前言：本站為你精心整理了高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及策略范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：文章首先分析了高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，然后提出了改善高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀的策略，包括與時(shí)俱進(jìn)，敢于創(chuàng)新；普及教學(xué)檔案管理知識，提高重視度；加強(qiáng)教學(xué)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)；制定教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，明確分類，優(yōu)化管理。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案管理；信息化

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)、教學(xué)管理和教學(xué)科研等活動中形成的有保存價(jià)值的文檔、圖表、聲像等不同形式的教學(xué)材料，是學(xué)校檔案的主體，也是了解教學(xué)內(nèi)容、做好教學(xué)評估、提高教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)和支撐材料。

一、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）用于教學(xué)檔案管理的場地和設(shè)施條件不足

教學(xué)檔案的保管主要以紙質(zhì)檔案和實(shí)體保管形式為主，辦公場地有限，未建設(shè)有專門的教學(xué)檔案儲存室供各教學(xué)單位存儲教學(xué)檔案。目前，學(xué)校教學(xué)檔案管理工作主要以人工檔案管理方式進(jìn)行，缺乏自動化、信息化管理。在教學(xué)檔案管理過程中，各教學(xué)單位大多將教學(xué)文檔材料存放在行政人員的辦公室，如放在文件盒、檔案袋、收納盒、鐵柜等。隨著師生人數(shù)增加、時(shí)間推移，有些辦公室已經(jīng)沒有足夠空間擺放柜子，使得有些材料甚至沒有封裝，就直接擺放在辦公桌周邊。

（二）重視程度不夠

從學(xué)生層面來看，教師在課程教學(xué)過程中，給學(xué)生布置的課后實(shí)踐或?qū)嶒?yàn)項(xiàng)目，學(xué)生時(shí)常漏交實(shí)踐報(bào)告或是實(shí)驗(yàn)日志，抑或是單純應(yīng)付式地從網(wǎng)上摘抄內(nèi)容，這都使教師無法對學(xué)生的實(shí)踐和實(shí)驗(yàn)?zāi)芰M(jìn)行評估，更無法明晰學(xué)生對專業(yè)知識的掌握程度，即學(xué)生全體對教學(xué)檔案的不重視，使檔案不能發(fā)揮其最大的效用。從教師層面來看，教師因各種原因遲交或漏交教學(xué)方案計(jì)劃表、期末教學(xué)總結(jié)材料、期末考試試卷質(zhì)量分析材料等，教師群體對檔案材料的上交時(shí)間缺乏重視，延誤了教學(xué)材料歸檔的時(shí)期，長此以往，使教學(xué)檔案不完整，很大程度上影響后期教學(xué)評估工作的開展。另一方面，各教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)因事務(wù)繁忙，通常易忽略對本單位教學(xué)檔案管理工作的詳細(xì)部署，未對本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行逐層分工和明確各種教學(xué)檔案管理的負(fù)責(zé)人，造成辦公室內(nèi)存在不同崗位的管理人員之間相互推諉的現(xiàn)狀。

（三）缺乏專業(yè)的教學(xué)檔案管理員隊(duì)伍

高校普遍并未設(shè)立專人或?qū)徆芾斫虒W(xué)檔案，教學(xué)檔案管理人員大多由非專業(yè)人員兼任?，F(xiàn)今，科班出身的檔案管理人員匱乏，各教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理工作默認(rèn)由教學(xué)秘書兼任，因此在管理過程中，普遍存在對教學(xué)檔案歸檔精力不足、方式方法不嚴(yán)謹(jǐn)、缺乏管理經(jīng)驗(yàn)等問題。隨著時(shí)間的推移，使教學(xué)檔案存在缺損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）缺少教學(xué)檔案管理規(guī)章制度

在教學(xué)檔案管理方面，學(xué)校尚未建立明確的管理規(guī)章制度，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、分類形式、保存年限、存檔時(shí)間等鮮有作出明確的規(guī)定和指示。例如，在教學(xué)單位的評優(yōu)指標(biāo)或是相應(yīng)管理人員的考核制度中，缺乏對教學(xué)檔案管理工作的體現(xiàn)。再如，每當(dāng)學(xué)校下達(dá)教學(xué)檢查通知、開展教學(xué)評估或?qū)W位評估時(shí)，各教學(xué)單位才加班加點(diǎn)地急忙歸檔。以上現(xiàn)狀都反映了高校在教學(xué)檔案管理工作方面缺少規(guī)章制度約束，基本上局限于應(yīng)付式的任務(wù)管理狀態(tài)。

二、改善高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀的策略

（一）與時(shí)俱進(jìn)，敢于創(chuàng)新

高校應(yīng)加大對教學(xué)檔案管理的經(jīng)濟(jì)投入，在教學(xué)檔案管理過程中，做到與時(shí)俱進(jìn)，敢于創(chuàng)新。第一，高校應(yīng)建立專門的教學(xué)檔案儲存室，配備充足檔案柜、檔案盒、目錄夾、照片檔案冊、塑料標(biāo)貼、檔案裝訂夾等基礎(chǔ)設(shè)施，為各教學(xué)單位提供充裕的存放空間和條件。第二，本著安全、完整、科學(xué)、規(guī)范的原則，高校應(yīng)創(chuàng)新管理手段，如引進(jìn)安全系數(shù)高、容量大的電子存儲設(shè)備或軟件等，充分借助信息化管理技術(shù)，推動高校教學(xué)檔案管理方式由紙質(zhì)檔案和實(shí)體保管逐步向電子檔案和數(shù)字化存儲轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，提高管理教學(xué)檔案的效率[1]。

