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摘要:就對(duì)工程檔案整理方面的認(rèn)識(shí),些根據(jù)檔案歸檔要求,結(jié)合目前的公路工程檔案現(xiàn)狀,談一些在工程檔案管理方面的看法。

關(guān)鍵詞:公路工程;檔案管理;驗(yàn)收;項(xiàng)目

公路工程建設(shè)檔案是一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)到施工、竣工等全過(guò)程的真實(shí)記錄和客觀反映,這些技術(shù)檔案資料,對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)督及今后的道路規(guī)劃、維修及改擴(kuò)建具有重要的意義。

1檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收中存在的問(wèn)題

工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證原始資料不齊全,有用復(fù)印件替代原件現(xiàn)象,且在復(fù)印件上未能體現(xiàn)出原文出處;竣工圖文件編制不夠規(guī)范,變更部分沒(méi)有充分體現(xiàn),不能真正反映竣工后的工程實(shí)際情況;施工原始簽證資料的格式、填寫(xiě)不規(guī)范,內(nèi)容有失真現(xiàn)象;資料的跟蹤收集不及時(shí),竣工資料編制時(shí)間長(zhǎng)、效率低、費(fèi)用高;文件分類(lèi)及編制規(guī)則不統(tǒng)一;工程資料檢查手段落后、工作強(qiáng)度大、檢索效率低。

2問(wèn)題存在的主要原因

(1)工程檔案資料的管理沒(méi)有形成制度。工程實(shí)施過(guò)程中,施工隊(duì)伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁,工程資料的交接制度不完善,有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn),資料整理困難。

(2)工程管理人員和檔案管理人員對(duì)相互的業(yè)務(wù)不熟悉,各單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書(shū)檔案管理的方式,內(nèi)業(yè)資料整理過(guò)程中的重復(fù)返工現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。

(3)缺乏高科技的信息化技術(shù)手段對(duì)工程資料進(jìn)行管理、利用和編制竣工資料。

除此之外,各單位的管理水平,也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業(yè)的管理一樣,都是工程建設(shè)管理的重要組成部分,在工程外業(yè)一開(kāi)始就應(yīng)嚴(yán)格按照竣工驗(yàn)收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號(hào),做到“邊整理、邊歸檔”,達(dá)到工程完成竣工文件即編制完成的目的。

3提高公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的途徑和方法

3.1加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范檔案管理

加強(qiáng)工程檔案制度建設(shè)是使檔案工作邁向科學(xué)化、規(guī)范化的關(guān)鍵,在檔案管理工作中要形成一種制度。

(1)加強(qiáng)過(guò)程控制。堅(jiān)持建路與建檔同步發(fā)展,抓檔案質(zhì)量的關(guān)鍵階段應(yīng)當(dāng)在檔案形成過(guò)程,而非事后。公路工程檔案是公路建設(shè)中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄,是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步,在工程建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行過(guò)程管理,建立健全的項(xiàng)目檔案,從項(xiàng)目籌劃到工程驗(yàn)收各環(huán)節(jié),都要嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔,杜絕工程結(jié)束后“補(bǔ)檔案”的不當(dāng)行為發(fā)生。

(2)加強(qiáng)檔案的合同管理。公路工程建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包給承包方時(shí),建議在工程合同中訂立檔案管理?xiàng)l款,明確公路工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。

(3)工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須把項(xiàng)目檔案管理納入其職責(zé)范圍、工作計(jì)劃和工作程序中。要明確工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案主要責(zé)任人,對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,保證工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的完整、真實(shí)和安全適用。

(4)工程檔案不能單獨(dú)依靠檔案管理部門(mén)去管理,可以建立全方位的工程檔案檢查、監(jiān)督、技術(shù)咨詢、指導(dǎo)管理體系。每個(gè)項(xiàng)目可成立由業(yè)主、監(jiān)理、檔案管理人組成的督導(dǎo)小組,擔(dān)負(fù)對(duì)工程檔案工作制度的學(xué)習(xí)、宣傳及監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作,并由具體的質(zhì)量保證部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)督辦。

a(5)工程檔案資料的收集整理工作列入工程參建各方工作實(shí)績(jī)的考核項(xiàng)目。定期檢查評(píng)比,優(yōu)勝者給予獎(jiǎng)勵(lì),建議設(shè)立工程檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收保證金,將竣工檔案的編制工作與計(jì)量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來(lái),可規(guī)定如不通過(guò)工程檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收或不能及時(shí)完成檔案的整理歸檔,不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金,以此保證竣工檔案及時(shí)、順利地通過(guò)驗(yàn)收。

3.2重視檔案人才的培養(yǎng),努力提高公路建設(shè)檔案人員的素質(zhì),一方面要加強(qiáng)檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)運(yùn)用的教育,檔案人員以學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行現(xiàn)行《細(xì)則》為契機(jī),使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類(lèi)、排列、歸檔范圍及檔號(hào)編制等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)更加精深;另一方面要用現(xiàn)代化的知識(shí)和管理手段來(lái)武裝檔案工作者,尤其是要加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件歸檔與電子檔案管理方面知識(shí)和技能的培養(yǎng),使檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。為此,對(duì)現(xiàn)有的檔案人員,可以通過(guò)進(jìn)修、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí),與其他單位開(kāi)展交流等方式,不斷拓寬其知識(shí)面,增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

3.3加速推進(jìn)工程檔案信息化管理,早日實(shí)現(xiàn)文檔一體化傳統(tǒng)的工程檔案管理是基于人工的管理過(guò)程,管理效率低下,檔案檢索、查找和利用十分不便,在編制竣工檔案過(guò)程中需投入大量的人力、物力,編制周期長(zhǎng)、出錯(cuò)率高,編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔,無(wú)法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料,很多的資料、檔案都成了“死”資料“、死”檔案,這就要求我們要緊跟時(shí)展,盡快采用信息化技術(shù),確保具有保存價(jià)值的電子文件(檔案)信息,真實(shí)、完整、安全地保存在檔案管理部門(mén),我們工程檔案人員下一步要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應(yīng)用模式,早日使我們的工程檔案實(shí)現(xiàn)文檔一體化,充分體現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)和與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神,為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)。超級(jí)秘書(shū)網(wǎng)

3.4重視項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用,加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的編研項(xiàng)目檔案是本單位工程建設(shè)科技資源的優(yōu)勢(shì)所在,我們花費(fèi)大量時(shí)間和心血積累的文件材料,實(shí)際上是積累項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。項(xiàng)目檔案是否得到有效的選用,應(yīng)作為衡量和檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理水平和項(xiàng)目檔案發(fā)揮作用大小的重要尺度。

4結(jié)束語(yǔ)

公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理,關(guān)鍵在于加強(qiáng)過(guò)程控制,堅(jiān)持建路與建檔同步發(fā)展;強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢服務(wù);深入開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育,全面提高檔案人員的整體素質(zhì);著力研究檔案信息一體化管理;重視檔案的開(kāi)發(fā)利用,使得科技專(zhuān)業(yè)資料來(lái)源于實(shí)踐,又應(yīng)用于實(shí)踐,為建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)營(yíng)、管理及今后的養(yǎng)護(hù)、維修提供可靠依據(jù),更好地為后人服務(wù)。