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理解知識是有效管理知識的第一步。知識具有許多特征，同時也有許多工具和方法用于管理組織的知識資產(chǎn)。但是，正確地使用這些工具和方法需要深入理解知識的特點。知識的時代已經(jīng)迎面而來，在新的時代里，一切都在發(fā)生變化。WinstonChurchill說：將來是頭腦的天下。知識已經(jīng)走出殿堂，不容置疑地成為了企業(yè)重要的資產(chǎn)；甚至在廣告或市場營銷中，許多廠商都打出了知識、智能和創(chuàng)意等字眼；當(dāng)許多公司必須承受創(chuàng)新或消亡時，他們學(xué)習(xí)、適應(yīng)和變革的能力成為了生存的核心能力；大多數(shù)的公司通過培訓(xùn)、教育和職業(yè)發(fā)展尋覓知識；每一個企業(yè)都是知識型的企業(yè)，每一位員工都是知識型的員工；知識經(jīng)濟已經(jīng)將新的能力帶給工人，工人擁有創(chuàng)造自己知識的方法，他們能夠出售、轉(zhuǎn)讓或獨享這些方法；最終，人力資源管理必須經(jīng)歷一個巨大的根本性的轉(zhuǎn)變。但是，知識是易消亡的。擺在貨架上的技術(shù)的生命周期是極其有限的，因為新的技術(shù)、產(chǎn)品和服務(wù)源源不斷地涌入市場。沒有人能夠儲藏知識！企業(yè)和個人必須持續(xù)不斷的更新、補充、擴充和創(chuàng)造更多的知識。這要求人們重新審視以前的知識等式：知識＝力量=>儲存知識。新的知識等式是：知識＝力量=>共享知識=>知識倍增。廣泛使用的基準(zhǔn)管理和最佳實踐管理表明我們正在不斷接受知識共享這個概念。HubertSt.Onge領(lǐng)導(dǎo)著加拿大皇家商業(yè)銀行的知識管理開發(fā)工作，他認(rèn)識到最基本的挑戰(zhàn)是將企業(yè)的關(guān)鍵知識和隱性知識予以顯性化，以便知識能夠共享和持續(xù)不斷地更新。他說：重要的是理解知識是如何形成，以及組織和個人如何精明地學(xué)習(xí)、使用知識。海上導(dǎo)航技術(shù)是通過觀測星星的位置來判別方位。類似的，我們必須有一個新的知識透鏡（Knowledgelens）來導(dǎo)航和管理我們的企業(yè)。但是，我們不能通過傳統(tǒng)的方法管理知識，因為知識比機器更具有機性，它是多變的。雖然管理知識比管理機器更復(fù)雜，然而以下12條基本的原則是知識管理應(yīng)當(dāng)遵循的。1．知識是凌亂的。因為知識與其他任何事物都有聯(lián)系，因此不可能將知識從這些事物中完整分離出來。在知識域中，你不能僅僅關(guān)注一個方面。2．知識是自組織的。知識聚集體有組織性和自尋的性。3．知識需要群體。與生命體一樣，知識的產(chǎn)生同樣以群體的方式產(chǎn)生。Internet是這個規(guī)律最好的驗證。4．知識通過語言傳播。語言是知識的載體，沒有語言描述經(jīng)驗，我們將不能交流知識。要拓展組織的知識則意味著我們要發(fā)展一種能夠用于描述工作經(jīng)驗的語言。5．越壓制，越消退。許多知識被試圖綁定在圖書館、專利、編碼化的文件或數(shù)據(jù)庫中，過于僵死知識管理體制雖然使知識看起來很整潔，但是卻會導(dǎo)致創(chuàng)造性的衰減。6．松散的結(jié)構(gòu)也許是更好的選擇。高度適應(yīng)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)看起來更多是松散的，多樣性和非集中式的系統(tǒng)有等多的生存機率。這說明，我們雖然浪費一些資源來管理無序性，但能夠更好地管理知識。7．沒有單一的解決方案。知識是多變的，最好的管理方法是能夠隨著事物的改變而不斷改變。8．知識不會永遠生長。與自然界的事物一樣，知識最終會消散、死亡。忘卻或拋棄過時的思考方法，甚至拋棄大量無用的知識，把精力投入到促進知識的活力和進化中。9．沒有主管。知識是一個社會化的過程，這意味著沒有人能夠獨自對集體的知識承擔(dān)責(zé)任。10．不能強加規(guī)則和制度。如果知識是自組織的，那么促進知識產(chǎn)生的最重要的方法是除去妨礙其自組織的障礙。在支援性的環(huán)境中，知識能夠自動生長。11．沒有捷徑。不可能通過單一的支點或最佳的實踐促進知識的產(chǎn)生，必須從多個方面對其加以支持才能獲得很好的效果。12．如何定義知識決定如何管理知識。對知識的需求可以以多種方式呈現(xiàn)。例如，關(guān)注知識的所有權(quán)，會促使企業(yè)專注于獲取受版權(quán)和專利保護的已編碼的知識；而關(guān)注知識的共享，企業(yè)會將重點放在管理信息流和文檔上；關(guān)注知識能力，企業(yè)會重點尋找創(chuàng)造和使用知識的有效方法。