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一、檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)
1.大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫,然后把檔案放在檔案室里存檔和分類,定期整理和補(bǔ)查,需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認(rèn)識和研究,誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程,所以對其不夠重視,認(rèn)為這是一項(xiàng)簡單的工作。檔案管理工作是整個單位工作的基礎(chǔ)和根基,正是這項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行,才為整個單位工作的順利進(jìn)行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料,還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息,所以加強(qiáng)對檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2.檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)?,F(xiàn)如今,大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn),導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失,因?yàn)闄n案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義,而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時的,會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理,在交接時,交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待檔案交接工作,一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任,告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定,敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任,做到完成本職工作的基礎(chǔ)上,時刻以單位利益為重,重視檔案交接工作。加強(qiáng)檔案交接工作的規(guī)范性,增強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性,改善檔案交接工作的實(shí)效性,在當(dāng)今的檔案管理工作中變得越來越重要。
3.當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來,檔案管理工作依然是以紙質(zhì)作為檔案的重要載體,以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失,也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類,分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里,等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室,檔案室不宜過濕,不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮,導(dǎo)致檔案失真,檔案室需要密閉,并且要防火防潮。由此可見,這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力,而且對于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證,當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢,比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用,以電子計(jì)算機(jī)為硬件設(shè)備,以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo),能夠有效地提高檔案管理工作的實(shí)效性,加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足,比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在,將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲在電腦中,保存完好,節(jié)省了人才財力的同時,也增加了檔案管理的安全性和簡易性。
二、檔案管理工作的對策及思考
1.強(qiáng)化檔案管理意識,嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識,養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備,每個單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫房,庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展,應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時,應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì),調(diào)動其工作主動性,從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。此外,還應(yīng)建立健全檔案管理制度,努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣,才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要,從容面對龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。
