高校數(shù)字檔案館建設
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高校數(shù)字檔案館建設范文第1篇
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設變成了可能，本文首先對相關概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。
檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡技術為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結構化關系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y構化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。在軟件開發(fā)方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數(shù)字檔案館建設是一項高科技項目，要根據(jù)建設需要，培養(yǎng)和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項目和產(chǎn)品等。
5.結語
數(shù)字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數(shù)字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學刊，2007（09）
高校數(shù)字檔案館建設范文第2篇
一、高校檔案數(shù)字化建設的必然性
1、高校檔案數(shù)字化建設是高校信息化建設的必然趨勢
高校信息化建設的實施，數(shù)字校園的成功運轉(zhuǎn)，為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面，計算機大量應用于高校教學、科研及管理，產(chǎn)生了大量的電子文件，進而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料，開展檔案數(shù)字化建設，規(guī)范其管理，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務，成為高校檔案部門的當務之急。
2、高校檔案數(shù)字化建設有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用服務
高校檔案數(shù)字化建設是以數(shù)字技術和數(shù)字化信息資源為基礎的建設，當高校檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用。首先，數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網(wǎng)絡的傳輸便利，提供快速有效的利用服務，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。
二、高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題
1、數(shù)字化、輔助管理滯后
事實上現(xiàn)有的高校檔案計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結果是非但沒代替手工管理工作，而是大大增加了額外手工勞動的投入。
2、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡化建設和資源共享工作，大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館標準化、自動化和網(wǎng)絡化的進程。
3、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路，各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。
4、數(shù)據(jù)庫建設滯后
主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺乏全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源可共享。
5、經(jīng)費保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館數(shù)字化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館數(shù)字化建設的經(jīng)費非常有限，無法購置好的軟硬件，建立高起點的檔案館數(shù)字化模式，更談不上對設備的及時更新。目前經(jīng)費仍然是影響高校檔案館網(wǎng)絡化發(fā)展的最大障礙。
