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編者按：本論文主要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)；建立制度，編制方案，完善規(guī)則；加強(qiáng)培訓(xùn)依法制檔；檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化等進(jìn)行講述，包括了抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作、地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理體制、數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整、地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠(yuǎn)不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢(shì)的要求、資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程等，具體資料請(qǐng)見(jiàn)：

［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重?fù)p失，因此，加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識(shí)和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標(biāo)準(zhǔn)化。

［關(guān)鍵詞］地質(zhì)資料檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測(cè)過(guò)程的真實(shí)反映和記錄、地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基礎(chǔ)的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)，隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項(xiàng)目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專(zhuān)業(yè)性要求，而一個(gè)完整的地質(zhì)項(xiàng)目要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過(guò)主管局等上級(jí)部門(mén)的審批和驗(yàn)收，因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實(shí)際談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)

抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門(mén)增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門(mén)、設(shè)計(jì)、施工等單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門(mén)的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項(xiàng)目指標(biāo)條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書(shū)的形式規(guī)定下來(lái)，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對(duì)性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項(xiàng)目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購(gòu)、有關(guān)單位進(jìn)行交換、復(fù)制索取以及標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。

2建立制度，編制方案，完善規(guī)則

長(zhǎng)期以來(lái)，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理體制，缺少市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和對(duì)原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的關(guān)注意識(shí)。只有調(diào)動(dòng)全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問(wèn)題。制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類(lèi)目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語(yǔ)與定義、歸檔范圍與分類(lèi)、編號(hào)與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門(mén)與基層單位相結(jié)合，編制分類(lèi)方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計(jì)檔、項(xiàng)目管理檔、施工竣工驗(yàn)收及檔等的分類(lèi)工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。管理要及時(shí)，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項(xiàng)目計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時(shí)根據(jù)內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按項(xiàng)目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門(mén)，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

3加強(qiáng)培訓(xùn)依法制檔

目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠(yuǎn)不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢(shì)的要求。一個(gè)單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對(duì)檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來(lái)，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對(duì)某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識(shí)薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》明文規(guī)定，一個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個(gè)比較突出的問(wèn)題。在檔案未形成時(shí)，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計(jì)劃，采取多種形式、通過(guò)不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門(mén)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實(shí)施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動(dòng)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準(zhǔn)偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學(xué)先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺(jué)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，把檔案提升一個(gè)新臺(tái)階。

4檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化

資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì),推動(dòng)地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個(gè)武器,走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過(guò)程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于存儲(chǔ)查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。