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第一篇

一、城建檔案數(shù)字化管理的必要性

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。各省市檔案館都對(duì)檔案信息化、數(shù)字化倍加重視，一些檔案館已經(jīng)對(duì)此投資建設(shè)。目前城建檔案的主要現(xiàn)狀是一些紙張的檔案老化，不宜保存，查閱起來(lái)很不方便。有的在工作中，還有大量的信息沒(méi)有有效收集，造成資源流失。因此城建檔案工作必須步入數(shù)字化時(shí)代以滿足城建檔案的信息形態(tài)和結(jié)構(gòu)的變化。我們應(yīng)該積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，全面采集、提煉和開發(fā)城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息化進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。

二、城建檔案數(shù)字化管理的初步嘗試

結(jié)合菏澤市城建檔案館近幾年的工作實(shí)際，為數(shù)字化管理的進(jìn)一步工作，在管理上作了一些嘗試。

（一）增添硬件設(shè)備，強(qiáng)化電子文檔菏澤市城建檔案館數(shù)字化建設(shè)工作起步較晚，但是按照高標(biāo)準(zhǔn)、快速度的要求進(jìn)行建設(shè)。2012年3月，館領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)技術(shù)人員對(duì)全省其他地市檔案館進(jìn)行參觀、考察、學(xué)習(xí)，總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我館進(jìn)行了館庫(kù)擴(kuò)建，面積達(dá)到300多平方米，為安置數(shù)字化硬件設(shè)備創(chuàng)造了條件；新增計(jì)算機(jī)10余臺(tái)，建設(shè)現(xiàn)代化數(shù)字機(jī)房一個(gè)，購(gòu)進(jìn)惠普大幅面掃描儀一臺(tái)，東芝復(fù)印打印一體機(jī)一臺(tái)，虹光A3掃描儀一臺(tái)，虹光A4饋紙式掃描儀四臺(tái)，大大的提高了數(shù)字化掃描工作的硬件設(shè)備，購(gòu)進(jìn)了檔案專用切割機(jī)和膠裝機(jī)等一系列建設(shè)設(shè)備。目前菏澤館已經(jīng)建成了菏澤建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、地下管線管理系統(tǒng)、圖文聲像管理系統(tǒng)、城建檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)和數(shù)字化管理中心，“四個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)中心”的管理格局。檔案預(yù)驗(yàn)收書、檔案移交責(zé)任書和檔案合格證“兩書一證”的審批、管理和發(fā)放完全融入到城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

（二）工作內(nèi)容增加和轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化掃描工作進(jìn)展順利，菏澤市城建檔案館組織檔案和數(shù)字化專業(yè)人員編制了檔案掃描工作流程：包括檔案出庫(kù)（領(lǐng)取檔案原件，填寫檔案領(lǐng)取登記表）-檔案整理（拆除裝訂，修復(fù)破損檔案）-排序編號(hào)-檔案掃描-圖像質(zhì)檢整理-掃描檔案數(shù)據(jù)上傳-檔案裝訂-檔案回庫(kù)（檔案原件質(zhì)量檢驗(yàn)，原件歸還入庫(kù)，填寫檔案歸還登記表），每一個(gè)步驟都由專人專職負(fù)責(zé)，制定了檔案掃描工作內(nèi)容和要求，規(guī)范掃描工作的過(guò)程，確保掃描數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。

（三）開展檔案掃描培訓(xùn)，增強(qiáng)工作效率檔案館安排專門人才進(jìn)行檔案掃描工作的培訓(xùn)，目前工作人員能熟練掌握檔案掃描的各項(xiàng)要求，能熟練操作各種掃描儀器，每人每天平均掃描2000余頁(yè)。今年上半年，菏澤市城建檔案館順利完成了館藏工程檔案的數(shù)字化掃描工作。該項(xiàng)工作原計(jì)劃用一年半時(shí)間。在全館上下的共同努力下，全體員工加班加點(diǎn)，壓縮工期，主動(dòng)放棄周末休息時(shí)間，用了10個(gè)月，共計(jì)掃描入檔80萬(wàn)頁(yè)，掃描數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)量近200G，在全省首個(gè)實(shí)現(xiàn)異地備份。

三、數(shù)字化管理帶給城建檔案編研工作的新變化

（一）思想觀念的新變化在社會(huì)新形勢(shì)下，思想觀念最容易受到?jīng)_擊，任何行業(yè)的從職人員都得結(jié)合社會(huì)的的要求和新模式，通過(guò)有效的履行自身的職責(zé)換取自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境。因此從思想上認(rèn)識(shí)城建檔案的編研工作的社會(huì)使命，實(shí)現(xiàn)觀念新變化，才能更好的做好城建檔案數(shù)字化的管理。菏澤城建檔案館結(jié)合菏澤市建設(shè)實(shí)際情況，探索出城建檔案數(shù)字化管理新路子，由手工向技術(shù)信息化轉(zhuǎn)變，由單一性向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。

