圖書館地方文獻(xiàn)管理總結(jié)
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一、加強地方文獻(xiàn)工作的現(xiàn)實需要和可行分析
1、從全社會文獻(xiàn)資源的整體建設(shè)角度分析
近些年來，受書刊漲價及一些民辦信息機構(gòu)的紛紛崛起等因素影響，全國多數(shù)文獻(xiàn)情報單位，在文獻(xiàn)資源建設(shè)和文獻(xiàn)情報服務(wù)方面，都遇到很大的困難。這就要求文獻(xiàn)情報單位應(yīng)從宏觀上加強文獻(xiàn)情報資源的合理布局，發(fā)揮優(yōu)勢，有重點、有特色地做好文獻(xiàn)情報的保障服務(wù)。另一方面，從文獻(xiàn)使用情況看，藏書利用以后產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益的高低，首先取決于讀者的滿足程度和利用程度，這也從客觀上要求，只有通過建立具有適應(yīng)本地社會需要、滿足本地讀者需求的特色館藏體系，才會抓住讀者。鑒于上述方面原因，加強地方文獻(xiàn)資源這種特色體系的建設(shè)已成為一個新的趨勢，給不少文獻(xiàn)情報機構(gòu)提供了一個發(fā)展的機遇。
2、從文獻(xiàn)資源共建共享的角度來分析
其基本原則就是通過建立一個合理的文獻(xiàn)資源布局體系，來減少巨大的館藏建設(shè)重復(fù)與浪費。共建應(yīng)以各自的特色為基礎(chǔ)，特色意味著館藏在某些方面的特殊優(yōu)勢，若無特色也就無所謂共享。作為地方文獻(xiàn)資源建設(shè)來講，它是建立在本地文獻(xiàn)收集、整理、利用的基礎(chǔ)與優(yōu)勢之上，既可填補稀缺，又避免了重復(fù)浪費。因此，必然可成為一個可靠的、富有特色的保障體系參與到文獻(xiàn)資源的共建共享中來。
3、從地方文獻(xiàn)的內(nèi)在特征進(jìn)行分析
地方文獻(xiàn)的涵蓋范圍具有綜合性，包括了各個領(lǐng)域，可稱"地方小百科"。作為一般讀者來講，可以通過地方文獻(xiàn)來了解當(dāng)?shù)氐幕靖琶?，加深對本地情況的熟悉程度;作為學(xué)者和研究員，則可以通過地方文獻(xiàn)全面并有側(cè)重地分析、研究地方性問題，為當(dāng)?shù)匕l(fā)展提出決策參考。這一切，都有助于各類讀者從地方文獻(xiàn)的信息含量中受到啟發(fā)與借鑒，有針對性地解決地方實際問題。
可見，加強地方文獻(xiàn)資源建設(shè)既必要也可行。
二、地方文獻(xiàn)的特征以及在省級圖書館藏書建設(shè)中的地位
(1)地方文獻(xiàn)以一個省(區(qū))地域內(nèi)的自然、社會基本情況為主要內(nèi)容，從不同側(cè)面反映這一地域歷史與現(xiàn)實的基本狀況，反映這一地域的歷史沿革、自然地理風(fēng)貌、經(jīng)濟發(fā)展、民族民俗風(fēng)情等，使得地方文獻(xiàn)具有極為鮮明的地域性特征。
(2)地方文獻(xiàn)的基本內(nèi)容是本地區(qū)人民實踐生活的真實記錄，也是這一地區(qū)人民對自然環(huán)境以及社會發(fā)展的認(rèn)知和總結(jié)。這些內(nèi)容均從實踐中獲得的，具有極強的實踐性。
(3)地方文獻(xiàn)內(nèi)容多樣，跨學(xué)科、跨行業(yè)、跨時代，研究對象包羅萬象，記錄載體、出版形式多樣，使地方文獻(xiàn)具有廣博性和資料性的特點。
(4)地方文獻(xiàn)從縱向上沿襲于各個時代及其各個時期，從橫向涉及社會的各個方面。它將動態(tài)的歷史發(fā)展，保存于靜態(tài)的文獻(xiàn)載體之中，反映出不同時期、不同時代的社會發(fā)展水平，因而具有極強的歷史性和時代性特征。
地方文獻(xiàn)內(nèi)容豐富而廣泛，所包含的地方史料具有時代的連續(xù)性和社會不同方面的相關(guān)性，地方文獻(xiàn)的這種動態(tài)性和整體性特征，使得地方文獻(xiàn)具有極其重要的使用價值。
