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一、高校會(huì)計(jì)檔案的作用

高校會(huì)計(jì)檔案既是學(xué)校在教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和證據(jù)，又是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，與人事檔案、科研檔案、教學(xué)檔案一起在學(xué)校建設(shè)和教育改革發(fā)展中有著重要作用。

1．企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑據(jù)

在構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)過程中，會(huì)計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的第一手資料，其原始記錄性、憑證依據(jù)作用、資政決策作用、社會(huì)調(diào)節(jié)作用使其成為黨和國家進(jìn)行社會(huì)主義建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可缺少的服務(wù)工具，是不可替代的經(jīng)濟(jì)檔案。高校會(huì)計(jì)檔案同樣也是學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和教育教學(xué)科研活動(dòng)的重要記錄。

2．企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)

管理學(xué)認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)決策的前提和先導(dǎo)是信息和數(shù)據(jù)，而數(shù)據(jù)信息近50％來自會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門提供的準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)字和報(bào)告，就是領(lǐng)導(dǎo)做出決策的可靠依據(jù)，是決策不失誤的可靠保證。近年來，某高校為了學(xué)校發(fā)展前景，擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，征用土地進(jìn)行新校區(qū)建設(shè)，同時(shí)開展了置換老校區(qū)工程，但在工程建設(shè)中，一些老職工因原土地、資產(chǎn)處置事項(xiàng)不明晰，因而集體阻止工程建設(shè)，影響了工程進(jìn)度。為了學(xué)校穩(wěn)定和工程盡快復(fù)工，單位領(lǐng)導(dǎo)組織召開了解決爭議協(xié)調(diào)會(huì)，但在協(xié)調(diào)會(huì)上雙方爭論不休，都不愿做出實(shí)質(zhì)性的讓步；最后還是單位檔案部門提供當(dāng)年原始資產(chǎn)分配、處置檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)，事件得以圓滿解決。

3．各項(xiàng)財(cái)務(wù)糾紛處理的憑證

學(xué)校內(nèi)部各部門之間、學(xué)校與兄弟院校及社會(huì)各單位之間，都會(huì)有一些經(jīng)濟(jì)往來，時(shí)間長了，就會(huì)形成陳年老賬，部分債務(wù)出現(xiàn)了不明確或失繳狀況。此時(shí)，這些債務(wù)糾紛的處理就需要借助準(zhǔn)確可靠的會(huì)計(jì)檔案。某院校曾發(fā)生這樣的事情，一教師拿著多年前早已退還的學(xué)校內(nèi)部集資收據(jù)在財(cái)務(wù)處與工作人員發(fā)生爭執(zhí)，要求退還集資款，財(cái)務(wù)人員稱當(dāng)年全校的集資已全部退還，早已做賬。這時(shí)財(cái)務(wù)主管讓財(cái)務(wù)檔案管理人員到檔案庫房查找當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，原來當(dāng)年退款時(shí)，該教師找不到原始收據(jù)，以為丟失，便上交書面情況說明書，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，附在整個(gè)支出匯總表后，時(shí)間長了，該教師忘了這一回事。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)計(jì)檔案很好地化解了這場糾紛。

4．企事業(yè)單位反腐倡廉的保證

改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，到處一片生機(jī)和活力，同時(shí)，因?yàn)樵蟹ㄒ?guī)制度的某些不完善，也出現(xiàn)了一些單位和個(gè)人濫用職權(quán)的現(xiàn)象，如巧立名目加大公款消費(fèi)，擅立專項(xiàng)公款吃喝購物游玩，使國家財(cái)政支出大大增加。而這些違法、違紀(jì)、違規(guī)的情況恰恰被會(huì)計(jì)檔案及時(shí)準(zhǔn)確地記錄下來，從而可以發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，有效控制和阻止腐敗的滋生和蔓延，確保國家、單位和人民的經(jīng)濟(jì)利益不受侵犯。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

