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第一篇

1、人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義

1.1有利于提高管理人員的工作效率

長期以來在我國的人事檔案管理工作中,都是管理人員通過手工的方式對檔案信息進行收集、整理和利用,工作較為繁瑣,而且工作量也較大,不僅費時費力,而且工作效率也較低。而檔案管理實現(xiàn)信息化后,利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)替代了傳統(tǒng)的手工管理工作,不僅有效的提高了檢索和查詢的速度,而且工作效率也有較大程度的提升,更利于加快人事檔案信息的開發(fā)利用工作,而且信息傳輸具有及時性,確保了各項決策的正確性。

1.2有利于檔案人員業(yè)務(wù)水平的提高

利用信息化來實現(xiàn)對人事檔案的管理,使管理人員從高強度的繁重手工勞動中解脫出來,可以有更多的時間進行學(xué)習(xí),從而有效的提升業(yè)務(wù)能力及管理水平。

1.3提高了人事管理工作的運轉(zhuǎn)速度

人事檔案是在高校進行干部選拔和任用時重要的信息資源,可以為各項決策提供科學(xué)的參考意見,對于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作運轉(zhuǎn)的速度都起到了極其重要的作用。

1.4有利于實體檔案的保護

人事檔案的介質(zhì)是紙張,紙質(zhì)材料作為人事檔案的重要載體,同時也是原始的證據(jù)資料,這些資料需要在用戶查詢時不斷的進行翻閱及反復(fù)進行拆裝,這就很難避免紙張不會受到損害,所以在檔案信息化實現(xiàn)后,不僅有效的減少了對實體檔案的接觸,而且對實體檔案也起到了有效的保護作用。

2、高校人事檔案信息化建設(shè)中的主要問題

近年來,由于對高校人事檔案的重視程度不斷提升,人事檔案在制度、內(nèi)容規(guī)范等許多方面都取得了較好的成效,但在目前高校人事檔案管理工作中還存在著一些問題,這些問題的存在在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的進展。

2.1檔案材料不全,內(nèi)容失真

真實性是人事檔案得到存在的根本,但在當(dāng)前高校的人事檔案中,其材料的真實性有所欠缺,不僅檔案的內(nèi)容沒有實現(xiàn)良好的銜接,而且在進行時間和日期的填寫上具有較大的隨意性,在檔案的材料中更多體現(xiàn)的是個人的成績和優(yōu)點,而對于缺點及錯誤則很少提及,這樣情況的存在,與管理工作中審核把關(guān)不嚴(yán)具有直接的關(guān)系,影響了檔案的利用。

2.2管理傳統(tǒng),效率低下

目前在我國部分高校對人事檔案的利用中還以實體檔案為主。長期以來檔案的紙張規(guī)格都是以16K為主,這與當(dāng)前辦公用紙A4規(guī)格存在著較大的差異,需要在裝訂時進行裁切及折疊工作,使工作效率受到較大的影響。而且傳統(tǒng)管理方式中各項制度都存在著不健全的地方,與現(xiàn)代檔案的發(fā)展規(guī)模難以匹配,再加之收集方式的不科學(xué),所以檔案材料失真是普遍存在的現(xiàn)象。而且我國高校由于在過去較長時間內(nèi)都沒有建立健全的人事檔案收集審核歸檔制度,這就導(dǎo)致檔案材料的收集工作滯后,把關(guān)不嚴(yán),不進行審核即裝袋,材料存在失真及虛假的情況。

2.3利用范圍狹窄,適應(yīng)性較差

目前各高校都采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件,僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個壞節(jié)實現(xiàn)計算機管理,信息存儲量窄,功能小操作繁瑣,信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復(fù)雜,信息化程度不高,難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度,人事檔案的利用范圍主要是黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位,利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是,隨著社會主義經(jīng)濟體制改革的深入,非公有制經(jīng)濟的迅速發(fā)展,非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道,大量的本?？飘厴I(yè)生要流向市場,流向私人企業(yè)和外資企業(yè)。顯然,傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。

3、高校人事檔案信息化建設(shè)的措施

3.1加大投入,建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷深入,各高校都已實現(xiàn)計算機作業(yè),并且都建立了校園網(wǎng),設(shè)有專人管理和維護,這些為人事檔案信息化建設(shè)提供了極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ),為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共享平臺。因此,在人事檔案信息化建設(shè)中,一是要適當(dāng)加大基金投入。對于有條件的單位,應(yīng)完善其檔案管理信息化設(shè)備,提高檔案信息資源開發(fā)利用的進度。二是加大科技開發(fā)人員的投入,對現(xiàn)有人員進行培訓(xùn),加強人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)。針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際,有計劃、有步驟地加大投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施,以加強檔案管理的技術(shù)裝備。

