基建檔案管理研究與對策建議
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一、研究重點
圍繞基建檔案管理實務(wù)要求，本文著重研究基建檔案管理機制、范圍管理、歸檔方法等，力圖建立一套相對科學(xué)、標準的管理體系。
(一)基建檔案管理機制研究從管理層面分析，基建檔案管理是一個閉合循環(huán)漸進完善的體系。鑒于此，本文運用“PDCA循環(huán)法則”，按照統(tǒng)分結(jié)合（“業(yè)主方制定管理總體計劃—各責(zé)任主體制定并實施具體管理計劃—業(yè)主方驗查并總結(jié)”）的思路，開展基建檔案管理機制研究。
1.PDCA循環(huán)法則概述PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)”，是由美國質(zhì)量統(tǒng)計控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而來，經(jīng)美國質(zhì)量管理專家戴明改進并加以宣傳而獲得普及。它是全面質(zhì)量管理計劃制訂和組織實現(xiàn)應(yīng)遵循的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)法是按照Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）順序依次開展工作，并且循環(huán)不止地進行下去的一種質(zhì)量管理基本方法。經(jīng)過PDCA循環(huán)，成功經(jīng)驗應(yīng)加以肯定并推廣，推進管理的標準化；失敗教訓(xùn)要加以總結(jié)，以應(yīng)用到下一個循環(huán)，實現(xiàn)基建檔案管理能力的階梯式上升。
2.基建檔案管理流程分析基于PDCA循環(huán)法則，將基建檔案管理流程分解為計劃制定、管理實施、對照檢查以及經(jīng)驗總結(jié)四個階段。
（1）計劃制定。基建檔案管理計劃包括總體計劃和實施計劃兩類?？傮w計劃由業(yè)主方制定，是基建檔案管理的總綱?？傮w計劃制定是基建檔案全過程管理的起點，始于項目生命周期中“提出項目概念”階段，主要內(nèi)容包括：一是明確檔案管理是項目管理的必要組成，要求其他建設(shè)相關(guān)方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定清楚各方管理責(zé)任；二是明確其他建設(shè)相關(guān)方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業(yè)主方的時間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復(fù)印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎懲措施。實施計劃是其他建設(shè)相關(guān)方結(jié)合本單位實際情況制定的具體工作計劃。實施計劃必須與總體計劃保持一致。其他建設(shè)相關(guān)方制定的實施計劃須報經(jīng)業(yè)主方批準同意后，方能生效。
（2）管理實施?；n案管理實施遵循“統(tǒng)一計劃、分塊實施、集中歸檔”的原則。統(tǒng)一計劃是指由業(yè)主方制定檔案管理總體計劃，明確檔案管理的統(tǒng)一目標、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求；分塊實施是指其他建設(shè)相關(guān)方圍繞項目建設(shè)管理規(guī)劃大綱以及基建檔案管理總體計劃，制定具體的檔案管理實施計劃，履行各自檔案管理職責(zé)，完成總體計劃的各項要求；集中歸檔是指項目建設(shè)完成后，其他建設(shè)相關(guān)方按要求將各自檔案移交業(yè)主方，由業(yè)主方進行查驗、接收，并依據(jù)相關(guān)標準和要求，進行分類、裝訂、歸檔、移交或備案。
（3）檢查監(jiān)督?；n案特點要求基建檔案管理必須要高度重視過程監(jiān)督。一是業(yè)主方監(jiān)管。業(yè)主方是基建檔案管理的主體和核心，具有指導(dǎo)、監(jiān)督其他建設(shè)相關(guān)方按照總體計劃要求做好基建檔案管理工作的責(zé)任和義務(wù)。項目建設(shè)過程中，業(yè)主方要將定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，做好基建檔案管理的監(jiān)督檢查。二是其他建設(shè)相關(guān)方的自查。其他建設(shè)相關(guān)方要對照經(jīng)批準認可的實施計劃做好檔案歸檔以及經(jīng)常性自查，健全借閱制度、復(fù)印制度，保證檔案及時收集、完整歸檔、管理規(guī)范。
（4）經(jīng)驗總結(jié)。經(jīng)驗總結(jié)既是基建檔案管理系統(tǒng)中的承前啟后環(huán)節(jié)，也是業(yè)主方提升檔案管理水平的關(guān)鍵程序。對于管理過程中的好經(jīng)驗、好做法，要及時總結(jié)提煉，形成制度，進行推廣，做到標準化；失敗教訓(xùn)更是彌足珍貴，應(yīng)引起業(yè)主方高度重視，組織研究應(yīng)對措施，以避免在下一個PDCA循環(huán)中再出現(xiàn)類似問題，逐步提高基建檔案管理的整體水平。
（二）基建檔案范圍管理研究借鑒現(xiàn)代項目管理中范圍管理理論，定義基建檔案范圍管理為項目生命周期內(nèi)所有有價值檔案的綜合管理和控制，以及完成檔案管理總體計劃所規(guī)定的必須工作，并且只完成那些必須完成的工作。基建檔案范圍管理包括初始定義、范圍確認、范圍變更控制等三個環(huán)節(jié)，基建檔案范圍管理主體是業(yè)主方以及其他建設(shè)相關(guān)方，其中業(yè)主方是最終責(zé)任主體?；n案范圍管理研究基礎(chǔ)是檔案價值鑒定理論。
