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電子文檔論文范文第1篇

論文關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)，OA，歸檔

 

OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當策略。

一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：

1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時隨地都會受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會隨時受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地攔截網(wǎng)絡上傳遞的信息，進行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。

2歸檔信息的脆弱：整個信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無論是傳輸網(wǎng)絡還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會,整個企業(yè)猶如一部由計算機網(wǎng)絡連接起來的巨大機器。數(shù)字化機器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對計算機網(wǎng)絡的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會迅速蔓延到其他部分。

3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計算機自動完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強。

二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：

1、歸檔管理應該配備獨立的服務器和防火墻等安全措施

檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計算機能進行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機密文件?？梢?，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應該單獨設(shè)立服務器，并且配置防火墻等安全措施。

上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時防范互聯(lián)網(wǎng)的負面效應，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要歸檔，而且還需要進行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。

2、電子文檔應以生效時間為歸檔時間

由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時進行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應當與實物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價值，并嚴格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲其中排列，分存儲器保管。文件立卷的標志是：必須經(jīng)過相應的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務部門負責管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人的整理之后．有意識、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標志應該是電子文檔是否進入專門的檔案管理系統(tǒng)，進入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒有歸檔，

3、電子文件立卷方式為保存在獨立存儲器中

電子文件能夠從不同角度同時展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨立存儲器中。電子文檔的立卷直接以獨立存儲器為保管單位，集中保存在各個檔案庫，并且每個存儲器最好做1個以上的備份，備份存儲器放置于另一獨立地點。

因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產(chǎn)生于某個機關(guān)和機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)。在時間上，產(chǎn)生于某個特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來源時間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應電子文件的管理。在整理的對象上，徹底改變了原來的案卷級方法代之以文件級為基本保管單位，檔案以獨立電子文件為單位進行整理編號，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。

我國是一個發(fā)展中國家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡、檢索、閱讀、復印、復制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會越來越多，這變化又會促使檔案工作的理論和實踐發(fā)生變化。由于科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，對于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會引起的變化，必然是一個歷史發(fā)展的過程。隨著科學技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學技術(shù)知識素養(yǎng)的提高，認識過程中的缺陷，是完全能夠克服的。

參考文獻

[1]鄒德軍，電子商務時代信息偽過剩及其對策．內(nèi)蒙古：北方經(jīng)濟，2009.4．

電子文檔論文范文第2篇

1.制定電子檔案管理規(guī)范

電子檔案的每一個環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡系統(tǒng)保密驗收的規(guī)范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。

2.統(tǒng)一電子檔案管理

軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業(yè)務和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。

3.提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。

4.加強我國電子檔案的安全

（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全隱患，應完善數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)，使計算機或者網(wǎng)絡發(fā)生安全性事故時，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復。（2）要加強網(wǎng)絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限,安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。

5.提高我國檔案工作人員素質(zhì)信息化進程

推進了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機技術(shù)水平，增強現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網(wǎng)絡電子文件操作者，對其進行權(quán)限控制。單位應引進高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務和計算機技術(shù)。

二、總結(jié)

電子文檔論文范文第3篇

1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性

電子文件是按照確定的某種標準規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標準規(guī)則及計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。

1.2存儲的高密度性

電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數(shù)個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術(shù)的應用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內(nèi)容不被人為篡改。

2檔案信息的保護目標

電子文件技術(shù)隨著整個計算機信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。

3電子檔案保護的技術(shù)措施

3.1電子檔案系統(tǒng)安全

電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務設(shè)備的冗余設(shè)計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡層的安全管理。網(wǎng)絡層的安全任務主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡監(jiān)控與恢復技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡安全進行掃描、實時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。

3.2電子檔案信息內(nèi)容安全

確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點思考解決的問題。

4電子檔案信息的災難恢復

4.1災難恢復含義

《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統(tǒng)從災難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務功能從災難造成的不正常狀態(tài)恢復到可接受狀態(tài)。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術(shù)風險、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。

4.2災難恢復前的存儲備份方式

信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。

4.3災難恢復采用的技術(shù)

