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摘要：隨著信息化時代的到來，信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，對人們的生活和工作產(chǎn)生了積極的影響。在數(shù)字化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代人的需求，因此，檔案管理工作應(yīng)與信息化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，以提升檔案管理的效率。在改革的過程中，不僅要剔除傳統(tǒng)檔案管理方式中不合理的部分，還要將傳統(tǒng)檔案管理和信息化技術(shù)融合在一起，創(chuàng)新發(fā)展出符合時代要求的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；意義；問題；對策

目前，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)成果豐碩，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等發(fā)展迅速，廣泛應(yīng)用到社會的各個管理環(huán)節(jié)，并對管理活動產(chǎn)生著重大的影響。檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，其管理作用非常重要，發(fā)揮著參考、指導(dǎo)、提示等功能，對未來開展工作提供有效的支持和保障。檔案信息化改革將信息技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)地結(jié)合起來，對檔案的收集、整理、分類、存儲等管理環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化處理，并對相應(yīng)的管理流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，加強(qiáng)檔案的保密性和安全性，有效提高管理效率，節(jié)約人工成本等，影響并推動著數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)的速度。

一、數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)的意義

（一）提升檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案管理以手工為主，工作步驟過于繁瑣，工作強(qiáng)度和難度較大，也就是說檔案管理人員要花費(fèi)大量的時間和精力去完成檔案管理工作，而且很可能會因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽造成檔案損壞，影響檔案的完整性。檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案管理的效率，保證檔案的完整性。管理人員能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行歸檔整理，速度明顯提升。對于管理人員而言，無需再進(jìn)行手工操作，工作步驟減少，工作量減輕?？梢?，檔案信息化管理能夠適應(yīng)檔案管理人員的需要，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，讓管理人員的工作更加輕松，使管理人員的工作效率得到提升，信息的準(zhǔn)確性得到保證。

（二）適應(yīng)社會發(fā)展需求

在數(shù)字化背景下，信息技術(shù)高速發(fā)展，信息數(shù)據(jù)也變得越來越多。檔案作為信息的重要載體，其中蘊(yùn)含著許多重要的信息，具有非常高的應(yīng)用價值，因此我們要重視檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式無法與現(xiàn)代社會相符，其檔案管理作用不能充分發(fā)揮，逐漸被淘汰。檔案信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上就是傳統(tǒng)檔案管理方式的信息化變革，通過信息技術(shù)的融入讓檔案管理工作更加符合人們的需求，適應(yīng)社會的發(fā)展需求，從而讓信息化檔案管理受到人們的歡迎和喜愛。信息化檔案管理方式的出現(xiàn)是信息技術(shù)快速發(fā)展的結(jié)果，也是傳統(tǒng)檔案管理方式改革創(chuàng)新的必然趨勢，適應(yīng)信息化時代人們依賴于互聯(lián)網(wǎng)獲取信息的實(shí)際情況，符合現(xiàn)代人的生活習(xí)慣。

（三）檔案資源服務(wù)創(chuàng)新的需要

隨著各種數(shù)字檔案資源的增多，只有進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，才能在新的歷史發(fā)展時期取得突破性進(jìn)展。創(chuàng)新是數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)機(jī)制有效改進(jìn)的重要路徑，有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時傳遞或共享，拓展檔案服務(wù)能力，而服務(wù)正是檔案資源創(chuàng)新的直觀體現(xiàn)。充分開發(fā)利用檔案信息數(shù)字資源，將信息化協(xié)同服務(wù)融入到檔案信息建設(shè)，可以提高檔案資料管理的質(zhì)量和效率，最大限度地為社會提供檔案信息服務(wù)，適應(yīng)未來信息化檔案工作發(fā)展的需要。

（四）用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求

在數(shù)字化背景下，單一的檔案信息也難以滿足用戶需求，用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求趨于多樣性和個性化。面對多元化、多主體、多種需求的用戶，檔案信息服務(wù)應(yīng)在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上總結(jié)用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求，以用戶需求為導(dǎo)向，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，使檔案信息資源互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)用戶根據(jù)自己的需要自主選擇相關(guān)檔案信息。這樣能夠使檔案數(shù)字資源的靈活性和協(xié)同性得以顯現(xiàn)，使檔案數(shù)字資源得到合理利用，大大提高檔案管理的時間、效率及用戶的滿意度。

二、數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案管理觀念問題

檔案管理工作是整合信息資源的重要工作，應(yīng)該隨著信息資源的獲取方式而發(fā)生變化，但是有些檔案管理人員對檔案管理的重要性和必要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理工作知識一項(xiàng)簡單的文件整理工作，工作不認(rèn)真，嚴(yán)重影響了檔案管理工作高效、快速地完成。同時，檔案管理人員受傳統(tǒng)思想影響，只能對檔案進(jìn)行簡單的整理，無法對檔案進(jìn)行深層次的分類、整合，無法讓檔案的價值顯現(xiàn)。除此之外，有些檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作過于瑣碎，不愿意主動進(jìn)行檔案管理工作，致使檔案管理工作時間過長，從而影響了檔案的使用。

