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公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語(yǔ)言

。。(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語(yǔ)義關(guān)系的詞和詞組。

。。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。

。。正式主題詞用來(lái)標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。

。。(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語(yǔ)言中優(yōu)選出來(lái)的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語(yǔ)按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。

。。(三)《公文主題詞表》?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語(yǔ)控制工具。

。。(四)檢索語(yǔ)言。檢索語(yǔ)言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語(yǔ)言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語(yǔ)言。

。。檢索語(yǔ)言又分為分類語(yǔ)言和主題語(yǔ)言。

。。分類語(yǔ)言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語(yǔ)言。

。。主題語(yǔ)言的概念。是以直接論述的事物、對(duì)象為依據(jù)，以自然語(yǔ)言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語(yǔ)言。

。。二、為什么要標(biāo)引公文主題詞

。。(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。

。。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。

。。主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。

。。(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。

。。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。

。。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過(guò)主題詞來(lái)查找有關(guān)主題的文件。

。。(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

。。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。

。。(四)對(duì)提高秘書(shū)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。

。。三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)

。。《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。

。。1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。

。。范疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。

。。2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語(yǔ)拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。。。

。。①漢語(yǔ)拼音。注上漢語(yǔ)拼音主要是便于按音排序和按音查詞。

。。②款目詞?？钅吭~單元按漢語(yǔ)拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。

。。③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過(guò)范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。

。。④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。

。。等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用"Y"表示正式主題詞，用"D"表示非正式主題詞；

。。屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用"F"、"S"、"．"、"．．"和"Z"表示。"F"是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用"．"、"．．"表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；"S"是上位詞指引符；"Z"是族首詞指引符，同時(shí)帶有"*"號(hào)。

。。相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對(duì)立、矛盾、對(duì)應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。

。。3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國(guó)地區(qū)名稱表；世界各國(guó)和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

。。四、怎樣標(biāo)引公文主題詞

。。(一)公文主題分析。

。。1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點(diǎn)。

。。2、分析主題類型，確定主題概念。

。。主題類型分為單主題和多主題兩種。

。。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問(wèn)題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。

。。3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。

。。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說(shuō)明主體因素的動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)。通用概念沒(méi)有專指性也沒(méi)有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對(duì)象。位置因素包括國(guó)家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱；時(shí)間因素是從時(shí)間上對(duì)主體因素進(jìn)行限定，把主題對(duì)象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。

。。(二)查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。

。。通過(guò)查找主題詞表進(jìn)行主題概念轉(zhuǎn)換時(shí)，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。二是間接轉(zhuǎn)換。

。。(三)主題詞組配標(biāo)引。

。。組配，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語(yǔ)法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

。。交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。

。。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過(guò)渡到種概念的組配。

。。(四)直接上位詞標(biāo)引和靠詞標(biāo)引。

。。上位詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念之間具有屬分關(guān)系?？吭~標(biāo)引要求兩個(gè)概念必須是同一范疇、同一屬性。無(wú)論是直接上位詞標(biāo)引或是靠詞標(biāo)引，都不能越級(jí)標(biāo)引。

。。(五)自由詞標(biāo)引。

。。自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語(yǔ)言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。

。。自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語(yǔ)等；三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào)；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。

。。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒(méi)有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書(shū)、工具書(shū)上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡(jiǎn)單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上"△"符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作"△"標(biāo)記。

。。五、標(biāo)引工作中一些具體問(wèn)題

。。(一)主題詞的排列。

。。反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。

。。在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。

。。作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名的順序排列。

。。(二)文種的標(biāo)引。

。。文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。

。。(三)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引。

。。公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

。。在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。

。。自由詞標(biāo)引時(shí)一般不要帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。