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一、民政檔案管理的特點

民政檔案資料數(shù)量大、種類多民政工作是面向社會廣大階層的具體工作，擔(dān)負(fù)維護社會穩(wěn)定、提升民生水平的艱巨任務(wù)。由于工作內(nèi)容涉及婚姻管理、擁軍、部隊轉(zhuǎn)業(yè)安置等具體內(nèi)容，因此對應(yīng)的民政檔案數(shù)量很大。在過去使用紙質(zhì)材料的年代，由于各種登記表格都由當(dāng)?shù)卣畽C關(guān)或者民政管理部門單獨設(shè)計并印制，因此，普遍存在原始資料數(shù)量眾多、格式不統(tǒng)一的問題。上述情況都增加了民政檔案管理的難度，提高了不同部門、地區(qū)檔案調(diào)取、查閱的困難性。

二、民政檔案管理工作推進信息化的必要性

1、檔案信息化建設(shè)是大勢所趨

民政檔案的信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范化管理是一種相輔相成的關(guān)系，檔案信息化是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件。信息化的浪潮始于上個世紀(jì)的80年代，隨著cd唱片、音樂、影視作品等資料的數(shù)字化，人與人之間的文件傳輸和數(shù)據(jù)交換已經(jīng)離不開電腦和網(wǎng)絡(luò)。在這種大背景下，只有大力加強國內(nèi)的民政檔案信息化進程，才能跟上時代的步伐。在很多地區(qū)，民政檔案管理方式落后，是阻礙檔案工作效率提升的重要原因。如果缺乏信息化手段的支撐，檔案在不同部門、不同地區(qū)之間的交換和轉(zhuǎn)移都必須付出極大的物質(zhì)代價和時間成本。同樣，現(xiàn)代年輕人都習(xí)慣網(wǎng)絡(luò)化生存，讓民眾通過網(wǎng)絡(luò)的手段對相關(guān)檔案進行查詢可以極大的提高民政部門政務(wù)公開的水平，提升民眾的滿意度。因此，為了跟上時代前進的步伐，我們必須在檔案信息化工作方面投入更多的資金和精力。

2、工作方式的改變促使檔案管理信息化

馬克思主義經(jīng)濟學(xué)告訴我們，生產(chǎn)關(guān)系要適應(yīng)生產(chǎn)力的需要，要隨著生產(chǎn)要素和生產(chǎn)工具的變化而變化。隨著個人計算機、移動設(shè)備、智能手機的普及，民政檔案的載體與工作方式已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，電子文件、電子簽名等最新技術(shù)也開始大量應(yīng)用在檔案管理工作的方方面面。文件的起草、簽發(fā)、辦理、歸檔等運作過程都可在計算機和網(wǎng)絡(luò)中進行，這樣使得檔案的前身以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在。因此，民眾生活形態(tài)和政府部門工作方式的轉(zhuǎn)變對新時代的檔案工作提出了更高的要求。要順應(yīng)這種改變，最直接的方式就是要借助信息化的手段對民政檔案進行有效管理，通過加強計算機硬件建設(shè)、完善檔案文件數(shù)據(jù)庫、普及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用等手段，更新檔案管理的手段。

三、推動民政檔案信息化工作的主要措施

1、推進民政領(lǐng)域原始資料電子化

民政領(lǐng)域的原始資料電子化是一項艱巨的任務(wù)，因為民政部門的工作是面向社會廣大階層展開的，同時還擔(dān)負(fù)維護社會穩(wěn)定、提升民生水平的重大責(zé)任。由于工作內(nèi)容涉及婚姻管理、擁軍、部隊轉(zhuǎn)業(yè)安置等具體內(nèi)容，在過去普遍存在原始資料數(shù)量眾多、格式不統(tǒng)一的問題。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展對解決這一情況帶來了希望和契機，大力推行民政采集資料的無紙化工作，可以顯著降低基層工作人員的強度。同時，在電子資料收集的過程中，要特別注意相關(guān)存儲介質(zhì)的保存，避免因為硬件丟失和損壞而造成資料的破壞和泄密。同時，應(yīng)制定緊急情況應(yīng)對預(yù)案，定期對資料進行備份和更新，防止各種不可抗力而造成數(shù)據(jù)工作推倒重來。加大投入力度，盡快建立民生檔案全文數(shù)據(jù)庫，完成所有婚姻(含離婚、領(lǐng)寄養(yǎng))檔案的電子錄入工作，從而實現(xiàn)查詢檔案不進庫房，不翻閱紙質(zhì)材料，及時為群眾提供查閱服務(wù)。

