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一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理的原則

1.標(biāo)準(zhǔn)性原則

標(biāo)準(zhǔn)性是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的前提條件。標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的最實(shí)質(zhì)性的保障措施，是前提基礎(chǔ)和保障，也是最重要的一個方面。

2.先進(jìn)性原則

檔案數(shù)字化的系統(tǒng)工程建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上。要利用數(shù)字手段，以高度有序的檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施，為生產(chǎn)、管理、決策等各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.安全性原則

數(shù)字信息可以不留任何痕跡地被修改，事故原因也有可能造成數(shù)字信息的改變。因此，檔案保管部門提供數(shù)字信息是否真實(shí)可靠，是檔案數(shù)字信息利用者十分關(guān)注的問題。為此，保證數(shù)字信息的真實(shí)可靠性、安全性，是十分重要的。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理的措施

1.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個重要因素。適時(shí)地更新設(shè)備，是保證“網(wǎng)絡(luò)化”高效率的重要前提。電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案存在的形式、特征、特性、意義的認(rèn)識。電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存貯、保存等管理，均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法不同，這是文件管理的一場革命。只有認(rèn)真研究電子文件，掌握電子文件的特性和生成規(guī)律，才能正確認(rèn)識信息化檔案管理。要選擇適合本單位的檔案管理軟件，以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，集中管理各類歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密的電子文檔查詢，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息共享。

2.抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)庫，是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，是整個計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的核心。首先，要避免各數(shù)據(jù)庫之間的重復(fù)，形成各具特色、實(shí)用的檔案數(shù)據(jù)庫。其次，要抓緊對現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率和利用率，從而達(dá)到科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性要求，真正做到檔案信息資源共享。最后，要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)完整，使數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與檔案信息化建設(shè)配套進(jìn)行。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作

做好檔案信息的數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作，主要從內(nèi)因和外因兩方面著手。內(nèi)因是指檔案工作人員自身不斷增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)意識和技術(shù)水平。應(yīng)做好局域網(wǎng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻，防止黑客的入侵、計(jì)算機(jī)病毒的攻擊；對用戶實(shí)行電子身份認(rèn)證制度，禁止非法來訪者登錄；注意數(shù)據(jù)加密及傳輸，保護(hù)網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)的傳輸；注意信息儲備和恢復(fù)，定期數(shù)據(jù)備份，減輕網(wǎng)絡(luò)信息的不安全性。外因方面，要制定相應(yīng)的檔案信息規(guī)范以及具體的法律法規(guī)，對不法分子進(jìn)行有效地約束和懲治。另外，檔案工作人員要定期對網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源進(jìn)行檢查、監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)異常情況立刻處理和跟蹤解決，以免被黑客惡意攻擊、篡改、刪除,造成系統(tǒng)癱瘓等巨大損失。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息化管理，融合了管理學(xué)、情報(bào)學(xué)等多種學(xué)科，在建設(shè)過程會涉及到很多技術(shù)和方法。這樣一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，只有借助外界技術(shù)力量，憑借整個國家信息化建設(shè)水平的提高，力爭社會各方面的支持，才能保持網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及信息在安全狀態(tài)下良好運(yùn)行。

作者：閆淑仙單位：吉林交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院