文書檔案計算機管理利弊探討
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1.1具有一定的便捷性。
以前的文書檔案管理都是工作人員運用手寫來完成，這樣就要求工作人員的字跡工整清晰，即費時費力又容易出現(xiàn)錯誤，不能保證檔案中資料的可靠性和準(zhǔn)確性，這就大大增加了工作人員的壓力。在計算機信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，文書檔案管理中使用了計算機，這樣在資料的存儲和手機，文件的他類整理都非常地便捷。當(dāng)我們需要某些檔案資料時，不需要我們?nèi)シ窈竦臋n案袋，而是利在計算機相關(guān)內(nèi)容中輸入關(guān)鍵詞就可以找到相關(guān)的內(nèi)容。文書檔案管理中運用計算機，可以減少人員的工作量和避免錯誤的出現(xiàn)，對文件的編輯整理以及檔案分類都有了大大的提高，這是手工摘抄不能相比的，與此同時，計算機在文書檔案中的運用又提高了單位的科技含量，對單位的宣傳大有幫助。
1.2文書檔案中的相關(guān)內(nèi)容都可以和其他人相互共享。
在以前企業(yè)以及單位中還運用人工操作的時候，好多資源都不能使其有效的得到共享，這樣就造成了資源的浪費和閑置，不僅造成了成本的浪費還給企業(yè)得到有效信息增加了一定的難度。在檔案管理中使用了計算機信息技術(shù)以后，文書檔案管理已經(jīng)形成了一套完善有效的管理機制，在一些知名單位中已經(jīng)有了專門的管理制度，這樣就可以有效地對資源進(jìn)行管理和利用。隨著我國計算機信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和完善，文書檔案管理已經(jīng)變得原來越簡單了，同時達(dá)到了各個科室和部門的資源共享，可以有效地對檔案信息的使用和查詢。
1.3文書檔案中運用計算機信息技術(shù)可以有效提高管理質(zhì)量。
在文書檔案中運用計算機信息技術(shù)，可以使檔案管理人員不必去查找厚厚的檔案袋，使用計算機輸入關(guān)鍵詞就可以準(zhǔn)確有效地查找到自己想要的檔案資料，提高了工作效率和質(zhì)量，同時如果需要查閱資料，不必翻找原始紙質(zhì)資料，可以在計算機上直接閱讀，這樣就避免人與檔案原件的直接接觸，對原件的保護(hù)起到了一定的作用。
二、計算機一體化文書檔案管理存在的問題
2.1保密性隱患是文書檔案計算機管理中的一大問題。
自從文書檔案管理中運用計算機信息技術(shù)以后，管理工作就發(fā)生了很多的變化，從而就使文書檔案的固定管理機制發(fā)生了實質(zhì)性的變化，這樣就使文書檔案管理的保密性受到了很大的沖擊。企業(yè)單位的檔案資料就很容易修改，而且在出現(xiàn)改動和變化后不留下任何的痕跡。一些安全軟件就注意到了這一點，在很大程度上避免不相關(guān)的人員對文書檔案資料進(jìn)行修改，但是這種檔案管理中出現(xiàn)的改動機率是比原始的手工檔案管理要多很多，這樣檔案的安全性就不能得到保障。
2.2網(wǎng)絡(luò)安全隱患也是計算機一體化文書檔案管理中的又一大問題。
隨著我國計算機網(wǎng)絡(luò)用戶的不斷增加，文書檔案管理中的計算機應(yīng)用就出現(xiàn)了很多的安全隱患，我們普遍的認(rèn)為，構(gòu)成對文書檔案管理出現(xiàn)安全隱患的問題一般是計算機感染病毒、黑客對文書檔案資料的惡意修改和刪除等。
三、對計算機一體化文書檔案管理漏洞的一些應(yīng)對方法
完善計算機信息一體化的管理制度和機制，通過掌握和了解電子文件的具體特點和特征，對各部分的環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的解析，從檔案資料的管理入手，確保文書檔案資料的可靠性和真實有效性。企業(yè)單位要注重計算機信息一體化文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全問題，在計算機內(nèi)不設(shè)定有效的安全防火墻，增強文書檔案管理的安全性。企業(yè)單位要經(jīng)常對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行有效科學(xué)的相關(guān)技能培訓(xùn)，增強其綜合素質(zhì)，通過改善管理機制。
四、結(jié)語
綜上所述，文書檔案管理中的計算機信息技術(shù)的應(yīng)用還有很長路要走，要根據(jù)相關(guān)的情況作出有效的判斷，從全面出發(fā)確保計算機網(wǎng)絡(luò)安全，使得文書檔案管理的真實性和有效性得到保障，使計算機在文本檔案管理中得到很好的運用，提高工作效率。
作者：羅碧波 單位：陜西省科技資源統(tǒng)籌中心