2.檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作,稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真,所以交接時應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是:一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理,做到賬務(wù)相符;二是對借出的檔案要及時催還;三是對未整理的零散文件材料要分類存放,應(yīng)清理沒有的材料,整理可靠的文件,匯編成案,認(rèn)真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作,才能確保檔案交接工作的順利完成。
3.健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程,杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn),使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守,同時通過規(guī)范的操作,杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次,應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時,建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一,規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際,以適應(yīng)不同單位對不同的檔案管理的需要。第二,堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。第三,簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性,其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo),以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用,實(shí)現(xiàn)人性化管理和簡單快速的操作目標(biāo)。
摘 要:如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理模式,適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制下快速發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)?本文分別從建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理體制、運(yùn)行機(jī)制、管理模式、委托管理等四個方面提出了幾點(diǎn)看法。關(guān)鍵詞 :現(xiàn)代企業(yè) 檔案管理 運(yùn)行機(jī)制 管理模式 委托管理establishment of modern enterprise management mode archives thoughts zhang jing(shaanxi longmen iron and steel croup,inc shaanxi hancheng 715405)abstract:how to establish a modern enterprise management mode archives to meet the market economy rapid development of the modern enterprise? this paper archives from the establishment of modern enterprise management system, operation mechanism, management, company management put forward four arguments.key words: modern enterprise, file management, operating mechanism, management, commission management近年來,隨著改革的發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度在國有企業(yè)的推進(jìn),企業(yè)對檔案服務(wù)的需求日益增多,但是在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下,許多企業(yè)精簡和壓縮檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員,對檔案部門的投入也銳減,使許多大型企業(yè)仍沿襲建立初期所形成的管理模式而遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于企業(yè)的現(xiàn)代管理要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式建立在當(dāng)時企業(yè)管理體制、管理形態(tài)和管理模式上,適應(yīng)當(dāng)時企業(yè)發(fā)展的需要,在企業(yè)發(fā)展過程中起到了傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來的作用。