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一、信息化的人事檔案管理的優(yōu)越性

1.信息化的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度。由于人事檔案是動(dòng)態(tài)性的，需要人事檔案工作者，對于發(fā)生變動(dòng)的人事信息進(jìn)行及時(shí)記載，實(shí)行信息化人事檔案管理以后，一旦有人事變動(dòng)，檔案管理工作人員就可以在人事信息模型板塊中輕松而又快速地登錄變動(dòng)人事信息，從而使得人事信息記載更為全面、準(zhǔn)確，防止因工作繁忙造成信息登錄不及時(shí)，造成人事檔案的缺檔或斷檔。

2.信息化的搜索功能可以快速查詢?nèi)耸聶n案信息，為領(lǐng)導(dǎo)擬定員工培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實(shí)的依據(jù)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，過去由于人事信息檔案只有紙質(zhì)化的檔案，檔案多而雜，不少單位的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行一些人事決策或者人事處理時(shí)，想要在短時(shí)間快速了解全面或個(gè)人的人事檔案信息是一件非常困難的事。而信息化的查詢功能就可以有效解除領(lǐng)導(dǎo)的這個(gè)煩惱，無論是要想了解員工什么方面的信息，只要鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)，就可以及時(shí)查詢到各方面的信息，從而為員工培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施績效管理、合理組合人才等方面提供詳實(shí)的依據(jù)

3.信息化的提醒功能，可以及時(shí)提醒員工退養(yǎng)、退休等事宜。由于一個(gè)單位的員工較多，哪些員工什么時(shí)候可以退養(yǎng)、哪些員工什么時(shí)候可以退休，僅憑人事管理工作者的頭腦記憶不是一件簡單的事情。由于信息化具有備忘提醒的功能，如果將所有的人事檔案全面實(shí)行信息化管理，就可以利用信息化來提醒人事管理工作者及時(shí)為退養(yǎng)、退休人員辦理手續(xù)，防止因工作繁忙造成工作的疏忽或耽誤

二、人事檔案信息化建設(shè)建議

1.開展人事檔案信息化建設(shè)，需加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。人事檔案信息化建設(shè)是一個(gè)大規(guī)模應(yīng)用信息技術(shù)的過程，在某種程度上可以說，信息化水平的高低，一方面取決于其所應(yīng)用的信息技術(shù)水平的高低，另一方面又取決于開發(fā)利用信息技術(shù)的管理者水平的高低。因此，各單位需盡快建立一支高素質(zhì)、高科技專門人才為骨干的人事檔案隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。目前應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作者信息意識的培養(yǎng)，提高檔案人員處理信息的能力，熟練運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。

2.開展人事檔案信息化，需加大安全保密工作的力度。針對目前人事檔案工作者普遍缺乏計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的基本知識，各單位應(yīng)大力住教育、抓制度、抓防范。經(jīng)常性地組織人事檔案工作者，開展計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的教育活動(dòng)，不斷增強(qiáng)檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力。還要結(jié)合本單位的實(shí)際盡快制定出計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的具體實(shí)施辦法，真正做到有法可依，有章可循。同時(shí)，為防止人事信息傳播中的非法訪問，非法收集和刪除破壞等現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口部位安裝監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行檢測與維護(hù)，還要定期對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，確保人事信息萬無一失。

作者：崔英姬單位：延邊紅十字中心血站