強化鐵路站段物資管理基礎淺談
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摘要：立足鐵路站段物資管理現(xiàn)狀，分析查找了站段物資管理基礎薄弱的主要原因，提出了強化站段物資管理基礎的建議措施。
近年來，國鐵集團提出“大統(tǒng)籌、大平臺、大監(jiān)管”的物資管理改革發(fā)展要求，通過強化物資采購預算管理，大力推進物資集中采購、聯(lián)合采購，創(chuàng)新配件中心庫存管理模式，開展物資清查，建成存量物資網(wǎng)并投入運用，鐵路物資管理水平得到顯著提升。然而，隨著鐵路快速發(fā)展和經(jīng)營管理要求不斷提高，對物資管理的要求也越來越高，站段物資管理基礎薄弱的問題不斷凸顯，已成為制約鐵路物資高質(zhì)量發(fā)展的瓶頸，影響物資管理水平進一步提升，亟需引起高度重視并盡快予以解決。
1站段物資管理基礎薄弱的主要表現(xiàn)
1.1站段物資管理職責有待全面落實
1.1.1物資管理職責在站段層面未全面落實。根據(jù)國鐵集團、集團公司物資管理辦法等相關規(guī)定，站段物資管理職責主要包括12個方面的具體事項。而一些站段將站段物資管理職責簡單等同于物資采購供應職責，未全面進行分解落實。如集團公司公布的站段物資管理職責為“開展物資消耗定額、儲備定額等基礎管理工作”，國鐵集團存量物資網(wǎng)運用管理辦法明確此項職責屬于專業(yè)部門，站段未將該項職責落實到專業(yè)部門或簡單認為此項職責屬于物資管理部門，致使工作難以有效開展。1.1.2物資管理職責在物資部門內(nèi)部未全面落實。站段物資管理內(nèi)容涉及預算管理、采購管理、倉儲配送、應急管理、報廢物資、質(zhì)量管理、價格管理、信息管理、供應商關系、監(jiān)督管理等主要內(nèi)容。長期以來，站段對于日常采購供應職責較為重視，發(fā)現(xiàn)供應不及時，站段領導會出面協(xié)調(diào)、解決，物資部門也能夠?qū)⒃撀氊熉鋵嵉轿?。但對于日常物資管理研究分析、專項工作、新增工作任務等，站段領導關注不多，未全面落實到位。主要體現(xiàn)在日常分析不深不透，未能及時準確發(fā)現(xiàn)問題，采取對策；物資清查、供應商評價、信息系統(tǒng)新增功能全面應用等專項工作存在拖延、應付現(xiàn)象。
1.2物資管理工作質(zhì)量有待全面提高
1.2.1物資采購預算和需求計劃方面。由于“業(yè)、財、材”融合不夠，物資采購預算存在編制質(zhì)量不高，預算與執(zhí)行情況偏差較大等結(jié)構(gòu)性問題。物資需求計劃審核不嚴，存在錯報、漏報、重復提報現(xiàn)象；未及時提報需求計劃造成供應緊張；提報物資數(shù)量超過實際需求，造成采購物資長時間無消耗；物資需求計劃取消后溝通不及時，繼續(xù)進料造成閑置。根據(jù)《國鐵集團物資部關于2021年三季度物資管理業(yè)務指標監(jiān)測情況的通報》（物運監(jiān)函〔2021〕56號），全路自2021年一季度采購后至9月底無消耗的物資高達15060萬元，占一季度總采購金額的5.64%。1.2.2物資采購方面。物資采購方案內(nèi)容不完整；采購方式選擇不合理，非公開采購方式選擇理由不充分；采購評審不認真；物資采購合同簽訂及變更不規(guī)范；委托采購主體責任落實不到位。1.2.3倉儲管理方面。未按合同約定進行驗收，對新型裝備和配件缺乏內(nèi)在質(zhì)量驗收能力；物資驗收不及時或記錄不齊全；倉庫物資未按規(guī)定存放；庫存物資存在接近或超質(zhì)保期現(xiàn)象；退料制度執(zhí)行不到位，存在賬外料風險；現(xiàn)場個別物資賬實不符，與賬實動態(tài)一致要求還有差距；閑置物資未得到及時有效處置。1.2.4報廢物資處置方面?，F(xiàn)場報廢物資回收不及時；沿線分散報廢物資集中回收有難度，集中回收成效不明顯；回收報廢物資未按規(guī)定點收入賬；報廢物資處置效率有待提升；報廢物資現(xiàn)場監(jiān)裝發(fā)運環(huán)節(jié)失控；報廢物資處置資料不完整。
