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硬件環(huán)境的要求較高電子文件收集進館后，需要妥善的進行保管。存儲電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。對于這些磁性介質(zhì)的保管有一定的要求，包括：歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；環(huán)境溫度應(yīng)保持在17-20℃之間，相對濕度應(yīng)保持在35-45％之間；存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離；存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測及時備份；電子檔案要做到一式三份，一份查詢利用，一份保管備用，還有一份異地保存。

相關(guān)制度缺乏電子檔案的歸檔工作是一項新生事物，沒有相關(guān)的細則規(guī)定，在實際執(zhí)行過程中就會出現(xiàn)許許多多的問題。如文件格式的不規(guī)范會造成文件歸檔利用時的不方便；歸檔程序不明確，會造成有價值的文件資料沒有及時歸檔；檢查制度的缺失會造成電子檔案歸檔不完整等等。

人員素質(zhì)偏低電子檔案管理工作，不但要求從業(yè)人員必須具備城建檔案的專業(yè)知識，而且要有其他方面（如計算機、工程管理等）的綜合素質(zhì)。從現(xiàn)實情況看，目前小城市城建檔案管理人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多城建檔案機構(gòu)缺乏專業(yè)技術(shù)人才，城建檔案管理的水平就上不去。

解決方案及對策

（一）加大宣傳力度，提高思想意識首先要提高管理者自身的思想意識，努力接受新興事物，樹立創(chuàng)先爭優(yōu)的工作理念，不拘泥于現(xiàn)狀，不固步自封，明確電子檔案的優(yōu)缺點和實行電子檔案管理的積極意義。在此基礎(chǔ)上，采用多種宣傳手段，從基層到領(lǐng)導(dǎo)，從專業(yè)管理單位到建設(shè)施工單位，全方面、多層次的將實行電子檔案意義和作用宣傳下去，將電子檔案技術(shù)推廣下去。如果大家都認識到城建檔案的電子化工作是一件應(yīng)該做、必須做的事情，那我們的工作就事半功倍了。

（二）軟件建設(shè)筆者認為編制軟件的確立有三種模式：一是依靠現(xiàn)有的成功經(jīng)驗、即利用周邊大城市城建檔案管理部門已經(jīng)開發(fā)研制好的軟件和成功的管理模式。這樣做，會再更短的時間內(nèi)很好的進行城建電子檔案管理。同時，在一定的區(qū)域內(nèi)形成統(tǒng)一的管理，方便所在區(qū)域內(nèi)各基層單位的使用，如果各區(qū)域之間建設(shè)公共聯(lián)動系統(tǒng)或互信平臺，那么發(fā)揮的效果會更加明顯。二是自主開發(fā)。依靠自身資金和技術(shù)力量自主開發(fā)或組織開發(fā)編制軟件。這就對城建檔案管理部門提出了較高的要求。三是開放式管理。目前，市場上存在不少城建檔案的電子文件編制軟件。小城市城建檔案管理部門可以出臺符合于國家規(guī)范規(guī)定和適合于本地區(qū)實際的“電子文件編制軟件要求”，并對各類軟件實行準入制。只有經(jīng)驗收通過，滿足要求，城建檔案管理部門才推薦使用。從而確立電子文件編制軟件。

（三）加強自身硬件建設(shè)對于硬件環(huán)境，沒有捷徑可走，只能不斷的加大基礎(chǔ)投入。無論是庫房建設(shè)，還是計算機設(shè)備的添置，確實保證符合國家規(guī)范要求，不折不扣的達到標準。

（四）加強制度建設(shè)不斷完善制度建設(shè)，細化管理流程，特別是審核制度。采用合理的技術(shù)標準和管理標準，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性和可靠性。

（五）提高從業(yè)人員素質(zhì)城建電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機技術(shù)等多方面的綜合技能。因此，培養(yǎng)和吸收一批一專多能的復(fù)合型人才是當(dāng)務(wù)之急。對于小城市城建檔案管理部門來說，一是要深挖內(nèi)部潛力，舍得加大培訓(xùn)投入。對現(xiàn)有人員進行檔案專業(yè)理論、電子計算機知識、法律法規(guī)、辦公自動化等方面的培訓(xùn)；二是招收有志于投身城建檔案事業(yè)的高學(xué)歷、高素質(zhì)人才，以此提高城建檔案管理人員素質(zhì)。

（六）盡快投入使用盡快投入使用，也是城建檔案電子化建設(shè)的關(guān)鍵。一種軟件的使用，存在習(xí)慣性。這里的習(xí)慣性可以理解為大多數(shù)的檔案員接觸第一種城建檔案電子軟件，就會對該軟件的工作界面和操作形成了一種習(xí)慣和認同感，會有利于以后軟件工作的推廣。所以，在基本條件成熟的前提下，我們應(yīng)該盡快推出城建檔案電子軟件。我們可以先以試行和免費測試的模式進行，對電子數(shù)據(jù)成果不進行強制性要求，以圖盡快打開局面。在此期間，對軟件不足及時進行修改。待到各個條件成熟時，再進行進一步的規(guī)范化要求。

對于城建檔案電子化的幾點說明

（一）電子檔案和紙制檔案的關(guān)系隨著電子簽章技術(shù)的完善和推廣，筆者相信在不久的將來電子檔案也會發(fā)揮與紙制檔案同等的法律效用。但現(xiàn)階段由于文件的法律效用等問題，電子檔案在很長的一段時間內(nèi)還代替不了紙制檔案。這就要求我們在發(fā)展城建檔案電子化的同時，還要繼續(xù)加強對紙制城建檔案的管理。

（二）檔案信息安全性開展城建檔案電子化建設(shè)，也要重視檔案信息安全性的管理。建立相應(yīng)的城建檔案電子數(shù)據(jù)保密、保管及其他管理制度，防止數(shù)據(jù)泄密，也是我們工作的要點之一。

（三）城建檔案電子軟件應(yīng)具備的幾點特質(zhì)1、軟件操作簡便，界面友好，只要看說明書就能夠使用軟件。2、軟件應(yīng)提供符號庫、圖形庫和工程建設(shè)法律法規(guī)規(guī)范文件，在填寫表格的時候方便查看。3、電子表格導(dǎo)入導(dǎo)出功能實用，可以很方便地將多人、做的檔案合并到一個計算機中匯總。4、軟件提供工程項目的組卷功能，方便電子文件的上報。5、軟件應(yīng)提供檢查功能，包含檢查歸檔文件是否全部完成；文件是否進行電子簽章；文件修改后是否已經(jīng)打印等。6、快速查找所需表格等。7、及時升級。如采用網(wǎng)上在線升級。只要計算機連接互聯(lián)網(wǎng)，軟件自動檢查是否有新版本，如需升級不必再備份恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。

（四）城建電子檔案建設(shè)城建電子檔案建設(shè)是復(fù)雜的長期的系統(tǒng)建設(shè)工程，上述介紹只是初步的、具有一定操作性的起步性工作。我們還需要不斷的創(chuàng)新，開拓性的開展城建電子檔案建設(shè)探索。

（五）對外服務(wù)現(xiàn)階段的城建檔案電子化建設(shè)不應(yīng)該只停留于檔案的制作，還要面向檔案的對外提供利用。利用新技術(shù)開發(fā)城建對外服務(wù)軟件是下一步工作的方向之一。

作者：楚好偉單位：遼寧省大連市城建檔案館