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一水利電子檔案管理在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

筆者就現(xiàn)在的情況進(jìn)行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。

1硬件與軟件設(shè)施的不足

由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時進(jìn)行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進(jìn)行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進(jìn)行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項(xiàng)能力。一些檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費(fèi)了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進(jìn)行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實(shí)性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項(xiàng)申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測部門很難在進(jìn)行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進(jìn)行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進(jìn)行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強(qiáng)單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

1加強(qiáng)對電子文件檔案管理知識的培訓(xùn)

提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗(yàn)，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設(shè)對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強(qiáng)硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機(jī)、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強(qiáng)硬件設(shè)施能促進(jìn)水利部門檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點(diǎn)在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進(jìn)行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項(xiàng)目多（南水北調(diào)等），在項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進(jìn)入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進(jìn)行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴(yán)肅性和權(quán)威性

檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對電子檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強(qiáng)社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強(qiáng)電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實(shí)到個人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅執(zhí)行。

4加強(qiáng)安全方面的法律保障

在實(shí)踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進(jìn)，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實(shí)狀況及時補(bǔ)充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強(qiáng)有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責(zé)任人實(shí)施強(qiáng)力處罰。

5確保真實(shí)性與原始性電子檔案的真實(shí)性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)

所以說電子檔案的兩種驗(yàn)證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗(yàn)證，先由用戶根據(jù)自己的信息進(jìn)行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和以權(quán)謀私，歸檔時要有負(fù)責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。

三結(jié)語

電子檔案是隨著電子信息化技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的檔案應(yīng)用形式，由于我國檔案管理電子信息化時間并不長，相應(yīng)的管理方式尚待完善，給日常電子檔案管理提出了巨大挑戰(zhàn)，也同時為我國電子檔案提供了創(chuàng)新和發(fā)展的機(jī)會，但在實(shí)際工作中遇到的問題就需要相關(guān)管理人員進(jìn)行有效研究，并且提出改善合理手段，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代電子檔案管理的優(yōu)化和升級。

作者：林愉單位：福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司