電子文檔論文范文第4篇

1管理制度的問題

目前我國醫(yī)院在制度建設(shè)上更傾向于醫(yī)療管理方面，而對檔案管理缺乏一定的投入，使其缺少相關(guān)的管理制度與規(guī)范。在我國醫(yī)院的現(xiàn)代化進程中，這一問題仍有待解決。醫(yī)院檔案管理制度的缺失，使得醫(yī)院檔案管理人員責任不分明，影響了其工作的進度，容易在日常的醫(yī)療工作中引發(fā)相關(guān)問題。

2人員素質(zhì)的問題

目前我國醫(yī)院的檔案管理人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，通常是由臨床或者護理崗轉(zhuǎn)崗的老員工擔任。其對于醫(yī)療管理流程、檔案管理知識、電子信息技術(shù)等方面的知識掌握程度較低。

3硬件設(shè)施的問題

目前我國應用于醫(yī)院電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，無法滿足電子信息化檔案管理的要求。醫(yī)院普遍缺乏對先進電子檔案管理設(shè)施的重視。硬件設(shè)施的不完善，使得醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展緩慢。

二完善醫(yī)院電子檔案管理的措施

1建立健全的管理制度

對于管理制度缺失的問題，醫(yī)院應建立一套科學的、規(guī)范的、合理的電子檔案管理制度。只有實行科學規(guī)范的制度化檔案管理工作，才能實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。醫(yī)院應根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院工作情況，建立一套嚴格的檔案查閱制度，并逐步建立相關(guān)的檔案采集、檔案傳送、檔案保存、檔案歸檔、檔案鑒定、檔案清理等制度。電子檔案管理制度必須明確各檔案管理人員的責任，分工明確，并針對實際檔案管理工作中可能出現(xiàn)的各類問題的處理規(guī)定進行詳細的闡述，以保證該類問題發(fā)生后，可以采取相應的處理措施，為今后的管理工作提供參考依據(jù)。制度在制定之后，醫(yī)院應切實執(zhí)行，并要求檔案管理人員嚴格遵守。醫(yī)院應制定對應的獎懲機制，通過激勵的方式充分調(diào)動人員的積極性，以推動醫(yī)院電子檔案管理工作的進行。

2加強管理人員的培訓醫(yī)院應加強

電子檔案管理人員的培訓工作。培訓內(nèi)容應包含：信息技術(shù)的應用、網(wǎng)絡安全知識、醫(yī)學管理知識等。醫(yī)院應定期的組織檔案管理人員進行培訓，提高人員的管理水平與專業(yè)技能。在培訓過程中，應將實際工作中遇到的障礙與難題進行分享，共同探討解決方案。電子檔案管理人員應充分了解醫(yī)療活動的規(guī)律，醫(yī)院的工作流程，學習各類數(shù)字化技術(shù)的應用知識，包括數(shù)字化醫(yī)療信息、數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡安全等技術(shù)的應用。同時還應學習檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)與本院的相關(guān)規(guī)定。在實際的工作中，電子檔案管理人員應及時更新自身的知識庫，不斷學習先進的檔案管理相關(guān)知識。為了對電子檔案管理人員起到一定的激勵作用，應為其提供各類晉升機會，使其更加投入到工作中，以提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。

3加大軟件與硬件設(shè)施的投入

電子檔案的安全關(guān)系著醫(yī)院的醫(yī)療安全與醫(yī)療信息的安全。醫(yī)院應加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，以推動電子檔案管理工作的進行。醫(yī)院應重視軟件與硬件設(shè)施的作用，應配置性能優(yōu)越的計算機、刻錄儀、軟件等，并采用科學的方式存儲檔案信息，同時應配置高性能的網(wǎng)絡安全軟件，包括防火墻軟件、數(shù)據(jù)加密軟件等，以保障電子檔案信息的正常使用與安全。先進的軟件與硬件設(shè)施是醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理電子信息化的重要保障。完善的軟件與硬件設(shè)施能夠提升電子檔案管理工作的準確性與高效性。醫(yī)院應建立一套電子信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應用能在很大程度上提升醫(yī)院電子檔案的管理效率。在實際管理工作中，檔案管理人員應及時更新軟件，并隨時關(guān)注電子信息技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，保持與世界先進技術(shù)接軌。只有不斷提高醫(yī)院的信息化水平，才能有效的推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