三、高校檔案館數(shù)字化建設的基本原則
基于高校檔案館數(shù)字化建設中存在的諸多問題，如何順利推進高校檔案數(shù)字化建設，高校檔案部門應堅持以下相關原則。
1、可行性原則。高校檔案館進行數(shù)字化之前，應該對館藏的實際情況有一個全面了解與把握，有進行數(shù)字化建設所需要的組織保證、物質(zhì)保證、技術保證及人才保證。
2、全局性原則。高校檔案館在數(shù)字化建設中，必須將數(shù)字化技術標準、對象選定、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡建設等納入學校數(shù)字校園建設進行整體考慮，才能隨著數(shù)字校園的現(xiàn)代化建設一起發(fā)展。
3、標準化原則。檔案管理的標準化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的前提，加強各類標準的制定工作，在遵循國家專業(yè)標準的前提下，根據(jù)自身特點，制定更為具體和切實可行的部門標準，才可能實現(xiàn)資源共享。
4、經(jīng)濟性原則。選用數(shù)字化設備方面應根據(jù)自身財力，注意適用、節(jié)約，不能盲目地追求“高、精、尖”，需與本單位的具體情況相結合，追求經(jīng)濟投入的最小化，實現(xiàn)效益的最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發(fā)揮。
5、重點性原則。校檔案館館藏豐富，在進行數(shù)字化建設時，如果要把全部館藏都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，不但任務繁重，耗費大，且毫無必要，應選擇利用率高的檔案優(yōu)先實施數(shù)字化，在計劃上重點籌劃，在人力、技術以及經(jīng)費上保證重點，突出重點。
6、安全性原則。在檔案數(shù)字化過程中，形成的數(shù)字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中普遍存在數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失控、數(shù)據(jù)竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，因此，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中通過錄入或掃描方式得到數(shù)字化信息的，要確保檔案原件的安全;在處理和存貯數(shù)字化檔案信息時，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;確保檔案內(nèi)容不泄密;確保在新的技術環(huán)境下能夠?qū)?shù)據(jù)信息進行檢索、使用以及數(shù)字信息長期可存取。
四、高校檔案部門如何應對檔案數(shù)字化的挑戰(zhàn)
數(shù)字化時代，高校檔案部門面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案部門必須迎接挑戰(zhàn)，適應檔案數(shù)字化管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
1、培養(yǎng)檔案復合型人才
高校檔案部門應以培養(yǎng)管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的指導思想，要求人才隊伍具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數(shù)字檔案館的建設和正常運行的需要。
2、加快高校檔案數(shù)字化建設
高校檔案數(shù)字化工作，應分步驟、突出重點進行。首先將較高價值的檔案數(shù)字處理，然后再考慮學校特色檔案，利用率高的檔案等情況由點到面，分步驟進行數(shù)字化處理。
3、主動提供利用，將檔案部門建設為豐富、完備、權威的信息資源庫
高校檔案部門應主動開展檔案利用調(diào)查，改變過去坐等上門的被動服務方式，通過走訪調(diào)查，了解用戶需求，宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息，主動解決用戶利用中存在的問題。
4、建立相應的規(guī)章制度
高校檔案部門要根據(jù)數(shù)字檔案的特點，制定一套特定的規(guī)章制度，如文檔一體化制度、數(shù)字檔案歸檔制度、保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案備份制度、網(wǎng)上利用者身份確認制度、網(wǎng)絡安全管理制度等，是高校檔案數(shù)字化建設能夠安全、順利地開展的保障。
