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[摘要]本文從幾個方面分析會計電算化對企業(yè)信息管理所帶來的影響,以及如何能使會計電算化更好的為企業(yè)管理提供有效的會計信息,完善會計內部控制制度,提高會計信息質量,為企業(yè)管理服務。

[關鍵詞]會計電算化；信息管理；內部控制

隨著科學技術的發(fā)展,計算機的運用已滲透到各個領域,電子計算機數(shù)據(jù)處理技術已在會計領域廣泛運用。會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來,大大提高了會計工作質量和會計工作效率。如何在提高會計處理的及時性、準確性的同時確保會計電算化的安全,已成為各電算化單位需要解決的問題。因此,大力推進.會計信息管理電算化進程,已經成為了企業(yè)管理的當務之急。

一、會計電算化對企業(yè)信息質量的影響

1.對企業(yè)內部控制制度的影響

(1)電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式

在計算機會計中,由于會計處理高度集中在計算機內部,其處理高度自動化,而且會計信息主要載體變?yōu)榇沤橘|。電算化會計系統(tǒng)中,會計和財務的業(yè)務處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。

會計電算化后,會計帳務的集中化處理,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外,經濟業(yè)務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施,在計算機會計中沒有存在的必要。比如,編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查,總賬明細賬進行平行登記、賬賬核對、賬證核對等,在會計電算化中由于核算程序的變化,這些控制已失去了其真正的意義。其次,手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中將移入計算機系統(tǒng)內部,通過計算機程序體現(xiàn)出來。如,記賬憑證的借、貸平衡效驗;賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查;各核算業(yè)務模塊間數(shù)據(jù)的核對;報表數(shù)據(jù)的鉤稽關系檢查、會計平衡的等式的檢查等等。因此手工條件下行之有效的內部牽制制度,在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。

(2)內部控制的內容發(fā)生了改變

電算化會計系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng),再加之計算機系統(tǒng)更具隱蔽性,因此,其控制的內容更加復雜。大致可以概括為以下幾方面:計算機會計人員的重新分工和新的內部牽制;系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)資料文書化控制;系統(tǒng)的組織和操作管理控制;系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。手工會計信息系統(tǒng)中,每一筆經濟業(yè)務的處理都需要經過多重手續(xù),嚴格遵循有關的制約監(jiān)督機制進行操作,如業(yè)務經辦與授權批準、收付款項與會計記錄的分離等,必須經過嚴格的審核復查機制,會計人員之間的聯(lián)系是直接,因而很自然地形成嚴密的內部牽制制度,在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實行電算化后,由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計算機自動處理統(tǒng)一。

(3)計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,數(shù)據(jù)庫技術的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大,計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大。由此可見,計算機會計系統(tǒng)的內部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內部控制制度相比較,計算機會計系統(tǒng)的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制,是控制的重點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。隨著計算機在會計工作中的普遍應用,管理部門對由計算機產生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴越來越大,這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下,才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下,才能預防和減少計算機犯罪的可能性。

2.對企業(yè)管理的影響

使企業(yè)管理信息化。企業(yè)是國家經濟運行的主體,企業(yè)總體經營水平直接關系著國家經濟的發(fā)展。因此實施國家信息化,企業(yè)信息化是基礎,是核心。那么,如何理解企業(yè)信息化的含義及內容呢?企業(yè)信息化,是指利用計算機、網絡和通訊技術,支持企業(yè)產品的研發(fā)、生產、銷售、服務等諸多環(huán)節(jié),實現(xiàn)信息采集、加工和管理的系統(tǒng)化、網絡化、集成化,信息流通的高效化和實時化,最終實現(xiàn)全面供應鏈管理和電子商務。企業(yè)信息化不僅是信息技術的延伸,更重要的應該是企業(yè)管理與組織管理的延伸,它已成為現(xiàn)代企業(yè)的一個重要標志和衡量企業(yè)綜合實力的重要組成部分。而財務電算化是企業(yè)信息化的核心組成部分。

會計信息是各單位各部門進行生產經營決策的基礎依據(jù),不準確或錯誤的會計信息會導致決策的偏差或錯誤,質量控制是會計法規(guī)的要求。實行會計電算化后,會計資料是由電子計算機按規(guī)定的程序生成。為保證計算機生成的會計資料真實、完整、安全,加強對會計電算化工作的規(guī)范,《會計法》作出了兩方面規(guī)定:一是會計軟件必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定;二是用電子計算機生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。實行會計電算化后,會計信息質量由于系統(tǒng)內部控制的嚴格規(guī)范,減少了人為原因造成的信息不實,刪改等,大大提高了會計信息質量。

