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電子檔案的先進(jìn)程度是不可否認(rèn)的，但傳統(tǒng)檔案也存在著自身的優(yōu)勢。二者各具優(yōu)勢，且它們的優(yōu)勢都是社會所不可缺少的，因此，從實際需求考慮，傳統(tǒng)檔案與電子檔案是不能互相替代的。

電子檔案的優(yōu)越性

（1）信息的高密度性。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前社會工作、生活節(jié)奏不斷加快，信息量不斷增大，這就需要一種高密度的文件信息存儲方式，而電子文件正好能夠體現(xiàn)這方面的優(yōu)勢。很顯然，電子文件的存儲介質(zhì)，如光盤、磁帶、磁盤等的存儲密度，都要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案中的紙張介質(zhì)的存儲密度，它的信息存儲具有容量大、密度大、體積小的優(yōu)點，而傳統(tǒng)檔案則需要占用龐大的存儲空間?？梢哉f，電子檔案的存儲密度是紙張存儲無法比擬的。（2）信息傳遞的高速率。文件信息的傳遞速度對異地人們利用文件信息的效率有著直接而重要的影響。電子檔案中的文件信息可以利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)全球范圍內(nèi)的傳播，并且，這種方式下的傳遞時間只以秒為計算單位，由此可以想象其速度之快。而傳統(tǒng)檔案的傳遞速度是不能跟電子檔案的傳遞速度相比的，對于紙質(zhì)文件的傳遞，只能通過郵寄方式進(jìn)行，傳遞耗時費力。（3）信息的便捷性。影響檔案信息處理工作質(zhì)量和效率的重要因素之一就是信息文件生成環(huán)節(jié)的速度。利用電子文件，可以實現(xiàn)集文字、聲音、圖像等內(nèi)容一次錄入，并且還能夠以多種形式進(jìn)行多次輸出，而這些都是傳統(tǒng)檔案無法實現(xiàn)的。基于此，電子檔案為文件的查閱提供了很大的便利，也為檔案管理的現(xiàn)代化提供了強(qiáng)有力的保障。（4）信息的共享性。隨著社會的快速發(fā)展，社會的資源利用呈現(xiàn)出了地域擴(kuò)大的現(xiàn)象。電子文件可以在相同的地點、時間等條件下，被各個不同的人員共同使用和閱讀，不受時間和空間的限制，具有明顯的信息共享性。

傳統(tǒng)檔案的不可替代性

在實際的使用中，電子檔案的缺點和不足便能體現(xiàn)出傳統(tǒng)檔案的不可替代性。（1）電子文件還不能實現(xiàn)它的法律保證作用。印章和簽署是文件生效的重要標(biāo)志，是文件真實性與合法性的必備條件。而當(dāng)前，電子文件的簽署技術(shù)還沒有得到普及和進(jìn)一步的完善，無法在電子文件上親自簽名或加蓋印章，這樣就使電子檔案缺少了法律上的憑證作用。與電子檔案的真實性相比，人們更愿意相信傳統(tǒng)檔案原件的證據(jù)價值。（2）電子文件對設(shè)備的依賴性強(qiáng)。電子檔案中，文件的生成、識別、傳輸、存儲等過程都是通過計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備及相應(yīng)的技術(shù)條件得以實現(xiàn)的，若沒有這些設(shè)備及技術(shù)條件，或者這些設(shè)備出現(xiàn)了故障，那么就會影響到文件的處理、歸檔。例如，由于當(dāng)前計算機(jī)更新?lián)Q代的速度非?？?，相應(yīng)的技術(shù)更新異常迅速，當(dāng)由原來技術(shù)條件下或在原來技術(shù)設(shè)備中生成的電子文件需要永久性、長期性保存時，或許可以保存較長一段時間，但一旦技術(shù)過時，或者廠家不再提供過去的技術(shù)支持，電子文件就無法進(jìn)行識別、傳遞，自然這樣的電子文件就毫無利用價值可言，電子檔案的管理和開發(fā)利用就更談不上了，這會給檔案工作管理帶來很大阻礙。（3）電子檔案的易改動性。電子文件在起草、處理等各個階段，可以人為地對其改動，并且改動不留痕跡，這是電子檔案的突出優(yōu)點之一，但是，換個角度講，這也是電子檔案的缺點。當(dāng)電子文件在被傳遞或更換載體時，由于電子檔案與載體具有可分離性，這樣就很難察覺到文件被改動的問題，在很大程度上影響到電子文件的信息安全與可靠。此外，電子文件很容易遭受計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，如果遭遇病毒侵襲，那么電子文件中的信息則會受到破壞，如果磁盤、光盤等電子文件的儲存介質(zhì)受到擠壓、振動、彎折、磨損等，或者長時間受到陽光直射以及長時間處于潮濕環(huán)境下等，都會使文件中的數(shù)據(jù)信息丟失，或者文件無法讀取。電子文件的這種信息不穩(wěn)定性對文件的安全管理非常不利。（4）電子文件載體的非直讀性。電子文件是通過數(shù)字編碼的形式記錄在載體上的，人無法直接分辨文件，或者有些文件經(jīng)過了加密、壓縮等特殊處理，若要讀取文件信息，就必須通過相應(yīng)的技術(shù)方法，利用相關(guān)的計算機(jī)軟件、硬件設(shè)備的平臺。反之，文件信息將不能被直接讀取，就失去了檔案信息的可讀性。此外，傳統(tǒng)檔案的不可替代性也體現(xiàn)在與電子檔案相比的優(yōu)勢上。首先，傳統(tǒng)檔案具有唯一性，它能夠有效確保文件資料的原始性。檔案工作的最基本要求就是文件資料的可靠性和真實性。傳統(tǒng)檔案已經(jīng)在長期發(fā)展的過程中形成了科學(xué)有效的機(jī)制，作為事件、資料記錄的原始載體，傳統(tǒng)檔案是不可涂改和復(fù)制的，這樣就能確保所存文件資料的安全。其次，傳統(tǒng)檔案的儲存介質(zhì)具有耐久性。傳統(tǒng)檔案是以紙張為介質(zhì)的，而纖維素是紙張的主要制作材料，具有比較強(qiáng)的耐久性，只要采取有效措施，防止它在特定條件下出現(xiàn)電解或氧化等問題，就可大大延長使用和保存壽命?？梢哉f，傳統(tǒng)檔案不存在使用期限、使用次數(shù)的限制，在各種客觀條件下，都可以查閱和查找，而不像電子檔案那樣，必須有數(shù)字化的設(shè)備才能顯示出來。

