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【摘要】高校財務(wù)管理電算化系統(tǒng)的運(yùn)用和普及,使會計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高,但由此也出現(xiàn)了新問題。本文分析了財務(wù)管理電算化的發(fā)展給內(nèi)部控制帶來的新問題,針對性地提出加強(qiáng)財務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策,以確保財務(wù)管理電算化系統(tǒng)的安全、有效運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】高校財務(wù)管理;電算化系統(tǒng);內(nèi)部控制

隨著高校的跨越式發(fā)展以及計(jì)算機(jī)、Internet技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校財務(wù)工作使學(xué)校財務(wù)工作進(jìn)入以賬務(wù)處理、收費(fèi)管理以及預(yù)算控制等為核心的綜合管理階段,會計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高。建立一套符合高校會計(jì)電算化的內(nèi)部控制體系,重點(diǎn)由過去對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕C(jī)的雙重控制,使一切數(shù)據(jù)的處理都處于有效的監(jiān)督和管理之中,以保證高校財務(wù)管理工作良好、平穩(wěn)運(yùn)行,已成為必然要求。

一、加強(qiáng)高校財務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的必要性

(一)加強(qiáng)高校會計(jì)電算化內(nèi)部控制是高校財務(wù)管理特性的內(nèi)在要求

會計(jì)電算化是一種會計(jì)與計(jì)算機(jī)處理相結(jié)合的新型技術(shù)。因其處理的性能高并具有一定的隱蔽性,所以單靠外界的監(jiān)督,不能保證數(shù)據(jù)的安全和處理的準(zhǔn)確,它自身必須有強(qiáng)大的排除錯誤和抗干擾的能力,即由內(nèi)部控制來實(shí)現(xiàn)自我保護(hù)。高校會計(jì)電算化最大的特點(diǎn):一是改變了傳統(tǒng)的會計(jì)數(shù)據(jù)處理手段,達(dá)到數(shù)據(jù)及信息及時、完整、準(zhǔn)確;二是使會計(jì)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化;三是便于日常管理查詢。

高校財務(wù)管理具有不同于一般財務(wù)管理的特質(zhì),表現(xiàn)在:一是涉及面廣。高校在教學(xué)科研、生產(chǎn)開發(fā)、服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中,都與財務(wù)部門有聯(lián)系,都要執(zhí)行財務(wù)管理制度。二是綜合性強(qiáng)。高校通過財務(wù)管理,運(yùn)用價值形式把各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)來源如預(yù)算內(nèi)、外資金及其支出、使用效益,加以綜合反映。三是敏感性高。在高校一切業(yè)務(wù)活動的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,如培養(yǎng)不同層次學(xué)生平均耗費(fèi)的多少;科研成果的等次和項(xiàng)目的多少;社會服務(wù)收益的大小等都將不同程度地反映在高校財務(wù)上。高校財務(wù)管理的特性,要求加強(qiáng)高校會計(jì)電算化內(nèi)部控制很有必要。

(二)高校會計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題

隨著高校財務(wù)信息化的日益深入,傳統(tǒng)會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制的方法和制度受到了挑戰(zhàn)。從近幾年高校會計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行中出現(xiàn)的一些問題來看,迫切需要加強(qiáng)內(nèi)部控制,而內(nèi)部控制又應(yīng)具有以下特點(diǎn):

1.內(nèi)部控制的范圍更加廣泛

隨著高校會計(jì)電算化深層次的發(fā)展,會計(jì)部門的人員組成轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理人員。財務(wù)數(shù)據(jù)和信息以網(wǎng)頁存儲和會計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時處理成為可能,原來的許多核算過程在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)中自動完成,諸如:學(xué)生網(wǎng)上繳費(fèi),網(wǎng)上銀行對賬,網(wǎng)上財務(wù)信息查詢及各種電子單據(jù)等。因此,必須擴(kuò)大內(nèi)部控制的范圍,即在加強(qiáng)對人員控制的同時,建立系統(tǒng)的人與機(jī)器相結(jié)合的嚴(yán)密的內(nèi)部控制機(jī)制。保證會計(jì)系統(tǒng)對高校經(jīng)濟(jì)活動反映的正確和可靠。