（二）檔案編研工作的新變化城建檔案館實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式，使工作從過(guò)去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€(gè)多元化的、適應(yīng)現(xiàn)展需求的數(shù)字城建檔案館。目前城市建設(shè)和規(guī)劃、房地產(chǎn)、國(guó)土資源管理也基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，因此城建檔案采集資料也不再局限手工檢索的方式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)內(nèi)部的局域網(wǎng)檢索系統(tǒng)，能迅速準(zhǔn)確的了解到城建檔案的材料，去粗取精、去偽存真，大大的減少了編研工作者的工作量。新的管理模式下，不僅使城建編研工作者在收集資料上快捷方便，也使在編研資料加工和編研成果上都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理。

（三）工作人員需求的新變化社會(huì)的需求是城建檔案編研的依據(jù)，城市建設(shè)就需要城建檔案，需要工程信息，當(dāng)今的信息時(shí)代，就要求新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對(duì)工作人員要求就會(huì)大大的提高。隨著存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷變化，工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術(shù)，因此需要工作人員不僅要具備一定的文化素養(yǎng)還要有一定的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)。城建檔案館必須樹立“以人為本”對(duì)工作人員需求多樣性和變化性，才能從更本上保證新的管理模式的順利實(shí)施。

作者：高慧單位：山東省菏澤市城建檔案技術(shù)咨詢服務(wù)中心

第二篇

一、城建檔案數(shù)字化的必要性及意義

（一）檔案數(shù)字化是信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作都是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，制作紙質(zhì)的臺(tái)帳、目錄、著錄卡片等等，信息傳播的方式受到限制。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案在信息管理方面得到了質(zhì)的飛躍。檔案數(shù)字化利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

（二）城建檔案數(shù)字化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及城市規(guī)劃建設(shè)管理工作的需要。城建檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)管理工程中形成的，同時(shí)又為城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及規(guī)劃建設(shè)管理提供數(shù)據(jù)信息及技術(shù)支持。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)對(duì)檔案信息的需求使得檔案的數(shù)字化工作尤為迫切。城建檔案數(shù)字化，是對(duì)城建檔案信息進(jìn)行優(yōu)化、整合，以實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置和開發(fā)利用，提高檔案的利用率與服務(wù)質(zhì)量。

（三）城建檔案數(shù)字化是提高城建檔案工作效率的有效途徑。城建檔案數(shù)字化將改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和利用模式，極大提高城建資料歸檔的工作效率，在檔案利用過(guò)程中減少紙質(zhì)原件的調(diào)閱，起到保護(hù)檔案、提高查閱質(zhì)量目的，同時(shí)促進(jìn)城建檔案利用效率的提升。城建檔案數(shù)字化應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)數(shù)字信息的有效運(yùn)用，快速為管理者決策提供服務(wù)支持，并促使城建信息超越時(shí)間與地域的限制，進(jìn)而提高城建檔案管理的工作效率，為數(shù)字城建檔案館構(gòu)建打好基礎(chǔ)，是城建檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。

二、城建檔案數(shù)字化工作的策略及質(zhì)量控制

城建檔案數(shù)字化是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及到檔案的安全、數(shù)字化內(nèi)容的選擇、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、規(guī)范化管理、系統(tǒng)建設(shè)、質(zhì)量控制、信息整合利用等內(nèi)容。在實(shí)施的過(guò)程中，有的檔案館由內(nèi)部工作人員進(jìn)行數(shù)字化的相關(guān)工作，有的則采取購(gòu)買服務(wù)的形式，實(shí)行檔案數(shù)字化工作的外包。無(wú)論何種方式，檔案的安全及數(shù)字化的質(zhì)量必須得到保障。

（一）城建檔案數(shù)字化工作要將安全放在首位。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，工作量非常大，檔案調(diào)動(dòng)頻繁，接觸的人員較多。要增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，制定數(shù)字化工作的管理制度和安全保密制度，提高工作人員的保密意識(shí)，保證檔案的安全。

（二）城建檔案數(shù)字化內(nèi)容的選擇。城建檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)管理過(guò)程產(chǎn)生的，內(nèi)容豐富，案卷數(shù)量眾多，18個(gè)大類中每一類檔案都有其特點(diǎn)和作用。由于檔案數(shù)字化資金有限，檔案數(shù)字化工作不可能一蹴而就，需分階段有序進(jìn)行。優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以利用為核心，選擇那些數(shù)據(jù)信息量大，查閱頻繁、利用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。城市規(guī)劃建設(shè)業(yè)務(wù)檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)行政審批及管理過(guò)程中形成的，是城市規(guī)劃建設(shè)管理的依據(jù)，是社會(huì)及人們正常生產(chǎn)及生活秩序的保證，因此應(yīng)優(yōu)先考慮。其次再根據(jù)工作需要確定數(shù)字化檔案的種類。

