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一、企業(yè)人事檔案管理工作的特點

（1）真實性。真實性是指企業(yè)人事檔案材料應真實可靠，實事求是的反映企業(yè)員工工作、家庭、生活等等真實情況。真實性是企業(yè)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是確保其在人力資源管理中得到有效利用的基本前提。只有客觀真實的反映員工的全部歷史和全部工作，人事檔案才具有真正的利用價值，才能為企業(yè)選拔人才和應用人才提供真實可靠的依據(jù)。

（2）完整性。完整性是指企業(yè)人事檔案材料在數(shù)量上和內(nèi)容上應是完整無缺的。數(shù)量上的完整，要求人事檔案材料齊全，一個員工的檔案材料應該集中收集和保存在一起，不能殘缺和短少，這樣才能夠詳細、全面和系統(tǒng)的反映員工的全貌，以了解其全部工作經(jīng)歷與歷史，使檔案材料能成為企業(yè)用人的決策依據(jù)；內(nèi)容上的完整，要求應隨著新檔案材料的補充完善，員工的檔案材料應能反映在各個時間段的情況，不能留下空白。

（3）安全性。安全性是指應通過良好的人事檔案管理以保證檔案實體安全和信息內(nèi)容的安全。實體安全即是要妥善保管，力求避免員工的人事檔案材料遭受不應有的損壞，如丟失、破損、調(diào)換、涂改等；信息內(nèi)容的安全，即是要建立健全的人事檔案保管制度和保密制度，從內(nèi)容上保證檔案信息的不失密、不泄密，不對員工的個人隱私和權(quán)益造成損害。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

1、為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供依據(jù)

在企業(yè)人事檔案材料中，詳細包括了目前企業(yè)的人才結(jié)構(gòu)、人才數(shù)量以及人才水平等信息資料。通過對人事檔案的整理與歸類，可以詳細了解企業(yè)當前的人力資源現(xiàn)狀，明確企業(yè)目前所急需的是哪一類人才，從而為企業(yè)的人力資源規(guī)劃提供重要的依據(jù)。例如，通過對企業(yè)人力資源檔案的整理，了解企業(yè)各崗位的用人情況以及哪些崗位員工存在即將退休的情況，并將這些信息反饋給人力資源管理部門，為企業(yè)在未來幾年內(nèi)的人力資源規(guī)劃提供重要的信息依據(jù)。

2、保證了企業(yè)人才招聘的質(zhì)量

企業(yè)在人才的招聘過程中，需要全面分析、擇其所長、避其所短，做到對人才的善用。而要真正做到知人善用，并保證企業(yè)人才招聘的質(zhì)量，就需要全面、歷史的了解人員的信息。不僅要了解人的現(xiàn)在，而且要了解人的過去，不僅要了解其才，還要了解其德。以有效避免在人才招聘過程中，不講德才條件，而只憑主觀臆斷或個人情感因素進行招聘選拔的問題。一方面，通過做好人事檔案材料的查閱與管理，可以較為全面了解其個人經(jīng)歷、做過哪些工作、取得過哪些成績、有何特長、道德品質(zhì)如何，進取心和事業(yè)心是否較強等各方面情況，有效保證企業(yè)能因才錄用人才，提高人才招聘的質(zhì)量；另一方面，人力資源部門也能從人事檔案中詳細了解個人以往的教育、技能、培訓、經(jīng)驗、績效等方面的信息，有助于企業(yè)人力資源部門為人才分配合適的補充崗位。

3、有利于針對性的開展員工培訓教育

通過對人事檔案的科學管理，有助于企業(yè)人力資源管理部門，根據(jù)每個人才的不同特點，提出有針對性的培訓教育方案，做到因材施教。并從人事檔案中探索出人才的成長規(guī)律，以更好的培養(yǎng)和使用人才。一方面企業(yè)人力資源管理部門，可以通過人事檔案中員工信息，如教育背景、技能經(jīng)驗、年齡等，以針對性的開展培訓項目，可以更加有效的調(diào)動員工在培訓上的積極性；另一方面，通過對人事檔案信息的分析，能使人力資源管理部門詳細了解員工的工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資薪酬等方面的內(nèi)容，以此為員工更好的設(shè)定職業(yè)生涯的規(guī)劃，并以此有針對性的開展培養(yǎng)教育、實踐交流等方面內(nèi)容，使員工不斷向著職業(yè)生涯目標邁進，以提高員工對企業(yè)的認同感與忠誠度。

4、促進企業(yè)的跨地域文化管理

由于企業(yè)招聘的員工來自于全國各地，而不同的區(qū)域存在著各自不同的生活習慣、觀念與文化，這就容易導致不同區(qū)域的員工存在著溝通交流不暢，或生活工作習慣沖突等方面的問題。由于企業(yè)人事檔案不僅能全面、準確的反映員工各方面情況，而且能從人事檔案中詳細了解企業(yè)各單位員工的籍貫、工作生活經(jīng)歷等方面的信息。企業(yè)人力資源管理部門一方面可以通過對人事檔案的查閱與分析，詳細了解員工不同籍貫的人數(shù)、文化特質(zhì)，以有針對性的加強員工之間的溝通交流，盡量避免員工之間可能出現(xiàn)的交流不暢或矛盾問題；另一方面，在開展一些團隊合作項目之前，可以先通過人事檔案了解員工的文化背景，以提前對員工進行文化與心理方面的交流，實現(xiàn)在團隊合作過程中員工的有效溝通。

三、總結(jié)

本文從企業(yè)人事檔案管理工作的內(nèi)容及特點出發(fā)，并主要就人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用進行了分析與探討?，F(xiàn)代化企業(yè)要想獲得穩(wěn)步、高速的發(fā)展，離不開一支高素質(zhì)和具有專業(yè)技術(shù)的人才隊伍，而作為人才信息縮影的人事檔案管理工作，是企業(yè)選拔人才、培養(yǎng)人才以及開發(fā)人力資源的重要基礎(chǔ)性工作，對實現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的開發(fā)及最優(yōu)化利用，都起到了關(guān)鍵性作用。

作者：楊景蘭單位：遼河油田總醫(yī)院