二、實施會計電算化過程中的幾點建議

1.加強會計人員的計算機業(yè)務素質。目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計經過短期培訓而來,他們在使用微機處理業(yè)務的過程中,往往很多是除了開機使用財務軟件之外對微機的軟硬件知識了解甚少,當微機出現(xiàn)故障或與平常所見的界面不同時,就束手無策,而且這些會計人員操作很慢,在上機時經常出現(xiàn)誤操作,一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付之東流,造成財務數(shù)據(jù)丟失,嚴重的導致系統(tǒng)崩潰,使會計電算化難以發(fā)揮其應有的作用。因此,在實施會計電算化時,必須首先培養(yǎng)電算化人員的會計和計算機專長,兩者缺一不可。

2.建立和加強計算機環(huán)境的安全控制。在會計電算化中,主要財務數(shù)據(jù)都保存在計算機中,一旦計算機遭到損壞,將使計算機中保存的會計資料永久丟失。因此要建立計算機的環(huán)境保護制度,主要包括:機房環(huán)境保護,保護性設備配備,安全供電系統(tǒng)的安裝,正版殺毒軟件及防火墻的安裝,裝有財務數(shù)據(jù)的微機不能同時上互聯(lián)網等。

3.計算機的軟件和硬件系統(tǒng)的維護管理。計算機的軟件和硬件是會計電算化工作的基礎,只有做好軟件和硬件的維護工作才能保證電算化工作的順利進行。軟件維護是指當單位會計業(yè)務發(fā)生變化時進行的軟件修改和軟件操作過程中出現(xiàn)故障時進行的排除修復工作,硬件維護是指在系統(tǒng)運行過程中,出現(xiàn)硬件故障時的檢查修復,以及在設備更新、擴充、修復后的調試等工作。會計部門應設立系統(tǒng)維護崗位,設立專門的系統(tǒng)維護人員負責系統(tǒng)的硬件設備和軟件的維護工作,根據(jù)不相容原理,該人員不得操作會計軟件進行會計核算工作。超級秘書網

4.建立上機操作控制制度,為了保證信息處理質量,減少產生差錯和事故的概率,保障會計資料的安全、準確、完整,應制定上機守則與操作規(guī)程的辦法,這是操作控制制度化的具體體現(xiàn),主要內容包括:①無關人員不能隨便進入機房,進入機房的人員不能隨意操控用于電算化工作的計算機。②開機后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場,如需離開,應退出工作界面,等回來后重新進行登錄。③各種錄入的數(shù)據(jù)均需經過嚴格的審批并具有完整真實的原始憑證。④數(shù)據(jù)錄入員對輸入的數(shù)據(jù)如有疑問,應及時核對,不能擅自修改。⑤對于外來的移動存儲介質,在應用前必須進行殺毒處理。⑥發(fā)生輸入內容有誤的,應按系統(tǒng)提供的功能加以改正。⑦要做好數(shù)據(jù)備份,包括每日工作完成后進行備份、周備份、月備份等。

5.建立健全檔案管理制度。會計電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會計下相同的紙制會計資料,如打印輸出的各種帳簿、報表、憑證外,還包括存儲會計資料和程式的光盤及其他存儲介質,這些檔案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求,為防止發(fā)生損害,應通過制定與實施相應的檔案管理制度來實現(xiàn),一般包括:①存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。②采取安全保證措施,如備份的磁盤介質應貼上保護標簽,存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方,最好進行雙備份或三備份,并存儲于兩個空間位置不同的地方分別保管。③對保存的磁盤介質要定期進行檢查和復制,防止磁性介質損壞而使會計資料丟失。④對于磁盤介質原則上不予外借,如有必要,可采取復制的辦法借出。如果原件借出,必須嚴格進行登記并告之其使用辦法,收回時應嚴格檢查存儲內容的完整性及安全性(是否染毒或刪除文件等)。

總之,會計電算化是企業(yè)信息化的重要組成部分,它使企業(yè)管理再上一個臺階。但現(xiàn)階段我國會計電算化水平還不是很高,要使它發(fā)揮最大作用,還得在技術制度上加以改進,使之能更好的為企業(yè)管理服務。