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第一篇 一、高校圖書館檔案管理存在的問題

(一)管理模式落后由于部分高校圖書館沒有建立統(tǒng)一管理檔案的綜合檔案室，沒有配備專職的檔案人員，將綜合檔案交與圖書館辦公室管理，將業(yè)務(wù)檔案劃歸相關(guān)各業(yè)務(wù)科室管理，這種分散的管理模式存在許多弊端，最主要的是致使許多有價值的檔案文件材料嚴重損壞高校圖書館檔案管理工作淺析合肥工業(yè)大學(xué)桑媛媛丟失，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案管理工作中的操作規(guī)程、基本技術(shù)等缺少專業(yè)性，圖書館檔案業(yè)務(wù)建設(shè)缺乏專業(yè)性指導(dǎo)和管理。

(二)兼職人員檔案專業(yè)知識薄弱有的圖書館是由辦公室人員作為兼職檔案員，對檔案知識缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對檔案工作缺乏深入的了解和足夠的重視，加上其往往兼職過多，工作繁忙，所以很難集中精力把圖書館的檔案工作做好。

(三)圖書館檔案數(shù)字化進程緩慢目前，很多高校圖書館的檔案仍然是單一的紙質(zhì)文獻，檔案管理也還是沿襲傳統(tǒng)的管理模式，在文獻信息交流自動化的網(wǎng)絡(luò)時代，已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資源的需求，特別是在已實現(xiàn)館藏文獻資源服務(wù)自動化的圖書館，其自身的檔案文獻管理和利用手段沒有與圖書文獻信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步。

二、高校圖書館應(yīng)建立科學(xué)合理的檔案管理機制

(一)加強高校圖書館檔案工作的全員意識全館人員應(yīng)進行不定期檔案知識培訓(xùn)，各個部門、每個人都應(yīng)該有意識和責(zé)任來參與檔案管理工作。首先，要加強領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識，館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問、經(jīng)常檢查督促并參與檔案管理工作，要在人力、物力、財力方面給予大力支持；其次，主抓檔案工作的辦公室工作人員要切實負起責(zé)任，做好相關(guān)檔案的建設(shè)和管理工作，檔案管理兼職人員要及時收集檔案材料，進行整理、登記、歸檔和編號造冊；最后，各業(yè)務(wù)部門的工作成員都要積極參與到檔案建設(shè)工作中來。圖書館文獻建設(shè)和借閱服務(wù)等工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個部門力所能及，圖書館各部門有其相對獨立的業(yè)務(wù)范圍，同時圖書館黨支部、工會等組織也有本組織工作的特殊性，這些部門或組織在平時工作活動中，也要注意收集、整理檔案文件材料，積極配合辦公室做好館內(nèi)檔案管理工作。

(二)確立高校圖書館檔案管理的根本依據(jù)要制定高校圖書館檔案保管制度，實行專人管理；要建立圖書館檔案保密制度，不擅自擴大檔案利用范圍，管理人員不得泄露檔案內(nèi)容；嚴格遵守檔案借閱制度，認真辦理借閱登記手續(xù)；確立檔案鑒定制度，認真成立鑒定小組，對檔案等級和保管年限等進行鑒定；建立檔案立卷歸檔制度，確保有保存價值的文件以及其他有關(guān)材料不被遺失。立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。各科室歸檔的案卷應(yīng)編制移交目錄，向辦公室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)，認真遵守檔案統(tǒng)計制度。

(三)建立內(nèi)容全面的高校圖書館檔案體系高校圖書館的檔案可以分為行政綜合檔案和業(yè)務(wù)檔案，兩者有機結(jié)合構(gòu)成了科學(xué)合理的圖書館檔案資料體系。

1.高校圖書館行政綜合檔案的主要內(nèi)容高校圖書館的行政綜合檔案主要包括工作計劃、工作總結(jié)、申請報告等重要文書，采購合同、服務(wù)合同和個人合同等重要合同，津貼、考勤、加班和物品領(lǐng)取登記等統(tǒng)計材料，職稱評審材料，評先評優(yōu)和考核材料，學(xué)術(shù)講座、文體活動、讀書征文、讀書標兵評選等文化活動材料，論著發(fā)表、課題結(jié)項和學(xué)習(xí)培訓(xùn)等科研學(xué)術(shù)材料等等。行政綜合檔案條目多、內(nèi)容雜，不容易分類和歸檔，而且不確定因素較多，很多檔案文件材料還關(guān)系到高校圖書館的窗口形象和教職工的切身利益，完整建立和保存這些檔案有特殊的重要性。

