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第一篇 一、電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案信息服務(wù)的特點(diǎn)

（一）檔案信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變

目前，高校檔案部門大多建有自己的網(wǎng)頁，并作為檔案館（室）向用戶檔案信息、提供檔案利用、擴(kuò)大檔案部門影響、宣傳檔案工作的新途徑和窗口，在一定程度上體現(xiàn)了高校檔案館（室）信息化建設(shè)的水平。這些數(shù)字化信息利用服務(wù)具有自身的特點(diǎn)，包括：檔案館業(yè)務(wù)流程處理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化；充分利用現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化；檔案館業(yè)務(wù)流程處理的自動(dòng)化；檔案信息的知識(shí)化；檔案用戶的特殊化。

（二）檔案信息服務(wù)群體的轉(zhuǎn)變

越來越多的檔案用戶已不再滿足只能到檔案館（室）才能獲取檔案信息的方式，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息檢索與瀏覽，享受檔案館（室）提供的定制服務(wù)，接受推送的個(gè)性化信息將是大多數(shù)檔案用戶的要求，通過高校電子政務(wù)運(yùn)用QQ、博客或虛擬社區(qū)傳播已解密的檔案或檔案資料加工品信息也將成為檔案部門新的檔案信息服務(wù)方式。

二、電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案信息的安全隱患

（一）網(wǎng)絡(luò)安全問題。黑客、病毒一直是困擾網(wǎng)絡(luò)安全的大問題

盡管各高校為了安全的需要都會(huì)為自身的局域網(wǎng)設(shè)立防火墻，防止信息被非法盜用和傳播，但網(wǎng)絡(luò)黑客仍可能運(yùn)用技術(shù)手段非法竊取涉密的檔案，這就會(huì)造成檔案信息根據(jù)密級(jí)和重要性的不同造成不同程度的損失。

（二）信息存儲(chǔ)與傳播問題

傳統(tǒng)的檔案信息利用環(huán)境下，師生利用高校檔案信息要經(jīng)過嚴(yán)格的手續(xù)，檔案管理工作人員根據(jù)檔案的保密性進(jìn)行嚴(yán)格“把關(guān)”，一般師生最多只能通過人際傳播等方式進(jìn)行二次傳播。高校檔案信息通過編研被加工成歷史文獻(xiàn)、校史史料、檔案匯編等，也要經(jīng)檔案管理工作人員進(jìn)行審核和解密，再經(jīng)過學(xué)校各級(jí)部門層層“把關(guān)”通過印刷媒介（書籍、報(bào)紙）或者大眾媒介（電視、廣播等）進(jìn)行傳播，這對檔案信息起到了較好的保護(hù)作用。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如果高校檔案工作者和檔案利用者不認(rèn)真嚴(yán)格地“把關(guān)”，或者檔案館（室）的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)沒有進(jìn)行嚴(yán)密的利用權(quán)限設(shè)置，就會(huì)造成涉密信息或者僭越利用者權(quán)限的信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，檔案信息泄密的可能性就會(huì)增大。如何進(jìn)行信息把關(guān)，盡量減少信息的歪曲、失實(shí)傳播，成為高校檔案館信息利用中的重要問題。

三、電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案信息安全保護(hù)對策

（一）打造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

開展信息化服務(wù)，必須依托安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在學(xué)校校園網(wǎng)嚴(yán)密的防火墻下，檔案館（室）電腦也要必備有效的防毒殺毒軟件，避免黑客的入侵，造成檔案信息被非法套取和非法傳播。建立網(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，在實(shí)際操作中，高校檔案館（室）的系統(tǒng)管理人員、普通教師、本科生、研究生等群體應(yīng)各自管理或利用不同的系統(tǒng)模塊，應(yīng)該擁有不同級(jí)別的權(quán)限；開發(fā)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)對用戶提供的登錄信息進(jìn)行驗(yàn)證，只有用戶提供的登錄信息與用戶管理系統(tǒng)從用戶特征數(shù)據(jù)庫中提取的信息一致時(shí)，用戶才能通過驗(yàn)證進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，使用自身權(quán)限，這樣才能保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。