（二）檔案管理方式問題

檔案管理方式是檔案管理人員在檔案管理工作全過程中所使用的方式。在數(shù)字化背景下，許多檔案管理人員還在使用傳統(tǒng)檔案管理方式——手工方式，不僅無法提升檔案管理的效率，而且阻礙了自身檔案管理水平的提升。檔案管理方式問題主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是手工操作步驟問題。手工操作方式是檔案管理人員經(jīng)常使用的檔案管理方式，這種工作方式的步驟過于繁瑣，管理人員花費(fèi)的時間和精力與整理好的檔案不成正比，換句話說，即工作效率過低。另一方面是信息檔案管理步驟問題。信息檔案管理是新型的管理方式，但是許多檔案管理人員不了解信息檔案管理方式的步驟，不能很好地操作計(jì)算機(jī)，致使信息檔案管理無法發(fā)揮作用。

（三）檔案管理人員素質(zhì)問題

檔案管理人員是檔案管理的一線工作者，他們的素質(zhì)直接決定著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在實(shí)際工作中，許多檔案管理人員的素質(zhì)有待提高，這主要由兩個原因造成：一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)開展的培訓(xùn)過少，無法提升檔案管理人員的素質(zhì)，致使檔案管理人員管理水平始終停滯不前，加之培訓(xùn)的內(nèi)容過于單一，無法引起管理人員的學(xué)習(xí)興趣。另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏管理機(jī)制，無法約束檔案管理人員的行為，引發(fā)了一系列的工作問題。

三、數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，做好以下兩方面工作：一方面，要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。檔案管理人員要擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，探尋檔案管理工作的價值，從而主動完成檔案管理工作，凸顯檔案的應(yīng)用價值。同時，檔案管理人員要積極地向同事宣傳檔案管理工作的好處，轉(zhuǎn)變檔案管理隊(duì)伍的思想，加快檔案管理工作的完成。另一方面，要重視檔案管理工作和信息技術(shù)的結(jié)合。檔案管理人員要意識到檔案管理工作在信息化時代變革的必要性，主動應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，減低檔案管理的難度。另外，檔案管理人員要積極和同事交流工作經(jīng)驗(yàn)，真正將檔案管理工作落實(shí)。

（二）改變檔案管理方式

檔案管理人員要改變檔案管理方式，將傳統(tǒng)檔案管理和信息檔案管理相結(jié)合，發(fā)揮出兩者的聯(lián)合優(yōu)勢和作用，優(yōu)化檔案管理模式。檔案管理人員要從兩個方面入手：一方面，提取傳統(tǒng)檔案管理積極部分。傳統(tǒng)檔案管理方式雖然有諸多弊端，但是在一些特殊檔案的分類管理上具有信息檔案管理無法比擬的優(yōu)勢，檔案管理人員要將這部分保留，讓傳統(tǒng)檔案管理的價值得以展現(xiàn)。同時，要積極地剔除傳統(tǒng)檔案管理方式與時代不符的部分，從而提升傳統(tǒng)檔案管理方式的作用。另一方面，加強(qiáng)信息檔案管理應(yīng)用。檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提升自身的信息技術(shù)水平，同時要發(fā)揚(yáng)信息檔案管理的優(yōu)勢，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，讓檔案管理工作符合實(shí)際需求，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

檔案管理機(jī)構(gòu)要培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員，提升檔案管理人員的工作水平，從而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。檔案管理機(jī)構(gòu)要從兩個方面入手：一方面，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。檔案管理機(jī)構(gòu)要通過培訓(xùn)活動來增強(qiáng)管理人員的工作能力，讓管理人員有能力去面對工作中的各種問題，同時豐富培訓(xùn)內(nèi)容，提升管理人員的學(xué)習(xí)興趣，讓檔案管理人員成為全面發(fā)展人才。另一方面，建立管理機(jī)制。檔案管理機(jī)構(gòu)要通過管理機(jī)制來約束管理人員行為，端正管理人員工作態(tài)度，還要將工資和績效相掛鉤，提升管理人員的工作熱情。

四、結(jié)語

數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)是傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展過程，也是信息技術(shù)和檔案管理融合的過程。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，改變檔案管理方式，主動參加檔案管理機(jī)構(gòu)的多種培訓(xùn)以提高自己素質(zhì)，讓現(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，促進(jìn)檔案強(qiáng)化建設(shè)的發(fā)展步伐。

作者:曹繼偉 單位:黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院