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一、檔案工作的發(fā)展變化

1檔案工作模式的變化

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以本館的實(shí)體檔案館藏為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案接收、整理、鑒定、保管提供利用和編研等工作,檔案管理工作主要是人與實(shí)體文獻(xiàn)的結(jié)合。新時(shí)期數(shù)字化、信息化時(shí)代的檔案管理工作內(nèi)容得到了極大的豐富和擴(kuò)展,檔案工作內(nèi)容增加了檔案信息資源的數(shù)字化工作、電子載體文檔的接收、整理、保管、開發(fā)利用工作,網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)利用工作。新時(shí)期檔案工作其工作模式主要是人與計(jì)算機(jī)的結(jié)合,現(xiàn)代化信息技術(shù)滲透到檔案管理工作的大多數(shù)環(huán)節(jié),檔案管理人員借助于計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)來獲取大部分檔案信息或提供檔案信息服務(wù)。

2檔案工作服務(wù)方式、服務(wù)理念的變化

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)是以檔案館為中心,以進(jìn)館查詢本館實(shí)體檔案文獻(xiàn)為主莊要是依靠手工檢索、手工調(diào)閱、手工傳遞文件同一時(shí)間段一般只能服務(wù)于某一特定地履行了相關(guān)手續(xù)的用戶。用戶需求的滿足單純依賴于檔案部門。新時(shí)期隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展檔案管理部門依托數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)可以為用戶提供多途徑快捷、有效的信息服務(wù)河以多方面滿足用戶的信息需求。傳統(tǒng)檔案管理工作的重點(diǎn)是檔案信息資源的保管維護(hù)、利用新時(shí)期,隨著學(xué)習(xí)型社會(huì)的到來檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和信息資源在文化傳承和發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用,越來越被人們和社會(huì)高度重視。如何在有效保管、維護(hù)所掌握大量檔案信息資源的基礎(chǔ)上合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)搞好檔案宣傳工作搞好檔案編研工作深層次開發(fā)檔案信息資源的價(jià)值適應(yīng)社會(huì)大眾全方位利用的需要轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)的方式轉(zhuǎn)變服務(wù)理念更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、精神文明建設(shè)服務(wù)已成為檔案部門的重要任務(wù)。

二、檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

科技的迅猛發(fā)展網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的廣泛運(yùn)用促進(jìn)了知識(shí)的大交叉、大融合。新時(shí)期檔案工作的發(fā)展變化對(duì)檔案管理人才的素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)等提出了更高的要求。要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求新時(shí)期的檔案管理人才必須具備以下素質(zhì)。

1必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)以及與檔案專業(yè)相近、相關(guān)專業(yè)的知識(shí)

檔案工作屬于專業(yè)性管理工作啟有自身的特點(diǎn)、規(guī)律、社會(huì)職能。檔案管理人員只有掌握扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)在工作中遵循其特點(diǎn)、規(guī)律,才能做好文件的處理與控制,檔案的鑒定與整理檔案的保管與維護(hù),充分發(fā)揮自身的能力把檔案管理工作做好。從學(xué)科上講檔案專業(yè)與文秘專業(yè)、圖書情報(bào)專業(yè)是相互獨(dú)立的,但現(xiàn)實(shí)工作中特別是新時(shí)期科技的發(fā)展促進(jìn)了知識(shí)的交叉與融合。隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用在檔案管理工作中文書處理與檔案管理這兩項(xiàng)原本相互獨(dú)立的工作已逐漸合為一體。新時(shí)期要實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求檔案管理人員除了具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)外還必須具備與檔案專業(yè)相近、相關(guān)專業(yè)的知識(shí)。另外檔案管理人員還必須具備一定的本單位所從事的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的專業(yè)知識(shí),對(duì)本單位所從事專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的形成、發(fā)展規(guī)律有一定的認(rèn)識(shí),及時(shí)把握文件、檔案活動(dòng)情況適時(shí)進(jìn)行介入和前端控制,以確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性,以便更好地完成檔案的搜集、分類、整理、編目為以后檔案的管理與利用打好基礎(chǔ)。

