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1中小型檔案管理信息系統(tǒng)中存在的問題

1.1檔案管理信息系統(tǒng)兼容性較差通過我們的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多中小型檔案管理信息系統(tǒng)的兼容性較差，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的兼容。這就意味著檔案管理信息系統(tǒng)在信息利用上的優(yōu)勢(shì)喪失，只能夠進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和處理。并且，在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行利用時(shí)由于兼容性較差，無法導(dǎo)出，有時(shí)還需重新對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行處理，這使得檔案管理信息系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用性較差，難以滿足人們的利用需要。

1.2檔案管理信息系統(tǒng)的針對(duì)性較差很多中小型檔案管理信息系統(tǒng)在開發(fā)前沒有做需求分析，所以系統(tǒng)在實(shí)際的應(yīng)用過程中應(yīng)用性較差，不能夠滿足人們存儲(chǔ)檔案，處理檔案，加密檔案以及利用檔案的需要。同時(shí)，中小型檔案管理系統(tǒng)沒有根據(jù)本單位的實(shí)際使用情況對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，造成了檔案管理信息系統(tǒng)針對(duì)性不強(qiáng)的現(xiàn)狀。

1.3檔案管理信息系統(tǒng)不符合檔案管理人員的操作習(xí)慣一個(gè)符合人們操作習(xí)慣的檔案管理信息系統(tǒng)能夠提升檔案處理的效率，而一旦操作系統(tǒng)不符合人們的使用習(xí)慣，就會(huì)造成使用難度高、操作復(fù)雜、操作較慢、易誤操作、難恢復(fù)信息等狀況。很多中小型檔案館信息系統(tǒng)在實(shí)際的操作過程中就不符合檔案管理人員的操作習(xí)慣，造成了實(shí)際操作中的這些困難。

2中小型檔案管理信息系統(tǒng)需求分析

2.1中小型檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)通過我們對(duì)中小型檔案館進(jìn)行調(diào)查，我們總結(jié)出中小型檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建目標(biāo)應(yīng)該包含以下幾個(gè)方面。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。我們構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的首要目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以代替過去紙質(zhì)化、人工化的檔案處理方法。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理和處理的便捷化。通過檔案管理信息系統(tǒng)的利用能夠方便快速地實(shí)現(xiàn)檔案分類，檔案管理和檔案信息提取。最后，實(shí)現(xiàn)檔案利用的效率化。我們進(jìn)行檔案管理和檔案信息處理，就是為了實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，所以建立中小型檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)一定要考慮檔案的利用，增強(qiáng)檔案內(nèi)容的可提取性，使得檔案信息的可利用程度變高。

2.2中小型檔案管理信息開發(fā)系統(tǒng)的具體需求第一，擴(kuò)大檔案管理信息系統(tǒng)捕獲文件的范圍。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，需要捕獲的檔案格式以及需要到處的檔案格式變得多元，這就需要我們?cè)陂_放檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)擴(kuò)大檔案管理信息系統(tǒng)捕獲文件的范圍，以提高對(duì)信息的捕獲和對(duì)信息的利用程度，捕獲的信息類型應(yīng)該包括PDF格式的檔案、Word類型的檔案、電子表格類型的檔案、圖片類型的檔案以及各種新類型的檔案等。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)來自不同系統(tǒng)的檔案進(jìn)行捕獲等。第二，設(shè)置檔案信息自動(dòng)捕獲程序來獲取檔案信息。檔案信息自動(dòng)捕獲程序需要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，從而按照識(shí)別的內(nèi)容來對(duì)捕獲的程序進(jìn)行歸類和處理。在檔案信息自動(dòng)捕獲的過程中，應(yīng)該通過進(jìn)行檔案監(jiān)控、對(duì)捕獲的內(nèi)容進(jìn)行檢查等方式來控制自動(dòng)捕獲的檔案信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，應(yīng)該在檔案信息捕獲的各個(gè)環(huán)節(jié)中設(shè)置檔案內(nèi)容修改項(xiàng)，以保障自動(dòng)捕獲的檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。第三，設(shè)置人工輸入信息的方式來與自動(dòng)捕獲信息系統(tǒng)進(jìn)行搭配，以在檔案信息自動(dòng)捕獲效率低或者檔案格式難以被檔案管理系統(tǒng)識(shí)別時(shí)手動(dòng)輸入檔案信息，避免檔案信息提取效率低下的問題。一些檔案信息較為久遠(yuǎn)，或者存在著這樣那樣的問題，使得信息自動(dòng)捕獲效率不高，所以在開發(fā)管理信息系統(tǒng)時(shí)需要設(shè)置手動(dòng)輸入項(xiàng)，以彌補(bǔ)檔案管理信息系統(tǒng)的不足。第四，設(shè)置檔案信息批處理功能。批處理能夠?qū)ν活愋畔⑦M(jìn)行同樣的操作，大幅提高信息處理的效率，所以，我們?cè)陂_發(fā)中小型檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)需要設(shè)置批處理功能，促進(jìn)檔案處理效率的提高。批處理過程中，要能夠?qū)ν活愋偷臋n案信息進(jìn)行提取，然后對(duì)提取到的信息進(jìn)行批處理，最后實(shí)現(xiàn)對(duì)處理后的信息在原文檔的存儲(chǔ)。第五，設(shè)置檔案分類管理功能。在信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中要能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案進(jìn)行自動(dòng)分類，同時(shí)，分類應(yīng)該堅(jiān)持多元化，能夠按照不同的要求實(shí)現(xiàn)分類，類與單個(gè)檔案之間、類與類之間要保持有機(jī)的聯(lián)系。第六，設(shè)置訪問控制項(xiàng)，對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、修改、檢索和應(yīng)用進(jìn)行控制。通過分配給不同類型的用戶不同的操作權(quán)限來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息訪問的控制，以保障檔案信息的安全。

3結(jié)語

綜上所述，中小型檔案管理工作對(duì)其管理信息系統(tǒng)的需求包括以上方面，所以，我們應(yīng)該根據(jù)以上對(duì)信息系統(tǒng)的不同需求來開發(fā)或者購買信息系統(tǒng)，以保障檔案管理信息系統(tǒng)能夠在實(shí)際的應(yīng)用過程中滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。

作者：王芬香單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院