總之，高校檔案數(shù)字化建設需要經(jīng)歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發(fā)展的過程，只有遵循合理的原則，設立科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能充分發(fā)揮高校信息為學校教學、科研和管理服務應有的作用。
參考文獻
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2、張照余:《檔案信息網(wǎng)絡化建設研究》，中國檔案出版社，2001年。
高校數(shù)字檔案館建設范文第3篇
【關鍵詞】高校；檔案數(shù)字化；電子檔案
【中圖分類號】G250.76 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0341―02
1、前言
隨著信息時代的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術的普及，高校檔案數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質(zhì)檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復雜，浪費大量的人力和資源。檔案數(shù)字化能夠使檔案信息長期保存，出錯率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強檔案數(shù)字化的建設，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平。
2、高校檔案數(shù)字化的意義
紙質(zhì)檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發(fā)、保存和查閱，利用率較低，不能充分發(fā)揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍，紙質(zhì)檔案由原來人工變?yōu)殡娮有纬?，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發(fā)、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準確性，減少了紙質(zhì)檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的廣泛的使用，校園網(wǎng)絡建設逐漸完善，這為檔案的數(shù)字化提供了良好的基礎。由于高校檔案設計的內(nèi)容繁多，且人員流動頻繁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更新速度較慢，不能及時反映當前情況，而通過建設數(shù)字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，并能便捷地實現(xiàn)共享，使高校中的人員隨時了解動態(tài)。同時，目前國家檔案局對于檔案數(shù)字化建立和完善十分重視，高校檔案數(shù)字化勢在必行。
3、高校檔案數(shù)字化現(xiàn)狀
3.1 檔案實體保存不完善
由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理沿用時間交長，對檔案進行數(shù)字化，首先需要將檔案實體數(shù)字化，當紙質(zhì)檔案受到時間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護成本。由于紙質(zhì)檔案需要一定的空間，在進行檔案整理時，可能會造成一些資料的丟失，同時，隨著時間的流逝，保留的紙質(zhì)檔案也會存在一些信息的缺失。在建立高效檔案數(shù)字化時，由于檔案實體的缺失，導致數(shù)字化檔案信息不健全。
3.2 檔案管理人員素質(zhì)較低
一般高校對于檔案管理工作的重視程度較低，普遍認為檔案管理只是收發(fā)、管理檔案的簡單工作，在選擇檔案管理工作人員時，要求較低，很多人員都是由其他工作崗位中剩余的閑散人員充當，同時，經(jīng)常在其他工作較忙時，檔案管理人員就會被調(diào)去做其他工作，導致檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)普遍較低，而且人員更新較慢。而檔案數(shù)字化除了需要管理人員具備檔案管理的專業(yè)知識外，還要具有相關的計算機技術，高校中現(xiàn)有的檔案管理人員一般不具備這些條件，學校由于對檔案管理工作的不重視，也忽略了對管理人員專業(yè)知識和技能的培訓，技術水平落后，不能滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。
3.3 電子文件管理缺失
