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1行政管理精細(xì)化的思路

1.1將標(biāo)準(zhǔn)化理念和流程化理念加入其中

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了流水線作業(yè)的生產(chǎn)方式，這是所有生產(chǎn)中一項(xiàng)偉大的實(shí)踐，同時(shí)，對于提升整體的工作效率有著重要意義。對于現(xiàn)在的辦公室行政管理而言，同樣可以使用這種流水線的管理模式。這種流程化管理理念，就是要對每一項(xiàng)工作或任務(wù)進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)分解，再根據(jù)它的發(fā)展情況對任務(wù)的順序進(jìn)行銜接。標(biāo)準(zhǔn)化則是指在傳統(tǒng)的流程化管理上，對日常的工作任務(wù)進(jìn)行一個(gè)整理，并且建立一套科學(xué)、合理的管理工作標(biāo)準(zhǔn)。例如怎樣做才是正確的？怎樣才算是高質(zhì)量的完成了工作任務(wù)？等等。在辦公室行政管理中，逐漸引入標(biāo)準(zhǔn)化以及流程化，是使辦公室行政管理做到精細(xì)化的根本保障。

1.2不斷加深經(jīng)濟(jì)化意識與協(xié)同化意識

對于石化企業(yè)而言，辦公室行政管理的精細(xì)化并不是一兩個(gè)人就可以單獨(dú)完成的，他需要各部門、各環(huán)節(jié)和所有的成員相互協(xié)同、配合才可以得以實(shí)現(xiàn)。就拿文件的簽收來講，從接手文件再到辦理環(huán)節(jié)，最后進(jìn)行存檔，每一個(gè)步驟都是相互協(xié)調(diào)、配合的。所以，在各個(gè)部門和成員之間，一定要樹立一個(gè)協(xié)同化意識。在此基礎(chǔ)上，各成員和各部門之間，都應(yīng)該具備經(jīng)濟(jì)化意識，要知道怎樣才可以用最少的成本，獲取最大的回報(bào)。最近幾年，我國的石化企業(yè)在不斷加強(qiáng)自身的成本意識，在辦公室行政管理中也應(yīng)如此，要學(xué)會用正確的管理模式做正確的事，在不斷減少管理成本的基礎(chǔ)上，提升整體的管理效率。

2怎樣才可以做到辦公室行政管理精細(xì)化

對于辦公室行政管理的精細(xì)化而言，它并不是只在工作模式上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，更重要的是要在整體的管理模式中做到改變，精細(xì)化管理要求每一位高層管理人員都要不斷提升自己的素質(zhì)，根據(jù)工作中的實(shí)際情況，不斷對傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，從根本上實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的科學(xué)化與精細(xì)化。以下便是實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的主要應(yīng)對措施：

2.1不斷對企業(yè)文化進(jìn)行建設(shè)

在很多企業(yè)中，那些有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)都對自己的下屬了如指掌，知道他們的個(gè)性和特點(diǎn)，同時(shí)也知道他們在工作中，最容易出錯(cuò)的地方。在目前的管理中，企業(yè)同樣應(yīng)該提倡這種管理理念，要從細(xì)節(jié)上凸顯出整體的管理成效，這樣對提高企業(yè)的整體效益將會更加有益。

2.2實(shí)現(xiàn)制度化管理

若要想讓辦公室行政管理做到精細(xì)化，除了上述各種方案之外，還應(yīng)制定激勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制，正所謂“無規(guī)矩，不成方圓”。就拿某石油公司為例，該公司在幾十年前就制定出了流程管理體系，既體現(xiàn)出了該公司的經(jīng)營原則，也體現(xiàn)了其內(nèi)部的控制標(biāo)準(zhǔn)。在辦公室行政管理做到精細(xì)化之前，應(yīng)該先在其內(nèi)部制定出一套科學(xué)、合理、完整的內(nèi)部規(guī)章制度，使這種制度逐漸成為企業(yè)中辦事的重要依據(jù)，使其做任何事都要按規(guī)矩行事。企業(yè)為了生存和發(fā)展，制定出來的這一系列規(guī)章制度，其主要目的就是為了讓企業(yè)中的每一位員工都能在日常的工作中，依照企業(yè)的目標(biāo)、計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)一的行動(dòng)和工作，如果在企業(yè)內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度，那么整個(gè)企業(yè)便無法實(shí)現(xiàn)自身戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.3在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該盡可能提升每位員工的自身素質(zhì)

在實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的同時(shí)，對企業(yè)中每一位員工的心態(tài)、知識以及技能都提出了更高水平的要求。從現(xiàn)實(shí)意義上講，將辦公室行政管理做到精細(xì)化的根本目的，是把企業(yè)中每位員工的職業(yè)素質(zhì)和技能融入到他們的日常工作中。所以，若想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)行政管理的精細(xì)化，就應(yīng)不斷培養(yǎng)或引進(jìn)一批具有高素質(zhì)、高技能的專業(yè)性人才，通過這種人才職業(yè)化，實(shí)現(xiàn)真正意義上的精細(xì)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。對于石化企業(yè)而言，一定要重視其內(nèi)部的細(xì)節(jié)管理。為了讓工作情況以及工作成績可以更直觀的反映出來，可以對每月制定出來的工作任務(wù)進(jìn)行量化和精細(xì)化分解，將工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)和步驟明確到每一位責(zé)任人身上。

2.4不斷深化企業(yè)中每位成員的精細(xì)化意識

只有做好細(xì)節(jié)工作，才可以讓企業(yè)不斷創(chuàng)新。在辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的同時(shí)，更能體現(xiàn)細(xì)節(jié)的寶貴價(jià)值，在這其中，最為關(guān)鍵的一點(diǎn)，是要讓每位員工都有創(chuàng)新性和規(guī)范性的意識。在一個(gè)企業(yè)中，創(chuàng)新的技巧以及發(fā)展手段，都是在具有規(guī)范性的原則下完成的，因此其中的規(guī)范性原則是最為基本，且是不可或缺的要求以及手段。在石化企業(yè)的行政管理工作中，是否做的“精細(xì)”，將從是否做的規(guī)范中體現(xiàn)出來，精細(xì)化是整個(gè)石化企業(yè)的創(chuàng)新以及動(dòng)力。在行政管理中做到“精細(xì)化”，可以將管理中的規(guī)范性以及創(chuàng)新性巧妙的結(jié)合起來，逐漸將企業(yè)引向成功之路。

3結(jié)語

在辦公室的日常工作中，所要處理的事務(wù)眾多，而且具有相當(dāng)大的責(zé)任，假如處理不好，或者有欠妥的地方，輕則會讓日常工作事務(wù)增多，重則會給企業(yè)或單位的正常運(yùn)行帶來嚴(yán)重影響。對于現(xiàn)如今辦公室的做事特點(diǎn)而言，一定要走精細(xì)化、科學(xué)化、合理化道路，在整個(gè)辦公室內(nèi)部建立一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，使精細(xì)化意識深入貫徹到每一位員工的腦海中。辦公室行政管理精細(xì)化是提升整個(gè)管理效率的有效途徑，它可以用較低的管理成本，達(dá)到較好的管理效果。因此，石化企業(yè)應(yīng)盡快將這種精細(xì)化管理思想用于辦公室的日常行政管理之中。

作者：王紅艷單位：中國石油寧夏石化公司