（二）普及教學(xué)檔案管理知識，提高重視度

第一，高校應(yīng)邀請教學(xué)檔案管理專家來學(xué)校開展講座，加強(qiáng)教職工教學(xué)檔案管理知識和技巧方面的培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任意識，使其充分認(rèn)識教學(xué)檔案在教學(xué)評估中的重要性。第二，高校應(yīng)開展教學(xué)檔案管理知識競賽，充分調(diào)動教職工和學(xué)生在教學(xué)檔案管理工作中的積極性和主觀能動性[2]。只有各教職工和學(xué)生從主觀上深刻認(rèn)識教學(xué)檔案的重要性，才能在整理和歸檔教學(xué)材料的過程中，保持檔案的系統(tǒng)性、真實(shí)性、科學(xué)性。

（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)

第一，高校應(yīng)選拔掌握良好信息技術(shù)、具有一定檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)的教職工擔(dān)任教學(xué)檔案管理員，確保其具有較強(qiáng)的檔案管理能力和業(yè)務(wù)水平[3]，將教學(xué)檔案管理工作真正做到精細(xì)化、規(guī)范化，達(dá)到事半功倍的效果。第二，各教學(xué)單位之間相互學(xué)習(xí)和借鑒檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)加強(qiáng)與其他高校的交流，學(xué)習(xí)對方優(yōu)秀的教學(xué)檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，檔案管理員再結(jié)合所在教學(xué)單位的實(shí)際情況，不斷完善和規(guī)范自身的教學(xué)檔案管理工作流程和模式。

（四）制定教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，明確分類，優(yōu)化管理

第一，教學(xué)檔案管理規(guī)章制度應(yīng)對不同類型的教學(xué)檔案的規(guī)格、保存年限、分類方式和范圍等做出嚴(yán)格規(guī)定，并以《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》為依據(jù)，遵循系統(tǒng)性、科學(xué)性和規(guī)范性的原則，結(jié)合高校自身的實(shí)際情況，制定和健全適合本校發(fā)展的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度。第二，高校應(yīng)結(jié)合本科教學(xué)評估指標(biāo)，創(chuàng)建教學(xué)檔案與教學(xué)評估資料一體化的管理模式。這有助于二者內(nèi)容有效銜接和融合，避免出現(xiàn)檔案不全面或是文檔材料重復(fù)性堆積的情況[4]。在教學(xué)檔案管理過程中，大體上可將教學(xué)檔案分為五大類：第一大類是教務(wù)學(xué)籍，主要包含教學(xué)運(yùn)行、期末考試、學(xué)生學(xué)籍等相關(guān)材料；第二大類是學(xué)位類，主要包含學(xué)生獲得學(xué)位名單、學(xué)位委員會會議記錄、學(xué)位委員會表決票等；第三大類是實(shí)踐教學(xué)，主要包含實(shí)驗(yàn)教學(xué)、社會實(shí)踐、專業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文、專業(yè)學(xué)科競賽等相關(guān)的材料；第四大類，教學(xué)評估（教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控）：主要包含教學(xué)單位巡課和聽課記錄、期中教學(xué)檢查、師生網(wǎng)上評價(jià)、巡考記錄、期末總結(jié)、教師授課、教學(xué)研討活動等方面的材料。材料歸檔時(shí)，高校要根據(jù)以上各大類中的詳細(xì)內(nèi)容，制定出二級類目錄和標(biāo)簽，做到層層細(xì)化，直觀明了，方便查找。第三，高?？蓪⒔虒W(xué)檔案管理工作納入教學(xué)單位的評優(yōu)指標(biāo)里，責(zé)任到人，使各教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)教學(xué)檔案管理人員從思想上重視起來，充分挖掘教學(xué)檔案資源的價(jià)值。

三、結(jié)語

高校應(yīng)正確認(rèn)識和分析教學(xué)檔案管理面臨的現(xiàn)狀及問題，充分借助信息化管理技術(shù)，改進(jìn)傳統(tǒng)的工作思路和方式，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔信息向電子檔案信息轉(zhuǎn)變，提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作效率[5]。同時(shí)高校要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)、制定和健全教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，以輔助高校教學(xué)發(fā)展和變革。

參考文獻(xiàn)：

[1]洪雯雯.淺談民辦高校如何規(guī)范檔案管理:基于本科教學(xué)評估[J].才智,2017(33):53.

[2]郭蓉.探究高校教學(xué)檔案管理在本科教學(xué)評估中的應(yīng)用[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào),2019(1):61.

[3]許煥春,黃元東.高校教學(xué)評估促進(jìn)教研室教學(xué)資料歸檔的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(8):67.

[4]瞿翠玲,徐琪,黃菊,等.教學(xué)評估視閾下教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新研究[J].科技資訊,2017(35):97.

[5]馬媛媛.當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策[J].文學(xué)教育(下),2018(4):125.

作者:黃媛 單位:中山大學(xué)新華學(xué)院