1.3物資管理保障體系有待全面加強
1.3.1供應商評價方面。站段對供應商履約能力以及產(chǎn)品質(zhì)量問題口頭反映比較多，但反映的問題不夠具體，開展供應商評價的站段不多；對應評價的供應商未進行評價或評價不及時、不準確。1.3.2價格管理方面。站段自購物資采購價格差異較大，套用編碼、計量單位未換算等差錯較多，存在物資采購價格虛高現(xiàn)象。采購價格控制、價格調(diào)整機制尚未建立，價格監(jiān)督不到位。1.3.3信息系統(tǒng)應用方面。物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完整，主要是設備類采購合同未錄入系統(tǒng)、報廢物資未全部錄入系統(tǒng)、少數(shù)材料未納入物資管理信息系統(tǒng)核算；系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量有待提升，主要包括供應商名稱差錯、編碼選擇錯誤、數(shù)量及價格錄入差錯、采購方式錄入錯誤等；系統(tǒng)應用登錄、結(jié)轉(zhuǎn)不及時，主要包括存量網(wǎng)登錄未達標、系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)不及時、非活躍用戶比例過高、密碼修改不及時等。
2站段物資管理基礎薄弱主要原因
站段物資管理機構(gòu)設置和人員配備同現(xiàn)階段物資管理工作量增加、質(zhì)量要求高的矛盾十分突出，不能適應當前物資高質(zhì)量管理要求，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1站段物資管理定位不準確
長期以來，站段對物資管理定位受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟中物資短缺影響，以及物資管理在站段安全生產(chǎn)中的作用，大都立足于“保供”，普遍存在重采供輕管理的現(xiàn)象，對于物資管理中庫存管理、質(zhì)量管理、成本因素關注相對較少，涉及物資質(zhì)量、庫存管理、降低成本等的管理措施得不到應有重視，對物資管理的企業(yè)管理屬性定位不準確，對確保物資質(zhì)量，提高企業(yè)經(jīng)濟效益以及物資管理在廉政風險防控方面的重要性認識不到位。
2.2站段物資管理組織機構(gòu)、人員隊伍不適應
2.2.1機構(gòu)設置不合理。集團公司站段物資管理機構(gòu)設置方面，各機務（機輛）段設設備物資科，各車輛（動車）段設材料科，各工務、高鐵段設材料科，集團公司僅3個系統(tǒng)設置相對獨立的物資管理機構(gòu)。從機務、工務系統(tǒng)物資管理部門科室職責來看，除了承擔物資管理職責外，還承擔站段設備管理、信息化、養(yǎng)路機械、軌道車管理等非物資管理職責。各車務、貨運、客運、供電、電務、房建段均未設置專門物資管理機構(gòu)，而是將物資管理職責納入辦公室等綜合管理部門。2.2.2人員管理方面。站段物資管理人員配備方面，除少數(shù)站段由一名副科職及以上干部具體負責物資管理工作，多數(shù)單位由一般干部具體負責物資管理工作，管理力量相對薄弱。如某供電段將物資管理職責制度劃歸經(jīng)開部，僅安排一名從事生產(chǎn)崗位管理的工程師負責物資管理工作。站段物資管理人員隊伍素質(zhì)方面，主要存在專業(yè)知識欠缺、結(jié)構(gòu)不合理等問題。近幾年，集團公司招聘大學畢業(yè)生主要為鐵路相關專業(yè)學生，鮮有物資管理相關專業(yè)畢業(yè)生，源頭上缺乏新生力量。根據(jù)國鐵集團通用工種管理要求，不再新增職工，將29周歲及以下的職工調(diào)回主要生產(chǎn)崗位，導致年輕物資管理人員流失且新增受阻，人員隊伍結(jié)構(gòu)老化更加嚴重。物資管理人員能力不足，主要表現(xiàn)為缺乏現(xiàn)代企業(yè)管理知識、信息系統(tǒng)應用能力達不到相應要求。反映在物資管理重點工作，尤其是針對一些新的物資管理要求，不知道做什么、怎么做，也缺乏做好做到位的能力。站段物資管理人員崗位工資偏低，和當前物資工作精細化管理要求高、任務重、時效性強等要求不匹配，同時和站段內(nèi)部其他崗位相比明顯不平衡。站段物資人員的崗位沒有被納入職業(yè)技能培訓、比賽范圍，缺乏職業(yè)上升通道。
