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一、會議管理的重要性

我們常常聽到公共組織特別是國家機(jī)關(guān)的同志們抱怨，“文山會?？彀盐覀儔嚎辶?、淹死了”?？梢娢募?a href="http://bjhyfc.net/lunwen/xinzhen/gong/201207/740447.html" target="_blank">會議是公共組織中令人生畏的兩件事情。據(jù)NetMeeting調(diào)查，美國上班族每周平均參加十個會議，約占每周工作時間一到一天半，經(jīng)理人每周有一半以上時間在開會，57%的上班族開會前心情緊張，上班族普遍認(rèn)為平均一半的會議時間是浪費(fèi)的。而我們國家機(jī)關(guān)開的會無論是頻率還是時間恐怕都不會低于這個數(shù)字，據(jù)有的同志統(tǒng)計，各種會議平均下來大約一天一個會議還要多。有人提出削平文山、填平會海，甚至取消會議。談何容易？現(xiàn)在讓我們想象一個從年初到年尾沒有會議的公共組織，恐怕我們不敢想象。因為會議好象雖然討厭，但是我們又離不了。

（一）會議的意義表現(xiàn)在哪些方面

會議是一個集思廣益的渠道。會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水平的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。會議顯示一個組織或一個部門的存在。會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。會議是一種群體溝通的方式。開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其它溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會議在中國還有象征意義。我國召開的一些會議，其形式上的意義要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實質(zhì)上意義，更多地表現(xiàn)為一種符號，表明一種態(tài)度，所以我們就有層層開會以示重視的現(xiàn)象。

（二）會議又具有哪些作用

開展有效的溝通。會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。傳達(dá)信息。通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其它部門的相關(guān)信息。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾。許多公共組織的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。

（三）達(dá)成協(xié)議與解決問題

資源共享。利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意。開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵士氣。年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公共組織上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位。領(lǐng)導(dǎo)為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。一位哲人說過，如果你不能消滅一件東西，就要學(xué)會和它和平相處。既然我們離不開會議，就必須對它們進(jìn)行研究，掌握其中的規(guī)律，提高會議的效率?？梢?，會議管理已經(jīng)成為公共管理中的一個不可忽視、值得研究的課題。

二、會議管理的一般規(guī)律

會議管理有哪些規(guī)律呢？先從效率不高的會議開始說起，經(jīng)學(xué)者研究。所以要提高開會效率，必須在上述七個方面明確或者提高。具體而言，要提高效率，需要在下列幾個方面予以注意：

（一）會議的時間安排規(guī)范

1、上午8-9點之間，正是員工從家到組織或者部門，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工響應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。2、上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。3、上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。當(dāng)然，員工需要午休的時間除外。4、下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。5、根據(jù)心理學(xué)和一般的常識而言，人的注意力最長不超過45分鐘，所以與會者發(fā)言最好不要超過45分鐘，整個會議不要超過90分鐘，因為會議需要超過90分鐘的，一定要中間安排休息。這也是符合人的生理需要。但是，這種中間休息要考慮衛(wèi)生間的容量，如果容量不夠，則要壓縮時間，防止出現(xiàn)會場內(nèi)外人們川流不息、影響會議氣氛的現(xiàn)象。

（二）會議規(guī)范

會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：1、所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。2、超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。3、所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。4、準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。5、各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。6、所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。7、意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。8、會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。9、所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。10、必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。

（三）固定的會議流程規(guī)范

固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。1、一個中心它是指整個會議的議程，包括：（1）會議的開始，具體包括致歡迎詞、闡明會議目的、交流會議議程、介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度、指定會議記錄人等。（2）進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，如議程一、議程二、議程三等，具體包括分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)等。（3）結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)、安排下次會議等。2、兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。在中國，會前的準(zhǔn)備非常重要，因為中國許多會議其實是“會而不議”，會議的程序性較強(qiáng)而實質(zhì)性不足，所以會前的溝通、了解各方的意見是開好會議的前提和關(guān)鍵。而會后的跟蹤也往往被忽視，會議決議執(zhí)行不了成為許多組織的通病，所以會后及時整理會議決議，并確定執(zhí)行部門、責(zé)任人和完成時限就非常重要。

三、反思

運(yùn)用上述規(guī)律對照文章開始的會議，則不難發(fā)現(xiàn)，會議選擇的時間恰好是最不適宜開會的下午3—5點鐘，而且時間過長，參加人數(shù)眾多，未能充分考慮與會者注意力集中的時間與生理耐受的時間是會議未能維持良好氛圍的重要原因。再反思我們許多公共管理機(jī)構(gòu)的會議，有多少會議是必須開的，有多少是可開可不開的？有多少是超過時間規(guī)律的？有多少是沒有準(zhǔn)備的臨時會議？有多少是會后沒有任何效果的？看來是需要梳理我們公共管理機(jī)構(gòu)的會議并且進(jìn)行有效管理的時候了，但愿此文是引玉的小磚。