2.會計(jì)內(nèi)部控制的方式更加多元

在會計(jì)電算化系統(tǒng)中,會計(jì)和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法、各類會計(jì)憑證和報表的生成方式、會計(jì)信息的儲存方式和儲存媒介等都發(fā)生了很大的變化。原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上,因此,內(nèi)部控制的重點(diǎn)由對人的控制為主,轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕C(jī)控制相結(jié)合,使控制過程貫穿于計(jì)算機(jī)處理過程之中。

3.數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確度要求更高

計(jì)算機(jī)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲在磁、光介質(zhì)上的存儲方式及電子數(shù)據(jù)本身具有可復(fù)制性決定了對電子數(shù)據(jù)的竊取、非法修改可做到不留痕跡;計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下的記賬、分析及編制會計(jì)報表等工作均在計(jì)算機(jī)程序控制之下自動進(jìn)行,一旦由人工進(jìn)行審核并輸入到計(jì)算機(jī)中的原始數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤,計(jì)算機(jī)無法識別。因此造成會計(jì)電算化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否,依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。

4.內(nèi)部控制重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移

據(jù)“不相容職責(zé)必須分離”的原則建立的內(nèi)部控制制度及一些關(guān)鍵控制點(diǎn)因電算化而發(fā)生一定的改變,從而使得控制的重點(diǎn)變?yōu)殡娝慊到y(tǒng)本身和電算化后仍不相容職責(zé)上。會計(jì)電算化后控制的手段由人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)控制?？刂频男问接煞稚⒖刂妻D(zhuǎn)變?yōu)橄鄬锌刂?。會?jì)電算化后控制的基本目標(biāo)仍是保護(hù)財產(chǎn)物資的安全完整,確保會計(jì)信息的準(zhǔn)確可靠。

5.缺乏有效的內(nèi)部牽制制度

實(shí)行會計(jì)工作的電算化之后,傳統(tǒng)的會計(jì)分工模式將被打破,產(chǎn)生許多新的崗位,同時也帶來了許多新的問題。手工記賬方式下的各種互相牽制手續(xù)都被合并到一起由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行,會計(jì)人員可以既輸入數(shù)據(jù),又輸出報送數(shù)據(jù),也有條件對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的可能,某些問題在較長時間不能及時發(fā)現(xiàn)、處理。6.授權(quán)與批準(zhǔn)制度控制不完善

授權(quán)批準(zhǔn)控制是指高校涉及會計(jì)相關(guān)工作的各級人員必須在規(guī)定的范圍、權(quán)限內(nèi)完成有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。它規(guī)定了各級管理人員的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限。實(shí)行會計(jì)電算化后,新增的信息化崗位,如系統(tǒng)維護(hù)人員、數(shù)據(jù)管理員等,都工作于財務(wù)信息數(shù)據(jù)的底層,未經(jīng)授權(quán)的人員都完全有條件繞過授權(quán)與批準(zhǔn)瀏覽全部高度集中的數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀重要的數(shù)據(jù)等操作,這對授權(quán)與批準(zhǔn)的執(zhí)行產(chǎn)生新的威脅。

7.內(nèi)部控制的方法更加復(fù)雜

隨著院校合并后高校規(guī)模的擴(kuò)大和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,校區(qū)間完整會計(jì)信息系統(tǒng)的建立,使數(shù)據(jù)處理速度大大提高,不同人員、部門之間數(shù)據(jù)處理的相互合作、信息共享不再受到空間范圍的限制,同時也給財務(wù)系統(tǒng)的安全帶來嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。一是大量的會計(jì)信息在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行傳輸,使一些非善意的訪問者有了可乘之機(jī)。計(jì)算機(jī)病毒也給會計(jì)電算化系統(tǒng)帶來巨大的風(fēng)險。有效地防止非法入侵會計(jì)信息系統(tǒng)和防治計(jì)算機(jī)病毒對高校財務(wù)正常、安全、高效的運(yùn)行是至關(guān)重要的。這些使內(nèi)部控制的程序和方法較之以前更加復(fù)雜。