2、地方文獻(xiàn)在省級圖書館藏書建設(shè)中的地位
地方文獻(xiàn)所具有的鮮明特征，必然為其構(gòu)架出自身在市場經(jīng)濟中廣闊的研究價值和利用價值。對它的收集、整理、研究和利用，是圖書文獻(xiàn)部門利用豐富的文獻(xiàn)資源服務(wù)于社會，創(chuàng)造豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益，進(jìn)而為確立自身社會地位所必須擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任。因而地方文獻(xiàn)在省級圖書館藏書建設(shè)中有著特殊的地位。(1)收集地方文獻(xiàn)是省圖書館藏書建設(shè)的重要任務(wù)?！妒?自治區(qū)、市)圖書館工作條例》把"搜集、整理與保存文化典籍和地方文獻(xiàn)"列為省級圖書館六大主要任務(wù)之一。(2)地方文獻(xiàn)是省級圖書館藏書特點的突出反映和集中體現(xiàn)。(3)加強藏書建設(shè)中地方文獻(xiàn)的收集、整理工作可以為圖書館學(xué)和地方文獻(xiàn)學(xué)的研究提供方便條件。(4)通過收集地方文獻(xiàn)，可以建立起有關(guān)當(dāng)?shù)厣鐣幕举Y料庫，為地方建設(shè)事業(yè)提供文獻(xiàn)信息。包括為地方?jīng)Q策事業(yè)提供文獻(xiàn)信息和為地方經(jīng)濟建設(shè)提供情報服務(wù)等。(5)地方文獻(xiàn)是對廣大群眾進(jìn)行愛國主義教育的良好教材。(6)地方文獻(xiàn)是有關(guān)科學(xué)研究的重要參考資料。(7)地方文獻(xiàn)是編史修志不可缺少的素材。
三、加強省級館地方文獻(xiàn)工作的思路與對策
1、搞好地方文獻(xiàn)的調(diào)查研究，做好地方文獻(xiàn)的補充工作。
首先搞好書目調(diào)查。利用有關(guān)工具書和目錄檢查館內(nèi)地方文獻(xiàn)的收藏情況。如《山東省新編地方志目錄》一書就收有山東省各類志書3519余種，地情資料944余種，這其中許多都是省館目前沒有收藏的。通過書目調(diào)查，地方文獻(xiàn)工作人員可以及時了解本館館藏，有的放矢地進(jìn)行征集工作。另外，要有目的、有重點地搞好社會調(diào)查，包括本省各有關(guān)單位正式和非正式出版物數(shù)量、種類、創(chuàng)刊日期、出版時間等方面的調(diào)查。在社會調(diào)查中應(yīng)與各地史志辦等相關(guān)單位保持密切聯(lián)系，注意掌握各地的編史修志的動態(tài)、進(jìn)度、重要的地方文獻(xiàn)的發(fā)現(xiàn)情況等等。
2、加強分工、協(xié)作
(1)省、市館間的分工
作為市級公共圖書館，它的地方文獻(xiàn)資料收藏重點，應(yīng)該是盡可能的將以專門記述本地區(qū)有關(guān)情況為內(nèi)容的文獻(xiàn)資料收集齊全。對這類文獻(xiàn)資料的收集，大到綜合反映本地區(qū)情況的書刊資料，小到單獨記述本地區(qū)某一方面情況的書刊資料、記述本地區(qū)某一行業(yè)或一個部門情況的專門資料。而對那些包含有本地區(qū)有關(guān)情況在內(nèi)的綜合反映本省各地情況的文獻(xiàn)資料可視經(jīng)費等條件所限，有選擇地收藏。對那些包含全國各地區(qū)或部分地區(qū)情況的文獻(xiàn)資料，雖內(nèi)容涉及本地區(qū)有關(guān)情況，也沒有必要作為地方文獻(xiàn)資料收藏。
