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電子檔案管理規(guī)范

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電子檔案管理規(guī)范

電子檔案管理規(guī)范范文第1篇

[關(guān)鍵詞]電子檔案;規(guī)范化管理;現(xiàn)狀;原因;必要性

電子檔案,是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術(shù)對(duì)人類生活的滲透而產(chǎn)生,是檔案多元化發(fā)展的產(chǎn)物,正發(fā)揮著越來越重要的作用,對(duì)它的規(guī)范化管理勢在必行。本文試就在對(duì)已有實(shí)踐回顧的基礎(chǔ)上,對(duì)基層單位電子檔案的規(guī)范化管理提出幾點(diǎn)粗淺的建議。

一、我國目前電子檔案的管理現(xiàn)狀

1、電子檔案管理的雙套制。對(duì)于電子檔案的管理,我國目前普遍采用的是雙套制,即在獲得電子文件的同時(shí),仍然制作保留一份同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件,以備不時(shí)之需。作為一項(xiàng)新生事物,電子檔案尚處于摸索階段,理論還不完善,各項(xiàng)制度也不成熟,還要通過實(shí)踐來驗(yàn)證。因此,就目前來看,電子檔案與傳統(tǒng)檔案將是一個(gè)優(yōu)勢互補(bǔ)、的局面。

2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位,電子文件常常只是作為過程性文件,分散保存在其形成的部門或是具體經(jīng)辦人的電腦中,隨意處置,沒有歸檔。有的即使歸檔,也只是電子數(shù)據(jù)的簡單堆砌,未經(jīng)系統(tǒng)化的整理和鑒定,管理混亂,保管措施不到位,數(shù)據(jù)丟失隱患嚴(yán)重。

3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特有屬性,對(duì)電子檔案的管理方式也與紙質(zhì)檔案有所不同。比如說,為保證電子檔案的長期可讀性,必須保留與之相配套的軟硬件系統(tǒng),并定期做好備份工作,以保證電子檔案的長期可讀性。對(duì)于這些新特點(diǎn)、新要求,不少單位還沒有制定專門的規(guī)章制度去規(guī)范和管理,使得電子檔案的管理工作常常呈現(xiàn)出一種無章可循的狀態(tài)。

二、電子檔案管理不夠規(guī)范的原因

1、現(xiàn)有規(guī)范無強(qiáng)制執(zhí)行力。早在1996年,我國就出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范性文件,對(duì)電子文件管理提出了一系列規(guī)范性要求。但作為推薦性標(biāo)準(zhǔn),雖有參考價(jià)值,卻沒有強(qiáng)制執(zhí)行的效力。所以在常規(guī)性的檔案檢查中,也并未將其列入評(píng)審標(biāo)準(zhǔn),使電子檔案的管理處于失控的狀態(tài)。

2、檔案人員歸檔意識(shí)欠缺。電子文件是信息技術(shù)的產(chǎn)物,產(chǎn)生時(shí)間不長,對(duì)于不熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)尚無法滿足電子文件管理的需要,故而很容易產(chǎn)生畏難心理。加之受到傳統(tǒng)觀念的影響,一味地側(cè)重紙質(zhì)檔案的完整性,從而忽視了電子檔案的重要性,使得電子文件得不到有效管理。

3、來源過于分散增加了集中管理的難度。現(xiàn)代化的辦公環(huán)境離不開計(jì)算機(jī),電子文檔的傳輸、修改、儲(chǔ)存又相當(dāng)便捷,而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統(tǒng),所以從文件的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)到最后的整理歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié),無時(shí)無刻不在生成大量的電子文件,這些文件流轉(zhuǎn)于各個(gè)職能部門之間,呈現(xiàn)出雜亂無序的狀態(tài),這給檔案人員平時(shí)及時(shí)收集整理也增加了不小的難度。

三、電子檔案規(guī)范化管理的必要性

1、有利于資料的真實(shí)有效完整?;鶎訂挝煌莆罩匾牡谝皇仲Y料,其中有相當(dāng)一部分以電子數(shù)據(jù)的形式存在,它們完整記錄了事件處理的全過程,反映出當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況,具有很大的參考價(jià)值。但是電子文件又極易被修改、復(fù)制,且變化不留痕跡,如果不能及時(shí)收集,很可能未及歸檔就已丟失,或者留存的已非最初版本,失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實(shí)有效完整,必須對(duì)電子檔案形成的各環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理。