2.高校圖書館業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容高校圖書館業(yè)務(wù)檔案是圖書館科學(xué)決策、不斷提高業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和服務(wù)水平的重要參考和借鑒。其內(nèi)容主要包括五部分：一是用戶檔案。包括用戶的姓名、系別、專業(yè)、特長和研究方向等，特別是學(xué)校知名專家、教授等重要用戶的檔案，它們記錄和反映了圖書館的用戶成分、借閱傾向和服務(wù)要求等，圖書館管理者可以因此更好地做好導(dǎo)讀和借閱服務(wù)。二是文獻利用檔案。包括文獻外借、文獻閱覽和文獻復(fù)制等工作中的用戶人數(shù)、借閱規(guī)律資料，反映服務(wù)效果與要求的讀者意見流通閱覽工作方法和管理手段等。通過對借閱檔案的分析，可以了解用戶不同時期的閱讀傾向以及各類文獻的利用情況，有利于采編部調(diào)整采訪內(nèi)容，也有利于流通部、閱覽部和科技部等部門不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，提高文獻利用率。三是文獻采訪檔案。包括圖書館各類文獻采訪的方式、渠道、名稱、數(shù)量、價格、折扣等，也包括文獻采訪中標方的資料和服務(wù)效果檔案。通過對不同時期采訪檔案的比較，可以優(yōu)化采訪策略，更好地建設(shè)文獻資源。四是館際交流檔案。包括館際互借、聯(lián)合編目、文獻團購和業(yè)務(wù)知識交流等內(nèi)容，是加強館際合作、提高辦館水平的重要資料。五是教學(xué)科研服務(wù)檔案。教參提供、調(diào)查支持、實習(xí)服務(wù)是教學(xué)服務(wù)檔案的主要內(nèi)容；科研服務(wù)則包括所服務(wù)的課題名稱、項目內(nèi)容、課題查新、文獻需求、課題進展等內(nèi)容。為本校教學(xué)科研人員提供文獻信息服務(wù)，不僅能擴大圖書館工作人員的知識視野，提高學(xué)術(shù)水平，更能彰顯圖書館自身的文化價值。

(四)建設(shè)高校圖書館檔案管理的標準化運行途徑應(yīng)按照檔案學(xué)的專業(yè)要求，對高校圖書館檔案建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)進行規(guī)范操作。實現(xiàn)標準化作業(yè)，是圖書館檔案建設(shè)和管理的根本要求和有效途徑。檔案學(xué)和圖書館學(xué)這兩個專業(yè)本身就很相近，有很多相同或互通之處，這也使得圖書館的檔案管理便利了很多。檔案分類歸檔前要先進行檔案鑒別。要制定鑒定標準，剔除重復(fù)和無保存價值的材料。高校圖書館檔案建設(shè)的規(guī)范操作應(yīng)做到以下幾點：一是對圖書館檔案的外在形式加以規(guī)定，其保存體量、裝訂格式、裝裱形式和紙張樣式等都要符合檔案專業(yè)要求；二是在對檔案內(nèi)容進行分析時，賦予其規(guī)范、統(tǒng)一的檢索符號；三是對歸檔裝訂的檔案要進行科學(xué)分類、合理命名，規(guī)定每類檔案的收集范圍和命名原則；四是要按案卷排列的統(tǒng)一要求進行編排，如按照先年度、后項目的規(guī)則編排案卷。

