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認(rèn)為城建檔案信息管理系統(tǒng)具有強大的檔案文獻檢索功能，即使對有關(guān)城建工作中形成的電子文件沒有進行分類，運用計算機的檢索功能，也可以迅速查找到利用者需要的檔案信息。這些電子文件分類認(rèn)識上的誤區(qū)，是城建檔案管理“前端控制思想”的盲點，忽視了電子文件分類與城建檔案檢索、存儲、備份三者之間的密切聯(lián)系。為此，城建檔案管理部門要非常全面、細致的分析電子文件分類、電子檔案存儲與備份策略，進一步推動我國城建檔案信息化的建設(shè)步伐。

電子文件分類的優(yōu)越性

（一）電子文件分類有利于提高電子檔案檢索效率。電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實現(xiàn)檢索高效、便捷。計算機檢索的原理就是利用計算機將用戶所提出的文檔信息檢索標(biāo)識與計算機檢索系統(tǒng)中的標(biāo)引標(biāo)識進行比較，并將檔案數(shù)據(jù)庫符合條件匹配的檔案信息作為檢索結(jié)果提供給用戶利用。如果，城建檔案管理部門沒有制定電子文件分類方案，對形成的電子文件進行科學(xué)的分類標(biāo)引，歸檔的城建電子檔案索引則雜亂無章，制約了機檢速度和檔案的查準(zhǔn)率和查全率。

（二）電子文件分類是電子檔案存儲與備份的基礎(chǔ)。城建電子文件的分類，就是把立檔單位在城建檔案信息數(shù)據(jù)的一體化管理系統(tǒng)所形成的文件，按照文件形成的領(lǐng)域范疇、項目、時間、來源、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機的體系。城建檔案分類的內(nèi)容廣泛，例如，城市建設(shè)工程檔案分類有：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；通信、電力、交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；城市防洪、抗震工程等范疇。如果電子文件形成單位沒有制定分類策略，歸檔的各類城建電子檔案在服務(wù)器的存儲物理位置，不能按照電子檔案的保存價值分別劃分物理存儲空間，也不能實現(xiàn)留其精華、刪除無保存價值電子文件的科學(xué)管理方法。電子文件分類是城建電子檔案存儲與備份的基礎(chǔ)，主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是分類是保持電子文件有機聯(lián)系的重要舉措。一個城建檔案館的所有電子文件，如不經(jīng)過分類，難免是一堆雜亂無章的電子數(shù)據(jù)。其存儲在文檔服務(wù)器的數(shù)據(jù)是呈現(xiàn)出無序排列的現(xiàn)象，只有對其進行合理的分類，不但能夠揭示出電子文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，而且真正使城建檔案館的電子檔案成為一個有機整體，便于系統(tǒng)存儲、備份和系統(tǒng)提供利用。二是電子文件分類是后續(xù)整理城建電子檔案環(huán)節(jié)有序開展的基本前提。就整個電子文件整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，城建電子檔案管理其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。三是電子文件分類的優(yōu)化可為城建電子檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。文檔服務(wù)器存儲與備份策略的制定，都與電子文件的分類方案和分類的質(zhì)量密切相關(guān)。所以，各級城建檔案管理部門對電子文件分類的優(yōu)化，可為各類城建電子檔案的有序、有效管理奠定基礎(chǔ)。

制定合理的電子檔案的存儲與備份策略

（一）歸檔電子城建檔案數(shù)據(jù)大集中的存儲策略各級城建檔案館應(yīng)根據(jù)電子文件分類方案，制定電子檔案存儲與備份策略，對歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進行科學(xué)組合，合理劃分存儲服務(wù)器的數(shù)據(jù)存儲區(qū)域，便于備份工作的開展。為實現(xiàn)城建檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，城建檔案信息資源庫的建設(shè)，必須打破目前小而全的數(shù)據(jù)管理方式，應(yīng)采取城建檔案數(shù)據(jù)大集中方式，即將分散到各分支機構(gòu)城建檔案數(shù)據(jù)庫，集中存儲到上屬主管單位城建檔案部門控制的計算機服務(wù)器中，建設(shè)符合國家電子檔案管理規(guī)范與統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的城建檔案信息數(shù)據(jù)資源庫。

（二）根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，合理進行城建電子檔案數(shù)據(jù)組合根據(jù)電子文件分類方案，歸檔的電子檔案需要按一定的規(guī)則組合到計算機存儲服務(wù)器或者脫機保存的光盤、硬盤、磁帶等存儲載體。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔電子檔案的脫機保存一般可采用DVD光盤。對不同類型、不同作用的檔案要有不同的存儲策略，如依據(jù)電子檔案利用與保存價值從不同角度可分為：內(nèi)部與外部使用(封閉與開放系統(tǒng))；永久、30年、10年；重要與不重要；項目與重點工程建設(shè)、憑證與非憑證；保密與非保密；遷徙與非遷徙。從保持文件的自然聯(lián)系和方便管理利用出發(fā)，遵循一些基本規(guī)則對歸檔的電子檔案數(shù)據(jù)進行合理組合：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同保管期限定期拷貝，以延長歸檔電子檔案的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一分支機構(gòu)的城建檔案歸檔部門的項目文件組合，以便于查找利用和復(fù)制。四是將同一類型的文件組合，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件分別組盤，以便于借助特定的技術(shù)環(huán)境進行閱讀利用。

