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摘要：勞動(dòng)保障檔案電子化管理，是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備對(duì)在勞動(dòng)保障過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，這是與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合。本文在分析了勞動(dòng)保障電子檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上，分析了電子檔案在勞動(dòng)保障工作的優(yōu)勢(shì)及現(xiàn)實(shí)不足的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地提出了解決對(duì)策，為做好新時(shí)代勞動(dòng)保障檔案管理、維護(hù)職工合法權(quán)益進(jìn)行了有益探索。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)保障；電子檔案管理；應(yīng)用價(jià)值

概述

勞動(dòng)保障是指以保護(hù)勞動(dòng)者的基本權(quán)益所采取的一切措施和行為的總和。通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備對(duì)在勞動(dòng)保障過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，這是與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合。勞動(dòng)保障電子檔案通常以案卷為單位。

1勞動(dòng)保障電子檔案特點(diǎn)

1.1信息存儲(chǔ)的高密度

從電子檔案的日常存儲(chǔ)的介質(zhì)來(lái)看，主要包括磁盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)，這些介質(zhì)具有很高的信息存儲(chǔ)密度。以普通的磁盤(pán)為例，一張3.5英寸磁盤(pán)可容納1.44兆字節(jié)的存儲(chǔ)量，換算成漢字多達(dá)72萬(wàn)個(gè)。而光盤(pán)的存儲(chǔ)容量就更大，一張CD-ROM光盤(pán)的容量為650兆字節(jié)，可存儲(chǔ)約350萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案的文字信息量。

1.2存儲(chǔ)內(nèi)容的不穩(wěn)定

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容容易被修改、損壞，且不易被察覺(jué)。即便是聲像檔案資料也可利用音紋鑒定技術(shù)對(duì)其是否被修改進(jìn)行鑒定，而電子檔案的修改則可以做到“不留痕跡”。此外，光盤(pán)、磁盤(pán)、軟盤(pán)對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境要求較高，外界的強(qiáng)磁、高溫、高濕都會(huì)對(duì)其使用壽命產(chǎn)生不利影響，最終會(huì)直接影響存儲(chǔ)信息內(nèi)容的穩(wěn)定性。

1.3信息讀取的非直讀

與紙質(zhì)檔案的直讀性相比，電子檔案由于存儲(chǔ)于專門(mén)的磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)，是以數(shù)字編碼的形式將檔案信息內(nèi)容存儲(chǔ)于特定介質(zhì)載體上，肉眼是無(wú)法直接分辨和讀取的，必須要借助計(jì)算機(jī)或者其他專門(mén)的信息閱讀軟件，才可以讀取相關(guān)信息。此外，為確保電子檔案信息內(nèi)容安全，常對(duì)其作編碼、加密處理，需要后期解碼、解密后方可讀取。

1.4設(shè)備軟件的依賴性

電子檔案離開(kāi)計(jì)算機(jī)及其相關(guān)的操作軟件，將無(wú)法進(jìn)行有效的讀取、利用。換言之，離開(kāi)計(jì)算機(jī)及專門(mén)的軟件系統(tǒng)，電子檔案信息的識(shí)別、生成、傳遞將難以為繼。這種設(shè)備軟件的依賴性表現(xiàn)在多個(gè)方面，既有對(duì)硬件的依賴性，也有軟件和相關(guān)設(shè)備及加密技術(shù)的依賴性，這些設(shè)備在提升電子檔案管理效率的同時(shí)，也使得信息與載體之間密不可分，具有強(qiáng)烈的依賴性。

1.5檔案載體的分離性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案信息與承載其載體的紙張間密不可分，成為不可分離的整體，一旦改變這種整體性，就會(huì)被認(rèn)為是復(fù)制品，也就失去了檔案的真實(shí)屬性。而電子檔案與其存儲(chǔ)的載體是可分離的，這也是保證電子檔案得以長(zhǎng)期保存的重要條件，即，通過(guò)適時(shí)的信息遷移（將電子檔案信息從某一硬件配置轉(zhuǎn)移至另一種配置）或者“刷新”來(lái)保證電子檔案的長(zhǎng)期保存。隨著信息技術(shù)的更新?lián)Q代，要實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存勢(shì)必需要經(jīng)常性地從一種存儲(chǔ)設(shè)備中向另一種一存儲(chǔ)中進(jìn)行信息遷移、轉(zhuǎn)遞，是信息與載體間“脫離-結(jié)合-再脫離-再結(jié)合”的動(dòng)態(tài)過(guò)程。