（二）實(shí)施嚴(yán)格的信息審核措施

檔案信息特有的原始性、憑證性決定了對其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的存儲(chǔ)、傳輸?shù)陌踩砸蟾哂谄渌畔?，?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)特有的開放性、集成性和共享性等特點(diǎn)使上網(wǎng)的檔案信息的安全威脅機(jī)會(huì)增大。高校檔案部門在進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上傳送或接收時(shí)，就要對檔案信息的密級(jí)進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)和分類，涉及國家秘密、專利或技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等方面的非公布檔案要嚴(yán)禁上網(wǎng)，即使是公布檔案，有的也不宜上網(wǎng)，嚴(yán)格控制上網(wǎng)檔案范圍是最有效的措施。對可能涉及教職員工個(gè)人隱私或知識(shí)版權(quán)的檔案信息要征求教職工本人的意見再進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳播或掛上網(wǎng)，以免造成個(gè)人隱私遭泄密或知識(shí)版權(quán)被侵害的嚴(yán)重后果。

作者：黃凡玨閉線林單位：廣西右江民族醫(yī)學(xué)院

第二篇 一、現(xiàn)行的高校檔案利用服務(wù)形式的局限性

上述三種高校檔案的利用服務(wù)方式，都是檔案（館）室坐等利用者上門才提供利用，提供的檔案服務(wù)的途徑和載體有限，此種利用服務(wù)是被動(dòng)封閉和落后的。

（一）檔案利用服務(wù)理念落后

從高校檔案提供者來看，高校檔案工作者在整個(gè)利用過程中基本上是處于一種被動(dòng)的地位，不是主動(dòng)發(fā)現(xiàn)利用者的需求，不是主動(dòng)地提供檔案信息服務(wù)。

（二）檔案利用服務(wù)內(nèi)容針對性不強(qiáng)

從高校檔案利用者來看，檔案信息服務(wù)的提供者沒有區(qū)分個(gè)人利用者、單位利用者及利用者的用途，檔案信息資源的開發(fā)不能考慮到這些區(qū)別性，不能有針對性的提供高質(zhì)量服務(wù)。

（三）檔案利用服務(wù)方式落后

從高校檔案利用方式來看，檔案利用者只能通過來到檔案館(室)查閱才能獲取他們想要的檔案信息，查閱的途徑狹窄，檔案館（室）提供的檔案載體大多為紙質(zhì)材料，檔案利用受到空間和時(shí)間的限制。

（四）檔案利用服務(wù)質(zhì)量不高

從高校檔案利用的結(jié)果來看，在檔案利用者和檔案提供者之間就缺少了相互溝通的環(huán)節(jié)，沒能形成很好的反饋評價(jià)機(jī)制。檔案的利用效果以及檔案利用者的意見不能及時(shí)地反饋給檔案提供者，檔案提供者就不能實(shí)時(shí)而有效地跟蹤檔案利用者的需求。

二、高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新的對策與措施

（一）高校檔案利用服務(wù)理念要?jiǎng)?chuàng)新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)型

1、檔案管理者要強(qiáng)化參與意識(shí)，積極為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。高校檔案人員要對學(xué)校的全局統(tǒng)籌和發(fā)展規(guī)劃有一定的了解，這些信息可以從學(xué)校的一些文件或?qū)W校的校園信息網(wǎng)上可以獲取。平時(shí)善于捕捉學(xué)校近期發(fā)生的重大活動(dòng)信息，及時(shí)能提供第一手最寶貴的檔案資料，為高校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員探索學(xué)校的發(fā)展規(guī)律、進(jìn)行重大決策，起到了借鑒參考作用。

2、主動(dòng)為高校各項(xiàng)重大活動(dòng)提供原始素材。學(xué)校的重大活動(dòng)一般都要為學(xué)校情況做一些宣傳活動(dòng)，學(xué)校檔案室應(yīng)該配合學(xué)校利用高校檔案舉行專題展覽，編輯出版專題畫冊。

3、主動(dòng)參與高校編史修志，提供不可缺失的寶貴檔案資源。利用高校檔案編輯綜合性或?qū)ｎ}性的畫冊，編輯招生簡章、學(xué)校簡介、出版校史等。

（二）高校檔案利用服務(wù)內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新，由“無的放矢”向“有的放矢”轉(zhuǎn)型

