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【摘要】本文首先闡述了進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化管理的意義，然后對(duì)數(shù)字化背景下高校人事檔案管理面臨的困境進(jìn)行了分析，進(jìn)而對(duì)如何解決這些困境提出了幾點(diǎn)針對(duì)性的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案管理；數(shù)字化

隨著高校人事檔案管理工作的復(fù)雜化，數(shù)字化成為了高校人事檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要目標(biāo)。高校人事檔案數(shù)字化管理主要是指通過(guò)以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為依托的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案材料的數(shù)字化搜集、處理、存儲(chǔ)和利用等，改變傳統(tǒng)的手工管理模式，對(duì)人事檔案資源進(jìn)行數(shù)字化整合，進(jìn)而達(dá)到提升人事檔案數(shù)字化管理效率的目的。從目前的情況來(lái)看，高校在開(kāi)展人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中還面臨著一些困境，需要高校相關(guān)部門和人員采取積極有效的對(duì)策加以解決。下面就針對(duì)這一問(wèn)題展開(kāi)探討。

一、進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化管理的意義

在信息化時(shí)代，對(duì)高校人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理具有積極的意義。第一，開(kāi)展高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)有助于提高檔案管理工作效率。不同于傳統(tǒng)的手工管理方式，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠大大減輕工作人員的工作量，并節(jié)約大量的時(shí)間。工作人員只需將檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行數(shù)字化錄入就可以實(shí)現(xiàn)資源的長(zhǎng)期反復(fù)利用，既縮短了手工檢索時(shí)間，又有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的整體效率。第二，進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化管理有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合共享。在傳統(tǒng)的高校人事檔案手工管理工作中，由于工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，往往會(huì)造成人事檔案資料在收錄整理過(guò)程中出現(xiàn)重復(fù)或遺漏，而通過(guò)數(shù)字化管理能夠有效避免這類現(xiàn)象的發(fā)生，通過(guò)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠使人事檔案管理過(guò)程變得規(guī)范有序，實(shí)現(xiàn)包括人事信息、師資管理、教職工業(yè)績(jī)考核、薪酬管理等在內(nèi)的各模塊的有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和一致性。第三，進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化管理有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期保存。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是以紙質(zhì)資源為依托的，會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)期翻閱使用而造成檔案資源的損壞，不利于長(zhǎng)期保存。通過(guò)數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)高校人事檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)，使檔案文件在保存時(shí)間上更加長(zhǎng)遠(yuǎn)。

二、數(shù)字化背景下高校人事檔案管理面臨的困境

（一）技術(shù)還不成熟，后期維護(hù)困難。

目前制約高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵因素就是相關(guān)技術(shù)還不成熟，導(dǎo)致后期維護(hù)困難。高校人事檔案材料復(fù)雜多樣，包含了教職工的履歷、學(xué)歷、職稱、薪酬、職務(wù)變化等多項(xiàng)內(nèi)容，部分材料可能由于各種原因填寫(xiě)和保存的不夠規(guī)范，在進(jìn)行數(shù)字化錄入的時(shí)候往往會(huì)由于技術(shù)支持不到位造成錯(cuò)誤，或者一些圖像類的資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量不高，影響了數(shù)字化人事檔案資料的完整性和有效性。另外，由于高校教師在學(xué)歷、職稱等方面會(huì)發(fā)生變化，使得人事檔案信息具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，如果后期不能對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)地更新維護(hù)，非常不利于管理效率的提升。

（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者。

從目前的情況來(lái)看，很多高校都缺乏專業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人事檔案管理人員，大多都是由其他科教師來(lái)兼任的，他們?nèi)狈I(yè)的檔案數(shù)字化管理知識(shí)和技能，在工作中只能處理最簡(jiǎn)單和最基本的檔案管理查閱工作，計(jì)算機(jī)操作水平低，對(duì)于人事檔案信息資料的檢索、分類處理、數(shù)據(jù)分析等工作都不能勝任，缺乏現(xiàn)代化的人事檔案管理理念，難以滿足高校人事檔案數(shù)字化管理的需求。

三、數(shù)字化背景下加強(qiáng)高校人事檔案管理的對(duì)策

（一）建立高校人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。

為了提高高校人事檔案管理的有效性，學(xué)校有必要建立一套完善的數(shù)字化管理平臺(tái)，選擇或者開(kāi)發(fā)適合自身人事管理實(shí)際情況的檔案數(shù)字化管理軟件，保證軟件的規(guī)范性、兼容性和實(shí)用性，并且具備滿足高校人事檔案管理的基本功能需求，保證數(shù)字信息的暢通傳輸，從而提高檔案數(shù)字化管理效率。

（二）完善高校人事檔案數(shù)字化管理制度。

高效的人事檔案數(shù)字化管理工作需要一套完善的制度作為支撐和指導(dǎo)，這就需要高校根據(jù)自身的實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、管理制度等內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和完善，保障人事檔案數(shù)字化管理工作能夠按照流程和標(biāo)準(zhǔn)有序規(guī)范開(kāi)展。針對(duì)高校人事結(jié)構(gòu)相對(duì)復(fù)雜的狀況，學(xué)?？梢詫?duì)人事檔案進(jìn)行分級(jí)管理，明確各學(xué)院、各系科相關(guān)工作人員的職責(zé)權(quán)限，為人事檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性提供保障，實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案精細(xì)化和數(shù)字化管理。另外，人事檔案管理人員還可以將部分檔案信息直接發(fā)給教職工本人，讓他們通過(guò)登錄個(gè)人賬戶來(lái)進(jìn)行核對(duì)，進(jìn)而提高檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，檔案數(shù)字化管理的效率也從根本上得到提升。

（三）加強(qiáng)高校人事檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍建設(shè)。

針對(duì)目前高校人事檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，需要高校加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批滿足人事檔案數(shù)字化管理需求的高素質(zhì)人才。首先，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能的傳授和指導(dǎo)，不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)。其次，高校要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)操作技術(shù)等相關(guān)知識(shí)技能的培訓(xùn)，使其成長(zhǎng)為高素質(zhì)的檔案管理復(fù)合型人才，滿足新時(shí)期高校人事檔案數(shù)字化管理的需要?？傊?，高校人事檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜和專業(yè)的工作，通過(guò)數(shù)字化管理能夠有效提升人事檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)教職工檔案的長(zhǎng)期保存。

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作者：賈艷云 單位：沈陽(yáng)理工大學(xué)