(五)不斷健全、創(chuàng)新有效的圖書館檔案管理模式高校圖書館要通過會議和教育宣傳等形式，使全館人員都認真遵守檔案借閱的有關(guān)規(guī)章制度。要強化檔案管理人員的責(zé)任意識，實行嚴格的責(zé)任追究制度，檔案管理人員要有強烈的保密意識，不違規(guī)借閱檔案給別人，自己更不能私自查閱相關(guān)檔案；要嚴格檔案存檔、借閱審批和歸檔登記等手續(xù)，做好工作日志，記錄檔案借閱的詳細情況備查。目前，要建立健全高校圖書館的檔案管理機制還有很多工作要做，有些還是基礎(chǔ)性、前提性的工作。如相當一部分高校圖書館還沒有設(shè)立檔案室，也沒有配備專職檔案管理人員，檔案管理規(guī)章制度還不健全，或者雖有制度，但還缺乏落實措施等等。另一項重要工作是檔案數(shù)字化建設(shè)，在數(shù)字化辦公的大趨勢下，圖書館不缺乏數(shù)字化檔案，缺少的是對數(shù)字化檔案的整理和管理。如何統(tǒng)一協(xié)調(diào)建設(shè)圖書館的紙質(zhì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案和電子檔案、聲像等虛擬數(shù)字化介質(zhì)檔案，以及圖書館數(shù)字化檔案的建設(shè)，需要我們在工作中不斷拓展途徑，創(chuàng)新思路，不斷實踐。

作者：桑媛媛單位：合肥工業(yè)大學(xué)

第二篇 1、圖書館高校學(xué)生檔案管理的重要性以及規(guī)范化管理的要求

1.1圖書館高校學(xué)生檔案管理的重要性

國家檔案重要的組成部分就是圖書館高校學(xué)生檔案，因為其不僅對國家經(jīng)濟建設(shè)有著積極作用，還具有較高的政治價值，所以在目前的形勢下成為了改革的首要目標。加大改革力度，是為了更好的凸顯圖書館高校學(xué)生檔案管理的重要性，從而加快適應(yīng)現(xiàn)代社會的腳步，將經(jīng)濟體制運轉(zhuǎn)，建設(shè)的更加科學(xué)、合理。圖書館高校學(xué)生檔案主要記錄的是學(xué)生日常生活以及學(xué)習(xí)內(nèi)容，將大學(xué)期間的數(shù)據(jù)信息整理歸納并創(chuàng)建檔案，從一定程度上可以將其認定為人才選拔的重要資料來源。相信隨著改革的深入，學(xué)生檔案能夠更全面、詳細地展現(xiàn)學(xué)生的潛能價值。

1.2圖書館高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化管理要求

規(guī)范化管理要求主要從以下幾個方面展開闡述：首先是學(xué)生檔案方面，我國圖書館高校學(xué)生檔案的管理較為單一，針對不同場合、環(huán)境，采取的管理方式都一成不變，從根本上不能有效地反映一個學(xué)生的基本特點。規(guī)范化管理要求則指出在審視學(xué)生檔案內(nèi)容時，必須注重客觀的評價，剔除“表現(xiàn)優(yōu)異”、“學(xué)習(xí)努力”等類似格調(diào)的語言，并要求學(xué)生在敘述自己愛好興趣時，增加實際事件的描寫；其次，是構(gòu)建圖書館高校檔案方面，嚴格要求所使用的紙張大小一致，所填寫的檔案蓋有學(xué)校印記，保證構(gòu)建圖書館高校檔案環(huán)節(jié)的安全和穩(wěn)定性。

2、目前圖書館高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理存在的問題

2.1學(xué)生檔案規(guī)范化管理體系不完善

學(xué)生檔案規(guī)范化管理體系的不完善主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是學(xué)校負責(zé)管理學(xué)生檔案的部門機構(gòu)沒有明確或是統(tǒng)一，在進行管理工作時內(nèi)容分配不夠具體，導(dǎo)致出現(xiàn)各行其是的情況。舉例而言，個別學(xué)校在進行圖書館學(xué)生檔案規(guī)范化管理過程中，將所要管理的檔案與其他教師甚至是職工資料混為一談，或者是分別安置在各個學(xué)院的手中。這樣不僅增加了規(guī)范化管理的難度，還造成資金上不必要的浪費；另一方面，所收集的檔案范圍不夠具體。大多數(shù)學(xué)校沒有對檔案的范圍進行具體化分類，在審視過程中全靠工作人員的主觀意念加以操控，不但破壞了檔案工作的嚴謹性，還為以后的人事調(diào)動增大了難度。