2、有利于檔案的長期保存。對(duì)于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案,為了延長檔案的壽命,除對(duì)庫房環(huán)境有一定要求外,有時(shí)也需要采取一定的預(yù)防性保護(hù)措施,如復(fù)制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對(duì)紙質(zhì)版的復(fù)制,且不會(huì)占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時(shí),也可以直接調(diào)取電子檔案,進(jìn)行拷貝、打印等操作,有效避免了紙質(zhì)材料的二次損耗。

3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在,也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中,電子檔案有著一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)勢。首先,電子檔案體積小,易于攜帶。其次,在電子檔案的移動(dòng)和使用過程中,對(duì)檔案制成材料的機(jī)械磨損相對(duì)較小。第三,在需要提供復(fù)制件的情況下,只要借助一定的輔助設(shè)備(如計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái))即可將原始材料原樣再現(xiàn),省時(shí)省力。第四,在對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研時(shí),電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。

四、多管齊下,實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理

1、強(qiáng)化檔案人員歸檔意識(shí)。檔案人員是檔案工作的主體,他們的工作態(tài)度直接決定了檔案整體質(zhì)量的好壞,是電子檔案制度實(shí)施的前提和基礎(chǔ)。因此,在規(guī)范電子檔案的工作中,首先要做的就是提高檔案管理者對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí),時(shí)刻樹立檔案信息意識(shí),積極主動(dòng)地對(duì)可能產(chǎn)生的電子文件加以收集,保證歸檔電子文件的完整、有序。

2、建立電子檔案的長效管理機(jī)制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段,很多單位并沒有成文的規(guī)章制度來加以明確。因此,應(yīng)當(dāng)在本單位現(xiàn)有立卷歸檔制度的基礎(chǔ)上,嘗試增加關(guān)于電子文件歸檔的條款,將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關(guān)人員的崗位職責(zé),作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際運(yùn)行過程中不斷探索完善,逐步形成行之有效的操作規(guī)程,使電子文檔的歸檔工作制度化、科學(xué)化、常態(tài)化。

3、加速檔案從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)調(diào)整。電子文件載體材料的特殊性,決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個(gè)流程中,需要運(yùn)用大量的現(xiàn)代化信息技術(shù),建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍至關(guān)重要。首先,檔案人員需看到自身差距,主動(dòng)學(xué)習(xí),不斷擴(kuò)大知識(shí)面,更新原有知識(shí)體系,提升自己的素養(yǎng),成為一名合格的檔案工作者。其次,上級(jí)檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn),比如利用好一年一次繼續(xù)教育的契機(jī),有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的復(fù)合型人才。

4、加強(qiáng)電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩(wěn)定性,在電子檔案進(jìn)入檔案室后,應(yīng)當(dāng)重視后續(xù)的保養(yǎng)維護(hù)工作。首先要為電子檔案提供一個(gè)適宜的保存環(huán)境,防止溫濕度、外界磁場、機(jī)械震動(dòng)等各種可能的物理和化學(xué)損害;其次,對(duì)電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查,并及時(shí)備份,保證電子文件在其保管期限內(nèi)的可讀取性。

電子檔案管理規(guī)范范文第2篇

關(guān)鍵詞:檔案管理;規(guī)范化水平;有效途徑

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和發(fā)展,不同領(lǐng)域的發(fā)展已經(jīng)逐漸完善并且規(guī)范化和制度化。在以往的檔案管理中,檔案管理理念和檔案管理方式較為落后,檔案管理存在較多不足,給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)展步伐,不斷完善檔案管理方式,提高檔案管理規(guī)范化水平。