目前檔案數(shù)字化建設處于初步階段，缺乏對于電子文件管理工作的相關規(guī)定，監(jiān)管不到位，在收集、保存電子文件的過程中，沒有設立專人監(jiān)督，這就為電子文件的流失帶來了隱患?，F(xiàn)在雖然檔案數(shù)字化逐漸建立，但紙質(zhì)檔案管理仍占有很大的比重，不能完全實現(xiàn)檔案的同步數(shù)字化，電子文件的完整性和真實性也就無法保證。檔案數(shù)字化的管理制度缺乏，導致管理電子文件工作不能收到嚴格的監(jiān)督管理，文件流失現(xiàn)象嚴重。在進行檔案數(shù)字化規(guī)劃時，對于電子文件的格式也沒有統(tǒng)一的規(guī)定，數(shù)字化的技術水平和質(zhì)量較低，不利于檔案數(shù)字化建設的長遠發(fā)展。
3.4 基礎設施落后
檔案數(shù)字化需要相應的人員和設備支撐，如計算機、掃描儀、網(wǎng)絡、相關軟件，以及專業(yè)的管理人員和技術人員，這需要一定的資金投入。然而目前高校對于檔案數(shù)字化建立沒有引起足夠的重視，資金投入不足，基礎設施相對落后，不能滿足檔案數(shù)字化的基本要求，且人員不足，沒有高專業(yè)水平的技術人員。健全的基礎設施是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的基本，而高校本身的資金有限，這也是阻礙高校檔案數(shù)字化建設最主要的影響因素。
4、促進高校檔案數(shù)字化建設措施
4.1 提高重視
加強高校檔案數(shù)字化建設，首先需要提高高校對檔案管理工作的重視，改變原有的觀念。檔案記錄了高校的發(fā)展過程，具有很大的歷史價值，同時為高校的發(fā)展提供依據(jù)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受到時間的影響，逐漸變脆，較為久遠的檔案保存難度較大，且受到氣候、潮濕和火災的威脅，管理困難，建立數(shù)字化檔案能夠解決這些問題。檔案數(shù)字化檔案除了能夠長期保存檔案之外，同時能夠節(jié)省空間，加快檔案資料傳遞速度，便于資源共享。認識到檔案數(shù)字化建設的重要性，將檔案管理工作納入到高校工作的日常議程，才能不斷推動檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。
4.2 完善基礎設施
基礎設施的完善，是保證檔案數(shù)字化建設的基本條件。檔案數(shù)字化建設的基礎設施包括硬件和軟件兩個方面，硬件是指由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案所需的計算機、掃描儀等，保存電子檔案的存儲設備，以及實現(xiàn)電子檔案資源共享的網(wǎng)絡設施等；軟件指的是與管理檔案相關的系統(tǒng)軟件，利用這類軟件能夠便于檔案的歸類、統(tǒng)計、檢索等。電子檔案的載體要有足夠的存儲空間，高質(zhì)量的存儲性能，減少信息的損失，系統(tǒng)軟件要保證安全穩(wěn)定。完善檔案數(shù)字化的基礎設施需要高校逐漸加大投入，不斷完善。
4.3 加強檔案管理隊伍培養(yǎng)
檔案數(shù)字化建設對于檔案管理人員的專業(yè)水平要求較高，不僅要具有檔案管理方面的知識，還要具備一定的計算機技術和相關軟件的操作技能及維護能力。這樣才能熟練地進行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子檔案保存，在遇到網(wǎng)絡故障時，能夠及時解決問題，確保電子文件不會由于軟件和網(wǎng)絡的損壞造成不必要的流失。因此，高校要加強對檔案管理人員專業(yè)知識和技能的培訓，進行先進檔案管理方法的教學，定期檢查專業(yè)知識和軟件操作水平，使檔案管理人員能夠及時掌握檔案數(shù)字化建設和管理的新動態(tài)和進展，保證管理人員能夠熟練操作相關軟件，建立專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
4.4 確立明確的工作目標
高校的檔案數(shù)字化建設是一個長期的、系統(tǒng)化的工作，需要確立長遠的工作目標和階段性目標，以及實現(xiàn)階段性目標科學可行的實施方案。首先，需要確立一個明確的總體目標，以此作為具體實際工作的指導依據(jù)；其次，根據(jù)高校檔案管理工作的實際情況，確定階段性的目標，并制定詳細可行的方案，逐步實現(xiàn)，最終實現(xiàn)長遠目標。
4.5 建立嚴格的規(guī)范制度
