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摘要：隨著信息技術(shù)的運(yùn)用及國家對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的不斷推進(jìn)，各高校也在不斷加快會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程。會(huì)計(jì)檔案作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，原始資料來源渠道多而雜，目前高校還在實(shí)施紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，或者紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的模式。本文從會(huì)計(jì)檔案分類及業(yè)務(wù)流程上詳細(xì)分析形成電子會(huì)計(jì)檔案的難點(diǎn)所在，并根據(jù)實(shí)際工作情況，提出對(duì)策性建議，便于高校推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；電子會(huì)計(jì)檔案；流程；財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理一體化

一、引言

2016年1月1日開始實(shí)施的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力與地位；2017年財(cái)政部印發(fā)《關(guān)于穩(wěn)步推進(jìn)財(cái)政電子票據(jù)管理改革的試點(diǎn)方案》，目前已經(jīng)在多個(gè)地區(qū)開始執(zhí)行；2020年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合出臺(tái)的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》(財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào))，明確指出了滿足哪些條件可以僅適用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔等。隨著國家不斷出臺(tái)相關(guān)政策、對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷推進(jìn)，以及電子會(huì)計(jì)檔案本身具有無紙化、存儲(chǔ)方便、查閱方便、集中管理和共享率高等優(yōu)點(diǎn)，吸引越來越多高校開始推行會(huì)計(jì)檔案電子化。由于會(huì)計(jì)檔案原始資料多而雜，有合同、材料出入庫單、資產(chǎn)入庫單、驗(yàn)收單、各種發(fā)票等；來源渠道不一，有校內(nèi)自制憑證、外來原始憑證等。高校本身缺乏具有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的工作人員，如何將這些繁而雜的原始資料按照流程匯集到一起保存就成為一件非常困難的問題。本文從會(huì)計(jì)檔案分類及業(yè)務(wù)流程著手，深入分析形成電子會(huì)計(jì)檔案的過程中存在的難點(diǎn)。

二、會(huì)計(jì)檔案的含義及分類

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，會(huì)計(jì)檔案是單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類、其他會(huì)計(jì)資料類。電子會(huì)計(jì)檔案就是指單位接收的電子形式的各類會(huì)計(jì)資料。

（一）會(huì)計(jì)憑證類，包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證按照來源分為單位自制原始憑證、外來原始憑證。高校自制原始憑證主要包括培訓(xùn)進(jìn)修申請(qǐng)表、財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)、采購申請(qǐng)單、材料出入庫單、資產(chǎn)入庫單、竣工驗(yàn)收單、校內(nèi)合同等；外來原始憑證是指單位從外部接收的各類會(huì)計(jì)憑證，主要包括增值稅發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票、航空運(yùn)輸電子客票行程單、火車票、汽車票、出租車票、過路過橋費(fèi)發(fā)票等會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。

（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

（四）其他會(huì)計(jì)資料類，主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。上述會(huì)計(jì)資料中的會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類、其他會(huì)計(jì)資料類都是在會(huì)計(jì)憑證的基礎(chǔ)上形成的，因此電子會(huì)計(jì)檔案的取得重點(diǎn)在于電子會(huì)計(jì)憑證，本文也主要以電子會(huì)計(jì)憑證為研究重點(diǎn)。三、目前高校會(huì)計(jì)檔案管理情況隨著高校信息化、智慧化校園建設(shè)，部分院校已經(jīng)開始實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷模式，主要采用掃描、拍照的形式將紙質(zhì)檔案掃描到影像庫中，形成電子原始憑證。這種模式減少了教職工報(bào)賬的時(shí)間，提高了報(bào)賬效率，解決了簽字難問題，也可以隨時(shí)查看報(bào)賬進(jìn)度，大大緩解廣大教職工之間的矛盾。但這種模式也具有一定的缺點(diǎn)，不是最終電子會(huì)計(jì)檔案的管理模式。實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)全流程無紙化控制，但在實(shí)際工作中沒有做到無紙化，電子形式也沒有取代紙質(zhì)形式，而是將紙質(zhì)形式掃描成電子形式；報(bào)銷人員的工作量沒有減少，整體工作重心前移；沒有降低成本，反而在掃描時(shí)需要機(jī)器設(shè)備等硬件設(shè)施，增加了成本。