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,公司的管理體制、運(yùn)行機(jī)制均發(fā)生了質(zhì)的變化,尤其是多種經(jīng)濟(jì)形式并存的集團(tuán)公司的出現(xiàn),使傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行體制與機(jī)制改革的工作已迫在眉睫,只有建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理模式,才能適應(yīng)在市場經(jīng)濟(jì)體制下快速發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)。一、 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理體制檔案的管理模式受制于檔案的管理體制。現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作指的應(yīng)該是現(xiàn)代企業(yè)檔案系統(tǒng)建設(shè)工作和檔案業(yè)務(wù)管理工作。其管理體制有兩個層面:一是對現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制,二是檔案業(yè)務(wù)部門的內(nèi)部微觀管理體制。兩者之間是相互統(tǒng)一,相輔組成、相互促進(jìn)的一個問題的兩個層面?,F(xiàn)代企業(yè)是一個建立健全
母子公司產(chǎn)權(quán)關(guān)系和公司法人治理結(jié)構(gòu)的戰(zhàn)略聯(lián)盟組織。由若干個被控股、參股或契約關(guān)系的具有層次性穩(wěn)定的小企業(yè)組成。各企業(yè)間所有制形式、管理形態(tài)、經(jīng)營模式、產(chǎn)業(yè)規(guī)模也不盡相同,再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制,必然無法滿足企業(yè)個性化的要求,不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念,建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案管理模式,公司檔案業(yè)務(wù)部門要放權(quán),給予自主的管理權(quán)。公司要強(qiáng)調(diào)檔案管理體制的宏觀性,在管理時以引導(dǎo)、服務(wù)、咨詢?yōu)橹鳎荚谕苿痈髯庸緳n案工作依法自主運(yùn)行。在現(xiàn)代企業(yè)檔案主觀部門宏觀指導(dǎo)下,建立健全檔案業(yè)務(wù)部門的微觀體制。在市場經(jīng)濟(jì)體制下面對各子公司的企業(yè)形態(tài)的變化,引導(dǎo)各檔案部門創(chuàng)新各自檔案管理工作體制,以適應(yīng)企業(yè)的需要。二、 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制管理體制一旦確定之后,需要進(jìn)一步建立推動管理體制運(yùn)行的管理機(jī)制。集團(tuán)公司檔案主管部門首先應(yīng)從宏觀層面上建立起相應(yīng)的運(yùn)行機(jī)制?,F(xiàn)代企業(yè)制度下靠傳統(tǒng)的文件式、指令式管理無法滿足管理形態(tài)多樣化的眾多子公司對檔案管理的要求,只能以法歸檔、以法管檔。在現(xiàn)代企業(yè)這種混合性經(jīng)濟(jì)體制、多種所有制子公司并存下,推動公司檔案工作運(yùn)行的主要手段是執(zhí)法建章——執(zhí)行國家、地方檔案行政法、建立公司系統(tǒng)檔案規(guī)章制度。首先要貫章貫法,檔案法規(guī)是約束檔案業(yè)務(wù)部門和檔案業(yè)務(wù)人員在檔案工作中的自由行為,是強(qiáng)制性的工作標(biāo)準(zhǔn)或工作原則。需要有一個宣傳貫徹的程序,要經(jīng)過由認(rèn)識——理解——執(zhí)行的認(rèn)知過程。通過貫章貫法使集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)工作在同一個法律、法規(guī)和制度的平臺上操作,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司檔案工作質(zhì)的統(tǒng)一。其次要執(zhí)法檢查,檔案法強(qiáng)制性的表現(xiàn)之一就是執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查要程序化、規(guī)范化和體系化。其重點(diǎn)一是加強(qiáng)對國家、社會和企業(yè)所有保存的檔案的監(jiān)控,二是各子公司檔案集中統(tǒng)一管理原則的落實(shí),三是對具備委托功能檔案部門的控制,確保檔案委托業(yè)務(wù)良性發(fā)展。三是指導(dǎo)業(yè)務(wù),由于檔案工作最終落腳點(diǎn)在檔案業(yè)務(wù)的具體工作部門,是各子公司的企業(yè)行為。公司檔案主管部門不宜對具體業(yè)務(wù)插手過深,要通過提供法規(guī)服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)、中介服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等公共服務(wù),指導(dǎo)各子公司檔案工作。從宏觀上把公司檔案工作引導(dǎo)到依法自主、科學(xué)規(guī)范的運(yùn)行軌道上來。