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【摘要】本文從心理因素角度研究高職院校檔案管理，發(fā)現(xiàn)高職院校檔案管理工作中存在檔案管理人員缺乏對(duì)檔案工作的職業(yè)認(rèn)同感、檔案管理人員存在自卑心理、檔案管理人員在服務(wù)工作中情緒波動(dòng)大、檔案需求者缺乏檔案意識(shí)、檔案需求者對(duì)高職院校檔案管理人員存在不信任心理等5個(gè)方面的問(wèn)題。從而提出加強(qiáng)心理暗示，提升高職院校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感；提倡意義學(xué)習(xí)，增加高職院校檔案管理人員的知識(shí)水平；加強(qiáng)情緒管理，提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力；以德服人，提高高職院校檔案管理效率；提高全社會(huì)的檔案意識(shí)等5種提高高職院校檔案管理水平的策略。

【關(guān)鍵詞】心理因素；高職院校；檔案管理；實(shí)探

一、心理因素對(duì)高職院校檔案管理工作的影響

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，管理心理學(xué)理論和檔案管理理論相結(jié)合，研究高職院校檔案管理過(guò)程中檔案管理人員和檔案需求者的行為表現(xiàn)和原因，旨在提高檔案管理人員的工作積極性、催化檔案服務(wù)決心、實(shí)現(xiàn)最佳檔案服務(wù)效果，提高檔案管理人員的能動(dòng)性，了解檔案需求者的內(nèi)心想法。如果我們能夠洞察檔案管理人員和檔案需求者的真實(shí)心理想法，就相對(duì)應(yīng)地能夠制定出管理檔案管理人員、檔案工作的科學(xué)的方法。

二、高職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

檔案管理離不開(kāi)人，檔案服務(wù)離不開(kāi)人。從心理因素角度研究高職院校檔案管理，就是從管理心理學(xué)角度研究檔案管理人員和查檔者。從心理學(xué)的角度來(lái)審視，高職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題有：

1.高職院校檔案管理人員缺乏對(duì)檔案工作的職業(yè)認(rèn)同感

職業(yè)認(rèn)同感是心理學(xué)的專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)，一個(gè)員工的守信度、積極性、自豪感和責(zé)任感就是受職業(yè)認(rèn)同感的影響。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員存在缺乏對(duì)檔案工作的職業(yè)認(rèn)同感的現(xiàn)象，如：覺(jué)得檔案工作并不重要，對(duì)檔案工作的發(fā)展不認(rèn)可，對(duì)自己的檔案工作沒(méi)有成就感，對(duì)檔案工作的前景缺乏信心，有種被打入冷宮的感覺(jué)，總是逃避工作任務(wù)，不安于所處境況，時(shí)刻關(guān)注各類(lèi)人事考試信息，尋找機(jī)會(huì)跳槽換到別的單位工作或是調(diào)整在本單位的工作崗位。

2.高職院校檔案管理人員存在自卑心理

在高職院校里，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)類(lèi)業(yè)務(wù)工作極為重視，而對(duì)檔案管理工作卻比較放松，一般來(lái)說(shuō)，單位領(lǐng)導(dǎo)總將檔案工作全權(quán)交付檔案管理人員處理，由于上級(jí)從不進(jìn)行監(jiān)督或評(píng)估導(dǎo)致檔案管理工作不受人重視，造成檔案管理人員缺少培訓(xùn)、進(jìn)修、晉升機(jī)會(huì)，專(zhuān)業(yè)能力得不到提高，待遇長(zhǎng)期得不到改善，久而久之，檔案管理人員產(chǎn)生自卑心理，總覺(jué)得理想和現(xiàn)實(shí)存在巨大差距，心理由剛開(kāi)始剛?cè)胄袝r(shí)的豪情萬(wàn)丈變?yōu)橐货瓴徽瘢诠ぷ骱蜕钪腥狈ψ孕?，做事畏手畏腳毫無(wú)主見(jiàn)，整日毫無(wú)生機(jī)，故意疏遠(yuǎn)同事，對(duì)集體活動(dòng)缺乏興趣。

3.高職院校檔案管理人員在服務(wù)工作中情緒波動(dòng)大

高職院校檔案管理人員在服務(wù)工作中面對(duì)形形色色的檔案需求者，面對(duì)彬彬有禮、睿智豁達(dá)的檔案需求者，檔案管理人員一般能夠根據(jù)其提供的信息找到目標(biāo)檔案，由于工作順利感到思路明朗，精神舒爽；面對(duì)素質(zhì)不高、固執(zhí)粗俗的檔案需求者，由于提供的信息不全或錯(cuò)誤，檔案管理人員往往不能找到目標(biāo)檔案，由于花了時(shí)間和精力卻沒(méi)有解決問(wèn)題，感到苦悶、急躁。消極的情緒不僅能影響工作成效，影響自身的身體健康，甚至?xí)⒉涣嫉那榫w轉(zhuǎn)移到同事身上，影響同事關(guān)系，影響工作氛圍。