四、高校形成電子會(huì)計(jì)憑證的主要業(yè)務(wù)流程

高職院校的財(cái)務(wù)活動(dòng)按照資金流向分為收入和支出。收入主要包含財(cái)政撥款、科研收入、單位資金（學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、培訓(xùn)收入等）；支出主要包含人員經(jīng)費(fèi)、差旅費(fèi)、其他經(jīng)費(fèi)等。

（一）收款業(yè)務(wù)流程。收款流程涉及財(cái)務(wù)內(nèi)部多個(gè)系統(tǒng)，如財(cái)政集中支付系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、發(fā)票稅務(wù)系統(tǒng)、財(cái)政票據(jù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。目前大部分高校財(cái)務(wù)內(nèi)部各系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，通過紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證相互傳遞，其收款操作流程主要為：收到財(cái)政款項(xiàng)，打印“到賬額度通知單”轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)核算；學(xué)生學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等通過收費(fèi)系統(tǒng)對(duì)學(xué)生信息等進(jìn)行管理，通過繳費(fèi)平臺(tái)進(jìn)行繳款，銀行系統(tǒng)收到款項(xiàng)時(shí)，打印銀行進(jìn)賬單，并在財(cái)政票據(jù)系統(tǒng)出具電子非稅票據(jù)，打印匯總表，轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)核算；收到其他科研項(xiàng)目款等，打印銀行進(jìn)賬單，開具并打印電子發(fā)票，轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)核算。上述系統(tǒng)中，財(cái)政票據(jù)系統(tǒng)、稅務(wù)開票系統(tǒng)已經(jīng)開始采用電子發(fā)票，財(cái)政集中支付系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)本身就能形成電子到賬額度通知單及銀行進(jìn)賬單，若將紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證線下傳遞轉(zhuǎn)為線上傳遞，則能形成電子會(huì)計(jì)憑證，因此收款業(yè)務(wù)完全形成電子會(huì)計(jì)憑證的關(guān)鍵點(diǎn)在于將財(cái)務(wù)內(nèi)部幾個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)相互連接起來形成智能收費(fèi)平臺(tái)，并與核算系統(tǒng)連接形成流程化管理。