三、 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制確定之后,檔案管理模式也基本成型,即現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與檔案管理業(yè)務(wù)部門兩個相互協(xié)調(diào)的管理模式。檔案管理系統(tǒng)層面是檔案業(yè)務(wù)部門管理層面的系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)者、執(zhí)行監(jiān)督者。檔案業(yè)務(wù)部門指檔案實(shí)物管理者,即各級檔案管理機(jī)構(gòu)。各級檔案管理機(jī)構(gòu)是平等的,不受室藏多少與級別高低的影響,各自在公司檔案主管部門監(jiān)督下獨(dú)立自主、依法有效地開展適合本二級單位特點(diǎn)的檔案管理工作。檔案業(yè)務(wù)工作部門在檔案工作中要建立集中統(tǒng)一的管理模式即檔案工作部門要對本企業(yè)檔案實(shí)物實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理便于對新型檔案研究、收集、歸類整理,也能有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一集中管理模式,以利于檔案的收集與利用,克服各自為政的混亂歸檔現(xiàn)象?,F(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式應(yīng)“大放小集”。集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大,而且子公司眾多,性質(zhì)各異、區(qū)域分散,采用“大放”
的方法,適應(yīng)公司多元化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu),抓住靈魂、提綱挈領(lǐng)。“小集”是以子公司為單位實(shí)行集中管理,從檔案源頭上確保檔案的完整與安全,強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任,便于檔案的收集與利用。四、 建立現(xiàn)代企業(yè)的檔案委托管理現(xiàn)代企業(yè)的管理模式給予了各子公司內(nèi)部管理體制、運(yùn)行機(jī)制的自主性和靈活性,各子公司會按照自己的需要設(shè)置組織機(jī)構(gòu)。將檔案管理工作按照傳統(tǒng)慣例提交集團(tuán)公司,而集團(tuán)公司又不可能像過去一樣解決集團(tuán)內(nèi)龐大的檔案管理業(yè)務(wù),為了解決這一矛盾,集團(tuán)公司可在集團(tuán)內(nèi)培育發(fā)展一至若干個具有檔案委托管理功能的檔案管理機(jī)構(gòu),為不具備設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)的子公司提供優(yōu)質(zhì)檔案委托管理服務(wù)。檔案委托管理是將企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)工作委托具有相應(yīng)功能的檔案管理部門管理,委托檔案部門從委托企業(yè)的歸檔材料收集開始直到調(diào)閱利用、鑒定注銷提供全方位全過程的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案管理委托運(yùn)行機(jī)制,是一種改革,也是一種創(chuàng)新,更是現(xiàn)代企業(yè)組合競爭優(yōu)勢,催生子公司效益最大化的一種有效方式。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部搭建檔案委托管理平臺,有利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化,有利于現(xiàn)代企業(yè)的檔案保密,有利于現(xiàn)代化企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)。
無錫高新技術(shù)開發(fā)區(qū)自1992年經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)設(shè)立高新區(qū)啟動開發(fā)建設(shè),經(jīng)過1995、2002、2005年三次區(qū)劃調(diào)整,發(fā)展到現(xiàn)在輻射面積達(dá)到220平方公里,現(xiàn)管轄六個街道和無錫(太湖)國際科技園、無錫空港產(chǎn)業(yè)園、無錫新加坡工業(yè)園、無錫出口加工區(qū)、吳文化博覽園、工業(yè)博覽園等功能園區(qū)。
一、街道現(xiàn)有干部人事檔案管理基本現(xiàn)狀
新區(qū)現(xiàn)有六個街道, 由于高新區(qū)體制的創(chuàng)新,新區(qū)干部人事檔案管理工作在體制上與其他地區(qū)相比有一定的差異:新區(qū)組織部除負(fù)本文由收集整理責(zé)管理區(qū)管干部人事檔案外,具體還要負(fù)責(zé)六個街道、法院、檢察院及全區(qū)大、中小學(xué)校和幼兒園、街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心共36個獨(dú)立管檔單位的日常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
目前六個街道所管理的干部人事檔案主要有三大類型:第一類是公務(wù)員和事業(yè)身份的干部和工作人員;第二類是街道管理干部企業(yè)身份人員;第三類是黨員檔案。通過近幾年的不懈努力,做到組織領(lǐng)導(dǎo)到位,責(zé)任落實(shí)到位,業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位,先后通過干部人事檔案目標(biāo)管理二級審核檢查標(biāo)準(zhǔn),并全部使用了省委組織部版的系統(tǒng)軟件。