傳統(tǒng)檔案與電子檔案長期并存

1.傳統(tǒng)檔案目前還是人們的傳承習(xí)慣。傳統(tǒng)檔案已有近兩千年的使用歷史，影響深遠(yuǎn)。當(dāng)前，人們在思想上還是偏重于使用傳統(tǒng)檔案，同時，在實際的工作中，一些特殊行業(yè)、部門、工作環(huán)節(jié)等都以使用傳統(tǒng)檔案為主。由于人們對真跡的尊重與信任，因此可以認(rèn)為，電子檔案在某種程度上只具有相對意義，在相當(dāng)長的時期內(nèi)并不能完全取代傳統(tǒng)檔案，二者的并存將會經(jīng)歷一個較長的歷史過程。

2.電子檔案趨于主流地位。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，越來越先進(jìn)的信息載體將會不斷涌現(xiàn)出來，信息交流的主流載體也將會不斷地更新交替，因而具有一定優(yōu)勢的全新的信息載體就會逐漸取代傳統(tǒng)的主流載體?，F(xiàn)代生活、工作節(jié)奏越來越快，在信息交流實踐過程中，人們會發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)載體暴露出來的問題越來越多，如信息容量比較低，給當(dāng)前信息傳遞的時效性造成了一定的障礙，已不能完全勝任當(dāng)前社會、科學(xué)大發(fā)展背景下的高效信息交流的重任，而具有一定優(yōu)勢的新的載體將會在一定程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)主流載體的不足，從而逐漸成為新的主流載體，但同時，傳統(tǒng)載體并不會被完全代替，而是新的主流載體與傳統(tǒng)載體相互并存。

3.傳統(tǒng)檔案與電子檔案長期并存帶來的新課題。（1）傳統(tǒng)檔案與電子檔案的管理內(nèi)容互相關(guān)聯(lián)。在長期的檔案管理工作之中可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案與電子檔案的長期并存還會產(chǎn)生一定的問題，例如，在對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案的過程中，傳統(tǒng)檔案的質(zhì)量直接影響著轉(zhuǎn)換效果。因此，在傳統(tǒng)檔案存檔入庫的過程中，要對其質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格審查和把關(guān)，這樣才能為電子檔案的前期工作的順利進(jìn)行提供保障，從而有效節(jié)省傳統(tǒng)檔案掃描轉(zhuǎn)換為電子檔案的時間，避免不必要的二次返工，確保電子檔案的存檔質(zhì)量。（2）為檔案保護(hù)技術(shù)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案的發(fā)展歷經(jīng)千年，人們對傳統(tǒng)檔案保護(hù)的研究越來越深入，已形成了一套比較完整的傳統(tǒng)檔案保護(hù)措施，如在傳統(tǒng)檔案的防霉、去酸、防蟲、防有害氣體、修復(fù)等許多方面都有了很大的成效。而對于電子檔案保護(hù)措施、保管條件、保存壽命等問題的研究還需要進(jìn)一步完善，需要解決的問題還有很多。例如，對于電子檔案載體的壽命存在許多不同的說法，這些還需要進(jìn)一步地研究和考證。這樣，傳統(tǒng)檔案與電子檔案的長期并存是非常必要且重要的。綜上所述，傳統(tǒng)檔案與電子檔案各有優(yōu)勢，同樣也存在各自的劣勢，因此，二者的長期并存是必然的。在傳統(tǒng)檔案與電子檔案并存的狀態(tài)下，要采取不同的措施分別管理，使二者能夠在互相借鑒中取長補(bǔ)短，從而促使其能夠有效承擔(dān)共同的和各自分擔(dān)的責(zé)任，切實提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

作者：葉曉琳單位：鄭州大學(xué)