2具備較強(qiáng)的電子檔案管理技能

辦公自動(dòng)化的普及,電子文件的大批量生產(chǎn)使得每位檔案工作者既要完成傳統(tǒng)的日常檔案管理工作,又要應(yīng)對(duì)電子檔案的維護(hù)與管理工作。由于電子檔案文件產(chǎn)生的環(huán)境、產(chǎn)生的流程、記錄形式與傳統(tǒng)檔案的不同,以及社會(huì)對(duì)檔案信息需求的不斷增長(zhǎng),電子文件的管理、利用已成為檔案管理工作中一個(gè)重要的新的領(lǐng)域。對(duì)此檔案管理人員要深刻理解電子文件給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn),充分認(rèn)識(shí)到電子文件管理知識(shí)在檔案管理專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的重要地位。檔案管理人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)管理能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí),掌握檔案管理自動(dòng)化知識(shí),掌握檔案檢索語言以及信息存儲(chǔ)技術(shù)掌握辦公自動(dòng)化有關(guān)設(shè)備的實(shí)際操作熟練使用業(yè)務(wù)軟件,掌握新時(shí)期全面系統(tǒng)的檔案管理策略和具體的管理方法、管理技能具備較高的人文素質(zhì)和知識(shí)評(píng)鑒水平做好電子文件的管理工作合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展變化。

3具有較好的溝通協(xié)調(diào)能力

檔案管理部門的工作能否順利進(jìn)行開展,有賴于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和單位各部門的通力合作。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)CANGSANG對(duì)檔案工作的重視和支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。一個(gè)單位的檔案是由單位各個(gè)部門的檔案組成。要想投放齊全的檔案離不開單位各個(gè)部門的支持與協(xié)作這就需要檔案管理人員與其他部門積極協(xié)作,使該歸檔的檔案得到及時(shí)的歸檔避免造成檔案的缺失避免給檔案后續(xù)工作造成不便。檔案工作人員良好的溝通協(xié)調(diào)能力,可以促使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案工作的詳細(xì)情況,及時(shí)解決檔案工作中需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助解決的問題。檔案工作人員具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力河以在相關(guān)制度的保障下協(xié)調(diào)好方方面面的關(guān)系達(dá)到對(duì)單位各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,促使檔案管理部門與檔案形成部門建立起雙向有效的溝通渠道,在協(xié)商和共識(shí)的基礎(chǔ)上落實(shí)文件全程管理,促使檔案管理部門在檔案工作流程中積極地適時(shí)地進(jìn)行前端介入和控制將電子文件整個(gè)生命周期納入統(tǒng)一的管理,以確保檔案形成的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性,共同提高檔案工作的效率。

4具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力

新時(shí)期科技的迅猛發(fā)展,使檔案管理工作成為一項(xiàng)知識(shí)不斷更新且實(shí)踐性、操作性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員只有具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理手段往意對(duì)日常工作進(jìn)行總結(jié)與反思并從多角度分析檔案工作中存在的優(yōu)點(diǎn)與不足,運(yùn)用所學(xué)知識(shí)對(duì)工作實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)并從中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),才能進(jìn)一步完善自身的知識(shí)體系,進(jìn)一步提高自己的管理技能。新時(shí)期是一個(gè)學(xué)習(xí)型社會(huì)和終身教育的時(shí)代具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,才能不斷拓寬自己的視野,圍繞檔案工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、專業(yè)領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài),及時(shí)捕捉新的知識(shí)信息深度挖掘集思廣益,通過思想的碰撞匯聚檔案工作發(fā)展的新思路提高創(chuàng)新工作的能力,才能敢于在工作中實(shí)驗(yàn)新方法、新技術(shù),加強(qiáng)檔案管理與運(yùn)用開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

作者：常磊單位：山東省泰安市高級(jí)技工學(xué)校人事處