二、當(dāng)前干部檔案管理中存在的問題
通過調(diào)研,我們了解到街道檔案管理存在的問題和基層管檔人員的想法,也欣喜地感受到大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)認(rèn)識到干部人事檔案在實(shí)際工作中的重要性,理解管檔人員平時工作的瑣碎、繁重和艱辛,從而配備綜合素質(zhì)高、具有奉獻(xiàn)精神的同志,并注意保證人員的相對穩(wěn)定性。做到基礎(chǔ)扎實(shí)長效管理,保證為干部管理提供良好的信息依據(jù)。隨著干部人事制度改革的不斷深化,干部人事檔案面臨著許多新情況、新問題。
1.檔案管理的動態(tài)性與管檔人員的不穩(wěn)定性不相適應(yīng)。檔案管理人員工作強(qiáng)度大,業(yè)務(wù)專業(yè)性強(qiáng),待遇卻較差,造成人員變化大,沒有連續(xù)性。干部人事檔案工作是一項(xiàng)保密性強(qiáng),既不引人注目、又默默無聞的工作,工作忙忙碌碌但一時難以出成績。街道的干部人事檔案管理工作基本上都是由組織人事部門的工作人員兼管,沒有配備管檔人員,而兼職人員忙于本單位事務(wù),沒有精力動態(tài)收集新產(chǎn)生的干部資料,再加上人員變動頻繁,形成日積月累的各種問題,影響了干部檔案管理的質(zhì)量。
2.檔案管理范圍與新的用人機(jī)制不相吻合。近年來大學(xué)生“村官”大量招聘充實(shí)到街道,但按照市人才中心的有關(guān)規(guī)定,檔案尚未納入街道組織部門管理,由當(dāng)?shù)厝瞬攀袌龃?,給日常管理和查檔了解個人信息帶來不便。
3.干部檔案整理與新形勢發(fā)展和要求不相適應(yīng)。如紙張大小的處理(現(xiàn)在新的學(xué)歷、培訓(xùn)材料都是頂天立地的a4紙張)。事業(yè)單位改革全員合同每年簽定的材料、審計(jì)材料歸檔、工資調(diào)整材料的收集等面廣量大。干部工作業(yè)績情況、干部個人收入申報、涉及領(lǐng)導(dǎo)干部個人重大經(jīng)濟(jì)問題審計(jì)等重大事項(xiàng)報告的材料尚顯不足。
4.普通黨員檔案管理面廣量大利用率不高。街管干部檔案還沒有規(guī)范建立。基層干部、普通黨員檔案只收集簡單的入黨信息,個人全面情況如勞動、工資等信息由勞動部門存檔,利用率不高。
三、近年來創(chuàng)新干部人事檔案管理工作的主要做法
1.抓組織領(lǐng)導(dǎo),全區(qū)干部檔案工作重視程度顯著提升。為保證干部檔案的動態(tài)和長效管理,組織部領(lǐng)導(dǎo)高度重視,部長過問干部人事檔案管理工作,定期聽取工作匯報,分管副部長親自抓檔案管理,親力親為幫助解決實(shí)際問題,并配備了專職人員從事檔案工作。通過加大宣傳力度,要求街道明確黨委副書記分管,專人負(fù)責(zé),切實(shí)將干部人事檔案工作作為干部管理的重要一環(huán)。一是將檔案工作納入年度計(jì)劃和考核指標(biāo)體系。2009年開始把檔案管理內(nèi)容納入街道年度工作計(jì)劃,每年制定考核指標(biāo)加入?yún)^(qū)全年文明建設(shè)考核指標(biāo)體系中,年未按照目標(biāo)進(jìn)行考評,考核結(jié)果與街道全年目標(biāo)任務(wù)的完成和收入效益掛鉤。二是建立年會通報制度,每年年初召開由各街道、相關(guān)單位具體負(fù)責(zé)干部檔案管理人員參加的工作年會。通報各單位上年度干部人事檔案工作的具體完成情況,研討干部檔案工作中存在的突出問題和新形勢下做好干部人事檔案工作的新途徑、新方法,安排
部署當(dāng)年干部檔案主要工作任務(wù)。建立健全制度,完善規(guī)范措施,高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求,并確保落到實(shí)處,不斷提高全區(qū)干部檔案管理的質(zhì)量。
2.抓目標(biāo)管理,全區(qū)干部檔案達(dá)標(biāo)比例顯著提升。目標(biāo)管理的最終目的是為了規(guī)范檔案管理的質(zhì)量。大力推進(jìn)干部人事檔案目標(biāo)管理的達(dá)標(biāo)率,前幾年由于區(qū)劃調(diào)整和學(xué)校資源整合,全區(qū)這項(xiàng)指標(biāo)的完成率只有38%。為促進(jìn)全區(qū)目標(biāo)管理考核工作的順利完成,采取了抓試點(diǎn)以點(diǎn)帶面、抓重點(diǎn)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、抓弱點(diǎn)強(qiáng)化整體推進(jìn)的方法,通過三年的不懈努力,做到組織領(lǐng)導(dǎo)到位,責(zé)任落實(shí)到位,業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位。組織部檔案室率先通過一級復(fù)查,街道全部達(dá)到二級以上目標(biāo),全區(qū)所有管檔單位達(dá)標(biāo)率已達(dá)100%,提升了新區(qū)干部人事檔案目標(biāo)管理的層次和水平。
3.抓信息建設(shè),全區(qū)干部信息化管理比例顯著提升。大力推廣使用省委組織部新版干部檔案管理系統(tǒng)軟件 。一方面組織部檔案室集中精力對所管的干部檔案全部進(jìn)行了信息化錄入,基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案電子化二套同步與更新。另一方面主動為基層提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù),力推街道全部使用省委組織部新版的干部檔案管理系統(tǒng)軟件,為機(jī)關(guān)和街道干部交流工作對接提供了便捷服務(wù),提升了全區(qū)干部檔案管理信息化建設(shè)水平。