2.3物資管理基本制度執(zhí)行不到位
2020年國鐵集團上海審計特派辦對集團公司物資清查進行專項審計，指出集團公司站段存在未建立或未細化部分物資管理制度、收發(fā)料制度未得到有效執(zhí)行、未執(zhí)行“假退料”制度或制度執(zhí)行不到位、未嚴格落實“有權(quán)領料人”制度、對盤盈物資領用后未及時列賬、物資信息化管理不規(guī)范、未提賬單物資管理不規(guī)范等基礎管理薄弱問題。從集團公司開展的各類檢查中發(fā)現(xiàn)，站段物資管理還存在基本管理制度沒有執(zhí)行到位的現(xiàn)象，如需求計劃、采購管理、倉儲管理、報廢物資管理等。而物資入庫價格的明顯差異，不僅反映出信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，還反映出物資入庫、核算、出庫等一系列內(nèi)部控制措施流于形式，暴露出相關管理制度執(zhí)行不到位的問題。
2.4站段物資管理人員主要精力專注于物資管理
受站段物資管理人員持續(xù)偏少的影響，加之近年來對物資管理要求越來越高，包括物資公開采購、報廢物資處置、物資清查及存量網(wǎng)應用、國鐵采購平臺、國鐵商城應用以及鐵路物資管理信息系統(tǒng)新增功能等，站段物資管理人員缺乏的問題更加突出。受供應鏈不穩(wěn)定影響，進口物資供貨周期較長且不穩(wěn)定，國內(nèi)供應商受環(huán)保及產(chǎn)能限制等因素影響，供貨能力存在波動，物資供應及時性受到干擾。在此情況下，站段物資管理人員主要精力用于日常采購、供應，忙于各類事務性工作，無暇抓基礎、抓管理。
2.5物資管理支持保障體系作用發(fā)揮有待加強
對供應商因供應能力不足以及產(chǎn)品質(zhì)量差異而未按規(guī)定履約的問題，未及時進行評價，違規(guī)供應商未得到應有的處罰，造成供應商對及時按質(zhì)履約重視不夠，影響站段正常采購供應秩序。一些站段編碼使用不規(guī)范，干擾正常采購，造成基礎信息不準確，統(tǒng)計分析不到位，不能及時發(fā)現(xiàn)采購、價格異常等信息，相關問題不能得到及時處理。一些站段物資管理信息系統(tǒng)使用不全面、系統(tǒng)數(shù)據(jù)差錯未能被及時發(fā)現(xiàn)并修正，信息系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)失真，影響物資管理輔助決策。受集團公司管轄范圍大、人員少的限制，日常監(jiān)督檢查開展覆蓋面不足，對站段物資管理的指導幫助作用有待進一步發(fā)揮。
3夯實站段物資管理基礎的建議
3.1準確把握站段物資管理定位
站段要立足集團公司建設一流現(xiàn)代運輸企業(yè)目標和排頭兵定位，樹立強烈的責任心、事業(yè)心，聚焦物資管理高質(zhì)量發(fā)展要求，圍繞供應保障、安全質(zhì)量、整體效益、廉政風險等方面的要求，全面規(guī)范管理，落實物資管理職責。要根據(jù)國鐵集團、集團公司物資管理新要求，結(jié)合運輸生產(chǎn)經(jīng)營變化進行動態(tài)調(diào)整。
3.2建立適應物資管理發(fā)展要求的人才隊伍
