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【摘要】大學(xué)生檔案是學(xué)生在校生涯的翔實(shí)記錄，也是社會(huì)人事檔案的的重要部分。大學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)單位人才的選拔任用、工作后工齡的計(jì)算、申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級(jí)、出國(guó)及公務(wù)員考試、養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理等都會(huì)產(chǎn)生很大影響，大學(xué)生檔案的重要性不容小視。目前很多高校大學(xué)生檔案的管理工作不盡人意，高校大學(xué)生檔案管理的失責(zé)使得大學(xué)生檔案丟失、變?yōu)椤八罊n”、各項(xiàng)社會(huì)福利無(wú)法得到確認(rèn)等現(xiàn)象屢屢發(fā)生，學(xué)生的直接利益無(wú)法得到保障。本文正是基于大學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀出現(xiàn)的問(wèn)題，分析認(rèn)為高校缺失專門的檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理技術(shù)有待提高、大學(xué)生檔案安全性有待加強(qiáng)，建議政府硬性要求并且財(cái)政支持高校設(shè)立專門的大學(xué)生檔案管理室、將電子檔案引進(jìn)到大學(xué)生檔案管理工作中，并且探索施行新的檔案存放制度。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)生檔案；重要性；管理工作；建議

引言

很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時(shí)候會(huì)遇到很多的問(wèn)題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國(guó)家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)不能提供相關(guān)證明；國(guó)企干部職員需要用人事檔案申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級(jí)，但是檔案所在的區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國(guó)深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理、人事調(diào)動(dòng)、社會(huì)福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會(huì)并不能很好地理解檔案的價(jià)值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個(gè)人檔案變?yōu)椤八罊n”，最終使各項(xiàng)社會(huì)公共福利無(wú)法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對(duì)檔案重視意識(shí)的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。

1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性

大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎(jiǎng)懲、榮譽(yù)等綜合信息的真實(shí)記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的國(guó)家級(jí)、省級(jí)、院校級(jí)獎(jiǎng)懲證明；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績(jī)單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國(guó)企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒(méi)有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時(shí)存放兩年的時(shí)間，那些沒(méi)有接受單位的大學(xué)生檔案一般會(huì)被派送回原檔案存放單位，即大一時(shí)將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實(shí)記錄，也是企業(yè)人事部門考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過(guò)個(gè)人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒(méi)有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會(huì)面臨著丟失、“死檔”等問(wèn)題，這對(duì)于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國(guó)家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。

2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1某些高校沒(méi)有專門的大學(xué)生檔案管理部門

目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個(gè)學(xué)院自行保管，沒(méi)有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來(lái)很多隱患。由于沒(méi)有專門的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲(chǔ)，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲(chǔ)，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實(shí)材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問(wèn)題。

2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后

面對(duì)高校每年上千萬(wàn)的注冊(cè)新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號(hào)、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對(duì)于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對(duì)檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。

2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高

學(xué)生畢業(yè)時(shí)大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個(gè)人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。

2.4針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的一些建議

針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作存在的一些缺失，國(guó)家應(yīng)當(dāng)硬性通知并通過(guò)財(cái)政補(bǔ)貼要求各高校建立專門的大學(xué)生檔案管理中心，專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的存儲(chǔ)、查詢、接收和調(diào)離工作。并且通過(guò)競(jìng)聘等形式錄取具有數(shù)字化圖書管理經(jīng)驗(yàn)的人員將大學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化。建立學(xué)生電子檔案，記錄學(xué)生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進(jìn)新的大學(xué)生檔案存放制度，例如采用數(shù)字化方法，將大學(xué)生檔案全部寄回原籍，采用數(shù)字化方法記錄檔案的全部?jī)?nèi)容，相關(guān)單位需要用到大學(xué)生檔案時(shí)采用電子傳送的方式取代傳統(tǒng)的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調(diào)取查閱的效率。

作者：李妍 單位：內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院