院校手機圖書館建設項目管理探析
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項目管理理論以其管理方法的先進性與實用性已經(jīng)在諸多大型、特大型項目上獲得了成功，在手機圖書館建設項目中引入項目管理具有重大的意義：第一，縮短了項目建設時間，節(jié)約了資金，控制了項目的質(zhì)量，降低了整個手機圖書館建設項目的風險。第二，在手機圖書建設項目中引用項目管理，可以對項目組的各成員進行詳盡的任務指派、分解以及責任明晰，有助于任務的落實，使得手機圖書館系統(tǒng)可以快速為讀者服務。第三，項目團隊按照項目管理方法進行組織構(gòu)架構(gòu)制，有利于組織之間的緊密聯(lián)系以及方便的管理，使得任務從下達到實施在最短時間內(nèi)完成，提高了手機圖書館建設項目的整體效率。第四，參與項目組的成員不僅是團隊成員，更是圖書館的工作人員，通過一個整體項目的協(xié)作，不僅得到了鍛煉，提高了素質(zhì)，更有效地培養(yǎng)了大家的團隊意識。第五，引進項目管理，使得項目經(jīng)費的使用效率提高，節(jié)約了資金。第六，能夠有效地整合圖書館資源，通過項目組可以使不同的業(yè)務部門成為項目組成員，互通有無，進行項目有效溝通，建立起符合本校特色的手機圖書館系統(tǒng)，實現(xiàn)讀者服務的個性化、專業(yè)化、特色化。
2手機圖書館建設項目管理的特點
（1）項目的相對性。相對于高校圖書館而言，同一個項目有兩個方面：圖書館自身人員構(gòu)成圖書館業(yè)主的一個項目，而供貨商或運營商成為另一個項目。
（2）項目的獨特性。手機圖書館建設是具有獨特性的，是高校前期的數(shù)字圖書館建設的延續(xù)與補充，因為讀者資源各高校不盡相同，所以建立的系統(tǒng)都各自具有自身的特點，作為其中的手機圖書館建設也會因自身內(nèi)部、外部條件，在時間和地點等方面區(qū)別于其他項目，項目過程也總是獨一無二的。
（3）項目的臨時性。在手機圖書館建設實施項目的全過程里，人數(shù)以及成員及其職責是不斷變化的，參與的人員不一定限定于數(shù)字圖書館建設部門，有可能還會加入其他部門的成員，如采編、期刊、流通等部門人員，項目組織沒有很嚴格的界定，當手機圖書館建設項目完成，其他部門的成員可能會回到其部門工作，手機圖書館建設項目團隊解散。
（4）項目的目標性。手機圖書館建設項目必須有確定的目標，有明確的時間限定，什么時候開始項目建設，什么時候結(jié)束；達到何種服務要求，學生和教師在手機圖書館系統(tǒng)里可以得到什么樣的服務，獲取到什么樣的信息以及知識。手機圖書館建設項目在一定的條件下（如現(xiàn)有的數(shù)字圖書館建設資源）完成項目建設，不要溢出現(xiàn)有的數(shù)字圖書館系統(tǒng)。
（5）項目的約束性。手機圖書館建設項目受到前期圖書館數(shù)字化建設的約束，前期圖書館在數(shù)字化建設過程中建立了哪些數(shù)字化信息模塊等都是制約手機圖書館建設項目達到何種結(jié)果的約束條件。
（6）項目的一次性。手機圖書館建設項目是一次性完成的，絕不能推倒重來，否則不僅浪費了寶貴的資金，也造成了數(shù)字化圖書館資源的浪費。因此，對于手機圖書館項目運作而言，有較大的風險和不確定性。
（7）項目的系統(tǒng)性和整體性。手機圖書館建設項目是獨立的，但是作為圖書館數(shù)字化系統(tǒng)中的一個重要組成部分，手機圖書館建設項目必須與圖書館數(shù)字化建設形成一個系統(tǒng)工程。手機圖書館建設項目中的所有活動都是一個整體，而這些活動彼此之間都是相互關聯(lián)的，如果某些活動缺失則會影響甚至損害到手機建設項目的最終實現(xiàn)，而與其無關的活動是不需要的。
（8）項目的相對獨立性。在數(shù)字化圖書館整體建設過程中，手機圖書館建設項目是相對獨立的。因為各高校的學科建設以及學校特色的不同，針對于類似的項目只能是借鑒，沒有完全可照搬與復制的可能性。
（9）項目的生命周期性。手機圖書館建設項目有項目周期，即計劃、實施、結(jié)束，但手機圖書館建設項目與其他重復性工作又有一定的區(qū)別，即手機圖書館建設項目有明確的起點和終點。
（10）項目的多變性。外部條件及階段結(jié)果的不確定性和多變，使項目具有多變性。
（11）項目的相對重要性。與圖書館業(yè)務不同，手機圖書館不是一般性工作，而是圖書館服務一個很重要的組成部分，項目需要學校領導以及圖書館領導的重視及重點保證。
3手機圖書館建設項目中的核心點管理
