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一、功能描述與實(shí)現(xiàn)

1.1檔案管理

1.1.1檔案著錄檔案著錄是檔案系統(tǒng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和掛接要件的基本途徑之一，未通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷建立檔案信息條目時(shí)使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數(shù)據(jù)掛接等內(nèi)容。

1.1.2檔案歸檔通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷，使用此功能將審批數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)歸檔。該功能模塊中，按照政務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)分類，顯示已辦結(jié)案卷信息。當(dāng)檔案管理人員對某一案卷進(jìn)行歸檔時(shí)，在此根據(jù)受理編號等信息查詢到對應(yīng)審批條目后，將該案卷審批信息及要件數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中的“待歸檔材料”模塊。

1.1.3待歸檔材料該功能用于對從政務(wù)審批系統(tǒng)中導(dǎo)入的案卷信息進(jìn)行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對應(yīng)的分類后，系統(tǒng)建立著錄表單，并根據(jù)設(shè)置的對應(yīng)關(guān)系讀取審批信息和要件數(shù)據(jù)。審核并補(bǔ)全著錄信息與要件數(shù)據(jù)后，完成案卷歸檔。

1.1.4檔案修改對已歸檔的案卷信息和要件進(jìn)行修改和刪除。

1.1.5檔案銷毀鑒定由檔案人員在系統(tǒng)中對到期檔案進(jìn)行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。

1.2檔案利用

1.2.1檔案查詢

具有系統(tǒng)賬號的用戶在特定權(quán)限下使用系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行查詢、下載、打印等。

1.2.2檔案查閱登記對外提供檔案查詢服務(wù)時(shí)，使用此功能對查閱申請人基本情況進(jìn)行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結(jié)果。

1.2.3檔案借出登記對外借出檔案時(shí)，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯(lián)系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時(shí)間、應(yīng)歸還時(shí)間等情況。

1.2.4借出檔案管理對已借出檔案進(jìn)行管理。實(shí)時(shí)了解借出檔案數(shù)量、分類、是否超期未還、超期時(shí)間等。并對超期檔案進(jìn)行延期續(xù)借、催還等操作。

1.3檔案統(tǒng)計(jì)對系統(tǒng)內(nèi)檔案管理及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。主要包括全宗統(tǒng)計(jì)、分類統(tǒng)計(jì)、利用統(tǒng)計(jì)等。功能要點(diǎn)：

（1）采用固定圖表與自定義統(tǒng)計(jì)字段相結(jié)合的方式設(shè)計(jì)。對于全宗統(tǒng)計(jì)、專業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)、文書檔案統(tǒng)計(jì)、查詢統(tǒng)計(jì)等常用檔案信息使用固定圖表實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，針對檔案管理需求，建立自定義統(tǒng)計(jì)模式，通過時(shí)間、利用情況、檔案分類、數(shù)量（卷數(shù)、頁數(shù)）、載體、材質(zhì)等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數(shù)據(jù)，便于檔案管理和利用。

（1）統(tǒng)計(jì)結(jié)果的輸出及圖表化，包括導(dǎo)出、打印等。

1.4系統(tǒng)設(shè)置對檔案管理規(guī)則、表單、字段及系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行配置，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。

1.4.1檔案分類設(shè)置檔案分類結(jié)構(gòu)，是檔案系統(tǒng)管理、設(shè)置、運(yùn)行的核心內(nèi)容，關(guān)系到檔案著錄表單設(shè)計(jì)、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級顯示。

1.4.2著錄表單及字段設(shè)置對各分類檔案的著錄表單模板進(jìn)行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長度、順序等。

1.4.3輔助信息字典功能設(shè)置對著錄表單中擁有固定選項(xiàng)的字段內(nèi)容進(jìn)行配置，檔案工作人員通過下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規(guī)范著錄、提高效率。主要內(nèi)容包括全宗號、立卷人、密級、保管期限、行政區(qū)號、用途等。

1.4.4水印配置從檔案系統(tǒng)打印輸出的資料自動(dòng)添加水印，以標(biāo)示該檔案資料的權(quán)屬，避免用戶越權(quán)輸出和提供檔案資料。

1.4.5接口配置對檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)有關(guān)字段的接口和對應(yīng)關(guān)系進(jìn)行配置，確保數(shù)據(jù)歸檔時(shí)，檔案系統(tǒng)能夠正確讀取電子政務(wù)系統(tǒng)中的所需信息。

1.4.6檔號設(shè)置配置不同類型檔案的檔案號生成規(guī)則。如文書檔案為“全宗號-年度.保管期限代碼-室編件號”；專業(yè)檔案為“全宗號-目錄號-案卷號”。

1.5系統(tǒng)管理為確保系統(tǒng)的安全正常運(yùn)行，系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)進(jìn)行的維護(hù)和管理。包括對組織機(jī)構(gòu)（部門）、用戶、角色權(quán)限的管理與配置，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志管理等。

1.5.1用戶管理對使用系統(tǒng)的用戶信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。

1.5.2機(jī)構(gòu)、部門管理對本單位組織機(jī)構(gòu)和部門信息進(jìn)行管理，可新增、修改、刪除機(jī)構(gòu)和部門信息，并以樹形層級顯示。

1.5.3角色管理根據(jù)對系統(tǒng)使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對角色信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。

1.5.4權(quán)限管理對系統(tǒng)各字段信息和操作進(jìn)行細(xì)化和權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶的精確管理。主要的權(quán)限控制包括系統(tǒng)菜單、檔案分類、全宗、密級、要件操作、表單字段等。

1.5.5日志管理為加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，系統(tǒng)自動(dòng)記錄運(yùn)行的整體情況，包括登陸日志和操作日志?？煞謩e按需查詢各類日志信息，并導(dǎo)出至Excel。

1.5.6數(shù)據(jù)備份為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供對數(shù)據(jù)庫及要件數(shù)據(jù)的備份存儲(chǔ)功能，增強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和容災(zāi)能力。實(shí)行異地保存制度，架設(shè)FTP文件系統(tǒng)服務(wù)器，由系統(tǒng)自動(dòng)將數(shù)據(jù)文件上傳至異地服務(wù)器上進(jìn)行再次備份。

1.6輔助功能為便于方便用戶操作，提升用戶體驗(yàn)，還應(yīng)適當(dāng)增加其他輔助功能，如工具箱、系統(tǒng)公告、檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)等。

作者：李嘉陳曉霞單位：昆明市國土資源信息中心昆明市國土資源檔案管理中心