一、檔案管理規(guī)范化的必要性

隨著我國現(xiàn)代化的建設(shè)中,檔案管理工作有著重要的作用和意義,檔案管理技術(shù)也在不斷提高。檔案管理是國家、企業(yè)、個(gè)人以及社會(huì)組織等形成的各種歷史記錄。信息化時(shí)代背景下,實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化,不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的,它是單位或者個(gè)人在一個(gè)持續(xù)時(shí)間段內(nèi)在工作和管理中的積累。它的表現(xiàn)形式是多元化的。對(duì)于每個(gè)單位檔案是一筆巨大的無形財(cái)富,它記錄了各種歷史性的決策以及建設(shè)方向,記錄了單位的發(fā)展以及各種成功,它是企業(yè)在市場競爭中增加的重要資本。進(jìn)行檔案管理工作是所有單位發(fā)展要求,同時(shí)也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養(yǎng)技術(shù)和實(shí)用性人才,用復(fù)合型人才培養(yǎng)模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)專業(yè)型人才教育方法。不斷加強(qiáng)檔案管理工作可以使企事業(yè)單位培養(yǎng)更好的人才進(jìn)行正確方向的提供。另外,規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作可以使各項(xiàng)工作水平得到提高,可以提供理論依據(jù)促進(jìn)單位的發(fā)展,做好檔案管理工作才可以把數(shù)據(jù)庫的作用更好的發(fā)揮,使各個(gè)部門之間工作的主動(dòng)性和鏈接進(jìn)行提高,有利于整合各類資料,使工作量減少,工作效率得到提高。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),提高檔案管理規(guī)范化

信息化時(shí)代背景下,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展,在新的形勢下檔案管理需要緊跟時(shí)代步伐,促使檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。在檔案管理信息化建設(shè)中,需要完善相關(guān)的檔案管理信息設(shè)備,改變以往紙質(zhì)檔案載體模式。紙質(zhì)檔案不易保存,儲(chǔ)存時(shí)間較短,存儲(chǔ)空間較大,存在比較大的浪費(fèi)。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備,開展檔案管理工作,可以改變檔案管理工作現(xiàn)狀,同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以及時(shí)獲取相關(guān)資料。借助信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫,制定相應(yīng)的登錄查詢平臺(tái),用戶可以登錄數(shù)據(jù)庫,查閱相關(guān)的檔案資料。借助信息化管理設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的分析和利用,保證檔案信息的安全、完整,節(jié)約檔案管理時(shí)間。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,目前很多檔案的管理工作都開始走向信息化和數(shù)字化,原有的紙質(zhì)檔案管理工作正在逐步退出歷史舞臺(tái)。所以在目前檔案的管理規(guī)范化過程中,應(yīng)該做好二者的結(jié)合工作,提升檔案管理的桂芳華水平。在很多單位的檔案實(shí)際管理工作中,紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)具備獨(dú)立的管理體系,同時(shí)發(fā)揮自身的優(yōu)勢相互配合,促進(jìn)檔案管理工作有效開展,提高檔案管理工作效率。結(jié)合紙質(zhì)檔案管理工作,要保證檔案管理工作信息化建設(shè)逐步完善,同時(shí)做好紙質(zhì)檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)型工作。在電子檔案管理開展時(shí),可以推動(dòng)紙質(zhì)檔案管理的開展,促進(jìn)兩者的有效融合,可以促進(jìn)檔案管理更加高效的開展。電子檔案管理可以實(shí)現(xiàn)快速檢索,不斷完善檔案查找和利用功能,促進(jìn)兩者的融合,借助電子檔案管理模式可以從紙質(zhì)檔案中快速查找檔案。