4.檔案需求者缺乏檔案意識(shí)

根據(jù)漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案領(lǐng)取登記表，在2010年11月10日——2015年10月31日期間，到漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案室辦理檔案派遣的有71人次，這些人均是自費(fèi)畢業(yè)（結(jié)業(yè)）生，至少在2013年前畢業(yè)（結(jié)業(yè)），有的甚至已經(jīng)畢業(yè)（結(jié)業(yè)）20年之久，為何畢業(yè)離校這么久但是檔案仍然遺留在校？經(jīng)過(guò)訪談2014年6月1日——2015年10月31日期間到漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案室辦理檔案派遣的13人，他們均表示不知道自己中專(zhuān)階段的檔案還遺留在學(xué)校，由于工作晉升、考取職稱(chēng)等由相關(guān)部門(mén)告知應(yīng)該辦理檔案派遣，才四處打聽(tīng)咨詢自己的檔案在何處。由此可看出檔案需求者存在麻痹大意，缺乏檔案意識(shí)，將對(duì)于自己人生及其重要的個(gè)人檔案遺留在外，甚至漠不關(guān)心。

5.檔案需求者對(duì)高職院校檔案管理人員存在不信任心理

根據(jù)漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案查閱登記表，在2010年11月10日——2015年10月31日期間，到漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院檔案室辦理檔案查閱的有260人次，其中28人次是由我院的教職工陪同辦理查閱手續(xù)。檔案利用工作是檔案管理人員的常規(guī)工作，即使沒(méi)有本單位同事的陪同，檔案管理人員也會(huì)遵守職業(yè)規(guī)范，按規(guī)定為檔案需求者查閱檔案。這種行為是典型的對(duì)檔案管理人員不信任的心理所促成，擁有這種心理的需求者認(rèn)為找與自己和檔案管理人員均熟悉的人引薦或陪同，查檔過(guò)程會(huì)更加順利，檔案管理人員會(huì)認(rèn)真對(duì)待他們的查檔需求，接待他們會(huì)更加熱情，至少心理上感覺(jué)比較有保障。

三、基于心理視角的提高高職院校檔案管理水平的對(duì)策

1.加強(qiáng)心理暗示，提升高職院校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感

心理學(xué)家巴甫洛夫認(rèn)為：“暗示是人類(lèi)最簡(jiǎn)單、最典型的條件反射。從心理機(jī)制上講，它是一種被主觀意愿肯定的假設(shè)，不一定有根據(jù)，但由于主觀上已肯定了它的存在，心理上便竭力趨向于這項(xiàng)內(nèi)容。”[1]暗示潛移默化地影響著我們的生活，恰到好處地運(yùn)用心理暗示可畫(huà)龍點(diǎn)睛地提升高職院校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感。首先增加他暗示，如高職院校領(lǐng)導(dǎo)在公共場(chǎng)合講話時(shí)可提及檔案工作的重要性，表示對(duì)檔案工作的支持和重視，這可提高整個(gè)單位的檔案意識(shí)，增強(qiáng)高職院校檔案管理人員的自主地位和職業(yè)認(rèn)同感；其次，高職院校檔案管理人員可加強(qiáng)正面的自我暗示，如每天工作的第一件事就是對(duì)自己說(shuō)“檔案是歷史的化石，做好檔案工作是功在當(dāng)前，利在千秋的事”等等，以此加強(qiáng)愛(ài)崗敬業(yè)的職業(yè)道德，激發(fā)內(nèi)部潛能，消除不利于工作的情緒，發(fā)揮高職院校檔案管理人員力量。

2.提倡意義學(xué)習(xí)，增加高職院校檔案管理人員的知識(shí)水平

1978年美國(guó)教育心理學(xué)家?jiàn)W蘇泊爾（D.P.Ausubel）認(rèn)為：學(xué)習(xí)可以分為意義學(xué)習(xí)和機(jī)械學(xué)習(xí)，其分類(lèi)的依據(jù)是學(xué)習(xí)者原有知識(shí)結(jié)構(gòu)與新知識(shí)的關(guān)系?！耙饬x學(xué)習(xí)就是將符號(hào)所代表的新知識(shí)與學(xué)習(xí)者認(rèn)知結(jié)構(gòu)中已有的適當(dāng)觀念建立非人為的和實(shí)質(zhì)性的聯(lián)系。”[2]高職院校檔案管理人員的認(rèn)知結(jié)構(gòu)中已有檔案及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，熟悉檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的理論，當(dāng)檔案管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案知識(shí)的內(nèi)容時(shí)，很自然地與原有認(rèn)知結(jié)構(gòu)中相應(yīng)的表象、觀念建立起聯(lián)系。比如檔案管理人員在學(xué)習(xí)歸檔文件的“編號(hào)”時(shí)，應(yīng)該把握“對(duì)歸檔文件的每頁(yè)紙進(jìn)行編號(hào)”，在回顧已掌握的理論知識(shí)后，通過(guò)自己的觀察后換種方式進(jìn)行表述成“對(duì)歸檔文件的有字的頁(yè)面進(jìn)行標(biāo)號(hào)，沒(méi)字可不編”，從而牢固掌握了新知識(shí)。意義學(xué)習(xí)的方式有利于高職院校檔案管理人員在重溫舊知識(shí)的基礎(chǔ)上，將新知識(shí)融入舊知識(shí)中形成系統(tǒng)的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。

