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本文作者:賴梅芳作者單位:中國內(nèi)部審計協(xié)會水利分會
優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境
著手建立內(nèi)控制度體系之前,應(yīng)首先優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境。正如COSO的內(nèi)部控制概念中所說:內(nèi)部控制環(huán)境是其他因素構(gòu)建的基礎(chǔ),基礎(chǔ)中都存在較大的缺陷,其他因素即使是構(gòu)建得再完美,也只能起到事倍功半的效果。(1)完善法人治理結(jié)構(gòu)。水利科技企業(yè)改制實現(xiàn)了產(chǎn)權(quán)多元化,建立了董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層三方權(quán)力制衡的基本格局。但要真正建立各負其責(zé),協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn),有效制衡,失職問責(zé)的法人治理結(jié)構(gòu),仍需進一步落實一些具體措施。如:明確三方的職責(zé)權(quán)限;優(yōu)化董事會成員結(jié)構(gòu),保證院(校)方代表和獨立董事在董事會成員中占有一定比例;強化監(jiān)事會工作,建立監(jiān)事會主席、專職監(jiān)事和職工代表監(jiān)事相結(jié)合的監(jiān)督機制;規(guī)范經(jīng)理層的運作機制,實行既激勵又約束的經(jīng)理人聘用和考核制度等。(2)加強企業(yè)文化建設(shè)。內(nèi)部控制制度是企業(yè)正常運營的行為標(biāo)準(zhǔn),而企業(yè)文化則是統(tǒng)一員工思想和價值觀念的黏合劑。通過二者的有效結(jié)合,能夠從根本上解決企業(yè)經(jīng)營中的不協(xié)調(diào)、不統(tǒng)一的問題。水利科技企業(yè)員工文化素質(zhì)總體較高,為企業(yè)文化建設(shè)創(chuàng)造了良好條件,選拔和培養(yǎng)誠信、正直的企業(yè)經(jīng)營者成為推動企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)鍵。優(yōu)秀的經(jīng)營者利用其人格魅力和影響力,能培養(yǎng)一批對工作認真負責(zé)、勤奮、正直、忠誠的員工,創(chuàng)造一個管理完善,控制有效,公平競爭、和諧向上的企業(yè)環(huán)境。通過營造一種符合本企業(yè)特點的文化氛圍,把剛性控制升華為以人為本的軟控制,把被動的監(jiān)控變?yōu)樽杂X的自我約束,利用價值評判來協(xié)調(diào)員工的行為,追求企業(yè)利益和員工利益的最大統(tǒng)一。(3)設(shè)置合理的組織機構(gòu)。完善的組織結(jié)構(gòu)是合理劃分權(quán)力與責(zé)任的前提,是保證企業(yè)整體協(xié)調(diào)和高效運作的關(guān)鍵。企業(yè)改制對原有結(jié)構(gòu)進行了全方位的調(diào)整,水利科技企業(yè)需要根據(jù)現(xiàn)有規(guī)模和業(yè)務(wù)流程,按照相互牽制、相互協(xié)調(diào)的原則,重新設(shè)置組織結(jié)構(gòu)。機構(gòu)設(shè)置既要避免機構(gòu)設(shè)置權(quán)力重疊,也要防止出現(xiàn)權(quán)力真空,使每項業(yè)務(wù)處理的各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的機構(gòu)負責(zé)。
建立內(nèi)控制度體系
(1)體系框架。根據(jù)水了科技企業(yè)業(yè)務(wù)特征,內(nèi)部控制制度體系的結(jié)構(gòu)可由業(yè)務(wù)、流程、授權(quán)和監(jiān)控4個方面組成。①業(yè)務(wù)。所謂業(yè)務(wù),是指水利科技企業(yè)為實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)而開展的基本活動。生產(chǎn)型水利科技企業(yè)的業(yè)務(wù)一般包括研究開發(fā)、生產(chǎn)制造、市場營銷、售后服務(wù)等;服務(wù)型水利科技企業(yè)的業(yè)務(wù)一般由科技開發(fā)、技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)等組成。不同企業(yè)或者同一企業(yè)的不同經(jīng)營者在業(yè)務(wù)確定上可能有不同選擇,但是都必須充分考慮企業(yè)戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)的要求,并兼顧未來一段時間企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展。②流程。所謂流程,是指為完成各類業(yè)務(wù)所需要的工作步驟或工作環(huán)節(jié)。