3.2建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系,加強信息資源庫的建設(shè)

一要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫,把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上,通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進行管理、使用。二要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站,通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶,形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

3.3實施人事檔案的分級管理

在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建成的基礎(chǔ)上,根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性,對各種信息資料的密級進行嚴(yán)格界定,按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限,利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán),獲得相關(guān)信息,從而實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享。

3.4強化業(yè)務(wù),提高檔案管理人能力

人事檔案信息化建設(shè)過程中,需要具有高素質(zhì)的檔案管理人員充足到檔案管理崗位上,所以高校在引進高素質(zhì)人才的同時,也需要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng),定期組織管理人員進行培訓(xùn)和教育,在加強專業(yè)知識培訓(xùn)的同時,不斷的拓寬其知識面,加強相關(guān)領(lǐng)域知識的學(xué)習(xí),使其技能和工作能力不斷提升。同時還要加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育,使其在崗位上更好的扎實工作,為高校教學(xué)和科研工作提供更好的服務(wù)。

3.5深化改革,建立健全的人事檔案管理制度

加強人事檔案管理制度的完善,確保其更合理和科學(xué),使人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化。建立材料收集網(wǎng)絡(luò),不斷的對檔案內(nèi)容進行充實,嚴(yán)格對材料的內(nèi)容進行鑒別,做好檔案材料的歸檔和裝訂工作,在材料傳遞過程中的還要確保其安全性,嚴(yán)格按章辦事,使人事安全性和真實性都能夠得到保證,另外還要對檔案材料進行及時的更新和補充?？傊?人事檔案工作人員要以制度來維護管理,以管理來保證質(zhì)量,切切實實做好管理工作,讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

作者：于鵬濤單位：青海大學(xué)

第二篇

一、高校人事檔案的作用

（一）憑證作用

高校按照國家對檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專門的檔案管理部門，出臺檔案管理中涉及的人員、硬件與軟件的各項管理規(guī)定，采取各項管理措施，責(zé)任分層直至到具體工作人員，有效保證了檔案材料的安全性以及材料信息的真實性和準(zhǔn)確性。高校人事檔案是在高校教職工社會實踐過程中形成的客觀的歷史記錄，它保留了真實的歷史痕跡，如當(dāng)事人的手稿，校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員的親筆簽章或批注，經(jīng)過組織認(rèn)定的工齡、職稱、職務(wù)及學(xué)歷等，它在形成過程中受到了教職工的廣泛監(jiān)督，具有可靠的憑證作用。

（二）參考作用

干部的思想政治素質(zhì)和組織管理能力是干部任用的關(guān)鍵。檔案作為對高校教職工過去工作和歷史情況的原始記錄，是貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策，為選賢舉能，知人善任，歷史地、全面地考察了解和選拔用干部的重要依據(jù)。從干部的人事檔案里，能清楚地反映出他個人的成長軌跡，尤其是自傳材料，也能反映個人的心里成長過程，對將要提拔任用干部能有全面的了解。

（3）服務(wù)作用

高校人事信息統(tǒng)計管理工作是高校規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略，制定實施措施的前提。高校人事檔案作為對高校教職工過去工作和歷史情況的原始記錄，能夠為高校人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計工作提供準(zhǔn)確的教職工信息，從而使統(tǒng)計的結(jié)果更真實地反應(yīng)出高校的現(xiàn)狀，為高校領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策提供支撐。同時也為高校選用人才提供重要參考作用，為教職工報考研究生，或流動到其他單位提供重要證明材料。

二、高校人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案的收集效率低，內(nèi)容不完整現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考及服務(wù)作用中，普通教職工主要是利用檔案的憑證作用。由于高校教職工相對于社會上其他行業(yè)相對穩(wěn)定，對檔案的需求較少，因此對檔案重視程度不足，對檔案材料的遞交不夠積極甚至不交。還有部分檔案材料形成部門，對材料的重視程度不夠，形成材料信息不完整，審核不認(rèn)真，拖延材料歸檔時間，嚴(yán)重影響了檔案的收集效率和檔案信息的完整性。