當(dāng)今社會(huì)會(huì)計(jì)檔案仍不受足夠重視，整理不嚴(yán)格、不規(guī)范，保管不安全的現(xiàn)象還是很多，普遍在各個(gè)領(lǐng)域存在。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校體制改革步伐的加快，高校會(huì)計(jì)檔案管理也遇到新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，其管理也進(jìn)入了全新時(shí)期。如何準(zhǔn)確、有效、便捷地開展會(huì)計(jì)檔案管理，是高校健康發(fā)展過程中不容忽視的問題，這就要求我們查找會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的問題并妥善解決。

1．會(huì)計(jì)檔案認(rèn)識觀念相對滯后

一些高校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員思想觀念陳舊，未意識到會(huì)計(jì)檔案的重要性，不把其管理當(dāng)回事，也未把其工作列入學(xué)校議事日程。有的領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)只注重會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)資料的管理，疏忽對會(huì)計(jì)電子檔資料的存儲備份工作；有的領(lǐng)導(dǎo)忽視文書檔案的管理、忽略學(xué)校固定資產(chǎn)明細(xì)、折舊資料的檔案管理；還有一些會(huì)計(jì)人員本身意識淡薄，態(tài)度欠端正，在檔案管理過程中敷衍了事。這些行為嚴(yán)重制約了學(xué)校財(cái)務(wù)活動(dòng)的檔案管理。

2．會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠完善

一是會(huì)計(jì)檔案管理程序不規(guī)范。許多高校除了國家制定的《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)以外，沒有根據(jù)自身特點(diǎn)，制定具體財(cái)務(wù)檔案管理?xiàng)l例，這使得高校會(huì)計(jì)檔案工作在檔案行業(yè)管理中缺少了專業(yè)性、針對性。不同地區(qū)、不同高校，個(gè)體上也千差萬別，尤其是一些地區(qū)近年來實(shí)行了國庫集中支付、政府采購、預(yù)決算分析、資金收支等，以及職工收入納稅申報(bào)、校園一卡通等等，這些工作嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一系統(tǒng)的規(guī)范管理，無據(jù)可依，無章可循。二是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完整?，F(xiàn)在，很多高校的會(huì)計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)性、專職性，均由一般財(cái)務(wù)人員兼職管理，更有甚者，由出納員兼管會(huì)計(jì)檔案管理，嚴(yán)重違反了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。還有一些單位財(cái)務(wù)部門，為方便自己部門就地查閱相關(guān)資料，在規(guī)定期限內(nèi)，遲遲不向?qū)W校檔案室上繳會(huì)計(jì)檔案，這種行為嚴(yán)重影響學(xué)校檔案工作的整體管理。三是會(huì)計(jì)檔案的利用制度不健全。對新舊軟件操作系統(tǒng)版本保護(hù)不全，造成數(shù)據(jù)不一致。對于電算化會(huì)計(jì)檔案，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)操作軟件的升級，從原低版本操作系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)信息，如果不將備份數(shù)據(jù)及時(shí)歸檔和保留，就會(huì)導(dǎo)致舊版本中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文件在新版本中無法解讀，給單位的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)帶來巨大損失。

3．會(huì)計(jì)檔案管理工作不到位

一是會(huì)計(jì)檔案的整理工作不到位。立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀是高校會(huì)計(jì)檔案管理的六大環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中都有明文規(guī)定。遺憾的是有些高校的會(huì)計(jì)檔案未能及時(shí)整理立卷、裝訂成冊，始終被堆放在角落里，沒有設(shè)立專門的庫房；有些部門雖然進(jìn)行了整理，但案卷質(zhì)量不高，紙質(zhì)檔案和電子檔案沒有同步歸檔。這些問題都對檔案管理工作造成了巨大的阻力。二是鑒定銷毀工作不到位。在許多單位，會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀工作未引起應(yīng)有的關(guān)注和重視。大量到期的、過期的、甚至無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，因相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)害怕承擔(dān)責(zé)任，未能按程序進(jìn)行及時(shí)銷毀處理。整個(gè)工作出現(xiàn)無人來銷、無人敢銷的局面，造成存放會(huì)計(jì)檔案的檔案櫥越積越多，占用庫房面積越來越大，浪費(fèi)了大量的物力、財(cái)力、精力，從而影響了整體會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。三是約束不得力。上級主管部門、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處和審計(jì)處等部門長期以來對會(huì)計(jì)檔案管理的忽略，造成了執(zhí)行過程中的不給力，由此產(chǎn)生的一些違規(guī)行為往往采用大事化小、小事化了的解決方式，缺乏強(qiáng)效的威懾力。