三、提高檔案管理能力,優(yōu)化檔案服務(wù)方式

大多數(shù)檔案管理人員對(duì)新技術(shù)和新設(shè)備操作方式掌握不足,加強(qiáng)檔案管理人員系統(tǒng)化培訓(xùn),在實(shí)際工作中靈活利用現(xiàn)代技術(shù)和方式。如工程類檔案管理工作中,管理人員需要掌握一定的工程基礎(chǔ)知識(shí),能夠熟練掌握和操作計(jì)算機(jī)。同時(shí)檔案管理人員具備突發(fā)事件應(yīng)對(duì)能力,靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代管理理念的引入,檔案管理的服務(wù)方式也發(fā)生變化,從信息管理逐漸轉(zhuǎn)變成信息服務(wù)。檔案管理人員經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作,具有一定的檔案管理能力,同時(shí)需要改變以往的服務(wù)方式,做好檔案資料采集、整理和存儲(chǔ)工作的同時(shí),同時(shí)更加注重檔案資料的開發(fā)和利用。同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建信息服務(wù)平臺(tái),打破空間和時(shí)間的局限性,做好各類檔案資源的共享工作。所有的檔案管理都是為實(shí)際工作做好服務(wù)的,利用好各類檔案信息,發(fā)揮出檔案的核心價(jià)值,不斷提升檔案管理工作的規(guī)范化水平,這是充分發(fā)揮出檔案信息價(jià)值的最有利保證。那么在檔案管理工作中,如何體現(xiàn)檔案信息的資料價(jià)值,可以說是檔案管理工作的一項(xiàng)重大課題。檔案資料價(jià)值開發(fā)的過程中,想要發(fā)掘檔案資料價(jià)值,注重社會(huì)公眾開發(fā)度的強(qiáng)化,讓大眾可以閱讀和查閱相應(yīng)的檔案資料,深入發(fā)掘檔案價(jià)值。注重檔案資料和實(shí)際生活的有效結(jié)合,針對(duì)一些適當(dāng)公開的檔案資料,適當(dāng)增加開放程度,利用檔案資料促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,檔案管理工作需要采取現(xiàn)代化和規(guī)范化管理方式,不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。在實(shí)際檔案管理工作中,需要借助新技術(shù)和新設(shè)備,開展綜合性培訓(xùn)工作,加強(qiáng)檔案管理培養(yǎng)。檔案管理工作需要緊跟時(shí)代腳步,應(yīng)當(dāng)革新檔案管理理念,完善檔案管理制度,注重信息化建設(shè),完善檔案服務(wù)方式。

參考文獻(xiàn)

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電子檔案管理規(guī)范范文第3篇

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 信息化 規(guī)范化

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開發(fā)過程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體,是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。它充分反映了我省礦產(chǎn)的發(fā)現(xiàn)過程、勘查規(guī)律、取得的成就、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及地質(zhì)工作的全貌,是現(xiàn)在和今后地質(zhì)工作的重要參考。我省的地質(zhì)檔案資料經(jīng)過幾代地質(zhì)檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實(shí)踐,管理水平尤其是檔案管理的規(guī)范程度大大提高。

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。任何一項(xiàng)工作如果領(lǐng)導(dǎo)不重視、不支持,許多具體的工作都會(huì)困難重重。地質(zhì)檔案管理工作更是離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的概念、態(tài)度,對(duì)地質(zhì)工作的發(fā)展是十分重要的。領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)及對(duì)檔案的重視程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí),愛崗敬業(yè)搞好服務(wù),充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在科研、生產(chǎn)、二次開發(fā)中的作用,才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。

我館從上世紀(jì)90年代初至今,在廳局領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)展顯著,體現(xiàn)在:檔案管理人員人手一臺(tái)計(jì)算機(jī);配備了服務(wù)器,建立電子閱覽室;添置了空調(diào)、除濕機(jī);更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊(duì)伍也得到了充實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視為地質(zhì)檔案資料管理規(guī)范化創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。

2 加強(qiáng)制度建設(shè),重在基礎(chǔ)管理

加強(qiáng)制度建設(shè),是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提。我館從建立以來,根據(jù)地質(zhì)資料的特性和工作要求不斷改進(jìn)管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(借閱庫)》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(備用庫)》、《地質(zhì)資料保密制度》、《地質(zhì)資料定期檢查制度》、《地質(zhì)資料搶救修復(fù)制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對(duì)館藏重要的地質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化,制定了相應(yīng)的《數(shù)字化地質(zhì)資料保管制度》;2007年根據(jù)國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》和國土資源部國家保密局《全國地質(zhì)資料清理工作方案》,對(duì)全館館藏地質(zhì)資料進(jìn)行地質(zhì)資料的清理工作,制定了《地質(zhì)資料借閱制度》。從而使我館地質(zhì)資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循、有記錄可查。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè),推動(dòng)地質(zhì)檔案規(guī)范化

健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),以信息化推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求,也是檔案工作發(fā)展的方向。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的重要基礎(chǔ)工作。