無規(guī)矩不成方圓，沒有嚴格的規(guī)章制度，檔案數(shù)字化的建設也不能順利地實現(xiàn)，管理體系的規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設的基礎之一。檔案數(shù)字化建設要對電子檔案的分類、程序、方法、格式、質(zhì)量等做出明確的說明，還要確定電子檔案在進行入庫、修改、備份和刪除等操作時要遵守的原則和程序，同時，對于保密文件的管理、文件使用權限和使用范圍要遵守的制度做出明確地規(guī)定，防止重要文件的泄露和丟失。目前國家對于電子檔案的管理制度尚不完善，因此高校在建設檔案數(shù)字化時，要根據(jù)自身的實際情況，制定適應本校的規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行，保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)與其他工作系統(tǒng)兼容，數(shù)據(jù)完整，更新及時，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的價值。
4.6 注意數(shù)字化檔案備份
雖然電子檔案能夠彌補紙質(zhì)檔案受到火災和潮濕危害的不足，保存相對安全，但受到計算機和網(wǎng)絡安全性的威脅，同樣存在一定的安全隱患，因此在保存數(shù)字化檔案時要注意安全。數(shù)字化檔案的安全性包括三個方面：系統(tǒng)安全，即硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡的安全性，網(wǎng)絡的發(fā)展十分迅速，但尚需不斷提高安全性，在使用檔案數(shù)字化系統(tǒng)和網(wǎng)絡時，要采取安全訪問和身份認證等措施；物力安全，數(shù)字化檔案的存儲設備雖不像紙質(zhì)檔案對環(huán)境的要求較高，但電子存儲設備對于溫度和濕度也有一定的要求，否則會造成資料數(shù)據(jù)的損失；數(shù)據(jù)安全，要建立健全的系統(tǒng)、檔案備份和操作日志，并對信息的完整性進行檢查，檢測和記錄非法入侵，保護檔案數(shù)據(jù)，對于保密文件，要與公共網(wǎng)絡隔離，防止泄露。
4.7 電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存
紙質(zhì)檔案是電子檔案的主要來源，是最原始的檔案，具有很大的保存價值。目前檔案數(shù)字化雖然已經(jīng)成為檔案管理工作的趨勢，但紙質(zhì)檔案仍有很重要的價值，不能完全合棄，在價值檔案數(shù)字化建設和數(shù)字化檔案的保存時，也要注重紙質(zhì)檔案的保存工作。由于電子檔案需要將紙質(zhì)檔案電子化，并進行其他數(shù)字化操作，在操作過程中容易造成資料的刪減或錯誤，如果沒有紙質(zhì)檔案的參考，則電子檔案的真實性無從考證，也就不能保證檔案數(shù)字化建設的可靠性，失去了檔案數(shù)字化應有的價值。
4.8 制定合理的數(shù)字化策略
高校檔案數(shù)字化主要包括全部檔案的數(shù)字化、重點檔案數(shù)字化、特有檔案數(shù)字化、高頻檔案數(shù)字化和需要檔案數(shù)字化，全部檔案數(shù)字化是將高校的所有檔案信息全部進行數(shù)字化，工作量大，耗費大量的人力、物力、財力和時間；重點檔案數(shù)字化是將對于高校具有較高的利用價值的檔案進行數(shù)字化；特有檔案數(shù)字化是指針對其他檔案館沒有的檔案數(shù)字化；高頻檔案數(shù)字化是指在對出現(xiàn)頻率較高的檔案資料數(shù)字化；需要檔案數(shù)字化是指只在需要的情況下，對所需的檔案數(shù)字化。每種數(shù)字化都有一定的利弊，在建設高校檔案數(shù)字化時，根據(jù)實際需求選擇合適的方法，制定合理的策略。
5、結束語
檔案是記錄了高校的發(fā)展歷程，對于高校的發(fā)展具有很大的歷史意義和指導意義。檔案的數(shù)字化建設處于初步階段，尚存在一些問題，加強檔案數(shù)字化建設，首先要提高高校對檔案數(shù)字化的重視；加大投入，完善基礎設施；加強檔案管理隊伍的培養(yǎng)；確立明確的長遠和階段性目標；建立和完善相關的規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行；提高數(shù)字化檔案的安全性；注意紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同保存；制定合理的數(shù)字化方法和策略。
參考文獻
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[2]王榕英.淺議高校檔案數(shù)字化進程中紙質(zhì)檔案的保護工作[J].蘭臺世界，2009（12）
高校數(shù)字檔案館建設范文第4篇
