高校人事檔案管理工作策略分析
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(一)人事檔案材料歸檔不完整，且部分材料真實性不強歸檔材料內(nèi)容真實性存在偏差，材料要素缺失。當前，人事管理部門在辦公過程中，思想意識相對松懈，工作嚴謹性嚴重缺失，申填材料信息經(jīng)常存在漏填、錯填現(xiàn)象，類似文化程度、入黨時期以及工作時間等填錯的情況時有發(fā)生，嚴重降低了檔案管理的質量，增加了人事部門辦理退休、評職等工作的難度。工資、工齡、職稱等必須以檔案為基準，參照歷史材料，認真核實，且不得本人隨意填寫，但仍然存在檔案材料造假的情況，部分當事人，為了晉級、評職稱、調(diào)整工資等，在填報材料時進行偽造，或者非法更改工齡、學歷、年齡等。
(二)檔案管理意識不足，缺乏專業(yè)的人事檔案歸檔人員現(xiàn)階段，人事檔案管理工作逐漸轉變?yōu)橹鲃邮焦芾砟Ｊ?，師資隊伍迅速膨脹，直接增加了檔案管理工作的難度。另外，很大一部分高校領導干部對人事檔案管理工作的認識存在誤區(qū)，認為檔案管理只是簡單的裝訂、保管資料等工作，和科研工作并沒有直接性聯(lián)系，進而導致專職管理人員嚴重缺失，即便有專職管理人員也很少有經(jīng)過專業(yè)性和系統(tǒng)性的培訓，很難適應新時期的檔案管理工作。
(三)高校人事檔案管理手段落后，管理制度不規(guī)范
1、人事檔案管理硬件設施配套不足，管理手段落后。當前，很多院校由于資金欠缺，沒有建立起單獨的檔案資料管理室，硬件設施配套不足，防火、防潮性能較差，管理手段也比較陳舊。加之信息化時代的來臨，管理工作很難做到和信息時代接軌，管理工作的重心仍停留在實體管理方面，大部分統(tǒng)計工作仍靠手工完成，這種情況嚴重降低了檔案管理的質量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的檔案管理電子數(shù)據(jù)庫，但仍有軟件不兼容問題，工作時不能對檔案信息進行有效的篩選和分類。
2、檔案管理制度不規(guī)范。高校合并逐漸成為高校建設發(fā)展的趨勢，由于不同的高校辦學規(guī)模、管理方式以及學校歷史背景不同，導致人事檔案管理制度參差不齊、管理落后等，其中比較常見的問題如:檔案資料規(guī)格模式、紙張大小不統(tǒng)一、檔案材料整理時間滯后等。
二、針對高校人事檔案管理工作存在的問題提出的解決策略
(一)增強檔案材料收集的真實性，以及工作的嚴謹性高校人事管理人員在進行檔案管理工作時，要將收集內(nèi)容深入實際教學中，不能簡單的停留在職稱評選、干部任免以及學歷收集等方面，同時還要定期向材料收集部門反映最新的教研成果。另外，工作人員在進行材料收集工作時，要以科學嚴謹?shù)膽B(tài)度，確保材料的系統(tǒng)性以及真實性。嚴格杜絕接受非法渠道遞送的申報材料。
(二)建立健全人事檔案管理機制，提高高校檔案管理的規(guī)范化水平建立健全人事檔案管理機制，提高檔案管理的規(guī)范化水平要做到下面幾點:第一，健全檔案管理制度，做到有章可循。通常情況下，檔案管理工作是一項十分復雜而又繁瑣的工作，如果沒有一定的章法可循，很容易增加管理工作的難度。因此，工作人員要嚴格遵循《檔案法》的相關法規(guī)規(guī)定，逐步完善檔案管理工作的相關細則，采用計算機輔助技術，及時有效的做好檔案的收集、整理以及歸檔，嚴格避免虛假材料進入檔案。第二，加強檔案管理工作的領導班子建設。高校領導班子要不斷提高自己對檔案管理的思想認識，充分意識到檔案管理工作的重要性，定期對檔案管理工作進行審核、監(jiān)督，成立有效的檔案管理小組，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并解決問題。
(三)加強檔案管理工作的信息化建設，提高檔案管理工作的質量以及工作效率高校人事檔案管理的信息化指的是將傳統(tǒng)的紙質檔案管理轉變?yōu)閿?shù)字化、信息化以及網(wǎng)絡化的管理方式，也就是由靜態(tài)到動態(tài)的轉變。另外，新時期檔案信息化管理工作仍需以原始實體資料作為依據(jù)，隨時補充納入新的信息內(nèi)容，例如教職工人員的工作變動、評職、加薪等資料。通過這種方式，逐步實現(xiàn)檔案的信息化以及數(shù)據(jù)化。計算機輔助系統(tǒng)的先進檢索方式，不僅方便了信息的查詢和使用，也提高了工作人員的工作效率以及工作質量。
作者：張翀單位：西北政法大學人事處
