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高職院校檔案管理信息化的可行性

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【摘要】高職院校檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分,對(duì)高職院校文化發(fā)展與創(chuàng)新具有非常重要的促進(jìn)作用。當(dāng)下,就如何進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化已成為學(xué)校管理的重要討論話題。據(jù)此,本文將嘗試分析高職院校檔案管理信息化的可行性意義,以期能為進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案信息化管理工作實(shí)現(xiàn)提供參考建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案管理;信息化;分析

信息化發(fā)展已經(jīng)逐漸成為國(guó)家發(fā)展的重要戰(zhàn)略組成部分,高校建設(shè)管理也逐漸向信息化發(fā)展,尤其是在檔案管理方面,借助信息技術(shù)的科學(xué)性,實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè),以科學(xué)的方式和和更專業(yè)化的技能以及管理人員素質(zhì)的提升對(duì)檔案管理進(jìn)行時(shí)代化創(chuàng)新,進(jìn)而提高檔案管理工作效率。

一、高職院校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

(一)提高辦公效率。對(duì)于高職院校傳統(tǒng)的檔案管理,基本上都是以人工和紙質(zhì)檔案管理為主,這樣的方式在管理程序上存在很大的弊端,一方面是檔案的保存限制性因素較多,另一方面就是管理程序較為繁瑣,操作難度較大,比較耗時(shí)耗力,這就使得檔案在食用的過(guò)程中存在很嚴(yán)重的安全隱患性。在信息化時(shí)代實(shí)檔案館與信息化的融合既可以簡(jiǎn)化管理程序,還可以節(jié)省很多的人力物力財(cái)力,在查閱時(shí)也便于尋找。

(二)促進(jìn)資源共享。最為傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是一些紙質(zhì)性質(zhì)的檔案材料,資源無(wú)法同時(shí)針對(duì)性的多方面共享,而且對(duì)于查閱學(xué)生檔案的基本過(guò)程也是十分復(fù)雜的,最為傳統(tǒng)名單的檔案需要到學(xué)校的檔案管理室進(jìn)行查看,在很大程度上影響了學(xué)校管理工作的效率。而利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理,一方面既能多方向的實(shí)現(xiàn)資源共享,可以讓查閱者能夠?qū)崿F(xiàn)針對(duì)性的查找,查詢的速率也能得到一定的提升,并且也不會(huì)受到時(shí)間或這是存檔單位的基本限制。

(三)保存的穩(wěn)定性。在很多的情況下,傳統(tǒng)的檔案管理方式,往往都會(huì)受到很多因素的影響,如:環(huán)境濕度、保存條件等,一旦條件不適合很容易使得紙質(zhì)檔案受到不同程度的損害、損耗,檔案管理的整體就會(huì)出現(xiàn)一定的不確定性。但是信息化的應(yīng)用,在很大程度上對(duì)于傳統(tǒng)方式給與最好的彌補(bǔ),所有的檔案信息基本上都是以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存,不會(huì)受到環(huán)境因素的影響,在保存時(shí)間上也可以長(zhǎng)時(shí)間的永久性保存,且使用起來(lái)也具有很好的便利性,完全提升了檔案保存的穩(wěn)定性。

二、關(guān)于高職院校檔案管理信息化的可行性因素

介于以上三點(diǎn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)分析,高職院校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化在很大程度上推進(jìn)了高職院校檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。從實(shí)際發(fā)展的背景上分析,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)在各方面的應(yīng)用已經(jīng)成為管理的重要手段,將信息化融入高職院校檔案管理,能夠在很大程度上推進(jìn)高職院校的管理水平,也能提升高職院校最基本的工作效率。對(duì)于信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可行性主要包含以下幾點(diǎn):

(一)檔案管理是學(xué)校管理的重要組成。隨著信息化的不斷進(jìn)步,各大高職院校已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的便利性和高效性,很多的高職院校在學(xué)校管理上也逐漸的注重檔案管理的作用。在高職院校,檔案信息既是學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r的基本反映,也是高職院校面向社會(huì)發(fā)展的真實(shí)記錄。在新時(shí)代,實(shí)現(xiàn)高職院校檔案的信息化管理既可以提升檔案信息的使用效率,為高職院校的師生提供最為便利的服務(wù),還可以在一定程度上推進(jìn)高校的管理創(chuàng)新,為高校的實(shí)際發(fā)展提供技術(shù)性的保障。

(二)信息技術(shù)的發(fā)展全面性。信息技術(shù)的發(fā)展,是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),在高職院校的檔案管理上,作為領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)該抓住這時(shí)展的機(jī)遇,推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè),以下從三方面介紹信息化發(fā)展為檔案管理帶來(lái)的契機(jī)。第一,信息化的高速發(fā)展為檔案管理提供了最為先進(jìn)的管理技術(shù),多樣的管理軟件也逐漸區(qū)域完善,這使得當(dāng)前高職院校對(duì)于檔案的管理逐漸趨于多樣化和科技化,能夠使得繁雜的龐大的信息得到最有效的運(yùn)轉(zhuǎn),在效率上完全避免了傳統(tǒng)檔案管理存在的繁瑣性。第二,隨著信息技術(shù)的發(fā)展各大高職院校對(duì)于信息技術(shù)的運(yùn)用也是逐漸加以重視,很多的高職院校緊緊抓住信息變革時(shí)代的契機(jī),積極對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新,建設(shè)獨(dú)具特色的管理文化,使得高職院校的檔案管理建設(shè)逐漸呈現(xiàn)出信息化、科技化;第三,信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,最為突出的一點(diǎn)就是他實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空、跨區(qū)域的資源共享。隨著高等教育的不斷發(fā)展,高校教育資源的共享是未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì),這樣的背景為檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)提供了最基本的保障。

(三)實(shí)現(xiàn)管理效率的最優(yōu)化。檔案信息化管理就是利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)以往的、現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的管制、利用。提升檔案管理的信息化使用率,最大限度的減少師生檔案保存的占有空間,在操作上也能變得更加簡(jiǎn)潔,也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財(cái)力,提高檔案管理的工作效率。推進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)融合,對(duì)高職院校的師生等檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,合理劃分檔案項(xiàng)目,擴(kuò)大檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容和范圍,節(jié)省檔案管理時(shí)間,提高檔案管理的效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,對(duì)于現(xiàn)階段高職院校檔案管理的信息化建設(shè),既是時(shí)展的必然性結(jié)果,也是高職院校提升管理水平的重要?jiǎng)?chuàng)新舉措。檔案管理在高職院校的建設(shè)中是一個(gè)不可或缺的工作,對(duì)于在新時(shí)代檔案管理與信息化的融合,既要從高職院校的自身實(shí)際出發(fā),順應(yīng)自身發(fā)展的基本需求,讓檔案管理信息化建設(shè)完全發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)性作用,真正為高職院校的建設(shè)提供幫助。

參考文獻(xiàn):

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[3]楊娟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,8(21):93.

作者:李文穎 單位:阜新高等??茖W(xué)校

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