數(shù)字檔案館的概念起源于20世紀90年代中期，是現(xiàn)代信息技術發(fā)展的產(chǎn)物。概括而言，數(shù)字檔案館是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，以網(wǎng)絡方式相連接和提供利用。目前學界對數(shù)字檔案館的概念有狹義和廣義的理解。狹義的數(shù)字檔案館是一種實體和機構的概念，代表一種檔案信息環(huán)境和檔案基礎設施的構建，包括軟硬件系統(tǒng)的設計和組織。其任務是館藏檔案數(shù)字化工作，涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳播等全過程。廣義的數(shù)字檔案館是一種網(wǎng)絡環(huán)境下的數(shù)字檔案信息資源的共享系統(tǒng)，是一個面向?qū)ο蟮姆植际浇Y構模式。廣義的數(shù)字檔案館可以理解為一個由眾多檔案資源庫、檔案信息資源處理中心構成的數(shù)字檔案館群，是一個信息空間，遵循共同協(xié)議存儲和利用檔案信息資源，目的是數(shù)字化檔案信息的共享，是數(shù)字檔案館建設的高級階段。需要注意的是，數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個檔案工作業(yè)務流程的計算機化，而是代表了網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式。它最終提供給用戶的是一個廣闊、開放的信息共享平臺。用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，跨越地域、時間的限制，享受更加方便快捷的檔案信息服務。而檔案工作者也可以借此平臺，推出更豐富、多元的檔案產(chǎn)品，使專家學者和普通群眾都能更容易地接觸檔案、利用檔案， 使檔案工作為文化建設作出更多貢獻。
一、數(shù)字檔案館的功能和建設現(xiàn)狀
根據(jù)目前我國主流學界對數(shù)字檔案館的認識，數(shù)字檔案館最重要的功能就是無障礙的檔案資源共享。馮惠玲提出：“數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎設施構建，是超大規(guī)模的，便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心”。傅榮校認為：“數(shù)字檔案館是一個電子化信息的倉庫，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制，它能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理、查詢和集成在一起，使這些信息得以在網(wǎng)絡上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。王宇暉指出：“數(shù)字檔案館是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化方式存儲，以網(wǎng)絡化方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享”。概括而言，學界普遍認為理想的數(shù)字檔案館是一種把“所有類型的檔案信息囊括其中的基于數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡化存取的信息空間”，能夠最廣泛、最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。
受到經(jīng)濟技術條件的限制和社會信息化發(fā)展水平的制約，在實踐中，數(shù)字檔案館的建設需要循序漸進地進行。國家檔案局2010年6月的《數(shù)字檔案館建設指南》中指出：“數(shù)字檔案信息、資源建設、提供檔案信息利用和社會共享服務，是一項長期任務，應分階段推進、有步驟實現(xiàn)?！毙で锘菰褦?shù)字檔案館的建設分為以下三個基本階段：
1.檔案館自動化階段。實現(xiàn)檔案實體管理和檔案信息組織的自動化。
2.單個數(shù)字檔案館建設階段。主要包括館藏數(shù)字化、檔案數(shù)據(jù)庫建設和檔案網(wǎng)站建設，并能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的遠程存取。
3.多個數(shù)字檔案館互聯(lián)階段。實現(xiàn)多個數(shù)字檔案館之間的互操作，以各個數(shù)字檔案館共同遵循的高層協(xié)議為基礎，整合各個檔案館的資源并提供統(tǒng)一的檢索入口。
從第二階段開始，單個的數(shù)字檔案館通過有效保存、保護和利用各檔案單位記錄的包括大量數(shù)字信息在內(nèi)的歷史記錄和文化遺產(chǎn)，已經(jīng)可以成為促進文化建設的良好工具。而到了第三階段，數(shù)字檔案館建設將打破我國檔案工作“縱向隸屬”“封閉隔絕”的傳統(tǒng)，實現(xiàn)開放、協(xié)調(diào)、高層次大規(guī)模的信息資源共享。這種數(shù)字檔案館將突破物理條件的局限，能夠突出服務于歷史和文化的主題，并發(fā)展出信息時代的檔案文化。
二、數(shù)字檔案館與文化建設
