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遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理措施

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遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理措施

【摘要】學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理是學(xué)校運(yùn)作中的重要內(nèi)容,如果學(xué)校不注重對學(xué)籍檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理,將會導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍轉(zhuǎn)移、升學(xué)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)較大問題,最終給學(xué)校的發(fā)展帶來不利,因此,學(xué)校必須加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化管理。在實(shí)際情況中,很多學(xué)校都不重視遠(yuǎn)程教育工作,忽視了對學(xué)籍檔案的管理,而且很多學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)不高,最終產(chǎn)生了多種隱患。本文主要對現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理措施進(jìn)行分析,針對存在的問題提出了一些建議。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育;學(xué)籍檔案;管理

在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理中,包含多種管理內(nèi)容,主要包括新生學(xué)籍管理、學(xué)生課程注冊管理、學(xué)生學(xué)籍變動管理、學(xué)生畢業(yè)管理等,每項(xiàng)管理內(nèi)容都有著重要內(nèi)容,因此,學(xué)校必須注重學(xué)籍檔案管理。隨著時代的發(fā)展,各類信息技術(shù)有了較大發(fā)展,很多學(xué)校都將信息技術(shù)引進(jìn)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理中,但是并沒有完全發(fā)揮出信息技術(shù)的作用,一些學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高,進(jìn)而產(chǎn)生多種隱患。因此,如何更好進(jìn)行現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理成為學(xué)校面臨的重大問題。

一、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

隨著時代的進(jìn)步,許多學(xué)校的遠(yuǎn)程教育都得到了較好發(fā)展,但受人為因素及外部客觀因素的影響,依然存在較多問題,給學(xué)校的正常運(yùn)作帶來不利。很多學(xué)校雖然進(jìn)行了一定的遠(yuǎn)程教育工作,但一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不具有較好責(zé)任意識,偏重于經(jīng)濟(jì)效益的獲取,而沒有較好進(jìn)行遠(yuǎn)程教育管理。許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對遠(yuǎn)程教育工作沒有較高的認(rèn)知度,對學(xué)籍檔案管理投入力度不足;一些學(xué)籍檔案管理工作人員不具有較好的職業(yè)素質(zhì),缺乏一定的責(zé)任意識,在對學(xué)籍檔案相關(guān)資料進(jìn)行整理和存儲時出現(xiàn)了較多隱患。一些學(xué)校雖然在遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理方面制定了一些規(guī)范,但是并沒有針對遠(yuǎn)程教育的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì),不能較好適應(yīng)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的運(yùn)作特性。很多學(xué)校的制度規(guī)范都不完善,存在多種隱患,給現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理的順利進(jìn)行帶來不利。在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理中,由于學(xué)籍檔案管理人員監(jiān)管不嚴(yán)、相應(yīng)制度沒有較好落實(shí)、學(xué)籍檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng),致使學(xué)生學(xué)籍檔案資料出現(xiàn)遺漏等情況,且有些資料存在著一定的錯誤。有些工作人員沒有及時更新相關(guān)信息,對學(xué)生的獎懲情況沒有進(jìn)行準(zhǔn)確記錄,致使學(xué)生學(xué)籍不完整,對學(xué)生學(xué)籍檔案電子注冊的順利進(jìn)行造成了較大影響。

二、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的方法

(一)完善現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理規(guī)范。

在遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理中,如果沒有嚴(yán)格的制度約束,將難以保障學(xué)籍管理的有效性,因此,學(xué)校必須完善現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理規(guī)范。學(xué)校必須對現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的特性進(jìn)行分析,并考慮學(xué)生實(shí)際情況,細(xì)化各種條例,滿足學(xué)籍管理的實(shí)際情況。由于一些學(xué)生既有著相應(yīng)工作,也有著一定的學(xué)習(xí)任務(wù),所以學(xué)校在規(guī)范制定上須根據(jù)實(shí)際進(jìn)行調(diào)整。學(xué)??梢詰?yīng)用學(xué)分制,如果一些學(xué)生時間較為充足,可以讓其將學(xué)分提前修完,并依據(jù)相應(yīng)規(guī)定獲取畢業(yè)證;如果學(xué)生時間不足,可以讓其在完成所有學(xué)分后再拿畢業(yè)證。由于學(xué)籍檔案中存在不同情況,所以學(xué)校須要學(xué)籍檔案管理人員將學(xué)籍依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類,并以班級為單位,將學(xué)生的聯(lián)系方式進(jìn)行準(zhǔn)確記錄,并實(shí)時更新,確保學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、時效性,從而更好方便學(xué)生學(xué)籍檔案的電子注冊操作,保障學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的有效性。

(二)提高現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作人員素質(zhì)。

在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理中,學(xué)籍檔案管理工作人員起到了關(guān)鍵作用,但是,很多學(xué)籍檔案管理人員都不具有較好的職業(yè)素質(zhì),缺乏一定的責(zé)任心,給學(xué)籍管理帶來不利。因此,學(xué)校必須提高學(xué)籍檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。由于學(xué)籍管理的內(nèi)容較多,所以學(xué)校必須準(zhǔn)確了解工作人員實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確了解,從多方面對工作人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作人員的責(zé)任心和道德素養(yǎng),讓工作人員充分了解自身工作內(nèi)容,從而更好保障戶籍管理質(zhì)量。

(三)合理應(yīng)用信息技術(shù)提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。

在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理中,雖然很多學(xué)校都較好地應(yīng)用信息技術(shù),但是并沒有完全發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。因此,學(xué)校必須大力引進(jìn)相關(guān)技術(shù)人才,促進(jìn)學(xué)籍管理各項(xiàng)工作的規(guī)范化、信息化。工作人員需通過數(shù)據(jù)庫對學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行準(zhǔn)確存儲,并實(shí)時更新,確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠,并根據(jù)學(xué)生的資料變動情況進(jìn)行調(diào)整,從而全面提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。

三、結(jié)束語

很多學(xué)校的現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育雖然有了一定發(fā)展,但是在實(shí)際情況中,學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理問題依然沒有得到有效解決,很多學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)并不高,而且相關(guān)制度不夠完善,進(jìn)而出現(xiàn)較多問題。因此,基于現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的重要性,學(xué)校必須根據(jù)實(shí)際情況完善相關(guān)制度規(guī)范,提高學(xué)籍檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì),從而更好保障學(xué)校的正常運(yùn)作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]姚大明,柯鐵軍,何志明,等.學(xué)籍檔案利用服務(wù)體系建設(shè)研究[J].蘭臺世界,2012(35):115-116.

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作者:彭玨 單位:長沙廣播電視大學(xué)

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