（二）支付業(yè)務(wù)流程。高校支付業(yè)務(wù)主要包括人員經(jīng)費(fèi)、差旅費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)在內(nèi)的其他經(jīng)費(fèi)。目前部分高校采用線下紙質(zhì)報(bào)銷流程進(jìn)行管理；部分高校則采用了線上報(bào)銷流程管理，會(huì)計(jì)檔案采用了紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的模式。1.人員經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。學(xué)校人員經(jīng)費(fèi)主要包括教職工的薪酬、離退休人員經(jīng)費(fèi)及學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金。目前信息化程度低的學(xué)校則采用線下打印、簽字、審核等報(bào)銷流程，信息化程度高的學(xué)校則根據(jù)成熟的工資管理系統(tǒng)、獎(jiǎng)助學(xué)金管理系統(tǒng)進(jìn)行線上與線下并行的模式，即人事、學(xué)工部等部門將電子表格導(dǎo)入到上述系統(tǒng)中，進(jìn)行下一步的網(wǎng)上報(bào)銷、移動(dòng)簽批等線上流程，線下也將紙質(zhì)原始憑證交于財(cái)務(wù)存檔。人員經(jīng)費(fèi)原始憑證主要是學(xué)校自制憑證，如何完全形成線上電子會(huì)計(jì)檔案，筆者則認(rèn)為高校內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括人事部門的工資管理系統(tǒng)、學(xué)工部的獎(jiǎng)助學(xué)金管理系統(tǒng)等與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成表格可直接傳送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行申報(bào)、審批、發(fā)放，形成全流程電子會(huì)計(jì)憑證。2.差旅費(fèi)報(bào)銷。差旅費(fèi)是反映單位工作人員國（境）內(nèi)出差發(fā)生的城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。差旅費(fèi)是高校常見費(fèi)用，發(fā)生頻繁，主要原始憑證為機(jī)票、火車票、住宿發(fā)票。教職工購票渠道不一，有電子發(fā)票、也有紙質(zhì)發(fā)票，很難完全形成電子會(huì)計(jì)檔案。目前高校執(zhí)行的方式也主要為兩種：線下報(bào)銷模式就將電子發(fā)票統(tǒng)一打印、簽字，與紙質(zhì)單據(jù)一起報(bào)銷形成紙質(zhì)檔案；線上線下同時(shí)進(jìn)行報(bào)銷模式，即將紙質(zhì)發(fā)票掃描至影像庫網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，同電子票據(jù)一起審批形成電子檔案，同時(shí)也將紙質(zhì)檔案交于財(cái)務(wù)存檔。如何解決購票渠道不一、票據(jù)不一的問題，以及如何完全形成電子會(huì)計(jì)檔案？筆者認(rèn)為可采用市場(chǎng)上成熟的“智慧差旅平臺(tái)”與財(cái)務(wù)系統(tǒng)連接。新模式下的智慧差旅平臺(tái)，解決了以往差旅過程中機(jī)票、火車票、酒店、用車等差旅產(chǎn)品分散采購的問題，實(shí)現(xiàn)差旅申請(qǐng)、批復(fù)、訂購、對(duì)賬、統(tǒng)一結(jié)算等差旅的一體化管控。3.其他經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。其他經(jīng)費(fèi)包括學(xué)校的基本公用經(jīng)費(fèi)和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)原指財(cái)政部門撥付的除基本支出以外、用于學(xué)校完成特定工作和事業(yè)發(fā)展目標(biāo)而下達(dá)的專項(xiàng)資金。筆者認(rèn)為專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不僅是指財(cái)政部門撥付的專項(xiàng)資金，也應(yīng)包含學(xué)校內(nèi)部用于學(xué)校發(fā)展的自有專項(xiàng)資金，因此，這里的其他經(jīng)費(fèi)是指學(xué)校內(nèi)部預(yù)算中除人員經(jīng)費(fèi)、差旅費(fèi)外的其他費(fèi)用，主要有以下兩種情況：（1）不需要簽訂合同、辦理入庫、入固的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。這類經(jīng)費(fèi)原始憑證主要為發(fā)票，如定額發(fā)票、過路（過橋）費(fèi)發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票，增值稅普通發(fā)票又可分為電子票、手寫票、通用機(jī)打票等。目前國家為了大力推廣電子發(fā)票，單位可自主選擇是否通過第三方服務(wù)平臺(tái)，自動(dòng)將電子發(fā)票發(fā)到客戶微信卡包、郵箱。第三方平臺(tái)是指除稅務(wù)機(jī)關(guān)和使用電子發(fā)票的納稅人之外的第三方建設(shè)、提供電子發(fā)票相關(guān)服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。獲取的發(fā)票若為電子發(fā)票，則經(jīng)費(fèi)報(bào)銷者可直接通過單位“網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)”填報(bào)報(bào)銷單、上傳電子發(fā)票即可實(shí)現(xiàn)全程電子會(huì)計(jì)檔案。由于目前單位可自主自愿選擇第三方平臺(tái)，不強(qiáng)制推行，還存在少量的紙質(zhì)發(fā)票。獲取的若是紙質(zhì)發(fā)票，則通過手機(jī)拍照、影像視覺處理技術(shù)等方式掃描成電子版。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及國家電子發(fā)票的推行，電子發(fā)票將在不久的將來得到全面推行，即可實(shí)現(xiàn)全程電子會(huì)計(jì)檔案。（2）需要簽訂合同、辦理入庫、入固的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。對(duì)采購金額過大的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，學(xué)校需要經(jīng)過招標(biāo)采購、簽訂合同、驗(yàn)收入庫、入固等手續(xù)，比如采購實(shí)驗(yàn)耗材需要入庫，采購設(shè)備等需要入固。此類經(jīng)費(fèi)報(bào)銷主要原始憑證為合同、材料入庫單、資產(chǎn)入庫單、驗(yàn)收單、發(fā)票等，此類業(yè)務(wù)也往往會(huì)涉及資產(chǎn)處、合同管理部等多個(gè)部門。目前無論采用線上還是線上線下并行的模式，都含有紙質(zhì)檔案，全程實(shí)施電子會(huì)計(jì)憑證則需將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)連接，財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)可直接抓取合同管理系統(tǒng)的相關(guān)合同、資產(chǎn)管理系統(tǒng)的固定資產(chǎn)入庫單、后勤供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中的入庫單等學(xué)校自制原始憑證。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)模塊相互連接即可形成學(xué)校內(nèi)控系統(tǒng)整體信息化，但由于目前高校信息化發(fā)展程度不一，各業(yè)務(wù)管理模塊還沒有實(shí)現(xiàn)相互連接，或者還在初試階段，系統(tǒng)還不成熟。