4建立信息化的管理

網(wǎng)絡醫(yī)院檔案的信息量較大，類別也較多，應采用高科技手段，建立信息化的管理網(wǎng)絡，為無紙化數(shù)據(jù)庫奠定良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院應建立科室、檔案室、醫(yī)院的三級管理網(wǎng)絡，通過網(wǎng)絡的創(chuàng)建明確醫(yī)院電子檔案管理的各條線，更有利于電子檔案的統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管。通過管理網(wǎng)絡的實時監(jiān)督模式，使各科室明確各自的責任，更有利于電子信息檔案的安全管理。通過管理網(wǎng)絡實現(xiàn)了醫(yī)院多元化信息資訊的共享。醫(yī)院電子檔案的管理工作可實行檔案信息與其他信息的分離管理。由信息科與綜合檔案科組織管理工作。信息科主要負責醫(yī)院病例的統(tǒng)計管理、醫(yī)療圖書的管理、計算機的管理，而綜合檔案科則主要負責對各門類、載體檔案的統(tǒng)一管理，同時監(jiān)督醫(yī)院的檔案管理工作。通過這兩個部門的共同合作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的協(xié)同性。

三結(jié)語

電子文檔論文范文第5篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；特點；安全

網(wǎng)絡和信息技術(shù)的發(fā)展，使原本束之高閣的檔案管理也進入的電子化的時代，電子檔案也就成了目前較為普遍的檔案管理方式。電子檔案的管理對象，既是對檔案本身的維護和保存同時也是對其電子系統(tǒng)的維護與管理。目前，在電子檔案管理中文檔（Document）是電子文件的主要形式。

在國際上，通常把致力實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存和利用的項目稱為TDR（Trusted Digital Repository，可信數(shù)字倉儲），其主要目標是保證電子文件的長期保存和有效利用。電子檔案管理系統(tǒng)的一個重要職責是從單位文件管理系統(tǒng)中接收永久和長期保存的文件，因此電子檔案有著不同于紙質(zhì)檔案的特點，基于這些特點有利于加強對電子檔案的維護和保存。

1 基于安全問題中電子檔案的特點

（一）電子檔案對設(shè)備的依賴性

與紙質(zhì)檔案的管理不同的是電子檔案生成識別的過程中要輔助于計算機和相應的軟件（光盤磁盤）來完成的。生成此電子文件所依賴軟件要與電子的光盤磁盤、電子的設(shè)備之間是相互作用的，如果沒有了相應的設(shè)備和軟件只有保存完好的光盤磁盤，此電子檔案也是無法讀取。隨著當今電子設(shè)備的更新快捷和迅速，也給電子檔案的保管長久問題帶來困難。

（二）電子檔案信息的隱秘性

從保存角度而言，紙質(zhì)檔案在保存的過程中，紙張容易受到環(huán)境和空氣等外在環(huán)境的影響會變得脆弱或者迷糊，但觀其外在形態(tài)可以反映狀況并采取補救方法，但是單子檔案則不同，判斷電子檔案保存是否完整外在的形態(tài)是無法判斷的，磁盤和光盤的如果保護不恰當電腦就讀取錯誤，由此信息就會丟失。從保密的角度而言，電子檔案的保存不是一把鎖一個人的密封等問題，還涉及到一張保存著檔案信息的光盤或磁盤。如果不放進恰當?shù)碾娔X運行，是判斷不出里面是否保存著完整的檔案信息或是檔案信息已被破壞或修改，它所具有的這種隱蔽性不利于檔案的安全保管。

