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【摘要】圖書館作為一個(gè)專門收集、整理、保存、傳播文獻(xiàn)并提供利用的科學(xué)、文化、教育機(jī)構(gòu),是人們獲取知識的主要來源之一。同時(shí),數(shù)據(jù)庫的管理和開發(fā)是一項(xiàng)重要內(nèi)容,在教學(xué)實(shí)踐中占有十分重要的地位。本文通過對圖書管理系統(tǒng)的決定因素和現(xiàn)代化程度標(biāo)準(zhǔn)的研究,便于對圖書管理系統(tǒng)有整體的了解和認(rèn)識,以此促進(jìn)管理系統(tǒng)的教學(xué)實(shí)踐。

【關(guān)鍵詞】圖書館;管理系統(tǒng);現(xiàn)代化

一、圖書館管理系統(tǒng)應(yīng)用的必要性

過去,大多數(shù)學(xué)校圖書館都是封閉式管理,通過卡片登記借閱信息,只能實(shí)現(xiàn)有限的流通,有的甚至不能正常對學(xué)生開放,使得圖書館不能發(fā)揮應(yīng)有的作用;即使是實(shí)現(xiàn)了正常流通的,也不能提供領(lǐng)導(dǎo)管理上需要的各種信息如本館各種資料分布及借閱(流通)情況。

目前,我國學(xué)校圖書館辦館的要求及領(lǐng)先標(biāo)志就是藏書全部開放,師生共享開架借閱。這種借閱方式是當(dāng)前適合我國國情的發(fā)揮圖書館應(yīng)有作用的最佳方式,也是素質(zhì)教育的最好體現(xiàn)。它充分發(fā)揮了圖書館的功效,最大限度地為讀者服務(wù),這也是圖書館自動(dòng)化管理的最終目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),必須有現(xiàn)代化的管理手段和管理體制。為此,各地教育主管部門都逐步提出學(xué)校要采用圖書館管理系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)人工管理達(dá)不到的一些功能并發(fā)揮圖書館的最大效益。而隨著越來越多的學(xué)校采用了現(xiàn)代化的管理軟件進(jìn)行管理,進(jìn)一步提升了學(xué)校管理的現(xiàn)代化水平,從而在競爭中處于有利位置,也對其他兄弟學(xué)校起到了示范和促進(jìn)作用。自身發(fā)展的需要和上級部門的要求以及競爭的需要決定了學(xué)校采用圖書館管理系統(tǒng)的必要性。

以計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、通訊技術(shù)為主要內(nèi)容的現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,使人類進(jìn)入了一個(gè)嶄新的信息時(shí)代。作為信息資源存儲(chǔ)、傳遞的專業(yè)機(jī)構(gòu),圖書館如何在新的技術(shù)條件下,適應(yīng)形勢發(fā)展,發(fā)揮自身優(yōu)勢,開拓信息渠道,更好地為用戶服務(wù),是一個(gè)新課題。也必將對現(xiàn)有的圖書館產(chǎn)生全面而深遠(yuǎn)的影響。因此,正確認(rèn)識信息時(shí)代對圖書管理工作的要求,使圖書館工作變得更加便利和高效,使資源共享更容易實(shí)現(xiàn),為讀者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)十分重要。

在信息時(shí)代,各種冠以“數(shù)字圖書館”之類說法的圖書館現(xiàn)代化論斷到處可見。那么什么是圖書館的現(xiàn)代化呢?判斷一個(gè)圖書館的現(xiàn)代化程度,應(yīng)該從圖書館最本質(zhì)的特性判斷。圖書館具有信息資源的收集保存、加工整理并使之有序化及傳遞信息資源的功能。這一點(diǎn)是書店和網(wǎng)站都無法做到的,也是圖書館最本質(zhì)的特性,是圖書館賴以生存的基礎(chǔ)。判斷圖書館的現(xiàn)代化程度,也應(yīng)該從這個(gè)最本質(zhì)的特性來判斷。

二、成熟的圖書管理系統(tǒng)決定因素

任何一套圖書館管理系統(tǒng)至少必須具備這樣一些功能:對圖書進(jìn)行編目也就是采集信息并上架、圖書檢索(查找)、圖書流通(借還)。然而僅僅有這些功能是不能稱為真正的現(xiàn)代化的管理型圖書館管理系統(tǒng)的。筆者認(rèn)為,一套系統(tǒng)是否成熟還決定于以下幾個(gè)方面:

1、符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)

例如教育部最新頒布的《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)范、我國圖書館界通用的CNMARC格式標(biāo)準(zhǔn)、目前通用的《中圖法四》等。

《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》的頒布將為教育部門對教育數(shù)據(jù)進(jìn)行總體的規(guī)劃和組織,建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)提供有力的技術(shù)保證;它將帶動(dòng)教育管理信息存儲(chǔ)、訪問、更新、傳遞方式的變革,進(jìn)一步減輕學(xué)校人力資源和財(cái)政管理的負(fù)擔(dān)。