二、加強(qiáng)高校財務(wù)管理電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策

要保證會計(jì)電算化系統(tǒng)正確反映高校經(jīng)濟(jì)活動,必須在加強(qiáng)對人員管理的同時,重點(diǎn)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的控制,建立科學(xué)、系統(tǒng)的人與機(jī)器相結(jié)合的內(nèi)部控制機(jī)制。具體內(nèi)部控制可分為總體控制、管理控制和應(yīng)用控制等三個方面。

(一)總體控制

總體控制是對整個電算化會計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行的控制。總體控制的強(qiáng)弱直接影響到每項(xiàng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的成敗。加強(qiáng)總體控制包括組織控制、開發(fā)與操作控制、硬件控制、文件與維護(hù)控制等。

1.組織控制

內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于不相容職務(wù)的分離,即業(yè)務(wù)處理和業(yè)務(wù)記錄的分離。包括計(jì)算機(jī)部門與用戶部門的職責(zé)分離,即業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、記錄和資料保管予以分離;在電算化系統(tǒng)中的不相容職務(wù)主要是系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)人員、電算化操作人員和電子檔案管理人員。要使這些有關(guān)人員在數(shù)據(jù)處理中的越權(quán)活動難以進(jìn)行,以防止犯罪行為的發(fā)生和差錯的出現(xiàn),保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

2.系統(tǒng)開發(fā)與操作控制

系統(tǒng)開發(fā)控制主要是對軟件程序的編制工作進(jìn)行控制,以保證系統(tǒng)能滿足用戶的需要,同時具有及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤的功能。操作控制的目的在于通過標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)操作來避免和減少錯誤,主要方法:一是密碼控制。即對程序代碼進(jìn)行加密;二是識別控制。對用戶、終端、程序等做出標(biāo)識;三是建立日記文件,系統(tǒng)自動生成操作者使用會計(jì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時間和所作的工作,保留下使用者的蹤跡。

3.系統(tǒng)文件控制和工作環(huán)境控制

系統(tǒng)文件包括:可行性研究報告及批準(zhǔn)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)資料、程序的流程圖、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式文件、系統(tǒng)說明書和操作手冊等。必須設(shè)專人保管這些財務(wù)管理電算化系統(tǒng)資料。對于磁性文件不僅要防止被任意調(diào)用和篡改,而且要注意防止高溫、潮濕、灰塵、強(qiáng)磁和折疊等。工作環(huán)境控制主要包括制定計(jì)算機(jī)房使用制度,建立健全硬件檢查與維修制度,供電系統(tǒng)要采用不間斷電源,保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。

(二)管理控制

管理控制是指高校建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強(qiáng)和完善對電算化系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。

1.財會人員素質(zhì)的提高

財務(wù)管理電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,改進(jìn)了核算工具和核算方法,提高了會計(jì)工作效率和質(zhì)量,也需要全面提高會計(jì)人員素質(zhì)。全面提高會計(jì)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),尤其要提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力,要大力加強(qiáng)培訓(xùn)力度,而且要分對象進(jìn)行不同的培訓(xùn)。通過培訓(xùn),培養(yǎng)出復(fù)合型人才,為高校盡快建立高效的會計(jì)電算化系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

2.安全可靠軟件的選用

目前,專門針對高校的財務(wù)軟件很多,財務(wù)軟件公司在完善財務(wù)功能上投入較多,而對數(shù)據(jù)的保密問題卻沒有過多研究。即使是所謂的加密,也只是考慮防盜版,加強(qiáng)了軟件系統(tǒng)自身的保護(hù),而對用戶數(shù)據(jù)的保密性、安全性涉及不多。因此在財務(wù)軟件的選用或開發(fā)過程中,必須提高數(shù)據(jù)的安全性,增加財務(wù)軟件的限制能力。在財務(wù)軟件的使用過程中也要及時進(jìn)行升級。