站段要根據(jù)物資管理定位和目標，落實關于鐵路運輸站段行政管理部門機構(gòu)編制的指導意見，建立與站段物資管理發(fā)展相適應的管理機構(gòu)和人才隊伍。建議在尚未獨立設置物資管理機構(gòu)的電務、供電段設置材料科；其他站段應明確一個職能部門承擔物資管理職責，同時確定一名副科職干部負責站段物資管理工作，并根據(jù)工作量配齊物資管理人員。加大物資管理人員培訓力度，特別是對物資管理短板的針對性培訓，不搞大水漫灌，多舉辦一些提高站段物資管理基礎的培訓班，提高培訓針對性和有效性，提高物資管理人員業(yè)務技能和管理水平。同時建立物資管理人員評價、考核、獎勵機制，促進物資管理人員發(fā)揮工作積極性和主動性。
3.3明確物資管理基本制度并嚴格執(zhí)行
集團公司加強對站段物資管理制度的頂層設計，相關制度應具有可操作性，減少需站段細化完善的內(nèi)容，站段側(cè)重于制度執(zhí)行。加強對站段物資管理基本制度執(zhí)行情況的檢查監(jiān)督，涉及基本制度執(zhí)行情況的要列出清單，加大監(jiān)控力度，將執(zhí)行情況納入監(jiān)督檢查和物資管理績效評價范圍。
3.4確保站段物資管理人員主要精力用于物資管理
統(tǒng)籌集團公司、站段物資管理力量，合理劃分兩級物資管理權(quán)限，適合集中的職能逐步上移。加大物資集中采購力度，形成以國鐵集團、集團公司兩級集中采購為主，站段采購為輔的鐵路物資采購供應格局。站段只從事零星物資采購、電商采購和應急物資采購，讓站段從物資采購中解放出來，將更多精力用于物資基礎管理。優(yōu)化國鐵電商采購流程，減輕站段在電商采購方面的工作量。探索優(yōu)化國鐵電商采購范圍、比價流程、配送、集中結(jié)算等，實現(xiàn)國鐵電商采購物資高效、價廉。加強物資供應保障能力建設，有效管控供應鏈波動風險。完善動車、大功率機車配件中心供應模式，擴大供應商管理庫存范圍，提高站段重要物資供應保障能力，如對機車柴油、大型養(yǎng)路機械配件、道岔配件等實施供應商管理庫存。
3.5充分發(fā)揮物資管理支持保障體系作用
按照國鐵集團、集團公司物資監(jiān)督檢查辦法要求，全面組織開展物資監(jiān)督檢查，檢查問題留有記錄，閉環(huán)整改，舉一反三。重點通過物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)監(jiān)測和分析，及時發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，精準實施監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)潛在問題并排查整改。通過信息系統(tǒng)采購訂單拒簽，倒查需求計劃、供應商履約能力。通過價格異議情況分析物資代碼使用不規(guī)范、采購價格虛高等問題。在做好監(jiān)督檢查的同時，發(fā)揮上級物資管理部門業(yè)務指導、幫助作用。
3.6建議國鐵集團、集團公司提供支持
3.6.1加強物資管理頂層設計。增強物資管理制度可操作性，加大直發(fā)站段文件數(shù)量，減少層層制定實施細則的數(shù)量。集團公司加大對站段主要物資管理制度質(zhì)量把控，避免因站段對上級文件理解偏差，出現(xiàn)制度性錯誤。3.6.2統(tǒng)籌制定物資管理崗位作業(yè)指導書。目前國鐵集團物資管理體制相對統(tǒng)一，已具備建立全路統(tǒng)一業(yè)務流程的條件。建議國鐵集團或集團公司根據(jù)物資管理業(yè)務發(fā)展需求，制定統(tǒng)一的崗位作業(yè)指導書，明確各環(huán)節(jié)工作流程及基本要求，方便一線物資管理人員使用，減少因人員調(diào)整、業(yè)務技能差異等對物資管理工作質(zhì)量的影響。3.6.3拓展物資管理人員職業(yè)上升通道。推動優(yōu)化物資人員隊伍結(jié)構(gòu)，加大物資管理專業(yè)人員招錄和各類培訓、比賽、評優(yōu)評先力度，為物資工作實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展奠定人力基礎。
作者:陳霄 單位:中國鐵路上海局集團有限公司物資部