作為省級公共圖書館，應(yīng)重點收藏綜合反映本省各地有關(guān)情況或部分地區(qū)有關(guān)情況的文獻(xiàn)資料，收藏的越齊全越好。對那些包含本省有關(guān)情況在內(nèi)的綜合反映全國各地情況的文獻(xiàn)資料，可視客觀條件允許，盡量收集齊全。本省各地的繁雜的地方文獻(xiàn)資料，由各地的公共圖書館去詳盡地收集保存。作為省級公共圖書館則沒有必要去廣泛詳盡的收集，避免形成本省范圍內(nèi)收藏地方文獻(xiàn)資料的不必要重復(fù)。同時，作為省公共圖書館無論從現(xiàn)實的人力、物力，還是其它一些客觀條件來講，也都不可能把本省各地所有的地方文獻(xiàn)資料收集齊全。對這部分文獻(xiàn)資料，可根據(jù)為本省領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及有關(guān)部門提供各地地情資料的需要，去有選擇地收藏，不強求齊全。
通過對省、市公共圖書館的地方文獻(xiàn)收藏范圍進(jìn)行上述的分工，逐漸形成一個省館齊全的，收藏有綜合反映本省各地(兩地以上)情況的地方文獻(xiàn)資料;各市館齊全的，收藏有專門反映本地區(qū)情況的地方文獻(xiàn)資料的總體。這樣一個由若干地方文獻(xiàn)收藏點連成的地方文獻(xiàn)收藏總體，就較好地反映出了本省完整、系統(tǒng)、齊全的地方文獻(xiàn)資料情況，省、市館間都有了自己較為明確的地方文獻(xiàn)資料收藏側(cè)重點，各館還可以更好地集中人力、物力、財力，用于"重點"文獻(xiàn)資料的廣泛搜求上。
(2)組織上的協(xié)作與協(xié)調(diào)
地方文獻(xiàn)工作在目前雖然已受到了各公共圖書館的普遍重視。但是由于各圖書館自身存在的客觀情況限定了各圖書館對地方文獻(xiàn)工作的重視程度，其具體做法不可能完全一致。因此，有必要采取各種可行的做法來達(dá)到各館地方文獻(xiàn)組織機構(gòu)等情況的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。一是各圖書館有必要設(shè)置負(fù)責(zé)地方文獻(xiàn)工作的專職人員(有條件的應(yīng)設(shè)置地方文獻(xiàn)部門)。二是要建立一個全省范圍的地方文獻(xiàn)工作協(xié)作組織。這個組織由各市館的地方文獻(xiàn)工作人員參加，由省館的地方文獻(xiàn)工作部門負(fù)責(zé)組織和召集開展有關(guān)活動。通過這樣一個協(xié)作組織，加強各圖書館地方文獻(xiàn)工作間的聯(lián)系，對各館(特別是省、市圖書館間)的地方文獻(xiàn)資料收集、有關(guān)工作的協(xié)作與協(xié)調(diào)，以及地方文獻(xiàn)工作中遇到的諸多問題開展經(jīng)常性的討論研究，制定和不斷改進(jìn)在地方文獻(xiàn)工作中實施的各種措施和具體做法，以促進(jìn)全省公共圖書館地方文獻(xiàn)工作的不斷發(fā)展和完善。三是從地方文獻(xiàn)工作的長遠(yuǎn)需要著眼，各圖書館有必要設(shè)立地方文獻(xiàn)資料專庫或地方文獻(xiàn)資料專架，對地方文獻(xiàn)資料進(jìn)行單獨的存放和管理。這樣做，有利于對館藏地方文獻(xiàn)資料的全面把握和充分利用，有利于地方文獻(xiàn)資料的長期妥善保存。否則，由于館藏的地方文獻(xiàn)資料散布于其它各種書刊資料之中，會給整個地方文獻(xiàn)工作帶來很多的麻煩。
(3)信息協(xié)調(diào)
各公共圖書館可定期或不定期地利用書目索引等形式，把本館的地方文獻(xiàn)資料內(nèi)容詳盡地反映出來。一來方便讀者對館藏地方文獻(xiàn)資料的了解、利用，更重要的是省、市公共圖書館間可通過書目索引這一形式，進(jìn)行館藏地方文獻(xiàn)資料的信息協(xié)調(diào)。省館通過各市館的館藏地方文獻(xiàn)書目索引，來掌握各地詳盡的地方文獻(xiàn)資料收藏情況;各市館通過省館的館藏地方文獻(xiàn)書目索引來掌握自己沒有作為重點收藏，或是沒有收藏的那部分包含有本市情況的文獻(xiàn)資料情況。這樣一來，要查閱本省某地區(qū)的地方文獻(xiàn)資料，即可在該地區(qū)的市公共圖書館收藏的地方文獻(xiàn)資料中得到較好的解決。此外，又可在該館通過書目索引了解和掌握省館收藏的，包含有該地區(qū)有關(guān)情況的那部分文獻(xiàn)資料情況，以便在必要時到省館查閱。同樣，在省館可以查閱到綜合反映各地情況的各種地方文獻(xiàn)資料。