2、加快民政檔案管理工作的意識轉(zhuǎn)變

民政檔案工作者一般年齡較大，對新興事物的看法較為落后，對新技術(shù)的應(yīng)用有一種與生俱來的恐懼感，害怕自己的工作能力被計算機等技術(shù)手段所取代。同時，檔案工作者的環(huán)境較為封閉，相比較其他行政工作人員，與社會接觸較少。因此，在實際工作中，一方面我們要努力開拓自己的視野，堅持在工作中學(xué)習(xí)，活到老學(xué)到老，努力讓自己跟上時代的發(fā)展和社會的進步。另一方面，各民政部門要加強組織，加大對檔案工作者的培訓(xùn)力度，將最新的技術(shù)知識和行業(yè)趨勢及時傳達到基層，努力學(xué)習(xí)中國特色的社會主義理論，踐行科學(xué)發(fā)展觀，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。

3、加大培訓(xùn)力度，提高民政工作者信息化能力

俗話說的好，科學(xué)知識才是第一生產(chǎn)力，只有熟練掌握檔案信息化的最新知識與核心技能，才能切實推進檔案信息化建設(shè)。隨著時代的進步，民政工作的服務(wù)對象不斷擴大，大部分居民的衣食住行、生活保障都與民政工作息息相關(guān)。同時，民政檔案的信息化進程也加大了檔案管理工作的專業(yè)性和難度，民政檔案工作人員的能力和水誰也必須隨之提升。要為檔案管理工作配置專業(yè)專職的工作人員，必須從單位員工當(dāng)中選取責(zé)任心強，熟悉業(yè)務(wù)的干部擔(dān)任。同時，積極組織相關(guān)工作人員參加各種檔案管理工作的培訓(xùn)，加強職業(yè)道德的相關(guān)教育，增強他們的保密意識和觀念，同時提升專業(yè)技術(shù)水平。通過密切與當(dāng)?shù)貦n案局的聯(lián)系，讓檔案局為民政部門組織專場工作培訓(xùn)。注重對民政檔案管理過程中碰到的檔案入檔、檔案保管、檔案轉(zhuǎn)移等具體內(nèi)容進行理論培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)和經(jīng)驗傳授。培訓(xùn)內(nèi)容要貼近當(dāng)?shù)孛裾ぷ鞯膶嶋H與民生環(huán)境的具體情況，強調(diào)專業(yè)性與針對性，避免泛泛而談，空洞無物。在培訓(xùn)后，要組織開展相應(yīng)的考試和測試，及時鞏固所學(xué)的知識，對于不合格的學(xué)員，單位要單獨組織輔導(dǎo)。

4、提升硬件配備，充實檔案館藏資源

各級政府和民政部門必須加大資金投入，推進檔案基礎(chǔ)設(shè)施全面改善。在硬件設(shè)施方面，可以為工作人員配置數(shù)碼相機，用于改善檔案的裝備;購置打印機，用于檔案掃描工作;配置專用電腦和智能手機終端，用于加快檔案目錄文件級錄入與“國八條”專項任務(wù)存檔工作。通過財政核算下?lián)茏銐虻馁Y金，用于購買檔案柜、檔案箱、除濕機、打碼機等檔案管理方面的專業(yè)設(shè)備。有條件的單位還要為設(shè)立專門的檔案室，為檔案配置特別的空調(diào)。同時，通過將歷史資料掃描入庫，整理歸檔的方式，加快豐富檔案館藏資源，充實庫房存量。新時期對民政檔案管理工作提出了全新的要求，具體而言，一方面我們要認(rèn)真做好館藏檔案資源建設(shè)工作，全面推進檔案資源的立體化、具體化、層次化。通過加大財政投入，重建、改建檔案基礎(chǔ)設(shè)備，并調(diào)派人員、增加人手，全面充實檔案工作管理隊伍。成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以責(zé)任制形式加快檔案整理力度。加快民政單位歷史資料清理工作進程，推進“歷史欠賬”檔案的整理進度。集中資源，Nlanagement}企業(yè)管，里有的放矢，針對性的加大對民政領(lǐng)域重大活動、重要事件照片檔案的收集力度。

四、結(jié)語

信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，讓民政檔案管理工作的方式發(fā)生了翻天覆地的轉(zhuǎn)變，給民政檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)。作為一名合格的民政檔案管理工作人員，在困難面前我們必須堅持不害怕、不逃避的優(yōu)良作風(fēng)，努力增強為民服務(wù)的觀念，努力提升檔案管理的技術(shù)水平。同時，要時刻牢記民政檔案管理工作的要點，并結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，在管理過程中發(fā)揮主觀能動性，積極開創(chuàng)、實踐新型的檔案管理方法，為我國的民政工作和民生事業(yè)做出自己應(yīng)有的一點貢獻。

作者：雷立梅單位：福建福安市民政局