高校檔案管理創(chuàng)新論文
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隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，教育越來越受到重視。高校數(shù)量在近幾年呈現(xiàn)出迅速增長趨勢，學(xué)生和教職員工的數(shù)量也成倍增長，這為高校檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案除了具有原始記錄性、信息性以及價(jià)值性等所有檔案的共同點(diǎn)外，還有著成套性和專業(yè)性等獨(dú)有特點(diǎn)。一般說來，高校檔案管理隸屬于學(xué)校的一個(gè)服務(wù)性質(zhì)科室，其主要職責(zé)是為學(xué)校服務(wù)、配合學(xué)校工作，而無決策職能。目前高校檔案管理存在資源不足和浪費(fèi)現(xiàn)象，由于盲目追求全面收藏而忽略應(yīng)用性所造成的被動服務(wù)局面、以及嚴(yán)重缺乏溝通的工作過程，對檔案文獻(xiàn)等都造成了極大的浪費(fèi)。盡管檔案管理科室收藏有學(xué)校大部分的文獻(xiàn)資源，但依然無法將全部文獻(xiàn)資源收藏齊全，導(dǎo)致使用者在使用過程中感到館藏資源缺乏。由此可見，封閉的自我收集式檔案管理工作方式很難滿足用戶的信息需求。另外，目前的高校檔案管理評價(jià)體系相對松散，其嚴(yán)謹(jǐn)程度有待提高，并且通過對管理水平的評價(jià)就能夠判定檔案管理工作質(zhì)量。結(jié)合時(shí)展需求，對檔案館管理水平的評價(jià)已不僅僅局限于場所、設(shè)備及館藏因素，而應(yīng)該著重衡量檔案科室對資源的開發(fā)利用程度以及其服務(wù)效果。檔案管理隊(duì)伍中嚴(yán)重缺乏專業(yè)人才也是高校檔案管理工作的現(xiàn)狀之一，目前高校的在職檔案工作團(tuán)隊(duì)多由非專業(yè)人員組成，這就難以打造一支政治過強(qiáng)、業(yè)務(wù)精銳、作風(fēng)端正、工作踏實(shí)且紀(jì)律嚴(yán)明的專業(yè)隊(duì)伍，并且高校對檔案干部終身教育體系建設(shè)的忽視使現(xiàn)職檔案人員在文化和專業(yè)素養(yǎng)上的提高也十分緩慢。
2高校檔案管理中存在的問題分析
檔案管理工作是保證檔案記錄真實(shí)性、連續(xù)性和完整性的可靠保證。隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，其管理理念、控制手段以及技術(shù)設(shè)備等方面都發(fā)生了很大變革，但是高校在硬件設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求還有一定差距。
2.1檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，歸檔質(zhì)量低
在現(xiàn)實(shí)檔案建立過程中，由于檔案員的檔案管理意識較差而使檔案存在許多問題。首先，歸檔文件的內(nèi)容質(zhì)量低，其真實(shí)性有待商榷，許多材料也不符合歸檔要求；其次是文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一，甚至所填寫的字跡不規(guī)范、不夠清晰等；再者，檔案部門的自我要求不高，未能及時(shí)有效地向檔案管理人員進(jìn)行工作約束，造成一些檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，存在“重成效，輕檔案”的思想；最后，由于未及時(shí)移交資料而造成的資料不完整現(xiàn)象，也對檔案歸檔質(zhì)量具有一定的影響。
2.2由于缺乏有效管理機(jī)制而造成管理偏差
高校建設(shè)中，一些項(xiàng)目通常樣要經(jīng)過漫實(shí)施過程才能完成，所以導(dǎo)致項(xiàng)目文件資料形成具有涉及單位多、周期長且專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，這就極大地增加了檔案資料搜集和整理難度。由于資料從產(chǎn)生到歸檔經(jīng)歷了相當(dāng)長的時(shí)間和環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)的差錯都會直接影響檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確性，而現(xiàn)實(shí)中缺乏有效的管理機(jī)制，使高校檔案管理工作具有一定的偏差。
3加強(qiáng)高校檔案管理工作的重要意義
3.1高校檔案管理工作對培養(yǎng)學(xué)生起到重要作用
教書育人，為國家培養(yǎng)人才是各高校的根本任務(wù)，是一切高校工作的終極目標(biāo)，檔案管理工作也服務(wù)于此。高校檔案在高校從事招生、教學(xué)、科研以及管理等活動中直接形成，它反映了高校的歷史發(fā)展，是高校優(yōu)秀文化的積淀，更是寶貴的思想財(cái)富和智慧源泉。檔案中蘊(yùn)藏著教學(xué)、科研、管理等重要文獻(xiàn)，記載著學(xué)生各方面的成長過程，由此可見，檔案工作能促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)積極性并有效提高其綜合素質(zhì)。
3.2學(xué)生檔案能夠?qū)W(xué)生推向市場，起到證明作用通