我國各地的數(shù)字檔案館建設目前多集中于上述第二階段，正向第三階段穩(wěn)步發(fā)展。而在國外，已經(jīng)有許多依托互聯(lián)網(wǎng)平臺的廣義的數(shù)字檔案館，由多個檔案單位合作建設，通過“面向所有人”開放的網(wǎng)站，向眾多學術研究和文化建設項目以及用戶個人提供檔案資源，并推出自己的檔案文化精品、建設文化品牌。
亞洲歷史資料中心（http：//jacar.go.jp）正式成立于2001年11月3日，是由日本內(nèi)閣會議決定，由國立公文書館、外務省外交史料館、防衛(wèi)廳防衛(wèi)研究所圖書館合作成立的大型數(shù)字檔案館項目。它通過互聯(lián)網(wǎng)提供日本政府有關機構所保管和公開的“亞洲歷史資料”——近現(xiàn)代日本與亞洲近鄰各國關系的歷史資料，是十分重要的日本公文檔案和其他紀錄。這個項目的宗旨是，通過數(shù)字檔案館的技術，“使‘任何人’在‘任何時候’和‘任何地點’都能‘免費’閱讀和打印歷史資料，下載圖像數(shù)據(jù)”。截至2011年4月，亞洲歷史資料中心已提供了2246萬個圖像、162萬件歷史檔案的共享。與此同時，中心還在網(wǎng)站上定期推出主題展覽，對歷史檔案資料進行系統(tǒng)介紹。自成立以來，這個數(shù)字檔案館一直擁有極高的訪問量，為亞洲各國的各項文化建設（如楊冬權講話中所提到的文學創(chuàng)作、歷史研究、文化設施的建設、文化活動的開展等）提供了豐富的第一手檔案資料。
國際敦煌項目（http：//idp.bl.uk）是由世界各地的敦煌和絲綢之路文獻收藏機構聯(lián)合發(fā)起的，成立于1994年。1998年10月，其網(wǎng)站正式開通，用戶可以開始通過互聯(lián)網(wǎng)免費獲得敦煌和絲綢之路文獻的圖像資料。敦煌和絲綢之路上其他考古遺跡出土的大量文獻，不僅是我國，而且是全人類的偉大文化遺產(chǎn)。這些文獻大部分于20世紀初流散于世界各地的收藏機構，給系統(tǒng)研究和利用造成了很多困難。國際敦煌項目致力于解決這些困難，不僅通過數(shù)字化和共享使任何人都能獲得這些資料，而且從2004年開始出版《IDP通訊》，介紹學術界對這些資料的研究成果。項目還設計了專門的教育主頁，提供關于絲綢之路及其出土文獻的文化教育項目?！八皇翘囟ㄡ槍δ骋粐一蛘吣挲g層，也不是專門為了特定的課程而設計，而是希望能夠適用于讀者自己的學習計劃?！蓖ㄟ^這些形式，網(wǎng)站已經(jīng)推出了自己的具有檔案特色的文化精品，使世界各地、不同年齡層和文化背景的人都可以享受這些知識。而且，由于實現(xiàn)了信息資源的整合和共享，國際敦煌項目的網(wǎng)站也可以成為許多與絲綢之路相關的文化活動的基礎，在資源利用方面“開疆拓土”。
雖然像亞洲歷史資料中心和國際敦煌項目這樣的大型數(shù)字檔案館尚未在我國推廣，但是在建設單個數(shù)字檔案館的過程中，我國的很多高校檔案館已經(jīng)有了很好的利用數(shù)字檔案館促進文化建設的實踐。例如，上海交通大學的數(shù)字檔案館，不但為校史撰寫、學術研究和教學工作等提供了大量的檔案資料，而且通過“專題推薦”“視頻點播”等項目推出了豐富多彩的文化產(chǎn)品。全國乃至全世界的用戶通過這個數(shù)字檔案館，可以了解交大光輝的歷史、豐富的學術成就、校友的風采以及校園文化?？梢哉f，高校數(shù)字檔案館的建設和利用本身就和高校的學術事業(yè)和文化建設緊密地聯(lián)系在了一起，數(shù)字檔案館是一個促進高校文化建設的極好的平臺。
三、通過互聯(lián)網(wǎng)平臺推廣檔案服務與檔案文化
高校數(shù)字檔案館建設范文第5篇
關鍵詞：數(shù)字檔案館；服務；功能結構
Abstract： To promote the quality and efficiency of our digital archives， the paper puts forward service—based functional architecture concept as well as its basic ideas and implementation. It also establishes core services framework and standard requirements of our digital archive system.
Keywords：Digital archive；Services；Functional structure
數(shù)字檔案館建設是檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的重要內(nèi)容，其建設水平體現(xiàn)國家信息化發(fā)展綜合實力。本文提出基于服務的數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能架構，從國家層面統(tǒng)一全國數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能結構，提升我國數(shù)字檔案館建設質(zhì)量和效率。