從項目管理學來說，項目范圍、時間、成本和質(zhì)量是項目管理的四大核心要素,它們形成了具體的項目目標；人力資源、溝通、風險和采購則是項目管理的輔助要素,項目目標是通過這些輔助要素來實現(xiàn)的。而在手機圖書館建設項目中的關鍵點為費用、質(zhì)量以及風險控制，相對應于項目管理來說即是項目費用管理（ProjectCostManagement）、項目質(zhì)量管理（ProjectQualityManagement）以及項目風險管理（ProjectRiskManagement）。
3.1項目費用管理
手機圖書館建設項目的費用管理主要是在學校批準預算的條件下，保證手機圖書館建設項目的保質(zhì)保量按期完成，其中包含：費用估計、費用預算以及費用控制。在手機圖書館建設項目中，要改變傳統(tǒng)的費用管理模式，從被動核算管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥男б嫘徒?jīng)費管理，進行系統(tǒng)的經(jīng)費運算與動靜相結(jié)合的管理模式，把費用管理模式貫穿于整個手機圖書館建設項目之中。有效地與上級溝通使得相關領導認識到手機圖書館是當前技術發(fā)展趨勢下數(shù)字圖書建設中必不可少的一部分，從而獲得資金以及其他方面的支持。
3.2項目質(zhì)量管理
在手機圖書建設過程中質(zhì)量管理的好壞影響到最終結(jié)果的實現(xiàn)，利用質(zhì)量控制來監(jiān)督整個項目運作以及最終的實施結(jié)果，將最終結(jié)果與最初的制訂計劃標準進行比較，看是否形成差距，如果形成差距，則需要分析造成這種差距的主要原因在哪里，并加以修正。在手機圖書館建設項目中應采取的方法主要有如下幾點：（1）質(zhì)量的控制。質(zhì)量控制由以下7點構(gòu)成：選擇手機建設項目中的核心技術點，即就是選用質(zhì)量監(jiān)控的對象；選擇哪些資源進入手機圖書館，即需要檢測的質(zhì)量特性值；確定技術標準，采取什么樣的技術手段，達到什么樣的標準與特性；確定哪些技術標準適合本校的手機圖書館的測試手段；在試運行階段進行系統(tǒng)測試，并記錄測試數(shù)據(jù)以及結(jié)果；分析實際與前期制定標準之間存在差異的原因；采取什么樣的技術手段對導致結(jié)果與初期不符的原因進行糾錯。（2）質(zhì)量控制技術的選用。利用各種方法對調(diào)查的質(zhì)量進行控制，保證調(diào)查結(jié)果的可靠性。（3）合同管理。在與某些服務商簽訂合同過程中，需要對提供產(chǎn)品的質(zhì)量作出規(guī)定，如提供時間、期限、技術服務內(nèi)容、服務時長、響應時間、技術更新時間等，都要做詳細規(guī)范的規(guī)定。（4）自建手機圖書館系統(tǒng)電子資源質(zhì)量的管理。對自建數(shù)據(jù)庫的一些錄入規(guī)范、圖文要求等也要進行確定，并進行實時控制。（5）人員質(zhì)量的控制。對系統(tǒng)管理人員、操作人員需要進行專業(yè)的培訓，確保人員具備相關的知識水平，對所服務的對象也要進行相關培訓，如操作培訓、使用技巧以及自身客戶端故障判斷等。（6）質(zhì)量反饋。及時對手機圖書使用用戶滿意度以及適用性等進行調(diào)查、走訪，針對于系統(tǒng)運行質(zhì)量問題，及時地改正與修復。
3.3項目風險管理
風險管理在項目管理中是綜合性的管理工作，是針對各種不確定因素影響項目整體的管理方法。在手機圖書館建設項目中，一般會存在以下一些風險：（1）資金風險。高校項目的特點往往是先規(guī)劃，申報資金，獲取資金，項目實施。如果資金獲取時間過長就會影響項目的實施。除此之外，在項目實施過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)追加資金的現(xiàn)象，如何合理地利用資金也是一個很重要的問題，處理不好就會導致項目資金風險。（2）質(zhì)量風險。由于手機圖書館不僅僅依靠前期圖書館自己的數(shù)字資源建設，還要依靠ISP服務提供商在其網(wǎng)絡實現(xiàn)手機圖書館的功能，因為無線網(wǎng)絡的好壞、通信信號的好壞等，都決定著項目的質(zhì)量（3）技術手段的風險。手機圖書館在我國還是一個新興的系統(tǒng)，如果利用高校圖書館自身的電子資源來完成本校的手機圖書館建設，則要看本館是否采用最先進的計算機技術和網(wǎng)絡技術。技術手段的先進與否，將直接影響手機圖書館建設的質(zhì)量。（4）安全風險。主要來源于網(wǎng)絡與軟件病毒風險。（5）知識產(chǎn)權風險。手機圖書館建設工程中隨意下載轉(zhuǎn)發(fā)文獻，可能會導致知識產(chǎn)權問題。
作者：翟玲單位：西安科技大學圖書館