3.上機(jī)管理及病毒的防治

要建立健全系統(tǒng)的上機(jī)管理措施,應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊等。同時應(yīng)建立對病毒、電腦黑客的安全防范措施。一是采用正版的、基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控;二是外來軟件和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)必須進(jìn)行病毒檢查;三是建立防火墻;四是要盡力專機(jī)專用,專人專用,不得在裝有電算化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行與工作無關(guān)的操作如網(wǎng)上聊天、玩游戲等,更不能允許無關(guān)人員使用計(jì)算機(jī)。4.數(shù)據(jù)備份和檔案管理。

高校應(yīng)建立起完善的檔案制度。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。做好數(shù)據(jù)每日備份,最好還要有周備份、月備份。而且為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性,紙質(zhì)檔案和其他介質(zhì)檔案雙重保管。為防止檔案被破壞,高校應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。高校使用的會計(jì)軟件也應(yīng)具有一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

5.強(qiáng)化對系統(tǒng)的審計(jì)

在財務(wù)管理電算化系統(tǒng)中,內(nèi)部審計(jì)除進(jìn)行常規(guī)的審計(jì)外,還要對系統(tǒng)進(jìn)行各環(huán)節(jié)的審查,防止存在漏洞。一是按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,確認(rèn)輸入資料是否正確完整,計(jì)算機(jī)處理過程是否符合要求;二是審查電算化系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)發(fā)生時的原始形式、系統(tǒng)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致;三是檢查數(shù)據(jù)的存貯和保存方式是否安全;四是對于復(fù)雜的電算化系統(tǒng)的審計(jì),必要時還需聘請專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員參與。

(三)應(yīng)用控制

應(yīng)用控制是對會計(jì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。是為適應(yīng)各種會計(jì)行業(yè)的特殊要求,而建立的能預(yù)防、檢測和更正錯誤的控制措施。

1.數(shù)據(jù)輸入控制

在手工方式下,日記賬、明細(xì)賬、總賬之間的相互稽核關(guān)系能在一定程度上消除憑證數(shù)據(jù)的錯誤,會計(jì)電算化系統(tǒng)下,這種稽核關(guān)系已不存在,對憑證正確性的控制就成為關(guān)鍵。在假設(shè)原始憑證正確的條件下,在會計(jì)計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)時應(yīng)設(shè)置憑證編號控制、輔助信息控制、金額控制、科目使用控制、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬控制、憑證復(fù)核控制等控制點(diǎn)對會計(jì)憑證的正確性做出嚴(yán)密的控制,符合內(nèi)部控制完整性、正確性的要求。

2.數(shù)據(jù)處理控制

財務(wù)管理電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)處理,就是將憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為賬表數(shù)據(jù)的過程。這部分由計(jì)算機(jī)自動完成的工作,必須對其程序設(shè)計(jì)和計(jì)算公式進(jìn)行控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否被病毒感染。

3.輸出控制

數(shù)據(jù)輸出數(shù)據(jù)控制,一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致、輸出數(shù)據(jù)是否完整,數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定,要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。一是數(shù)據(jù)處理結(jié)果輸出的控制。這類控制主要是對會計(jì)賬簿、報表和其它各種報表的控制。可采取人工檢驗(yàn)輸出報表的準(zhǔn)確性及輸出報表的分發(fā)與保管的控制。二是控制信息輸入的控制。處理控制中計(jì)算機(jī)完成的各種控制程序的反饋信息。

通過多年的實(shí)踐,高校財務(wù)管理電算化系統(tǒng)比手工核算越來越顯示出巨大的優(yōu)越性,但只有建立起適應(yīng)高校財務(wù)管理電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系,才能解決財務(wù)管理工作中出現(xiàn)的問題,促進(jìn)高校財務(wù)管理電算化系統(tǒng)的運(yùn)用向更深層次發(fā)展,使高校財務(wù)管理工作處于良好的運(yùn)行狀態(tài)?！?/p>

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