2電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的優(yōu)勢(shì)

將電子檔案管理模式應(yīng)用于勞動(dòng)保障中，具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。突出表現(xiàn)在：

2.1提升勞動(dòng)保障工作效率

勞動(dòng)保障涉及勞動(dòng)者權(quán)益的各個(gè)方面，而檔案又具有憑據(jù)性、真實(shí)性，在維護(hù)勞動(dòng)者權(quán)益保障方面離不開(kāi)檔案的支持。電子檔案管理，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了勞動(dòng)保障檔案電子化、信息化，檔案查詢、利用突破了時(shí)間、空間的限制，極大地提升了檔案管理工作的效率。通過(guò)快速、精準(zhǔn)地查閱勞動(dòng)保障電子檔案信息，可以在第一時(shí)間里為勞動(dòng)者合法權(quán)益的保障和實(shí)現(xiàn)提供有力支撐。

2.2便于勞動(dòng)保障實(shí)際應(yīng)用

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，信息的讀取完全依靠人力，效率低、精準(zhǔn)度不高，將勞動(dòng)保障檔案進(jìn)行電子化管理，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)了勞動(dòng)保障檔案信息在不同群體之間的傳輸和應(yīng)用，無(wú)論是用人企業(yè)，還是用工監(jiān)管部門(mén)，還是勞動(dòng)者本人，均可以快速地查閱到所需的檔案信息，便于在開(kāi)展勞動(dòng)權(quán)益保障時(shí)的實(shí)際應(yīng)用。

2.3擴(kuò)大勞動(dòng)保障社會(huì)影響

一直以來(lái)，傳統(tǒng)的勞動(dòng)保障檔案管理模式下的檔案信息主要應(yīng)用于勞動(dòng)保障部門(mén)，社會(huì)利用率低，知曉度低，許多勞動(dòng)者權(quán)益被損時(shí)不清楚通過(guò)何種渠道調(diào)閱相關(guān)材料。而將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化管理，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠擴(kuò)大勞動(dòng)保障檔案的社會(huì)影響力，在解決勞動(dòng)者權(quán)益爭(zhēng)端時(shí)發(fā)揮重要作用。

3勞動(dòng)保障檔案電子化管理面臨的問(wèn)題

3.1思想上不夠重視

勞動(dòng)保障工作內(nèi)容多、涉及面廣、業(yè)務(wù)性強(qiáng)，重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象不同程度存在。勞動(dòng)保障檔案電子化管理缺少必要的人、財(cái)、物的支持。

3.2系統(tǒng)上缺乏標(biāo)準(zhǔn)

目前，我國(guó)勞動(dòng)保障電子檔案管理領(lǐng)域缺乏一套統(tǒng)一的電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，無(wú)論是勞動(dòng)保障電子化的收集范圍，還是電子檔案的歸檔原則、后期的查詢利用程序等，均不夠明確，一定程度上影響了勞動(dòng)保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.3制度上不夠規(guī)范

目前，勞動(dòng)保障檔案管理尚缺乏一套全國(guó)范圍內(nèi)有效的檔案管理規(guī)范，依然沿用的是《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，已經(jīng)無(wú)法滿足電子化、信息化時(shí)代的勞動(dòng)保障工作的發(fā)展。

4電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的應(yīng)用對(duì)策

勞動(dòng)保障檔案電子化管理是形勢(shì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益的重要信息支撐，應(yīng)注重發(fā)揮好電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的實(shí)際應(yīng)用，切實(shí)維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益和社會(huì)大局的和諧穩(wěn)定。