2.2圖書館學(xué)生檔案信息較為殘缺，不夠統(tǒng)一

我國之所以開始網(wǎng)絡(luò)招生錄取工作，是為了避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案帶來的問題，比如說紙質(zhì)檔案的數(shù)量較多，質(zhì)量較大，搬移工作較為困難，而且在進行采集和記錄的環(huán)節(jié)也不能較好的完成預(yù)期計劃。但隨著工作的不斷深入，圖書館學(xué)生檔案信息的使用也相繼出現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，信息殘缺成為主要的薄弱方面，學(xué)校在招收新生時只需要將其檔案從網(wǎng)絡(luò)上進行轉(zhuǎn)移便可，學(xué)生檔案調(diào)入情況被疏忽的現(xiàn)象便與日俱，檔案信息的不完整性因此暴露出來。而且各個高校所建設(shè)的圖書館學(xué)生檔案系統(tǒng)都存在差異，不能及時整理歸納信息，信息的不統(tǒng)一情況也隨之增加，有的學(xué)校只收集一張學(xué)生檢測表，而有的學(xué)校卻省略了學(xué)生的家境情況等等。

3、針對檔案管理存在的問題加強規(guī)范化的執(zhí)行力度

3.1對規(guī)范化管理體系進行改進

大多數(shù)高校所使用的圖書館學(xué)生檔案管理模式都較為傳統(tǒng)，目前已經(jīng)不能很好的滿足學(xué)校以及學(xué)生的基本要求，為此必須加強規(guī)范化管理體系的改進力度。學(xué)校應(yīng)該加大財政方面的投入力度，增強教師以及相應(yīng)工作人員對規(guī)范化管理體系的認知程度，從而提高學(xué)校各個機構(gòu)之間的相互聯(lián)系。并且學(xué)校應(yīng)該擴大信息數(shù)據(jù)的監(jiān)管范圍，由于巨大信息量，所以應(yīng)該構(gòu)建與之匹配的大容量檔案存儲數(shù)據(jù)庫，以此提高管理的效率。信息化的檔案管理模式可以有效的解決該階段存在的普遍問題，并最大程度發(fā)揮圖書館檔案的存儲功效，為學(xué)生的成長成才做出巨大貢獻。

3.2學(xué)生檔案管理團隊需得到規(guī)范，提高人員基本素質(zhì)

為了更好地發(fā)展圖書館高校學(xué)生檔案管理，首先需要從管理團隊方面出發(fā)，確定工作任務(wù)，并進行合理劃分，從而構(gòu)建一支具有專業(yè)素養(yǎng)的隊伍。如何才能規(guī)范學(xué)生檔案管理團隊已然成為炙手可熱的話題，作者認為應(yīng)該增加新觀念的宣傳工作，將“以人為本”的理念帶入到實際操作過程中，這樣才能為學(xué)生的利益作出應(yīng)有的貢獻；其次在工作層次上也需要不斷創(chuàng)新，不能一味的照搬照抄，根據(jù)學(xué)校特色，時代背景，設(shè)計最為適宜的工作方針，為提升人員的基本素質(zhì)打下夯實的基礎(chǔ)。綜上所述，在信息時代，只有不斷提升圖書館高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建水平，才能緊跟社會腳步，解決目前存在管理規(guī)范化的問題，推動整個學(xué)校的教育更好更快的發(fā)展。

4、結(jié)論

圖書館高校學(xué)生檔案管理正隨著社會發(fā)展、就業(yè)改革以及人才市場的擴大而改變，所以應(yīng)用的技術(shù)和設(shè)備也不能一成不變，從而滿足學(xué)校和學(xué)生的基本要求。但是檔案管理的制度仍然需要遵守，規(guī)范化、科學(xué)化的理念不能更改，這樣才能使得每一個學(xué)生都享有公平的待遇和周到的服務(wù)。本篇論文主要從圖書館高校學(xué)生檔案的特點及作用、針對檔案管理存在的問題加強規(guī)范化的執(zhí)行力度等方面展開論述。

作者：王余銀單位：河南大學(xué)醫(yī)學(xué)院

第三篇 一、高校圖書館檔案管理體系的必要性

1.加強高校圖書館檔案管理符合現(xiàn)實要求

高校圖書館檔案管理具有現(xiàn)實意義，在高校的圖書館管理工作中有明確的使用價值，許多高校的圖書館檔案都包含著高校的重要信息和資源，檔案管理能夠為高校的一些信息決策提供原始資料憑證，為高校的一些管理活動、業(yè)務(wù)活動提供依據(jù)和參考，方便管理者的正確決策，降低管理工作的不確定因素，符合發(fā)展方向，符合現(xiàn)實需求。