（三）檔案的現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的前提。隨著檔案數(shù)字化加工技術(shù)的發(fā)展，檔案的掃描加工技術(shù)已經(jīng)非常成熟，但檔案數(shù)字化并不是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件的掃描加工，而是一個(gè)系統(tǒng)工程的建設(shè)。建設(shè)功能完善的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的整理和標(biāo)準(zhǔn)化的管理是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。案卷的規(guī)范整理是數(shù)字化加工中最基礎(chǔ)也是工作量最大的工作，只有規(guī)范整理的檔案，才能實(shí)現(xiàn)文件圖像與目錄的有效掛接，才能達(dá)到數(shù)字化信息利用的效果。

（四）檔案數(shù)字化加工方式的選擇。檔案數(shù)字化工作中檔案信息資源建設(shè)是重要內(nèi)容，而檔案數(shù)字化加工則是檔案信息資源建設(shè)的重頭戲。面對(duì)數(shù)量龐大的檔案信息輸入和檔案文件掃描等數(shù)字化工作，一些檔案館以“內(nèi)包”的形式靠自身的力量來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，而另一些檔案館則采取了購(gòu)買服務(wù)，實(shí)行檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化業(yè)務(wù)外包。兩種方式各有優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也存在不足。內(nèi)包的形式對(duì)檔案的保密安全工作較好掌握，而且工作人員對(duì)檔案熟悉，責(zé)任心強(qiáng)，檔案數(shù)字化的質(zhì)量較好控制，但對(duì)于檔案數(shù)量較多而人員有限的館來(lái)說(shuō)，數(shù)字化加工要投入大量的人力物力，而且時(shí)間較長(zhǎng)，因此人力資源成本較高，效率較低，由于當(dāng)前檔案數(shù)量增長(zhǎng)較快，檔案館人員有限，內(nèi)包的方式有很大的壓力。隨著社會(huì)分工日益細(xì)化、專業(yè)化程度日益增強(qiáng)，在數(shù)字化技術(shù)更新快速的大背景下，實(shí)行檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，不失為節(jié)約成本，提高工作效率的方式。外包的方式雖然效率較高，但也存在著加工人員水平參差，對(duì)檔案不熟悉，檔案安全及數(shù)字化質(zhì)量較難控制等問(wèn)題。為了保證檔案數(shù)字化加工外包的工作質(zhì)量，應(yīng)全方位地加強(qiáng)管理，實(shí)行加工全過(guò)程的質(zhì)量控制。首先，通過(guò)招投標(biāo)選擇符合資質(zhì)，水平較高，經(jīng)驗(yàn)豐富的外包商。在工作開始前應(yīng)制定完善的檔案保密及加工管理制度，做好人員的培訓(xùn)工作；保證檔案的安全及工作有序開展；其次，按照城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，制定《檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》，確定檔案數(shù)字化各工序的加工標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，加強(qiáng)過(guò)程管理和質(zhì)量檢查。同時(shí)要加強(qiáng)與數(shù)字化加工單位的溝通協(xié)調(diào)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決；最后，做好檔案數(shù)字化加工的驗(yàn)收工作。按照加工標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)、檔案著錄、文件圖像以及圖文掛接等工作進(jìn)行驗(yàn)收，保證檔案的數(shù)字化加工的質(zhì)量。此外，還可采取引入第三方監(jiān)理的方式，對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行全程的質(zhì)量控制和跟蹤管理，保證檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。

三、城建檔案數(shù)字化信息的應(yīng)用

城建檔案數(shù)字化工作，加快了城建檔案信息化建設(shè)的步伐，也將帶動(dòng)檔案館各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的開展。

（一）為城市規(guī)劃建設(shè)管理提供信息支持。通過(guò)城建檔案數(shù)字化加工及信息整合，以及與規(guī)劃建設(shè)部門的信息系統(tǒng)掛接，以實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的資源共享，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，城建檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)數(shù)字信息的有效運(yùn)用，快速為管理者決策提供信息支持，使城建檔案工作更好地為城市的規(guī)劃建設(shè)管理服務(wù)。

（二）為數(shù)字化城建檔案館提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。城建檔案數(shù)字化信息的加工處理，促進(jìn)了城建檔案資源建設(shè)，極大地豐富了城建檔案的數(shù)據(jù)服務(wù)功能，為構(gòu)建數(shù)字城建檔案館提供了數(shù)據(jù)支持。

（三）開啟了檔案利用全新的模式。通過(guò)城建檔案的數(shù)字化，可以實(shí)現(xiàn)檔案利用者的自助查詢，為檔案利用提供更加科學(xué)、便捷方式；同時(shí)也可以通過(guò)檔案館的網(wǎng)站，查詢可以公開的檔案信息，不僅保護(hù)了檔案的安全，同時(shí)也提高了工作效率。

作者:周珺單位：廣東省中山市城市建設(shè)檔案館