4.抓制度建設(shè),全區(qū)干部檔案管理的質(zhì)量顯著提升。為確保干部檔案的真實(shí)準(zhǔn)確,有效地為干部工作服務(wù),狠抓制度建設(shè)和落實(shí),先后起草下發(fā)了關(guān)于《干部檔案查借閱領(lǐng)導(dǎo)審批制度》、《關(guān)于規(guī)范干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案目標(biāo)管理》等八份規(guī)范性文件。健全的制度,更注重實(shí)際工作中貫徹落實(shí),嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案信息查閱領(lǐng)導(dǎo)審批制。做好干部檔案材料的動態(tài)收集管理。干部任免調(diào)動后的干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作,進(jìn)行調(diào)檔歸口管理。做到檔案管理與干部管理權(quán)限統(tǒng)一。
[關(guān)鍵詞]農(nóng)村飲水安全;檔案;管理
1引言
臨汾市總?cè)丝?34.5萬人,其中農(nóng)村人口250.3萬人,占總?cè)丝诘?7.61%。全市山多川少,十年九旱,水資源嚴(yán)重不足,水資源總量15.2億m3,人均占有水資源量380m3,呈現(xiàn)出人口多、用水量多、水資源量相對少的特點(diǎn),水資源供需矛盾相對突出。為保障農(nóng)村飲水安全,近年來,臨汾市把解決農(nóng)村飲水作為一項(xiàng)重要工作常抓不懈。到2010年,全市建設(shè)各類農(nóng)村飲水工程3743處,基本解決了農(nóng)村人口的飲水問題,實(shí)現(xiàn)了農(nóng)村飲水安全全覆蓋。之后開展了提高農(nóng)村群眾用水標(biāo)準(zhǔn)工程建設(shè),進(jìn)一步提高水質(zhì)標(biāo)準(zhǔn),提高自來水入戶率。截至目前,全市飲用自來水(包括簡易自來水)人口占到農(nóng)村人口的94%。農(nóng)村飲水安全工程作為重要的民生工程,投資規(guī)模大、建設(shè)時間長、建設(shè)地點(diǎn)分散、單項(xiàng)工程小而多,決定了農(nóng)村飲水安全工程檔案資料具有數(shù)量多、資料分散、收集管理難度大的特點(diǎn),因此,做好農(nóng)村飲水安全檔案工作是一件復(fù)雜而系統(tǒng)的工作。
2農(nóng)村飲水安全工程檔案工作重要性分析
2.1工程檔案是維護(hù)管理農(nóng)村飲水安全工程的第一手資料臨汾市農(nóng)村飲水安全工程點(diǎn)多面廣、戰(zhàn)線長,全市4819處農(nóng)村飲水工程,其中單村供水工程就有3519個,占飲水工程總數(shù)的73%。工程使用過程中一旦出現(xiàn)問題,在對其維護(hù)、維修、改造過程中,工程檔案就是必不可少的依據(jù)和憑證。2.2工程檔案為今后農(nóng)村飲水安全工程建設(shè)提供參考和借鑒在解決農(nóng)村吃水問題上,臨汾市經(jīng)過了人畜吃水、飲水解困、飲水安全、標(biāo)準(zhǔn)提高等幾個階段,每個階段工程建設(shè)都有不同的技術(shù)要求和側(cè)重點(diǎn),完整的農(nóng)村飲水安全工程檔案,為今后提高工程設(shè)計(jì)質(zhì)量提供了參考和借鑒,也是開展農(nóng)村飲水安全工程學(xué)術(shù)研究、持續(xù)進(jìn)行工程建設(shè)的寶貴資料。2.3工程檔案是保障農(nóng)村群眾安全飲水的重要依據(jù)在自然和社會環(huán)境影響下,自然災(zāi)害、突發(fā)事件難免發(fā)生,也可能對農(nóng)村飲水安全工程產(chǎn)生不同程度的影響,要避免或減少其影響,保障農(nóng)村群眾飲水安全,就必須分析研究工程檔案中的數(shù)據(jù)和結(jié)論,提前預(yù)防和有效解決自然災(zāi)害、突發(fā)事件產(chǎn)生的影響。同時,工程檔案還是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)。
3主要做法
在農(nóng)村飲水安全工程項(xiàng)目實(shí)施中,根據(jù)實(shí)際情況,形成了一套檔案收集管理模式,力爭為工程提供一份翔實(shí)可靠的檔案材料。3.1工程實(shí)施前期的資料收集工程前期文件材料主要有項(xiàng)目投資計(jì)劃、資金文件、批復(fù)、會審紀(jì)要、實(shí)施方案、變更設(shè)計(jì)及批復(fù)、法人建立文件、項(xiàng)目公示、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.2工程施工期間的資料收集施工文件材料主要有項(xiàng)目劃分申請、報告、批復(fù)、單元工程質(zhì)量評定表、隱蔽工程驗(yàn)收簽證,水泥、沙、石、鋼筋、混凝土砂漿配合比資料,砂漿、混凝土試件檢測報告、施工日志,工程工藝、設(shè)備材料、管材合格證、設(shè)備合格證等。此外還包括開工申請、開工令、隱蔽工程簽證、中間報量、聯(lián)合計(jì)量單、完工結(jié)算書及支付證書等監(jiān)理文件材料。3.3竣工驗(yàn)收及運(yùn)行管理資料收集竣工驗(yàn)收文件材料主要有建設(shè)管理報告、施工管理報告、監(jiān)理報告、質(zhì)量評定報告、資金支付資料、財務(wù)決算報告、審計(jì)報告;工程運(yùn)行管理資料主要有受益戶統(tǒng)計(jì)表、移交清單、試運(yùn)行報告、工程管護(hù)制度、管護(hù)協(xié)議、水質(zhì)化驗(yàn)報告等。3.4根據(jù)工程特點(diǎn)做好檔案資料整理由于農(nóng)村飲水安全工程量小、數(shù)量多,單個工程很難裝訂成一本,因?yàn)橐粋€批次的很多程序都是同時審批的,包括資金下達(dá)、方案審查、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等,這些資料應(yīng)批次裝訂,避免資料重復(fù),但裝訂時注意對每個工程進(jìn)行編碼,一個工程對應(yīng)一個編碼,以方便工程準(zhǔn)確快捷的通過編碼將其找出。