過將高校學(xué)生的專業(yè)知識水平、社會實(shí)踐以及其他優(yōu)秀綜合素質(zhì)納入學(xué)生檔案范疇，并結(jié)合社會單位的用人特點(diǎn)來及時(shí)調(diào)整檔案存放形式與內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案收集與人才培養(yǎng)模式改革，并與就業(yè)市場需求及時(shí)進(jìn)行對接。此外，針對學(xué)生就業(yè)過程中的一些負(fù)面現(xiàn)象，招聘單位往往通過對應(yīng)聘者提出資料證明文件要求，來建立彼此間的信任。這時(shí)，檔案就能繼畢業(yè)證、學(xué)籍卡等證件之外來幫助畢業(yè)生順利就業(yè)。
3.3良好的檔案工作能夠在宣傳學(xué)校的同時(shí)提高學(xué)生就業(yè)機(jī)會
高校檔案通常以學(xué)習(xí)優(yōu)勢與特色等為依托，協(xié)助其他部門做好宣傳工作，并通過可靠的事實(shí)與準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來協(xié)助對外宣傳工作，以提高學(xué)校社會地位。
4高校檔案管理創(chuàng)新方法研究
鑒于檔案工作的基礎(chǔ)性與服務(wù)性作用，應(yīng)從以下方面來進(jìn)行管理與改進(jìn)，從而使高校檔案工作能夠提升到新高度。
4.1加強(qiáng)檔案創(chuàng)新管理意識，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識
由于長久以來多數(shù)的高校領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案管理工作重要性認(rèn)識較淺，而未樹立明確的檔案意識。隨著信息化發(fā)展，檔案作為重要信息資源在高校的發(fā)展中起著重要作用，這就要求檔案管理人員要著眼于圖書、檔案、各種計(jì)劃總結(jié)和報(bào)表等顯性知識。因此，在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，通過切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念并強(qiáng)化信息意識，來促進(jìn)高校檔案整體工作的實(shí)施。
4.2引進(jìn)人本管理理念并加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
加強(qiáng)人本管理，調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性能夠推動其改革與創(chuàng)新。強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，將高校檔案工作推向一個(gè)新臺階，優(yōu)化組合館藏資料、提高檔案利用率、強(qiáng)化信息技術(shù)利用以及運(yùn)用檔案管理軟件來加強(qiáng)信息資源建設(shè)并開展資源整合。另外，實(shí)行全員聘任競爭上崗制度，區(qū)別崗位工資待遇來調(diào)動檔案管理者的主觀能動性與積極性，以期能夠提升整體人員的專業(yè)素養(yǎng)。對在職檔案管理者進(jìn)行定期的在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育，保證其專業(yè)知識及時(shí)更新與擴(kuò)充，同時(shí)還應(yīng)鼓勵管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)深造，最終使高校檔案管理水平得到關(guān)鍵性提高。
4.3加強(qiáng)高校檔案系統(tǒng)管理，注重檔案設(shè)備配置高
校檔案管理應(yīng)采取集中存放、統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)的方式，以達(dá)到共享信息安全要求。在數(shù)據(jù)管理安全方面，錄入數(shù)據(jù)要進(jìn)行有效性檢驗(yàn)，建立完善的數(shù)據(jù)備份和歸檔制度、系統(tǒng)管理員責(zé)任制度、關(guān)鍵程序的管理制度和服務(wù)器機(jī)房的管理制度；系統(tǒng)管理安全則通過對信息服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全和應(yīng)用程序安全等多層安全機(jī)制來保證。另外還需注重檔案設(shè)備配置的更新力度，這能在極大程度上確保檔案創(chuàng)新管理工作的質(zhì)量與效率。
4.4加強(qiáng)高校檔案管理的安全意識
通過提高檔案管理者在收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用等環(huán)節(jié)中的安全防范意識，確保高校檔案資料的安全性與完整性。對現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)與安全軟件升級，也能夠有效地保證檔案管理工作的安全。對檔案資料進(jìn)行科學(xué)儲藏與保護(hù)，新型電子檔案載體則要做好防水防劃防磁場工作，以保證檔案資料能夠持久完整的保存?？傊?，高校檔案創(chuàng)新發(fā)展在整個(gè)高校運(yùn)行中承擔(dān)重要角色，其在一定程度上促進(jìn)了高校的進(jìn)步與發(fā)展。因此，在新時(shí)期要通過加強(qiáng)檔案管理模式創(chuàng)新，來提升檔案工作水平，以達(dá)到與高校共同進(jìn)步并發(fā)展的目標(biāo)。
作者：白敏單位：寶雞文理學(xué)院