（二）檔案材料的收集、整理工作量大，責(zé)任心重

2013年新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求出臺，舊檔案按照新的管理標(biāo)準(zhǔn)實施管理，造成高校人事檔案頻繁的拆卷、整理，加速了人事檔案的損毀；在重新整理分類過程中，除工作量增加外，工作責(zé)任也無形中增加，稍有疏忽弄爛材料或是漏裝、少裝了材料。同時，隨著人才流動性增加以及人事檔案內(nèi)容的豐富，人事檔案管理涉及的十大類內(nèi)容，面向全校幾千名教職工，任何一項看似簡單的工作對整個高校人事檔案管理工作者都將是一項巨大的工程。

（3）檔案管理不夠規(guī)范

按照國家檔案管理局的要求，每管一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，依據(jù)國家檔案管理規(guī)定，制定適合本管理部門檔案日常管理八項制度。高校人事部門依據(jù)上級主管部門的要求制定了本部門的高校人事檔案管理制度和規(guī)范，但在實施過程中存在諸多困難。有些單位條件差，檔案管理時“三室”無法分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。超過一千人的管檔部門，配備專職的管檔人員也很難做到，大部分都是兼職檔案管理人員。國家規(guī)定了人事檔案由相關(guān)組織人事部門由專人負(fù)責(zé)管理，但完全能有專人管理的部門很少，再加上管檔人員崗位調(diào)換頻繁以及人員數(shù)量配備不足的影響，很難做到完全的規(guī)范化管理，造成檔案管理工作中存在的安全隱患。

三、加強高校人事檔案管理的措施

（一）提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)檔案的管理工作要求高、任務(wù)重、責(zé)任心強、要切實做好檔案管理工作，與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認(rèn)識和支持密不可分。高校人事檔案關(guān)系到全校教職工的切身利益，同時對高校發(fā)展規(guī)劃與戰(zhàn)略決策具有重要的支撐作用，這種作用都基于高校人事檔案管理工作者平時的工作積累。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對檔案管理工作的認(rèn)識，對管檔人員的配備、檔案安全管理的硬件環(huán)境及檔案管理過程的軟件環(huán)境給予支持，管檔人員要加大對檔案及其管理工作重要性的宣傳力度，提高領(lǐng)導(dǎo)及教職工的認(rèn)識，促進檔案管理工作的發(fā)展。

（二）加強檔案管理意識，提高檔案管理質(zhì)量

高校在人事檔案管理工作過程中，積累了豐富的經(jīng)驗并制定了完善的適合高校檔案管理的制度，這些規(guī)章制度落實到檔案管理日常工作中，必須具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和耐心細(xì)致的工作作風(fēng)，催要、收集材料即時，認(rèn)真辨別真?zhèn)危诸愓_，歸檔完整，只有這樣才能使檔案管理規(guī)范、利用性強，目標(biāo)管理責(zé)任落到實處。因此，在領(lǐng)導(dǎo)重視的同時，檔案管理人員也應(yīng)從自身出發(fā)，充分認(rèn)識本職工作的重要性，嚴(yán)格要求自己，提高檔案管理的質(zhì)量。

（三）加大投入力度，提高檔案整理效率

針對高校人事檔案管理的重要性，高校在配備專職檔案管理人員的同時，檔案保存管理要求的硬件環(huán)境也要達標(biāo)，如“三室”分開、“三防”到位。日常管理工作的軟件要匹配齊全，任務(wù)重與急時要配備輔助人員，加強人員投入力度。關(guān)心管檔人員生活工作情況，提高檔案管理人員的工作效率。檔案的整理工作是一項高強度的重復(fù)勞動，每一個不規(guī)范的動作都會造成大量時間的損耗，因此，檔案管理者在整理檔案過程中要特別注重細(xì)節(jié)，積極探索，掌握檔案管理中的各種方法，提高檔案管理效率。

（四）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善制度

檔案的收集是檔案整理的前提和基礎(chǔ)，在每一次檔案收集工作前要全面結(jié)合所收集檔案的規(guī)范和后續(xù)工作要求，制定好對各單位檔案收集提交標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)文件要求，然后再下發(fā)給各部門執(zhí)行。為保證檔案收集工作的順利進行，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大支持力度，將各部門的檔案收集、整理和提交工作作為單位考核指標(biāo)，確保檔案材料的真實性和完整性，使高校人事檔案管理部門的工作順利進行。

作者：賈振玲單位：石河子大學(xué)人事處