檔案裝訂應(yīng)按照水利部頒發(fā)的水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料檔案管理規(guī)定實(shí)施。同時,由于農(nóng)村飲水工程檔案使用頻率高,不要用檔案盒裝,最好用硬殼紙當(dāng)封面,用線捆扎封邊裝訂。3.5嚴(yán)把檔案資料收集管理環(huán)節(jié)在工程檔案收集管理中,要本著“對過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在服務(wù)、替未來著想”的原則,確保各類檔案資料的規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性。對接收的建設(shè)管理類、勘測設(shè)計(jì)類、建設(shè)監(jiān)理類、施工管理類、竣工驗(yàn)收類等工程建設(shè)檔案,管理辦法、管理制度、用戶協(xié)議、安全責(zé)任書等運(yùn)行管理檔案,工程建設(shè)、水費(fèi)收繳與使用等財務(wù)檔案,各類配件、管材出入庫登記等物資檔案,分別進(jìn)行分類、整理、編目、裝盒、入庫,做到整齊規(guī)范,排列有序,查找方便。
4檔案管理存在問題
4.1對檔案資料收集管理工作重視不夠農(nóng)村飲水安全工程是一項(xiàng)重要的民生工程,涉及到老百姓的切身利益,有關(guān)單位大多認(rèn)為其重點(diǎn)應(yīng)突出解決好工程設(shè)計(jì)、建設(shè)工期、工程質(zhì)量和工程效益上,忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理,導(dǎo)致工程檔案管理工作相對滯后,檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性得不到有效保障。4.2檔案收集管理專業(yè)人員缺乏在農(nóng)村飲水安全工程項(xiàng)目建設(shè)中,檔案收集管理人員一般是新參加的工作人員、工程技術(shù)人員或兼職人員,有的甚至是臨時抽調(diào),身兼數(shù)職,缺乏檔案專業(yè)知識,對工程檔案收集管理比較陌生,不熟悉檔案收集管理的法規(guī)和制度,很難適應(yīng)工程檔案收集管理工作需要。專業(yè)檔案管理人才更是奇缺,在一定程度上影響了農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作。4.3工程檔案資料不齊全由于農(nóng)村飲水安全工程前期工作距離實(shí)施時間跨度較大,往往哪個部門形成的檔案資料就保存在哪個部門,甚至保存在承辦人手中,信息不容易掌握,導(dǎo)致前期工作檔案資料收集不齊全。而且由于農(nóng)村飲水安全單項(xiàng)工程規(guī)模較小、施工技術(shù)難度不大,對施工單位資質(zhì)要求不是很高,多為資質(zhì)較低的施工企業(yè),對工程檔案資料的收集管理水平參差不齊,導(dǎo)致施工資料不規(guī)范、不完整。同時個別資料還存在不完善、不完整情況,存在以施工圖、甚至示意圖代替竣工圖,簽字手續(xù)不齊全等問題。
5思考及建議
一、開發(fā)企業(yè)檔案的深層價值,為企業(yè)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
企業(yè)檔案工作貫穿于企業(yè)的各個部門和各個層次,是企業(yè)管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作之一,企業(yè)檔案以多種載體的形式存在,可以說是企業(yè)發(fā)展過程中一筆巨大的無形資產(chǎn),為企業(yè)的發(fā)展提供動力源泉,為企業(yè)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。我國自加入世界貿(mào)易組織以來,經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程就不斷加快,在這種嚴(yán)竣的競爭壓力下,企業(yè)更應(yīng)加快對檔案的開發(fā)和利用,通過對檔案信息資料進(jìn)行整理、研究和提煉,從而將其深層次的價值開發(fā)出來,使其能夠及時為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員提供科學(xué)的依據(jù),為企業(yè)的發(fā)展拓寬思路,研制出新產(chǎn)品及新技術(shù),從而將企業(yè)的檔案信息資料轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力,加快企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程,使企業(yè)在激烈的市場競爭中提升核心競爭力,推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速增長。
二、加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程