CNMARC是在UNI-MARC(國際通用MARC)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的,它有479個(gè)字段,這些字段是針對能著錄多種文獻(xiàn)類型及多文種文獻(xiàn)而制定的,數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)復(fù)雜繁多,使用時(shí),用其所有字段,只需結(jié)合著錄的文獻(xiàn)類型與文種等實(shí)際情況選擇適用的機(jī)讀目錄格式字段形成數(shù)據(jù)。

中圖法全稱是《中國圖書館分類法》,是我國建國后編制出版的一部具有代表性的大型綜合性分類法。其編制始于1971年,先后出版了四版。自1999年第四版起更名為《中國圖書館分類法》,簡稱不變,英文譯名為ChineseLibraryClassification,英文縮寫為CLC。由于國家圖書館1975年以后的文獻(xiàn)(善本除外)都采用中圖分類法,館藏目錄檢索系統(tǒng)也提供“中圖分類號”檢索字段,了解中圖分類法有助于讀者準(zhǔn)確地查詢到需要的文獻(xiàn)資源

2、開發(fā)工具及所采用的數(shù)據(jù)存放格式要求先進(jìn)

有些人認(rèn)為只要看看功能和界面是否令人滿意就行了,其他的與我們沒有多少關(guān)系,實(shí)際上開發(fā)工具及方式和數(shù)據(jù)格式的存放方式?jīng)Q定了系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能以及未來的可升級維護(hù)性。目前國內(nèi)絕大多數(shù)系統(tǒng)在Windows下運(yùn)行,最先進(jìn)流行的開發(fā)工具是美國Borland公司的Delphi及Microsoft公司的VC++,后臺(tái)數(shù)據(jù)庫一般采用微軟的SQLServer或Sybase大型數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品。

3、功能是否強(qiáng)大

目前,一般主流的系統(tǒng)包括系統(tǒng)管理、讀者管理、編目、流通、統(tǒng)計(jì)、查詢等功能。比較先進(jìn)的能夠在一個(gè)界面下實(shí)現(xiàn)圖書、音像、期刊的管理,設(shè)置假期、設(shè)置暫離鎖(提高安全性)、暫停某些讀者的借閱權(quán)、導(dǎo)入導(dǎo)出讀者、交換MARC數(shù)據(jù)、升級輔助編目庫等。此外,由于學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)的逐步建立,一個(gè)完善的系統(tǒng)還應(yīng)提供無縫接入校園網(wǎng)的WEB功能,通過IE瀏覽器讓讀者使用借閱資料查詢、更換密碼、預(yù)約、資料檢索等功能。有些系統(tǒng)還能提供讀者自助服務(wù),可以開放一些客戶機(jī)讓讀者自行管理密碼、查詢自己的借閱史、預(yù)約資料、檢索資料等。

4、要有足夠的安全性

安全性一般涉及到操作權(quán)限控制和數(shù)據(jù)自動(dòng)備份兩方面。主流系統(tǒng)都實(shí)現(xiàn)了由管理員分配各操作員可使用的功能并設(shè)置其密碼,各操作員均需先登錄系統(tǒng)然后再操作各種允許使用的功能。一個(gè)完善的系統(tǒng)還應(yīng)對各操作員的登錄、退出及重要操作記錄在操作日志中。同時(shí)還應(yīng)提供完善的自動(dòng)備份服務(wù),以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全自動(dòng)按計(jì)劃備份,從而最大限度地保障您的數(shù)據(jù)安全。

5、要有足夠大的輔助編目庫

在對圖書進(jìn)行編目也就是信息采集時(shí),如果我們通過掃描圖書的ISBN號條碼就能得到大多數(shù)書的書名、作者、出版社等各種標(biāo)準(zhǔn)信息,則我們的編目準(zhǔn)確性和效率將會(huì)得到極大的提高。這就要求有一個(gè)比較完善的準(zhǔn)確的輔助編目庫。這也是一個(gè)容易被學(xué)校忽視而軟件開發(fā)商有意回避的問題。

6、要具有完善的規(guī)則

除了能夠設(shè)置讀者的借閱規(guī)則外,還應(yīng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)一些圖書館界通用的管理規(guī)則,例如有在借資料的讀者是不能被刪除的,有以下情況的讀者是不能借閱的:某類書的借閱數(shù)已達(dá)到最大值、有超期資料、有未繳罰款、被暫停借閱等。

7、簡單易用

一個(gè)好的系統(tǒng)應(yīng)具有清楚的操作界面,最簡化的操作過程。日常工作中操作員通過手持式條碼閱讀器應(yīng)該可以完成絕大部分工作。需要注意的是有些系統(tǒng)將精力花在華麗的界面上,而忽視了用戶真正需要的是實(shí)用的完善的功能。