從1997年國土資源大調(diào)查數(shù)字國土工程項(xiàng)目開展以來,我館先后使用全國地質(zhì)資料目錄信息服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.4、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.6、成果地質(zhì)資料電子文檔制作瀏覽系統(tǒng)(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質(zhì)資料制作瀏覽系統(tǒng)對(duì)原有和新增的重要地質(zhì)資料進(jìn)行了數(shù)字化處理,使我館館藏地質(zhì)資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進(jìn)辦公自動(dòng)化有限公司聯(lián)合開發(fā)了福建省地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng),推進(jìn)了我館地質(zhì)資料查閱利用方式現(xiàn)代化的變革。該軟件通過計(jì)算機(jī)信息化處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化館藏地質(zhì)資料的智能檢索、權(quán)限判別、無損調(diào)閱、選擇打印、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)等目標(biāo)。為保證系統(tǒng)能夠長期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效地運(yùn)行,本系統(tǒng)做到了系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,系統(tǒng)的開放性和可擴(kuò)充性,系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性,系統(tǒng)的先進(jìn)性。利用者可以準(zhǔn)確、快捷地查閱與調(diào)閱各類地質(zhì)資料,使我館檔案管理規(guī)范化達(dá)到了一個(gè)新的高度。

4 提高管理人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來、科技進(jìn)步所引發(fā)的檔案工作變革,給地質(zhì)檔案工作人員一個(gè)新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發(fā)生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案;地質(zhì)檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。如何適應(yīng)這些變化和滿足新時(shí)期檔案工作的需要,如何提高地質(zhì)檔案的管理水平,搞好檔案管理規(guī)范化,檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高是一個(gè)不可忽視的因素。

地質(zhì)檔案資料管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,它不僅要求管理人員既要有良好的職業(yè)道德,又要有扎實(shí)的檔案管理知識(shí),還要掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。因此,檔案管理人員既要加強(qiáng)管理意識(shí),又要掌握現(xiàn)代化管理技能,還必須了解一定的地質(zhì)專業(yè)知識(shí),如地質(zhì)勘探、物化探、遙感、英語等,加大知識(shí)更新度,做一個(gè)既懂地質(zhì)、檔案專業(yè)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才,才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

電子檔案管理規(guī)范范文第4篇

一、電子檔案管理中存在的問題

與傳統(tǒng)檔案相比,電子檔案出現(xiàn)的時(shí)間并不長,雖然其在儲(chǔ)存空間占用相關(guān)信息處理效率等方面有很大優(yōu)勢,但在對(duì)其認(rèn)識(shí)、利用中仍存在一些突出問題。

1.檔案管理觀念陳舊落后

很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠,將檔案工作與保管性工作混同,認(rèn)為檔案管理不會(huì)影響單位實(shí)質(zhì)性發(fā)展。因此,他們對(duì)檔案工作不能及時(shí)關(guān)注和更新,對(duì)新出現(xiàn)的電子檔案管理方式缺乏正確認(rèn)識(shí)。部分檔案管理工作者的觀念陳舊,沒有及時(shí)調(diào)整管理思維,檔案管理理念比較封閉,制約了電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。

2.檔案管理不規(guī)范

電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)依賴性強(qiáng),電子檔案管理工作中規(guī)定了對(duì)重要系統(tǒng)、文件、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份,但是缺乏具體操作性規(guī)范。電子檔案保存工作缺乏連續(xù)性和完整性,管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)主要是光盤、移動(dòng)硬盤和U盤等,沒有進(jìn)行備份數(shù)據(jù)檔案登記管理,缺乏規(guī)范的放置措施,另外,計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案沒有配套的避免拷貝技術(shù),缺乏相應(yīng)的檢查機(jī)制。

3.忽視電子檔案管理安全

檔案管理工作者普遍忽視電子檔案安全性,沒有采取有效的安全防范措施。電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng),因此電子信息在收發(fā)、保存、歸檔的過程中存在病毒入侵、被盜、泄密、被偽造和篡改等風(fēng)險(xiǎn)。利用電子檔案的過程也存在安全隱患,因?yàn)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案比,更容易被修改和覆蓋,破壞電子檔案的原稿。