4.1加快勞動(dòng)保障檔案數(shù)字化進(jìn)程

各級(jí)勞動(dòng)保障部門(mén)應(yīng)高度重視勞動(dòng)保障檔案電子化管理工作。無(wú)論是“存量”還是“增量”，都應(yīng)加快數(shù)字化進(jìn)程。一方面，對(duì)已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)勞動(dòng)保障檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件，并將數(shù)字文件輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，建立專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面，要做好“增量”的電子化。即，將勞動(dòng)保障工作與日常的辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，使得日常勞動(dòng)保障工作過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件信息及時(shí)的歸檔。勞動(dòng)保障檔案數(shù)字化進(jìn)程的提速，能夠不斷夯實(shí)勞動(dòng)保障檔案信息電子化根基，為勞動(dòng)權(quán)益糾紛發(fā)生時(shí)在第一時(shí)間里提供相關(guān)信息。

4.2做好勞動(dòng)保障檔案分類管理

根據(jù)勞動(dòng)保障檔案的不同類型，對(duì)其進(jìn)行分類別、分系統(tǒng)、成體系的管理，這樣做有利于后期的查找和利用，也有利于數(shù)據(jù)信息的歸類整理，能夠防止發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失或收集缺漏。具體來(lái)說(shuō)，首先要根據(jù)勞動(dòng)保障工作實(shí)際，確定相應(yīng)的立卷原則，嚴(yán)格按照勞動(dòng)保障檔案文件資料的形成規(guī)律，建立電子文檔之間的內(nèi)在聯(lián)系，建立科學(xué)的勞動(dòng)保障檔案分類。其次是建立電子檔案歸檔形式，電子檔案實(shí)行以卷為單位進(jìn)行整理，并確定好文件資料的收集范圍。再次是要合理劃分勞動(dòng)保障電子檔案的保存期限，將勞動(dòng)保障電子檔案劃分為“永久”“長(zhǎng)期”“短期”等，便于查找和利用。

4.3統(tǒng)籌建立全國(guó)社保管理系統(tǒng)

電子檔案在勞動(dòng)保障工作的應(yīng)用離不開(kāi)頂層設(shè)計(jì)。為此，人力資源與社會(huì)保障部應(yīng)統(tǒng)籌建立全國(guó)統(tǒng)一的勞動(dòng)保障檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)為指導(dǎo)，按照多層架構(gòu)的應(yīng)用管理平臺(tái)，建立勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)組件、勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施層次，并構(gòu)建以電子檔案信息安全、數(shù)據(jù)監(jiān)控和管理為體系的全國(guó)統(tǒng)一的勞動(dòng)保障電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置全國(guó)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)在線查詢接口，實(shí)現(xiàn)在線查詢網(wǎng)絡(luò)化，突破傳統(tǒng)檔案管理時(shí)的時(shí)空界限。

4.4統(tǒng)一設(shè)置勞動(dòng)保障檔案號(hào)

借鑒引入社保賬號(hào)的形式，將勞動(dòng)者的個(gè)人檔案號(hào)與其社保賬號(hào)、勞動(dòng)保險(xiǎn)賬號(hào)或者身份證號(hào)碼統(tǒng)一起來(lái)，由人力資源與社會(huì)保障部及其省市縣分支機(jī)構(gòu)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，按照屬地管轄的原則，及時(shí)更新勞動(dòng)者的電子檔案信息。結(jié)語(yǔ)綜上，信息化時(shí)代要求勞動(dòng)保障部門(mén)做好檔案管理工作的電子化、信息化和數(shù)字化，以適應(yīng)新時(shí)期勞動(dòng)保障工作。電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的應(yīng)用，是一項(xiàng)復(fù)雜的、長(zhǎng)期的系統(tǒng)性工程，需要做好頂層制度設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、軟件系統(tǒng)應(yīng)用開(kāi)發(fā)，也離不開(kāi)各省市縣的通力合作，在實(shí)踐中探索，在探索中創(chuàng)新，不斷探索電子檔案與勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)工作的有機(jī)銜接，維護(hù)廣大職工的合法權(quán)益。

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作者:麻建勇 單位:文水縣人社局南武鄉(xiāng)勞動(dòng)保障事務(wù)所