例如為完成生產(chǎn)制造需要材料采購、原材料采購、加工生產(chǎn)、成品入庫存儲、成品包裝發(fā)運等流程;其中材料采購又可分為材料購買、運輸、質(zhì)檢、入庫、保管、出庫等流程。企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容的復(fù)雜程度和管理的粗細,將流程分成不同級次進行細化。③授權(quán)。所謂授權(quán),是指明確執(zhí)行每個流程任務(wù)的部門或成員。改制后的水利科技企業(yè)一般分為決策層、高層、中層、基層和現(xiàn)場五個層級,每個層級由若干部門組成、每個部門有若干成員。授權(quán)就是根據(jù)企業(yè)的管理層級和管理跨度,對流程確定的工作任務(wù)在各層級的部門及成員之間進行職責(zé)分工。④監(jiān)控。所謂監(jiān)控,是指對各層級及其成員依照授權(quán)對流程或業(yè)務(wù)的完成情況進行測試和評價,并根據(jù)測試和評價結(jié)果,對出現(xiàn)的偏差進行修正。概括地說,就是為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),首先確定基本業(yè)務(wù)活動,再將各項業(yè)務(wù)分解為具體流程,即構(gòu)成企業(yè)任務(wù)集合;通過授權(quán)將任務(wù)集合與組織機構(gòu)相關(guān)聯(lián);最后利用監(jiān)控對企業(yè)各項任務(wù)執(zhí)行和完成情況進行經(jīng)常性監(jiān)測,并根據(jù)偏差對業(yè)務(wù)、流程及授權(quán)方面進行及時修正,有效保證企業(yè)運行與企業(yè)目標(biāo)的一致性。
(2)風(fēng)險管理。通過風(fēng)險管理建立以風(fēng)險為導(dǎo)向的企業(yè)內(nèi)部控制制度。對業(yè)務(wù)、流程、授權(quán)、監(jiān)控4個方面進行全面系統(tǒng)地風(fēng)險分析和風(fēng)險評估,找出企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié),并對失控造成的損失進行分析和預(yù)測,進一步確定存在風(fēng)險的類型和級別。比較風(fēng)險損失與控制成本及企業(yè)對風(fēng)險的承受度,確定控制活動的重點領(lǐng)域及關(guān)鍵環(huán)節(jié)。以關(guān)鍵控制點為內(nèi)控制度制定的重點,結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點,設(shè)計企業(yè)內(nèi)控制度整體框架。一般而言,核心人才資源管理、科技和技術(shù)創(chuàng)新、成本控制、會計控制等是水利科技企業(yè)內(nèi)控制度管理的重要方面。
(3)控制活動。根據(jù)制度框架和風(fēng)險管理的要求,采取制定內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)、制度、政策等相應(yīng)的措施和行動,有效執(zhí)行關(guān)鍵控制點。在對現(xiàn)有制度進行整合和優(yōu)化的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)實際,制定和完善內(nèi)部控制活動的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)規(guī)章。根據(jù)企業(yè)在科技開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要業(yè)務(wù)流程或業(yè)務(wù)周期所需要的基本控制標(biāo)準(zhǔn)和要求,將內(nèi)部控制實施工作的進一步具體化,保障內(nèi)控制度有效執(zhí)行。
(4)體系評價。企業(yè)內(nèi)部控制屬于動態(tài)控制,需要根據(jù)內(nèi)外部情況的變化,及時進行調(diào)整和修正,內(nèi)部審計在這方面起到了非常重要的作用。獨立有效的內(nèi)部審計機構(gòu)和高素質(zhì)的內(nèi)部審計人員,既是內(nèi)部控制系統(tǒng)中重要的一個分支系統(tǒng),又是實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的重要手段,能為改進內(nèi)部控制提供建設(shè)性的意見。水利科技企業(yè)應(yīng)高度重視內(nèi)部審計工作,建立健全內(nèi)部審計制度,有效發(fā)揮內(nèi)部審計的職能作用。通過內(nèi)部審計對內(nèi)控體系開展經(jīng)常性的測試和評價,及時發(fā)現(xiàn)其制定和執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差,并根據(jù)對偏差的風(fēng)險評估,進行適當(dāng)?shù)男迯?fù)和調(diào)整,始終保持內(nèi)部控制體系與企業(yè)發(fā)展變化的動態(tài)平衡。
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