏娜粘９ぷ魃钐峁┖芏鄬?shí)用性的信息幫助。

二、民事檔案管理工作中存在的問題

1.部分單位對(duì)民事檔案工作缺乏足夠的重視。民事檔案是與民生工作息息相關(guān)的，但是在實(shí)際的工作中，部分單位和部門對(duì)民事檔案的重要性卻缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這是“軟任務(wù)、拖得起”，從而在檔案的收集征集工作中顯得拖拖拉拉，能放就放，工作缺乏效率。一些部門對(duì)于民事檔案的管理意識(shí)比較淡薄，在處理民生問題、管理民事檔案時(shí)，只顧眼前使用方便，沒有從工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)性和全局性去考慮，沒有建立起針對(duì)民事檔案的管理制度。檔案不用時(shí)隨意放置在一邊，用時(shí)則慌亂查找甚至遺失，整個(gè)工作處于一個(gè)無序、凌亂、低效的狀態(tài)。還有一些部門法制意識(shí)淡薄，將民事檔案視為壟斷資源，既不向社會(huì)提供，也不依法向檔案部門移交，給檔案的收集、保護(hù)和使用帶來了一定的障礙。

2.民事檔案管理工作基礎(chǔ)配套設(shè)施滯后。有些單位本身經(jīng)費(fèi)就比較緊張，有限的資金多用于一些日常性的開銷和支出中，致使投入到檔案管理中的經(jīng)費(fèi)更加不足，導(dǎo)致了檔案管理基礎(chǔ)配套設(shè)施的滯后。有的單位檔案保管設(shè)施老化，配套不完善，一些檔案長(zhǎng)時(shí)間在潮濕的環(huán)境中或與其他雜物混合放置，造成了檔案的霉變、蟲蛀等問題；有的單位檔案保管室消防設(shè)備設(shè)施配套不齊全，存在一定的火災(zāi)隱患。

3.民事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。民事檔案工作內(nèi)容較多，管理任務(wù)繁重，但很多單位檔案人員的配置卻較為緊張，沒有針對(duì)民事檔案的專門的管理人員，很多人員往往是身兼數(shù)職，工作無法集中精力，且缺乏對(duì)民事檔案管理的專門的培訓(xùn)；再加上檔案人員的頻繁調(diào)動(dòng)，管理職責(zé)的不明確，造成了部分單位在民事檔案工作業(yè)務(wù)不精通，管理水平不高的情況。另一方面，隨著檔案管理信息化的發(fā)展，檔案隊(duì)伍中既懂檔案管理、又懂計(jì)算機(jī)操作的專業(yè)人才比較匱乏，這也是未來檔案隊(duì)伍建設(shè)中需要加強(qiáng)的。

4.民事檔案管理分散，不利于資源共享利用。民事檔案屬于公共信息資源，社會(huì)保障、養(yǎng)老醫(yī)療等檔案都與群眾日常生活密切相關(guān)，檔案的使用較為頻繁。同時(shí)，民事檔案的來源也比較分散，很多檔案分散保存在相關(guān)單位部門。但由于檔案管理利用手段的落后，形成了各單位民事檔案各自為政、多頭管理的局面，民事檔案資源無法形成一個(gè)有效的、完整的信息整體，不利于檔案信息資源的共享。這就給檔案的查閱和使用帶來了諸多的不便，難以統(tǒng)一向公眾開放，難以真正做到為民所用。

三、加強(qiáng)民事檔案管理的措施

1.加大檔案宣傳力度，提高民事檔案管理意識(shí)。在當(dāng)前一些單位中還存在著檔案法律意識(shí)淡薄、對(duì)民事檔案重要性缺乏認(rèn)識(shí)的情況。針對(duì)這個(gè)問題，重點(diǎn)就是要加強(qiáng)檔案宣傳力度，充分利用書刊、電視、網(wǎng)路等媒體平臺(tái)，大力宣傳檔案法律法規(guī)，以及民事檔案在民生工作中的重要性，全面提高各單位檔案法律意識(shí)和民生意識(shí)，把民事檔案管理上升到民生問題的高度，從而提高檔案工作的積極性，杜絕工作中的散漫、拖沓的情況。

2.完善民事檔案資源管理制度體系。民事檔案與百姓生活緊密相關(guān)，甚至?xí)绊懸粋€(gè)人的一生，但由于民事檔案來源的多樣性和內(nèi)容的繁雜性而使檔案的收集、管理等工作存在較大的難度。因此，政府部門必須站在民生工作的角度，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，制定針對(duì)民事檔案的專門的管理制度措施，提出目標(biāo)、劃清任務(wù)、明確標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)責(zé)任，推進(jìn)民事檔案工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；從各單位建檔源頭上抓起，做好檔案文件材料的收集、整理、保護(hù)、歸檔等工作，全面提高民事檔案管理水平。

3.強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓好民事檔案隊(duì)伍建設(shè)。建設(shè)一支業(yè)務(wù)扎實(shí)、思想過硬的高水平的檔案隊(duì)伍是做好民事檔案工作的基礎(chǔ)。應(yīng)不斷選拔學(xué)歷高、責(zé)任心強(qiáng)、不怕吃苦、甘于風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)秀人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中，保證工作人員充足，隊(duì)伍穩(wěn)定；抓好檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是鄉(xiāng)村兩級(jí)檔案人員培訓(xùn)，以適應(yīng)新形勢(shì)下民事檔案工作的需要，推進(jìn)民生檔案工作提質(zhì)量、創(chuàng)業(yè)績(jī)。

4.加強(qiáng)民生檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源共享。以縣為單位，在全縣建立民事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)民事檔案資源的互聯(lián)互通，擴(kuò)大信息資源的共享范圍；在豐富檔案部門民事檔案的基礎(chǔ)上，針對(duì)各類民事檔案，集中力量，做好歸置，編制相關(guān)的專題目錄，建立起民事檔案完整的數(shù)據(jù)庫(kù)和便捷的信息查詢使用平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)民事檔案為民所用。

四、結(jié)語

民事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性的工作，隨著社會(huì)的發(fā)展，其管理任務(wù)將更加繁重。檔案工作者應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷發(fā)現(xiàn)并解決民事檔案工作中的各種問題，才能切實(shí)提高民事檔案管理的水平，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，滿足民生工作需要。

參考文獻(xiàn)：

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作者：王亞平