三、加強(qiáng)和改善高校會(huì)計(jì)檔案管理的措施

以上總結(jié)的問題現(xiàn)象在教育系統(tǒng)中普遍存在，只是不同的單位程度有輕重區(qū)別，但絕對不可以輕視。加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理可采取的措施有：

1．完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

各高校應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本校實(shí)際情況，建立健全學(xué)校會(huì)計(jì)檔案各項(xiàng)管理?xiàng)l例，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入學(xué)校整體工作規(guī)劃，同時(shí)，將學(xué)校固定資產(chǎn)采購計(jì)劃、招投標(biāo)合同、財(cái)政集中支付、預(yù)決算分析、二級核算執(zhí)行情況、職工所得稅申報(bào)、后勤相關(guān)合同文書等方面的會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體，使財(cái)務(wù)檔案工作規(guī)范化、目標(biāo)明確化，分清責(zé)任，做到有法可依、有章可循。

2．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)

一是提高校內(nèi)外各級領(lǐng)導(dǎo)對會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度。對檔案管理工作的重視，不能僅停留在高校領(lǐng)導(dǎo)層面上，校內(nèi)外的各級人員都應(yīng)給予思想上的高度重視，尤其是各級主管領(lǐng)導(dǎo)、上級教育主管部門、財(cái)政部門等單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、學(xué)校內(nèi)部分管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。財(cái)政、教育等主管部門可以把會(huì)計(jì)檔案工作作為高校會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)考核項(xiàng)目，常抓不懈、持之以恒，定期實(shí)施監(jiān)督檢查。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大人力、物力、財(cái)力的投入，使會(huì)計(jì)檔案管理制度化、科學(xué)化、常規(guī)化。同時(shí)學(xué)校各級會(huì)計(jì)人員也要提高認(rèn)識，達(dá)成紙質(zhì)檔案與電子檔案、會(huì)計(jì)檔案與文書檔案、立卷歸檔與日常管理同樣重要的共識，認(rèn)真做好檔案六大環(huán)節(jié)的工作。二是提高會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)和能力。會(huì)計(jì)檔案管理是政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是這項(xiàng)工作科學(xué)管理的關(guān)鍵。這就需要檔案管理人員首先必須具有良好的思想政治素質(zhì)，擁有嚴(yán)于律己、獨(dú)立公正、廉潔奉公的工作精神。其次，會(huì)計(jì)檔案管理者不僅要具備相應(yīng)的會(huì)計(jì)專業(yè)知識，掌握檔案管理學(xué)知識，同時(shí)還要會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，熟練使用各種管理軟件系統(tǒng)。在新形勢下，信息技術(shù)的高速發(fā)展，科技手段的不斷更新，及時(shí)充電是檔案管理人員必不可少的工作。高?？赏ㄟ^每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)進(jìn)修、定期與各兄弟院校相互溝通交流，多管齊下培養(yǎng)合格的現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案管理人員。

3．規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)

一是會(huì)計(jì)檔案的歸檔應(yīng)要求明確，立卷準(zhǔn)確。會(huì)計(jì)檔案收集的范圍不僅包括傳統(tǒng)概念上的憑證、賬薄和報(bào)表等記錄一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的史料和證據(jù)，還包括電算化會(huì)計(jì)檔案———會(huì)計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)文件，分別是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等），系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)更新文本檔案（包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)使用說明書、程序源代碼以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典等各項(xiàng)文本）和系統(tǒng)操作痕跡記錄檔案。二是裝訂及時(shí)，歸檔有序，全盤考慮。高校當(dāng)月會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料應(yīng)于月末用噴墨打印機(jī)或激光打印機(jī)打印出來（從檔案專業(yè)保管角度講，這兩種打印機(jī)打印出來的紙質(zhì)易長時(shí)期保存，字跡不模糊），進(jìn)行歸類整理，同時(shí)將附在原始憑證上的夾子、大頭針、回形針等一一清理掉，然后統(tǒng)一裝訂成冊。已經(jīng)輸入的電子數(shù)據(jù)定期復(fù)制，刻錄為光盤，統(tǒng)一編號、簽字、蓋章，進(jìn)行實(shí)物保管。三是安全保管，手續(xù)齊全。學(xué)校的財(cái)務(wù)部門和檔案部門相互配合，相互協(xié)調(diào)，加大力度做好保管工作。首先，會(huì)計(jì)檔案必須是專業(yè)人員管理。其次，為了保管更規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校應(yīng)設(shè)置專門的庫房、購置標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜架設(shè)施，同時(shí)還要認(rèn)真做好防蟲、防磁、防蛀、防潮、防盜、防曬、防火等“七防”安全措施。第三，會(huì)計(jì)檔案的電子檔與紙質(zhì)檔必須一起歸檔，計(jì)算機(jī)處理的會(huì)計(jì)信息應(yīng)定期復(fù)制，刻錄為光盤，雙份備份，存放于不同地點(diǎn)，按會(huì)計(jì)年度集中履行歸檔手續(xù)。