（三）電子檔案的易修改性

眾所周知電子文件可以被輕易地復制和修改而不留痕跡，這在很大程度上難以保證提供的電子檔案就是歸檔時的電子檔案。首先，電子檔案在利用設(shè)備和光盤等物質(zhì)歸檔后，要定期的維護。其次，在維護的過程中如果操作不當，電子檔案可能會被損壞或篡改。電子檔案是基于電子設(shè)備上運行的，由于電子介質(zhì)中存在病毒的危險，很容易破壞電子檔案的內(nèi)容。

（四）電子檔案集中歸檔保存的不確定性

電子檔案的易修改性，這種易改性增加了不確定性。電子檔案管理的不確定性：首先，在歸檔和保管時不同于紙質(zhì)檔案由統(tǒng)一專人管理，而電子檔案卻不同，尤其是在比較發(fā)達的網(wǎng)絡時代，無論什么格式和什么存貯方式的檔案都可通被改變也就是說，網(wǎng)絡的傳輸在不改變其物理實際存放位置的情況下對電子文件進行邏輯歸檔。

2 電子檔案的安全與維護

（一）電子檔案保存問題

由于電子檔案的不可還原性的特點，電子檔案在保存的上特別值得重視。目前，美國國家檔案館保存電子檔案時，首先要對每份電子檔案進行備份，并且每年拷貝一次，不定期地檢查電子載體。我國目前對電子檔案的保存同樣是對電子檔案定期檢測拷貝，并為其提供良好的保管環(huán)境。對于電子檔案而言，其壽命主要由載體的質(zhì)量和儲存的環(huán)境決定。因此基于此保存電子檔案在保證載體質(zhì)量的前提下，環(huán)境至關(guān)重要。為了給載體創(chuàng)造一個適宜其保存的環(huán)境。按現(xiàn)行國家標準，溫度和濕度都要控制在一定的數(shù)值之間，需專門配備存放光盤磁盤的檔案容器，并遠離磁場由于其載體的老化和磁性的衰退，很容易使信息丟失。另外，為保證電子檔案內(nèi)容的正確性和完整性，必須定期檢查和拷貝按，每年檢查一次，采取等距抽樣或隨機抽樣的方式檢查。

（二）保證電子檔案數(shù)據(jù)安全問題

數(shù)據(jù)安全問題是計算機數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理的核心問題。電子檔案的數(shù)據(jù)安全問題表現(xiàn)在兩個方面：（1）在電子文件輸入存貯傳輸和提供利用過程中都存在數(shù)據(jù)丟失、失控竊取、病毒侵犯等不安全因素。（2）電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在開發(fā)和應用過程中出現(xiàn)的問題如，系統(tǒng)的維護差、更行出現(xiàn)問題等?？朔娮訖n案數(shù)據(jù)安全問題，首先，要保證系統(tǒng)的嚴謹性和可操作性，從源頭杜絕電子檔案在數(shù)據(jù)輸入和傳輸過程中出現(xiàn)的安全問題。其次，加強保密系統(tǒng)，防止篡改或因外部的病毒等原因?qū)n案系統(tǒng)產(chǎn)生的破壞。最后，培養(yǎng)高素質(zhì)開發(fā)和管理人才。電子檔案系統(tǒng)開發(fā)與應用的好壞與人才有著重要的關(guān)系。在電子時代，檔案工作者面對的不再是檔案實物的管理，傳統(tǒng)的檔案管理模式將不復存在，取而代之的是通過電腦網(wǎng)絡進行電子文件的收集整理和提供利用這就要求檔案人員除了檔案知識外，電子檔案系統(tǒng)的管理人員要積極學習，提高自身的素質(zhì)，適應和做好信息安全工作。

綜上所述，電子檔案已進入新的發(fā)展階段，為了防止丟失和損壞電子檔案，要基于電子檔案的一些特點進行有針對性地管理和保管。為了提高電子檔案管理的工作效率和服務質(zhì)量，必須要樹立現(xiàn)代化意識，按照電子檔案的安全特性，根據(jù)實際情況，克服陳舊的管理意識，總結(jié)經(jīng)驗，使檔案管理適應當展的需要。

參考文獻：