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一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

(一)企業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。經(jīng)濟(jì)社會(huì)中很多企業(yè)只重一時(shí)的經(jīng)濟(jì)效益而不考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的重要性未給予重視。企業(yè)管理層不重視檔案的管理及發(fā)展情況，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理人員、設(shè)備配置不足，企業(yè)檔案管理工作停滯不前，不能為企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃提供第一手資料，不利于企業(yè)的整體發(fā)展。

(二)企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。企業(yè)檔案管理人員不同于專業(yè)的檔案館、檔案局的人員，往往待遇不高又身兼數(shù)職，且多為非檔案專業(yè)出身，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏足夠的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，企業(yè)檔案工作被認(rèn)為可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展中有邊緣化的危險(xiǎn)。

(三)企業(yè)檔案管理?xiàng)l件簡(jiǎn)陋。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是聲像、電子檔案，都對(duì)保管環(huán)境有特殊要求。而有些企業(yè)卻將條件差、擱置不用的房屋作為檔案庫(kù)房。庫(kù)房陰暗、狹小，溫濕度不達(dá)標(biāo)，缺少防盜、防火措施，缺少防塵、防光、除濕等設(shè)備。存放條件差不利于檔案的保管，極易造成檔案的霉變或損壞，致使許多珍貴的檔案失去價(jià)值，帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

(四)企業(yè)檔案管理方法落后。在科技水平高速發(fā)展的今天，原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法已不能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)下檔案管理的需要。目前仍有部分企業(yè)沿用手工作業(yè)單純地收集、存放檔案，沒(méi)有利用現(xiàn)代化設(shè)備去管理檔案，沒(méi)有把檔案潛在的作用發(fā)揮出來(lái)，無(wú)法為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供指南。

(五)檔案管理的安全意識(shí)淡薄。檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏檔案安全意識(shí)，尤其是涉密檔案，應(yīng)是檔案管理的重中之重，一旦泄密會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展造成無(wú)法挽回的損失，也可能對(duì)國(guó)家和某一生產(chǎn)領(lǐng)域造成巨大危害。

二、加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的方法和措施

(一)強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的重要性。檔案管理工作只有受到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持才能有發(fā)展的基礎(chǔ)，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案工作。檔案管理人員也要愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真做好本職工作，不斷提高檔案管理水平，以出色的工作業(yè)績(jī)給領(lǐng)導(dǎo)和同志們留下良好的印象；同時(shí)工作中應(yīng)多請(qǐng)示匯報(bào)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)；還要樹立大局意識(shí)，主動(dòng)為企業(yè)服務(wù)，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展做好積累統(tǒng)計(jì)工作；及時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)提供各類檔案信息資源。這樣可以促使企業(yè)重視檔案管理工作，激發(fā)檔案工作者的熱情，使企業(yè)檔案管理水平更上一層樓，推動(dòng)企業(yè)的高速發(fā)展。

(二)提高企業(yè)檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段管理檔案，對(duì)于降低文件歸檔工作量、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。因此，要求檔案管理人員必須熟練掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。對(duì)于企業(yè)檔案管理人員除了要掌握常用辦公軟件、辦公系統(tǒng)，更應(yīng)該學(xué)習(xí)一些企業(yè)常用的設(shè)計(jì)軟件，如CAD、PROE、CATIA等軟件，以方便企業(yè)設(shè)計(jì)人員查找各類資料。檔案管理者除了要具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備運(yùn)用各類現(xiàn)代化設(shè)備的基本技能，如會(huì)使用掃描儀、繪圖儀、曬圖儀等各類新型儀器。企業(yè)要從實(shí)際出發(fā)，按照不同的崗位和層次，采取多渠道、多形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

(三)提高企業(yè)檔案管理者的思想素質(zhì)。企業(yè)檔案是綜合性檔案，包括科研、生產(chǎn)、會(huì)計(jì)、基建、榮譽(yù)檔案等類別，其中既包括企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，又能體現(xiàn)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，因此要求檔案管理人員要有極強(qiáng)的責(zé)任心和政治覺(jué)悟，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的思想教育。每個(gè)檔案管理者都要樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，保守企業(yè)秘密，維護(hù)檔案的完整和安全；要有細(xì)致耐心的工作態(tài)度、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神以及愛(ài)崗敬業(yè)、淡泊名利的思想品質(zhì)。

(四)檔案管理者要有創(chuàng)新精神，發(fā)掘企業(yè)檔案潛在的價(jià)值。檔案管理者了解企業(yè)的歷史及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，可以圍繞企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、市場(chǎng)開拓等決策方面的問(wèn)題開展檔案信息開發(fā)再利用工作，從各類檔案資料中整理、發(fā)掘、提煉出有價(jià)值的信息內(nèi)容，及時(shí)提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，使他們從中獲得啟迪，找到企業(yè)發(fā)展的新思路，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供咨詢和參考。從而使檔案資料活起來(lái)，把檔案信息資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)發(fā)揮獨(dú)特作用。

(五)健全企業(yè)檔案管理制度。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況建立完善的檔案管理制度和管理流程，將檔案管理工作情況納入年度工作計(jì)劃和考核范圍。要通過(guò)各種形式對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使他們充分認(rèn)識(shí)到做好檔案工作的重要意義。同時(shí)，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)、檢查和考核，特別要對(duì)管理和接觸涉密檔案的人員加強(qiáng)教育和管理，不斷增強(qiáng)其保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠。總之，做好現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、科學(xué)規(guī)范的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，為社會(huì)進(jìn)步和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

作者：冷雪峰單位：中國(guó)第一汽車股份有限公司