（三）城建檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲與備份策略歸檔城建電子檔案數(shù)據(jù)采用微型計算機硬盤和DVD光盤的方式存儲與備份，已適應(yīng)不了采用城建檔案數(shù)據(jù)集成化管理方式的需求，其存儲和備份的數(shù)據(jù)由單機版城建文檔管理的案卷級和文件級的數(shù)據(jù)，擴展到城建電子管理系統(tǒng)生成經(jīng)鑒定歸檔的全文數(shù)據(jù)、多媒體文件、圖像文件、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素元數(shù)據(jù)。為有效地進行海量城建檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份，必須合理制定存儲與備份策略。一是合理劃分存儲空間。按照城建檔案分類屬性、建設(shè)項目、歸檔年度、保管期限對數(shù)據(jù)進行存儲空間分配，按照來源關(guān)系，如城市規(guī)劃、通信、電力、橋梁、道路、園林、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等，對歸檔的城建電子檔案數(shù)據(jù)進行科學(xué)排序。同時利用虛擬存儲技術(shù)提高硬件的綜合利用率。例如采用SAN的虛擬存儲技術(shù)，將所有異構(gòu)環(huán)境的存儲資源，在一個統(tǒng)一的控制器控制下，做一個統(tǒng)一的分配與調(diào)度，可使存儲空間從40%提高到80%。二是根據(jù)城建電子文檔管理需求，采用切合實際的備份方式。在城建檔案信息一體化管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)，可根據(jù)本單位的數(shù)據(jù)管理財力和文檔人員、計算機技術(shù)人員配備情況，采用如下備份方式：磁帶庫、光盤庫備份。由文檔人員和計算機技術(shù)人員按照本單位數(shù)據(jù)生成和保管歸檔需求，設(shè)計備份時間，在規(guī)定的時間內(nèi)，由生產(chǎn)機實時向備份機發(fā)送關(guān)鍵數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)傳送到遠程備份中心制作完整的備份磁帶或光盤的復(fù)制工作。遠程數(shù)據(jù)庫異地備份。根據(jù)《電子公文歸檔暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，歸檔的電子公文，實現(xiàn)異地保管。就是在與本單位主數(shù)據(jù)庫所在生產(chǎn)機相分離的備份機上建立主數(shù)據(jù)庫的一套備份。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)鏡像備份。這種方式是對文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和所需跟蹤的重要目標(biāo)文件的更新進行監(jiān)控與跟蹤，并將更新日志實時通過網(wǎng)絡(luò)傳送到備份系統(tǒng)，備份系統(tǒng)則根據(jù)日志對磁盤進行更新。遠程鏡像磁盤異地備份。通過高速光纖通道線路和磁盤控制技術(shù)，將鏡像磁盤延伸到遠離生產(chǎn)機的地方，更新方式為同步或異步，其鏡像磁盤數(shù)據(jù)與主磁盤數(shù)據(jù)完全一致，。采用不同方式文檔數(shù)據(jù)備份，必須要考慮到數(shù)據(jù)恢復(fù)的問題，包括采用雙機熱備、磁盤鏡像或容錯、備份磁帶異地存放、關(guān)鍵部件多套備件等多種災(zāi)難預(yù)防措施。這些措施能夠在系統(tǒng)發(fā)生故障后對文檔數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)恢復(fù)。

檔案部門應(yīng)積極參與電

子文件分類與電子檔案存儲、備份工作建立一個完善的電子文件分類、存儲與備份系統(tǒng)，城建檔案部門要從城建電子文檔系統(tǒng)的使用者轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c者，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行電子文件管理工作領(lǐng)域，對本單位產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲、備份工作進行指導(dǎo)，將電子文件分類知識融合到城建檔案數(shù)據(jù)存儲與備份工作中。

（一）根據(jù)城建檔案信息管理系統(tǒng)生成的電子文件屬性，如文本文件、數(shù)據(jù)文件、計算機程序文件、圖形文件、設(shè)計文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件等,設(shè)定固定的類別代碼，，用以指導(dǎo)計算機技術(shù)人員結(jié)合分類編碼、保管期限合理設(shè)計數(shù)據(jù)存儲與備份的策略。

（二）積極參與系統(tǒng)實施方案的討論。城建檔案部門應(yīng)負(fù)責(zé)文檔數(shù)據(jù)存儲與備份試點課題與檔案學(xué)知識互相結(jié)合的論證工作，完成對現(xiàn)場電子數(shù)據(jù)分類與存儲、備份三者之間有機聯(lián)系的調(diào)查，提出切實可行的城建檔案存儲與備份策略，供計算機部門技術(shù)人員參考。

（三）參加城建檔案信息管理系統(tǒng)運行前的電子文件分類、電子檔案存儲、備份測試工作，保證電子文件分類、電子檔案存儲與備份，檔案數(shù)據(jù)的一致和現(xiàn)行有效。城建檔案部門積極參與電子文件分類與電子檔案存儲、備份工作的課題研究工作，是城建檔案管理部門前端控制，實現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)，必然會提我國城建檔案信息化管理的整體水平。要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，就必須采取積極措施抓好知識更新，使城建檔案人員擁有廣博的復(fù)合型知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

作者：洪清庭單位：建省晉江市住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局城建檔案室