五、高校實(shí)施全面電子會(huì)計(jì)檔案的對(duì)策

高校全面實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理重點(diǎn)在于國家電子發(fā)票推行力度，以及學(xué)校信息化建設(shè)程度，筆者認(rèn)為高校實(shí)現(xiàn)全程電子會(huì)計(jì)檔案可分兩個(gè)階段建設(shè)：

（一）強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)系統(tǒng)性，加強(qiáng)“財(cái)務(wù)管理一體化”建設(shè)。高校在推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)系統(tǒng)性，努力提升財(cái)務(wù)管理工作效能化水平，成立專門的組織機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的財(cái)務(wù)信息管理人員，加強(qiáng)教育和培訓(xùn)工作，使財(cái)務(wù)管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，既要能夠靈活應(yīng)用財(cái)務(wù)管理軟件，同時(shí)也要在創(chuàng)新應(yīng)用財(cái)務(wù)信息化方面具備較強(qiáng)的開創(chuàng)意識(shí)。加強(qiáng)“財(cái)務(wù)管理一體化”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部各系統(tǒng)的相互連接與統(tǒng)一，將目前技術(shù)已成熟的全面預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上智能報(bào)銷系統(tǒng)、智能差旅平臺(tái)、智能核算、銀?；ネā鴰煜到y(tǒng)、智能收費(fèi)平臺(tái)等按照業(yè)務(wù)流程全部連接，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)提升財(cái)務(wù)集中管理能力，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理工作的綜合性、全面性和控制性，進(jìn)一步健全和完善財(cái)務(wù)信息化服務(wù)體系。

（二）高校有機(jī)結(jié)合智慧校園建設(shè)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)。高校將財(cái)務(wù)信息化建設(shè)與智慧校園建設(shè)進(jìn)行有效結(jié)合，加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)與其他信息化平臺(tái)的有效融合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程的有機(jī)融合。即在會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，通過使用ERP管理系統(tǒng)，將資產(chǎn)管理、人力資源管理、學(xué)生管理、采購管理、合同管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理一體化系統(tǒng)進(jìn)行整合，促進(jìn)縱向、橫向財(cái)務(wù)管理一體化建設(shè)，做到真正的業(yè)財(cái)融合，是財(cái)務(wù)實(shí)行全面電子會(huì)計(jì)檔案的必備條件。

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作者:張英敏 郝樹芹 單位:重慶醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校財(cái)務(wù)處