二、電子檔案管理改進(jìn)對(duì)策

1.制定電子檔案管理規(guī)范

電子檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié):建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等,都存在信息的丟失或更改的隱患,為提高電子檔案管理質(zhì)量,促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性,應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范,對(duì)單位、檔案員進(jìn)行約束,還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收的規(guī)范、計(jì)算機(jī)和軟件兼容性要求、密級(jí)電子文件的特殊管理規(guī)定等,更好地保障電子文件的原始性和真實(shí)度。

2.統(tǒng)一電子檔案管理軟件

建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式,將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板,對(duì)電子文件和信息類型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理,然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開展電子檔案培訓(xùn)工作,對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育,幫助他們進(jìn)行軟件更新,格式統(tǒng)一,使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo),委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足,找出解決措施,促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。

3.提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響,對(duì)電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機(jī)械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強(qiáng)電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應(yīng)用。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時(shí)更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。

4.加強(qiáng)電子檔案的安全

(1)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對(duì)電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段,是必不可少的安全性措施。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患,應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng),使計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時(shí),關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。

(2)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限,安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。

(3)對(duì)重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。

5.提高檔案工作人員素質(zhì)

電子檔案管理規(guī)范范文第5篇

關(guān)鍵詞:企業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

推進(jìn)企業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化是新一輪企業(yè)單位改革的重要任務(wù)。檔案管理工作水平已經(jīng)成為制約企業(yè)單位發(fā)展的重要瓶頸因素之一。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從檔案管理的實(shí)際情況入手,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)劃,全面細(xì)化檔案管理各項(xiàng)工作,不斷提高檔案管理工作水平。

1.檔案管理規(guī)范化方面存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理規(guī)范化重視不足

規(guī)范化是對(duì)企業(yè)單位各項(xiàng)工作提出的基本要求,目前企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化方面仍存在不足,規(guī)范化水平較低是制約企業(yè)單位檔案管理水平的重要問題。首先,個(gè)別企業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要意義,對(duì)檔案管理規(guī)范化的特殊性認(rèn)識(shí)不足,沒有充分認(rèn)識(shí)到制度規(guī)范與程序規(guī)范相結(jié)合的重要意義,往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次,個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)單位檔案管理規(guī)范的重視程度不夠,很少過問檔案管理的規(guī)范化問題,沒有在檔案管理規(guī)范化方面投入必要的人力物力資源,普遍存在重視制度建設(shè)輕視執(zhí)行問題,阻礙了企業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

1.2 對(duì)檔案管理制度缺乏規(guī)范化

檔案管理工作依賴嚴(yán)格的管理制度,需要較高的標(biāo)準(zhǔn)才能保證檔案管理工作的質(zhì)量,目前幾乎所有的企業(yè)單位都建立了檔案管理工作制度,將檔案管理制度作為企業(yè)單位制度體系的重要組成部分,但是檔案管理制度建設(shè)水平仍有待提高。首先,制度缺乏完整性,不少企業(yè)單位檔案管理制度側(cè)重存儲(chǔ),不注重檔案資料的收集,沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次,沒有開成檔案管理規(guī)范合力,相關(guān)部門對(duì)檔案管理人員配合較少,導(dǎo)致檔案管理部門任務(wù)繁重,檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)制作檔案,還要進(jìn)行檔案資料的核查工作,遇到檔案資料錯(cuò)誤,還會(huì)出現(xiàn)相關(guān)部門的推諉扯皮現(xiàn)象。第三,檔案管理規(guī)范不符合實(shí)際情況,檔案管理規(guī)范的執(zhí)行較弱,實(shí)際操作混亂,導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。

1.3 對(duì)檔案管理模式缺乏規(guī)范化

我國企業(yè)單位檔案模式較為單一,檔案管理方法過于傳統(tǒng),沒能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有效管理,這樣不僅發(fā)揮不出檔案管理工作的實(shí)際效率,而且也不利于利用檔案為人民群眾服務(wù)。首先,企業(yè)單位檔案管理與行業(yè)聯(lián)系不緊密,沒有發(fā)揮出行業(yè)檔案的實(shí)際作用,檔案管理方式方法過于傳統(tǒng)。其次,檔案管理主要依靠人工管理,管理水平較為落后,管理效率十分有限,不利于檔案管理質(zhì)量提升。