2.高校檔案的特征決定其發(fā)展的必要性

高校檔案具有專業(yè)性和獨立性的特征，其專業(yè)性主要是伴隨著圖書館一系列的專業(yè)活動而形成的具體數(shù)據(jù)信息，在編排工規(guī)定等方面也存在很強的專業(yè)性。高校檔案的獨立性使其作為相對獨立的主體存在并且發(fā)揮其功能，它能夠依靠其獨立性參與到圖書館的活動中，并且保證活動的正常順利開展。

二、高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案意識不夠

大部分高校盡管實行了檔案管理體系，但是并沒有落到實處，檔案意識不夠，嚴重影響了高校圖書館的檔案管理工作。首先是高校的檔案管理意識不強，導(dǎo)致許多檔案信息不能及時建立、整理，在日后的相關(guān)工作中，不能使檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的作用，給專業(yè)活動的決策造成影響。其次圖書館管理人員的檔案意識不夠，對檔案管理產(chǎn)生了直接影響，對檔案制度的建立和健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境都起到了阻礙作用，使一些重要的信息資料沒有進行及時的整理入檔，使檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不盡合理和完整。

2.檔案管理缺乏系統(tǒng)性

圖書館檔案信息的科學(xué)、完整、系統(tǒng)性能夠為管理決策和制度提供合理、規(guī)范的信息依據(jù)。目前，我國大部分高校的檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性，許多檔案不能夠完整的保存，數(shù)據(jù)丟失和不健全的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，許多高校檔案管理沒有正規(guī)的檔案室進行登記管理，缺乏成套的管理系統(tǒng)。

3.圖書館檔案管理方法不健全

目前大部分高校對圖書館的檔案管理方法不健全，缺乏科學(xué)性、合理性和完整性。很多高校簡單的按照年份或者是檔案形式進行歸檔，使檔案的分類、標引等不能具體的表現(xiàn)檔案主題，無法進行檔案的延伸，在使用過程中，難以確切的找出相關(guān)主題的類似檔案，增加了工作量。

三、提高高校圖書館檔案管理質(zhì)量的建議

1.提高高校圖書館檔案管理意識

高校要針對自身的實際情況，加強對圖書館檔案的管理工作。首先高校的領(lǐng)導(dǎo)者要提高對圖書館檔案的管理意識，對圖書管理人員進行思想教育，通過自身的重視去感染管理者。其次圖書館的管理人員要改變傳統(tǒng)的工作觀念，從自己的思想層面提高對檔案管理的重視，深刻認識到檔案管理的現(xiàn)實意義和提供依據(jù)作用。

2.加強檔案管理工作的規(guī)范性

提高檔案管理工作的規(guī)范性對于檔案管理的順利進行有重要意義。首先要求圖書館于檔案管理部門加強合作，在歸檔范圍內(nèi)做好檔案的搜集整理和移交工作，檔案管理部門要對圖書館的檔案工作進行規(guī)范指導(dǎo)。其次圖書館要加強自身的建設(shè)，利用現(xiàn)代管理技術(shù)，依靠網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)工作效率的提高，開發(fā)圖書館檔案管理軟件，提供工作的科學(xué)性，進行數(shù)字化工作，提高工作的準確率，實現(xiàn)圖書館檔案管理的數(shù)字化進程，加強規(guī)范性。

3.高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)

檔案管理工作人員在圖書館的檔案管理工作中有重要作用，其素質(zhì)水平直接決定了檔案管理工作的實現(xiàn)情況。因此，高校要加強對圖書管理人員的培訓(xùn)，提高其工作服務(wù)意識，加強其檔案管理科學(xué)知識的學(xué)習(xí)，并且提高其專業(yè)技術(shù)水平，并且熟練掌握計算機的基本操作，并且加強與工作人員的交流，提高對檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題、新情況的解決能力。

四、結(jié)束語

高校圖書館檔案管理工作已經(jīng)成為圖書館工作的重要組成部分，圖書館的許多工作都離不開檔案工作的支持，因此對于檔案管理存在的問題要進行及時解決，為圖書館檔案管理工作的順利進行奠定基礎(chǔ)。

作者：姜翠娥單位：青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館