1、為學(xué)校的各項(xiàng)重大活動(dòng)提供有價(jià)值的檔案素材，發(fā)揮高校檔案的歷史價(jià)值和文化價(jià)值。2007年，在筆者所在的右江民族醫(yī)學(xué)院本科教學(xué)評估過程中，學(xué)校綜合檔案室主動(dòng)為評估提供檔案利用434人次，各類檔案材料共1896卷件，實(shí)物檔案49件，照片242張34冊，電子文件150份(不完全統(tǒng)計(jì))，復(fù)印8765份，掃描打印44份。這些原始資料詳細(xì)再現(xiàn)了右江民族醫(yī)學(xué)院從草棚大學(xué)到現(xiàn)代醫(yī)學(xué)院校的創(chuàng)校歷史，凸顯了老區(qū)民族高校創(chuàng)校以來取得的輝煌成就，珍貴的檔案史料為右江民族醫(yī)學(xué)院順利通過本科教學(xué)評估發(fā)揮了一定的作用。

2、編研、挖掘高校檔案蘊(yùn)含的信息資源，為學(xué)?；蚪搪毠€(gè)人提供教學(xué)、科研、管理等方面的利用服務(wù)。例如關(guān)于黨政管理類的《歷屆黨、團(tuán)員代表大會(huì)簡介》、《歷年大事記匯編》；關(guān)于教學(xué)類的《歷年編寫教材情況》、《本科生優(yōu)秀論文目錄匯編》；關(guān)于科研類的《學(xué)術(shù)論文目錄》、《歷年重大科研成果選編》等等。這些編研資料具有問題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字簡練、概括性強(qiáng)的特點(diǎn)，可以滿足不同的檔案利用者的需求。

3、充分利用高校檔案舉辦各種專題展覽，發(fā)揮高校檔案的教育功能。通過對檔案的整合、開發(fā)、利用，讓檔案材料，尤其是老照片、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等走出封閉的庫房，通過舉辦各種專題展覽，對學(xué)生進(jìn)行愛祖國、愛人民、愛學(xué)校教育。

（三）高校檔案利用服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新，由手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)型

1、隨著信息化和電子政務(wù)的推進(jìn)發(fā)展，高校檔案數(shù)字化是高校檔案工作的必然發(fā)展趨勢。加快檔案信息化建設(shè)步伐，改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，在高校檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

2、信息化時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及為高校檔案數(shù)字化提供了技術(shù)保障。高校檔案工作者應(yīng)該對庫存的檔案資料進(jìn)行加工、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)高校檔案多種載體保存形式并存，改變傳統(tǒng)的高校檔案信息利用只能提供紙質(zhì)材料的單一形式，提供更為豐富的檔案載體服務(wù)，使檔案利用不受時(shí)間和空間限制，大大方便了利用者對檔案的使用，也將提高高校檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量。

3、依托信息化和電子政務(wù)，應(yīng)該加強(qiáng)高校檔案館（室）之間的合作，在條件成熟下嘗試開展聯(lián)機(jī)檢索，信息互通，促進(jìn)交流，優(yōu)化高校檔案信息資源配置，改變關(guān)門自守的封閉局面，實(shí)現(xiàn)共同開發(fā)檔案信息資源，達(dá)到資源共享，以期加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

（四）高校檔案利用服務(wù)質(zhì)量要?jiǎng)?chuàng)新，由合格型向優(yōu)秀型轉(zhuǎn)變

構(gòu)建完善高校檔案服務(wù)的評價(jià)體系，加強(qiáng)檔案工作者和檔案利用者中間的溝通渠道，讓每一個(gè)檔案利用者高興而來滿意而歸。通過服務(wù)后評價(jià)、網(wǎng)上打分評價(jià)、網(wǎng)上調(diào)查等形式，了解當(dāng)前高校檔案服務(wù)存在的問題或檔案利用者所需要的服務(wù)，評價(jià)體系的完善將會(huì)更大促進(jìn)高校檔案服務(wù)的質(zhì)量和效果，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在信息化社會(huì)，隨著電子政務(wù)的推進(jìn)，高校檔案工作面臨挑戰(zhàn)和機(jī)遇。高校檔案利用服務(wù)工作應(yīng)突破傳統(tǒng)理念、立足新理念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，主動(dòng)開發(fā)、利用檔案信息資源，順應(yīng)社會(huì)需求，為高校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，以求高校檔案事業(yè)向“更高、更強(qiáng)”發(fā)展。

作者：黃凡玨單位：右江民族醫(yī)學(xué)院