4．加大會(huì)計(jì)檔案管理投入

一是各高校應(yīng)在每年的財(cái)務(wù)預(yù)算中安排足額的會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)，實(shí)行?？顚Ｓ?，并將其列入學(xué)校經(jīng)常性項(xiàng)目管理，任何部門、個(gè)人都不得借用、擠占、克扣，以保證檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。二是保管場所應(yīng)達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。第一，庫房的設(shè)置應(yīng)考慮到避開一些大功率發(fā)電機(jī)等磁場，同時(shí)安裝空調(diào)和溫濕度測定儀器，以確保庫房溫度控制在15～30℃，相對濕度保持在45％～65％，以防止盤片變形。第二，配置相應(yīng)的防盜門、防盜窗、滅火器、窗簾等安全設(shè)施，要達(dá)到規(guī)定的“七防”效果。第三，為了進(jìn)一步提高安全保障，加快會(huì)計(jì)檔案工作現(xiàn)代化步伐，條件好的高校可在庫房內(nèi)安裝電子監(jiān)控設(shè)備，增設(shè)打印機(jī)、去濕機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。同時(shí)聯(lián)合學(xué)校后勤部門和設(shè)備采購部門，定期對庫房、設(shè)備、家具進(jìn)行日常修繕，維護(hù)保養(yǎng)，更新?lián)Q代。三是財(cái)務(wù)檔案電子檔入庫規(guī)范化。由于電子檔的特殊介質(zhì)，存放要求更為嚴(yán)格，檔案柜必須是特制的具有防磁性能的，檔案盒也不能是紙質(zhì)的，而必須是特制的軟件盒。平時(shí)還應(yīng)進(jìn)行常規(guī)檢查，定期復(fù)制，從根本上防范電算化會(huì)計(jì)檔案管理的事故風(fēng)險(xiǎn)。四是財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)保存與電算化軟件版本保持一致。同步計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級，做到軟件版本與數(shù)據(jù)的保存一致。已使用過的舊的財(cái)務(wù)軟件必須嚴(yán)格按電子檔入庫要求保存，防止在財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件升級后，出現(xiàn)舊版本的財(cái)務(wù)資料不能讀取現(xiàn)象。平時(shí)應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良的磁盤對已經(jīng)形成的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行雙備份保存，并分開存放，防止自然災(zāi)害等意外造成的損失，盡可能保證財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。

5．加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督

檔案管理人員要樹立全面信息服務(wù)新觀念，加強(qiáng)電算化在會(huì)計(jì)檔案匯總中的廣泛應(yīng)用。會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督同樣適用于內(nèi)部監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督和政府監(jiān)督三位一體的會(huì)計(jì)監(jiān)督體系，政府相關(guān)部門要制定定期、不定期抽查制度，對社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的會(huì)計(jì)檔案鑒定結(jié)論進(jìn)行審計(jì)，以確保會(huì)計(jì)檔案資料信息的準(zhǔn)確性和可靠性。要努力建立良好的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用環(huán)境，規(guī)范和約束不良行為，預(yù)防非誠信行為的發(fā)生，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作健康、可持續(xù)發(fā)展。

作者：錢艷 單位：揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)審計(jì)處