3.加強(qiáng)情緒管理，提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力

可通過(guò)以下三個(gè)途徑提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力：一是保持良好的心態(tài)，相信正能量的廣泛性，高職院校檔案管理人員良好的情緒培養(yǎng)需要大環(huán)境的熏陶，不可被反面?zhèn)€例束縛住前進(jìn)的腳步；二是提高承受挫折的能力，檔案工作具有極強(qiáng)的機(jī)要性，在面對(duì)形形色色的查檔者時(shí)，需要檔案管理人員保持高度的警惕性和責(zé)任性，當(dāng)被誤解或是工作不順心時(shí)，要微笑著面對(duì)挫折，保持穩(wěn)定的情緒，以防做出過(guò)激的言行而造成不必要的麻煩；三是學(xué)會(huì)調(diào)整情緒，當(dāng)工作不順利時(shí)，對(duì)產(chǎn)生的不良情緒應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行消化，用心關(guān)注自己的情緒，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有細(xì)微的變化時(shí)，要尋找產(chǎn)生情緒變化的原因，以便對(duì)癥下藥，千萬(wàn)不要忽視、壓抑自己的情緒，可找領(lǐng)導(dǎo)、同事宣泄心中的不愉快，或是寫(xiě)日記，參加體育運(yùn)動(dòng)，文體娛樂(lè)休閑等活動(dòng)轉(zhuǎn)移注意力，使得不良的情緒有一個(gè)排泄的出路，從而穩(wěn)定住情緒。

4.以德服人，提高高職院校檔案管理效率

以德為先是中國(guó)古代管理心理思想的一個(gè)重要特征，先人崇善賢人治事，看重管理者的思想道德，以儒家為代表的古代管理心理學(xué)思想認(rèn)為“德的主要內(nèi)容是仁、義、禮、智、信，考察德的指標(biāo)有十一項(xiàng)，即：強(qiáng)志、重信、輕財(cái)、守道、明察、誠(chéng)實(shí)、自省、實(shí)干、謙虛、睿智、無(wú)私”。高職院校檔案管理人員應(yīng)該培育優(yōu)秀的道德品質(zhì)，嚴(yán)以律己，寬以待人，勤勤懇懇，任勞任怨，認(rèn)真細(xì)致，以高度責(zé)任感對(duì)待工作，對(duì)檔案需求者不搞區(qū)別對(duì)待，無(wú)論認(rèn)識(shí)或不認(rèn)識(shí)的、有經(jīng)熟人引薦或沒(méi)有熟人引薦的都一視同仁，急他人之所需，才能擁有較大的影響力和樹(shù)立良好的威信，樹(shù)立高職院校的形象，無(wú)愧檔案事業(yè)。

5.提高全社會(huì)的檔案意識(shí)

全社會(huì)檔案意識(shí)的提高是做好檔案管理工作的前提，也是歸屬。全社會(huì)檔案意識(shí)的提高能為做好檔案業(yè)務(wù)工作提供適宜環(huán)境，提高檔案意識(shí)也屬于檔案業(yè)務(wù)工作之一。提高全社會(huì)檔案意識(shí)也絕非一朝一夕所能達(dá)成，需要全社會(huì)的共同努力。首先，檔案主管部門(mén)及檔案業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)擴(kuò)大檔案的宣傳，通過(guò)在公共場(chǎng)所舉辦宣傳、咨詢、有獎(jiǎng)燈謎競(jìng)猜等方式讓檔案走進(jìn)人們的視線，為人們了解檔案提供途徑；其次，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)如高職院校檔案部門(mén)應(yīng)依托檔案業(yè)務(wù)工作，以做好檔案宣傳工作，自己的實(shí)際工作成效代表著檔案界的形象，以嫻熟、熱情、負(fù)責(zé)的態(tài)度換來(lái)檔案需求者的了解、信任、支持。

參考文獻(xiàn)

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作者:吳君君 單位:漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院辦公室