中小學檔案管理計算機技術論文
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計算機技術的發(fā)展為我國行政管理工作帶來了巨大的便利，在相關技術的支持下，學校等單位的行政管理工作都產生了自動化與數(shù)字化的變革，而中小學檔案管理工作也在整個行政管理工作的變革中普遍獲得了良好的發(fā)展。探討計算機技術在中小學檔案管理工作中的作用，有利于相關管理人員認識到計算機技術對于檔案管理工作的必要性。
1.1有利于檔案的收集錄入
傳統(tǒng)的檔案收集管理工作往往是采用人工錄入、紙質管理的模式，其工作量非常大而且錯誤率比較高，同時由于時間的推進，檔案的積累會占用大量的空間，使得管理工作難度越來越大。而在計算機技術的支持下，如果能夠為中小學建立合理有效的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化，能夠為其信息錄入、檔案校對、檔案存儲等環(huán)節(jié)的工作都帶來極大的便利，并且整個檔案都由數(shù)據(jù)系統(tǒng)庫存儲，占用空間小，管理方便。而對于必要的紙質檔案，在計算機技術的幫助下，管理者可以建立電子目錄，一方面使檔案的歸類管理更加便捷，另一方面也規(guī)范了檔案的目錄形式。
1.2有利于提高檔案管理工作的效率
由于中小學涉及的日常事務多，工作節(jié)奏快，檔案管理的工作內容一直非常多，因此很多時候檔案管理工作很難與日常工作的開展完全同步。而如果采用計算機技術支持檔案管理工作，則在日常工作的開展過程中，也可以同步開展檔案的管理工作。一方面檔案管理人員可以初步的編譯檔案的大綱或者模型，在后期進行常規(guī)的讀寫或者修改，并在工作結束后進行校對存檔。與傳統(tǒng)的紙質檔案管理工作相比，其便捷化錄入方式和修改方式可以大幅度提高整個檔案管理工作的效率。另一方面，在日常工作的開展中，有了電子檔案目錄或者檔案管理系統(tǒng)的支持，可以大幅度縮短整個檔案查詢、調取工作的時間，提高工作效率。
1.3有利于減輕檔案管理的工作量節(jié)省人力成本
在計算機技術的支持下，中小學通過電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計算機的支持就可以完成。從這方面看，計算機技術同時又促進了中小學檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。
2計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用
計算機技術與中小學檔案管理工作的結合改革了檔案管理的內容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進一步的完善。因此，針對計算機技術對于中小學檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用，以探索計算機技術在實際工作中運用的可行性。
2.1對檔案管理工作內容開展數(shù)字化模式變革
由于中小學在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開展，日常管理工作中產生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來，例如學校發(fā)展歷史的記錄、學生管理工作的記錄、教師科研成果、學生學習成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機技術的幫助下由原來的紙質目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進行管理。完成這些工作的跟進才能使中小學檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。
2.2自動化管理系統(tǒng)的引入
計算機技術對于檔案管理工作的支持，是通過相關管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發(fā)揮好計算機技術的作用，中小學管理部門必須根據(jù)自己的需求，聘請專業(yè)的團隊為自己設計合理的信息管理系統(tǒng)，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統(tǒng)的引入會造成學校管理成本暫時性的提高，但是數(shù)字化工作開展后，人力成本長期性的節(jié)約以及工作效率長期性的提高都會給學校帶來巨大的補償。
2.3規(guī)范計算機技術在檔案管理工作中的每一步內容
計算機技術的應用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學校都可以通過計算機進行便捷化的操作。但是在實際使用過程中，學校要注意技術使用的規(guī)范以及相關權限的設置。由于計算機技術的便捷化，檔案管理相關人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內容或者忽視了格式的設置。因此，辦公系統(tǒng)中要設置相關的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時在數(shù)字化的技術支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學校要明確各方面的權利，通過客戶端的管理將實際的權限設置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴肅性和規(guī)范性。
2.4定期開展技術培訓與系統(tǒng)維護
計算機技術給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術來支持。因此在引進計算機技術的同時，學校應加強對于檔案管理人員的技術培訓，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術指導。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀偏大的人員負責，或者由部分教師兼職。在開展技術培訓時，往往由于部分人員沒有計算機基礎，造成整個培訓工作很難順利開展。因此，學校要適時調整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術支持。學校也應當高度重視軟件的維護與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關系到學校歷史的記錄以及相關工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫以及操作系統(tǒng)的維護工作至關重要。學校要與相關企業(yè)建立緊密的合作關系，通過企業(yè)的技術支持定期對整個電子檔案管理系統(tǒng)進行維護，保障檔案管理工作的有效開展。
3結語
計算機技術與中小學檔案管理工作的結合大大的提高了檔案管理工作的效率，促進了檔案管理工作內容和方式的變革。由于教育的特殊性以及中小學管理工作的復雜性，其檔案管理工作也普遍繁瑣復雜。因此，合理采用計算機技術、加強電子檔案的建立、定期進行技術培訓和軟件更新，才能將計算機技術的便捷化作用在中小學檔案管理工作中完全發(fā)揮出來，才能以最有效的方式完善整個中小學檔案管理工作，為學校的發(fā)展提供支持。
作者：安聃 單位：錦州市實驗學校