8、有先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)

當(dāng)前主流系統(tǒng)采用客戶機(jī)服務(wù)器(Client/Server)+瀏覽器/服務(wù)器(Browser/Server)模式,所有信息均存放在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上,各客戶機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器通訊,WEB服務(wù)通過ADO模型訪問數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)與應(yīng)用安全地隔離,可確保數(shù)據(jù)存放的安全性。當(dāng)然在具體選擇中還需考慮是否得到主管部門例如省電教館等推薦及性價(jià)比等。

隨著數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展,人類正邁向一個(gè)以數(shù)字化技術(shù)革命為中心的新時(shí)代。這一新時(shí)代最明顯的特征便是全球范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)革命。這場革命催生出的數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò),大大改善了我們所處的信息環(huán)境,信息的類型和形式變得更加復(fù)雜,人類信息傳播的途徑及獲取信息的方法,都發(fā)生了前所未有的變化,它不僅改變了圖書館信息服務(wù)的方式,同時(shí)也對圖書館的情報(bào)用戶提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

三、圖書管理系統(tǒng)現(xiàn)代化程度的標(biāo)準(zhǔn)

1、信息資源收集的現(xiàn)代化

現(xiàn)代社會(huì)信息資源豐富,信息污染也很嚴(yán)重,給圖書館信息資源的收集帶來了極大麻煩。傳統(tǒng)圖書館時(shí)期,由于各種信息資源極大部分由正規(guī)渠道獲得,經(jīng)過圖書期刊編輯人員的認(rèn)真校對,信息質(zhì)量相對可靠。而現(xiàn)代化信息的載體以及出版發(fā)行方式發(fā)生了很大變化,各種光盤、印刷品、網(wǎng)上信息、聲像讀物等良莠不齊。這就要求圖書館采編人員掌握多方面的信息源,運(yùn)用現(xiàn)代化的各種手段,對各種信息做出盡可能正確的判斷

2、信息加工整理的現(xiàn)代化

在傳統(tǒng)圖書館時(shí)期,文獻(xiàn)資源的分類加工整理比較簡單,所揭示的文獻(xiàn)信息深度有限,對文獻(xiàn)的內(nèi)在性質(zhì)、內(nèi)容的揭示基本沒有。圖書館應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類編目,給文獻(xiàn)內(nèi)容的揭示帶來了一定的改進(jìn),但無實(shí)際性的改革。計(jì)算機(jī)所具有的快速處理數(shù)據(jù)的能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮出來。信息加工的目的是為了使信息資源有序化,以便于更好地查找和使用文獻(xiàn)信息,如果在文獻(xiàn)信息加工整理上不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范,圖書館現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)就不存在

3、圖書館服務(wù)的現(xiàn)代化

服務(wù)是圖書館的生命。圖書館所做的一切工作,只有一個(gè)目的,就是做好圖書館的讀者服務(wù)工作。服務(wù)的現(xiàn)代化包括兩個(gè)方面,一是圖書館工作人員服務(wù)的現(xiàn)代化,二是服務(wù)手段的現(xiàn)代化。

觀念的現(xiàn)代化要求我們改變原來重管理輕服務(wù)的思想,把以讀者為中心真正落到實(shí)處,發(fā)揮圖書館工作人員的主觀能動(dòng)性,積極收集各種文獻(xiàn)信息資源。在現(xiàn)代化圖書館時(shí)期,判斷一個(gè)圖書館的大小是以圖書館獲取信息的能力,提供服務(wù)的能力來決定的由于現(xiàn)代化的圖書館是一個(gè)有機(jī)的網(wǎng)絡(luò),各種信息資源許多都是公開的、共享的.只要有一定的專業(yè)技能和一切以讀者為中心的服務(wù)觀念,圖書館的服務(wù)工作可以比傳統(tǒng)時(shí)期有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

判斷服務(wù)手段的現(xiàn)代化也應(yīng)該用“一切以讀者為中心”這一圖書館的服務(wù)宗旨來判斷。如果圖書館提供的文獻(xiàn)資源必須使用電腦才能得到,這對讀者來說就是服務(wù)不好,因?yàn)樗囊鬀]有得到滿足?，F(xiàn)代化服務(wù)手段真正的含義應(yīng)該是圖書館根據(jù)讀者不同需要,提供適合各種不同類型的服務(wù)方式。

總之,我們通過對圖書管理系統(tǒng)的分析,對管理系統(tǒng)在其他情況下的應(yīng)用,有了一個(gè)基礎(chǔ)性的了解與掌握。同時(shí),對熱門圖書的科學(xué)管理,進(jìn)一步提高其利用率,不斷滿足讀者日益旺盛的閱讀需要,有著十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

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