1.檔案價值鑒定理論概述檔案價值鑒定是現(xiàn)代檔案管理中的重要方法和重點內(nèi)容，是指鑒定主體基于對檔案保存價值和利用意義的合理認識，對檔案質(zhì)量、有用性和管理效益做出判斷與估價的智力性工作。根據(jù)檔案價值鑒定三段論，范圍管理是現(xiàn)代檔案管理“前端控制”的重要手段。
2.初始定義基建檔案范圍管理初始定義是指基建檔案管理主體依據(jù)國家檔案管理相關(guān)法規(guī)、規(guī)章、標準和基建程序，進行基建檔案管理內(nèi)容的初始化定義?；n案范圍管理初始定義是檔案價值鑒定的前提與基礎(chǔ)，也是形成基建檔案范圍管理成果的最終依據(jù)，應(yīng)在基建檔案管理總體計劃中予以明確。業(yè)主方是基建檔案范圍管理初始定義的管理主體。
3.范圍確認及變更控制基建檔案范圍管理的范圍確認是指其他建設(shè)相關(guān)方依據(jù)初始定義，并結(jié)合各自管理職能，對基建檔案范圍管理內(nèi)容予以認可的行為過程。范圍確認結(jié)果是開展基建檔案管理的直接依據(jù)，應(yīng)在實施計劃中體現(xiàn)。其他建設(shè)相關(guān)方是基建檔案范圍管理范圍確認的主體。對于基建檔案范圍管理初始定義有異議的，有關(guān)建設(shè)相關(guān)方須按基建管理程序向業(yè)主方提出變更申請，獲得批準同意并調(diào)整初始定義后，方能生效。
4.范圍管理成果基建檔案范圍管理經(jīng)“自上而下”和“自下而上”雙向溝通與確認后，最終形成三項成果：一是工作任務(wù)書，明確基建檔案管理的主要任務(wù)；二是工作說明書，詳細解釋基建檔案管理過程中的相關(guān)事項；三是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），確定基建檔案管理的工作體系與責(zé)任體系。工作任務(wù)書、工作說明書、分解結(jié)構(gòu)（WBS）是基建檔案范圍管理的核心要件，也是進行基建檔案驗收的最終依據(jù)。
（三）基建檔案歸檔方法研究項目竣工后，業(yè)主方需按一定原則對基建檔案進行歸檔、編號。結(jié)合管理實踐，我們認為基建檔案歸檔需充分考慮“現(xiàn)實使用性”的突出特點，遵循“方便查閱，便于使用，完整保存”的原則進行編號歸檔。國家檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），要求檔案以“件”為單元進行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒。我們研究認為，基建檔案歸檔要在滿足行業(yè)標準基本要求前提下，遵循基建文件自身形成規(guī)律，保持文件間有機聯(lián)系，采用“按基建程序各階段形成文件作為分‘件’單元；‘件’內(nèi)文件批復(fù)在前，申請在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；項目結(jié)束年作為檔案歸檔年”的方法進行基建檔案歸檔，以保證基建檔案連續(xù)性、整體性和合規(guī)性。
基于上述研究，開展基建檔案管理工作，要著力抓好以下幾點。
（一）增強意識，重視基建檔案管理工作一是要轉(zhuǎn)變基本建設(shè)“重申報建設(shè)，輕資料收集”的觀念，特別是單位“一把手”要充分認識到基建檔案的重要作用，加強檔案重要性宣傳，營造并形成“人人重視檔案資料收集，人人具備檔案管理基本素質(zhì)”的良好氛圍，將基建檔案管理與合同管理、質(zhì)量管理、進度管理、資金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重視基建檔案管理軟實力和硬件設(shè)施建設(shè)。建立健全基建檔案管理人員激勵與考評機制，注重對基建管理人員的檔案知識培訓(xùn)，鼓勵開展基建檔案專題研究，提高基建檔案管理的智力支撐水平；加大資金投入力度，運用新興科技提高檔案設(shè)施裝備水平，保證檔案資料存儲安全、使用便捷，實現(xiàn)管理的信息化與現(xiàn)代化。
（二）采取措施，提高基建檔案管理要求基建檔案管理面廣、涉及主體多，管理難度大。業(yè)主方作為最終責(zé)任者，要發(fā)揮好統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)與指導(dǎo)作用，研究采取有效措施，細化對其他建設(shè)相關(guān)方的管理要求。一是進一步建立健全基建檔案管理機制，將檔案管理計劃細化為總體計劃、實施計劃兩個層次，分級制定，分塊實施，集中歸檔；明確基建檔案管理的工作任務(wù)書、工作說明書以及工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），界定清楚各建設(shè)相關(guān)方的管理責(zé)任。二是要將基建檔案管理要求形成條款納入有關(guān)合同，以明晰業(yè)主方與其他建設(shè)相關(guān)方的責(zé)權(quán)關(guān)系，強化基建檔案管理實施的強制性。三是要進一步建立健全基建檔案管理的監(jiān)督制度、借閱制度，保證項目檔案能夠及時集中歸檔，避免零散分散保存，造成遺失。
（三）強化研究，逐步增強基建檔案管理科學(xué)化水平隨著現(xiàn)代管理學(xué)的發(fā)展與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步，基建檔案管理應(yīng)與時俱進，不斷運用新理論、新技術(shù)，逐步提高管理的現(xiàn)代化水平。在此過程中，應(yīng)加強基建檔案管理專題研究，以提高管理實務(wù)的智力支撐儲備水平。一是要進一步加強基建檔案管理機制研究，使得基建檔案管理與基建項目流程管理更加協(xié)調(diào)一致，各建設(shè)相關(guān)方更加自覺地強化檔案管理；二是要繼續(xù)加強基建檔案管理標準體系研究，逐步提高基建檔案管理的標準化水平。
作者：方松趙紅萍單位：中國水產(chǎn)科學(xué)研究院