1 基于服務的數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能架構提出
本文中服務（service）一詞，來源于信息技術領域定義，指“系統(tǒng)中的一組功能”[1]，即系統(tǒng)中具有通用性、共享性、可分布式實施的功能[2]?；诜盏臄?shù)字檔案館系統(tǒng)功能架構指數(shù)字檔案館系統(tǒng)可以由各種服務組成，完成其功能?；诜占軜嬍且环N全新的數(shù)字檔案館建設理念，2011年，歐盟《文件系統(tǒng)模塊化需求》[3]標準中，首次提出采用該理念設計文件管理系統(tǒng)，而美國ERA數(shù)字檔案館在實踐中采用該理念進行系統(tǒng)架構[4]，在其下屬的兩個數(shù)字檔案館實例（Base和EOP）間共享了系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡、幫助、數(shù)據(jù)管理四個服務，并計劃未來再增加長久保存和公共利用服務，并進一步擴大服務應用范圍至下屬所有實例館中。該理念的優(yōu)勢在于：
1.1 推動數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能集成與共享。國家將所有數(shù)字檔案館的通用功能提取出來，做成服務的形式，對其功能需求、接口等頒布標準化實施方案。各館無需自行研制，減少私有化功能實施，確保所有數(shù)字檔案館系統(tǒng)主要功能的一致性，提升其集成和共享能力。
1.2 提高數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設效率。服務可分布式實施，通過電子政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)在多個數(shù)字檔案館之間共享。建設數(shù)字檔案館系統(tǒng)無需“白手起家”，只需選擇接入或調(diào)用外部提供的服務即可，減輕數(shù)字檔案館經(jīng)費和技術負擔，實現(xiàn)高效率建館，同時，也可最大化資源使用，減少重復建設。
2 基于服務的數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能架構的基本思路
構建我國數(shù)字檔案館系統(tǒng)基于服務的功能架構，主要包括建立服務框架和明確其標準化需求。
2.1 建立服務框架。我國數(shù)字檔案館系統(tǒng)服務框架，如圖1所示：
圖1所示六種服務滿足以下兩個條件，即：
（1）通用性：這六種服務是我國所有數(shù)字檔案館系統(tǒng)（包括不同級次和類型，如省、市、區(qū)縣級、高校、企業(yè)數(shù)字檔案館等）都必須具備的功能；
（2）共享性：這六種服務可在多個數(shù)字檔案館系統(tǒng)之間共享，不能共享的功能不納入到框架中，例如檔案存儲功能不能外部共享，因此不屬于服務。
2.2 服務的標準化需求
2.2.1 用戶分組服務。該服務對數(shù)字檔案館系統(tǒng)所有用戶進行管理及分組，并區(qū)分其訪問、利用、管理權限，例如，清華紫光數(shù)字檔案館系統(tǒng)使用的用戶與角色管理服務[5]。主要功能需求包括：①應當保留用戶及分組歷史信息，因其包含數(shù)字檔案館的重要人員及授權，可以為其可靠性提供證明，即使刪除，也應留有“存證”；②應記錄服務元數(shù)據(jù)，包括創(chuàng)建時間戳、組標識符、組及用戶名稱、說明、更新時間等；③應提供對特定時間的用戶及組、元數(shù)據(jù)的查詢等功能。
2.2.2 封裝服務。該服務對數(shù)字檔案館系統(tǒng)中電子檔案和其元數(shù)據(jù)“打包”形成一個整體進行管理，確保電子檔案真實性和長久保存。如果不封裝，文件和元數(shù)據(jù)很容易由于分開保管而造成丟失，例如，美國佛羅里達州數(shù)字檔案館[6]、澳大利亞維多利亞州數(shù)字檔案館[7]、我國安徽省電子文件中心[8]等都采用封裝服務。主要功能需求包括：①移交封裝；②存儲封裝；③分發(fā)封裝；④封裝工具更新；⑤解封裝；⑥封裝文件導出至XML文件；⑦封裝包認證；⑧封裝包簽名；⑨封裝包更新等功能。
2.2.3 元數(shù)據(jù)服務。該服務對數(shù)字檔案館系統(tǒng)元數(shù)據(jù)進行記錄。主要功能需求包括：①記錄檔案元數(shù)據(jù)：包括檔案唯一標識、主題、形成時間、相關檔案等；②記錄人員元數(shù)據(jù)：包括人員身份標識、崗位職責、聯(lián)系方式、責任關系等；③記錄業(yè)務元數(shù)據(jù)：包括業(yè)務標識、業(yè)務說明、業(yè)務類型、時間、相關業(yè)務等；④記錄系統(tǒng)本身運行元數(shù)據(jù)：包括系統(tǒng)備份和恢復元數(shù)據(jù)、登錄日志元數(shù)據(jù)等。