2.檔案管理規(guī)范化方面的幾點(diǎn)嘗試

2.1 統(tǒng)一檔案格式

統(tǒng)一檔案格式是檔案管理工作的前提,也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作,企業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一的格式下進(jìn)行。首先,嚴(yán)格統(tǒng)一事業(yè)企業(yè)公文用紙,排版格式,裝訂格式,以及用字規(guī)范等,做到企業(yè)單位往來公文的標(biāo)準(zhǔn)化,全面提高檔案資料的質(zhì)量。其次,完善公文檔案的程序,逐步規(guī)范檔案的簽發(fā)手續(xù),有效分配管理檔案的審核權(quán)限,進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的標(biāo)題,對(duì)檔案資料施行嚴(yán)格的規(guī)范檢查制度。

2.2 科學(xué)立卷歸檔

立卷歸檔工作是企業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)工作,也是企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的基本體現(xiàn)。首先,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照國家有關(guān)檔案立卷的基本法規(guī),細(xì)致的做好立卷歸檔工作,嚴(yán)把立卷歸檔質(zhì)量關(guān),對(duì)不合格文檔嚴(yán)禁進(jìn)入檔案。其次,重點(diǎn)把握好相似、重復(fù)、無序立卷問題,按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系,恰當(dāng)?shù)倪壿嬳樞?,分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三,正確把握立卷歸檔的時(shí)間,要在文檔任務(wù)完成以后,且相關(guān)資料收集齊全后再立卷歸檔,要把握好立卷歸檔工作的主次。

2.3 有效運(yùn)用檔案

檔案管理規(guī)范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務(wù)。規(guī)范化檔案管理還應(yīng)當(dāng)以有效運(yùn)用檔案為重要標(biāo)準(zhǔn)。首先,借助規(guī)范化的檔案管理操作手段,消除傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端,全面提高檔案管理工作效率。其次,利用規(guī)范化的檔案管理手段,全面建成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料數(shù)據(jù)庫,為實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)共享,檔案的信息化使用鋪平道路。

3.檔案管理規(guī)范化方面的主要措施

3.1 建立科學(xué)的規(guī)范體系

企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化離不開科學(xué)的管理體系,應(yīng)當(dāng)運(yùn)用必要的管理體系,全面實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。首先,根據(jù)企業(yè)單位實(shí)際工作情況,完善檔案管理工作制度,積極整合發(fā)揮企業(yè)單位檔案管理工作人員作用,促進(jìn)管理人員規(guī)范操作檔案資料。其次,借助科學(xué)的規(guī)范體系,為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),樹立良好的檔案保存意識(shí),全面提高基層檔案管理質(zhì)量,不斷查找制度上的漏洞和缺失,有效提高管理水平。第三,建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng),依靠現(xiàn)代信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化,逐步使企業(yè)單位檔案管理適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。

3.2嚴(yán)格履行各種制度規(guī)范

制度規(guī)范只有通過全面履行才能發(fā)揮出實(shí)效,為了提高企業(yè)單位檔案管理工作水平,應(yīng)當(dāng)發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作各種制度規(guī)范的實(shí)際作用。首先,要按照檔案資料的內(nèi)容,檔案的先后順序,根據(jù)檔案的實(shí)際情況,在做好分類的基礎(chǔ)上,做好w檔工作。其次,根據(jù)檔案的調(diào)閱程序,嚴(yán)格把好檔案調(diào)閱關(guān),嚴(yán)格防止檔案資料丟失,切實(shí)減少檔案管理過程中存在的問題,實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定科學(xué)的檔案管理,發(fā)揮出檔案管理的實(shí)效性。

3.3 加強(qiáng)做好檔案保密工作

檔案不僅是企業(yè)單位主要數(shù)據(jù)信息的匯總,而且還涉及到單位工作人員的隱私,因此在檔案管理的過程中,要對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視,避免檔案管理出現(xiàn)隱私泄露問題。

4.結(jié)論

做好檔案管理規(guī)范是企業(yè)單位發(fā)展的重要前提,只有不斷提高檔案管理效率,才能有效應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn),做到與時(shí)俱進(jìn),為人民群眾更好的提供服務(wù)。目前,應(yīng)當(dāng)圍繞完善保密制度,在保證檔案資料安全的前提下,建立電子檔案,發(fā)揮檔案實(shí)際作用,進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn):

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