企業(yè)檔案是為企業(yè)目標(biāo)服務(wù)的,其在企業(yè)的各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生,所以企業(yè)檔案是無法獨(dú)立存在的,也就是說在企業(yè)發(fā)展過程中,企業(yè)檔案不可能成為企業(yè)的第一要務(wù)。特別是在市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)要想快速發(fā)展,就需要努力提高其經(jīng)濟(jì)效益,以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)最大化為其發(fā)展的目標(biāo)。而且國家也提出了企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求。在這種大環(huán)境下,企業(yè)檔案管理工作也需要適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求,抓住企業(yè)信息化建設(shè)的良好時機(jī),加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,努力提高檔案信息化管理水平,使企業(yè)檔案工作朝著網(wǎng)絡(luò)化和智能化的方向發(fā)展。
三、提高檔案管理人員的素質(zhì)和應(yīng)變能力
企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)服務(wù),而且企業(yè)檔案管理工作中,人是檔案工作的主體,所以需要加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)工作,努力提升其整體素質(zhì)和專業(yè)技能,為檔案管理工作的創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新時期檔案工作,對于管理人員的要求較高,不僅需要掌握檔案專業(yè)知識和技能,而且還要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)管理知識,做好電子檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作,及時轉(zhuǎn)變觀念,對所管理的對象進(jìn)行重新認(rèn)識,加強(qiáng)自身知識的更新,增加自身的應(yīng)變能力和素質(zhì)的提高,只有這樣才能在檔案工作中掌握主動權(quán),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)。同時企業(yè)還要組建成一支具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍,以其優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
四、樹立檔案保密新理念,為企業(yè)安全服務(wù)
隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和服務(wù)社會化的拓展,維護(hù)檔案安全的難度越來越大、任務(wù)越來越重。唯物辯證法告訴我們:任何事物都有它的兩面性。在信息社會,由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術(shù)多種化,導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時,也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題,具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀,將給企業(yè)帶來難以估量的損失。
隨著社會民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開的深化,企業(yè)員工乃至廣大群眾對企業(yè)檔案的利用需求不斷加大,而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場,企業(yè)檔案工作如何對待利用與保密的關(guān)系,適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新形勢,這是檔案工作面臨的一個較為棘手的問題。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和開放檔案資料的過程中,基于全方位對外開放和涉密領(lǐng)域點(diǎn)多、線長、面廣的特點(diǎn),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員,要繃緊保密這根弦。應(yīng)從對歷史負(fù)責(zé)、對黨和國家事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來認(rèn)識和做好檔案安全保密工作,從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手,對企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對凝聚著企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng)造發(fā)明專利、科研成果、核心技術(shù)等無形資產(chǎn)的檔案,要切實(shí)做好保密和保護(hù)工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu),加強(qiáng)對電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理,針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現(xiàn)象,采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求有關(guān)的防范對策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證,數(shù)據(jù)安全保證,操作安全保證,身份識別方法等相應(yīng)規(guī)則或采取必要措施,有效的保證企業(yè)檔案的安全,為企業(yè)的發(fā)展提供安全、有效的服務(wù)。
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