電子檔案管理問題概述
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1.1電子檔案管理權(quán)限問題
電子文件都保存在電子設(shè)備中,很容易被刪改,而且修改后很難發(fā)現(xiàn)修改留下的痕跡,一切操作都在計(jì)算機(jī)中完成,且形成的文件材料上無法進(jìn)行實(shí)際的簽字確認(rèn),這樣就使得擬稿者無法留下自己的筆跡,企業(yè)的負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料簽發(fā),影響電子檔案的有效性,同樣影響了它的真實(shí)性,如果在當(dāng)事人不知情的情況下進(jìn)行操作也是很難有所發(fā)現(xiàn)的。
1.2電子檔案管理的安全性問題
現(xiàn)代科技發(fā)達(dá),各種病毒橫行于網(wǎng)絡(luò),如果稍微不注意就會使得電腦中毒,由于電子檔案都保存在電子存儲設(shè)備中,傳輸便捷,在信息化的今天,可能瞬間就造成檔案資料的在網(wǎng)絡(luò)上的大量傳輸,如果沾染相關(guān)的病毒將造成不可估量的后果,如果電子檔案端麗不善或者安全管理重視程度不足,就會造成材料的改動或丟失,給國家和個人造成很大的影響。
1.3電子檔案掛歷標(biāo)誰統(tǒng)一問題
由于電子檔案管理進(jìn)行時(shí)間不久,沒有成熟的相關(guān)法規(guī)章程,而且文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜,采用標(biāo)誰的不統(tǒng)一,這就造成管理方法的混亂,但我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的標(biāo)誰化工作還剛剛起步,各種存貯信息、記錄介質(zhì)、軟件和編碼方式的標(biāo)誰各異,各廠家的產(chǎn)品也很難做到兼容,互控性差。這就使得電子檔案管理工作的相互兼容性很差,沒有充分利用電子檔案的方便快捷,無法做到實(shí)現(xiàn)信息資源共享,檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件,勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。
1.4電子檔案管理人員管理出現(xiàn)的問題
新時(shí)代的電子檔案管理的方式也發(fā)生了很大的變化。很多現(xiàn)代電子檔案管理人員仍然以過去的相關(guān)管理辦法去操作著新時(shí)期的電子檔案管理,對于相關(guān)的章程不熟悉,特別是電子設(shè)備的操作達(dá)不到相關(guān)要求,不懂得電子資料的存盤、刻錄復(fù)制以及傳輸?shù)扔?jì)算機(jī)技術(shù),綜合能力要求達(dá)不到。電子檔案的管理方法混亂,沒有明確的規(guī)章制度,工作人員無章可循,缺少責(zé)任制度,使得工作達(dá)不到要求
2相應(yīng)的解決措施
2.1建立健全法規(guī)體系,完善相關(guān)的制度
目前我國的電子檔案管理規(guī)范陳舊,沒有相應(yīng)的更新,造成電子檔案管理大都沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理的模式,因此,我國要想檔案管理能夠穩(wěn)定的發(fā)展下去,那么就必須建立我們自己的規(guī)章制度,建立健全相關(guān)的法律法規(guī),通過相關(guān)法規(guī)和管理制度,對于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。
2.2培養(yǎng)緊缺人才,適應(yīng)時(shí)展需求
由于電子檔案相對傳統(tǒng)檔案的掛歷方式的重大變化,電子檔案的管理工作也出現(xiàn)的巨大的變化。這就要求我們的管理人員能夠繼續(xù)學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識,如果仍然用管理傳統(tǒng)的相關(guān)方法去管理電子檔案,那么電子檔案的管理會出現(xiàn)巨大漏洞,造成無法挽回的損失,檔案人員除了傳統(tǒng)的檔案學(xué)知識外,必須掌握電子檔案的相關(guān)存儲,傳輸?shù)募夹g(shù),特別是安全性能方面的知識。并建立現(xiàn)代化管理意識。
2.3加強(qiáng)電子檔案硬件系統(tǒng)的管理
在選擇相關(guān)的硬件設(shè)備時(shí),要選擇質(zhì)量可靠,性能穩(wěn)定,特別是對電子檔案的安全性能的要求不能放松,安全才是檔案管理的重中之重,不能隨意選擇某些設(shè)備隨意應(yīng)付了事,同時(shí)應(yīng)該安裝相關(guān)的殺毒軟件,提升防病毒等級,對檔案管理不能放松相關(guān)的保護(hù)措施。對于引進(jìn)的硬件設(shè)施要進(jìn)行維護(hù),不能將買回的設(shè)備隨意丟棄不管,要做到經(jīng)常維護(hù),將硬件設(shè)施的保修也作為日常工作的一項(xiàng),達(dá)到滿足電子檔案長期保存的相關(guān)需要。
3結(jié)束語
時(shí)代在進(jìn)步,技術(shù)在發(fā)展。電子檔案管理方式在現(xiàn)代化社會已經(jīng)得到廣泛認(rèn)可,傳統(tǒng)的文檔管理方式已經(jīng)受到了沖擊,無紙化辦公已成為一種趨勢。但針對目前的電子檔案管理仍存在的一些問題,我們要積極的采取相關(guān)的措施去完善,因此,檔案管理工作部門應(yīng)該充分結(jié)合電子檔案的特點(diǎn),有針對性的制定管理措施,對任何情況下都不能放松警惕,并及時(shí)總結(jié)電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題,制定合理科學(xué)的規(guī)范制度,使電子檔案管理工作有法可依、有章可循,使得檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)都得到進(jìn)一步的提高。
作者：申海燕單位：中國石油青海油田公司保衛(wèi)部(武裝部)消防支隊(duì)