3、進(jìn)行館藏地方文獻(xiàn)數(shù)字化，建設(shè)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫
建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是開發(fā)、利用地方文獻(xiàn)資源的基礎(chǔ)工作。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源的數(shù)字化，并使之成為網(wǎng)上的一部分已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然。建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，正是為了滿足人們在網(wǎng)上實現(xiàn)信息資源共享的需要。同時，建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，可以大大加速省館與各地市分中心的信息互動，擴大開發(fā)和利用程度，是實現(xiàn)信息資源共享的有效方法。
地方特色是地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的核心。公共圖書館應(yīng)根據(jù)自己的特點和當(dāng)前地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的現(xiàn)狀以及有關(guān)部門的規(guī)劃、協(xié)調(diào)，來規(guī)范數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，選擇選用率高、有一定學(xué)術(shù)和史料價值的文獻(xiàn)，分階段、分步驟地建立類型齊全的數(shù)據(jù)庫，如書目數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、報刊索引數(shù)據(jù)庫、文摘數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等等，以便向讀者提供多層次、多樣化的服務(wù)。其中，建設(shè)地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫，是實現(xiàn)省館與各地市分中心信息互動，加快信息資源加工處理速度和動態(tài)反映速度最直接的方法。因此，省級圖書館應(yīng)把地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)放在首位。
省級圖書館還要根據(jù)本地經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的需要，分期分批地建設(shè)一些有較大政治影響和經(jīng)濟效益好的專題地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。如湖南圖書館已建和擬建的項目有湖南人物資料數(shù)據(jù)庫、湖南地方法規(guī)數(shù)據(jù)庫、洞庭湖資料數(shù)據(jù)庫等。另外還應(yīng)該積極配合全國公共圖書館文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，如湖南圖書館館藏的湖南地方志、湘軍史料等。
總之，地方文獻(xiàn)工作是圖書館工作的重要內(nèi)容之一。我們應(yīng)當(dāng)從實際情況出發(fā)，有計劃、有步驟地進(jìn)行搜集、整理和服務(wù)工作，長期努力，積淺入深，逐步形成一個既有廣度、又有深度的地方文獻(xiàn)體系和地方文獻(xiàn)工作體系，使之成為當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)事業(yè)不可或缺的信息資源。
